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1、公司檔案、辦公室保密辦公用品采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度一、檔案管理原則1、加強企業檔案管理工作，更好地為企業提供信息服務。2、企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，其中以科學技術檔案為主體，包括：計劃統計、經營銷售，物產品、設備、基建、生產、黨政工青、經營檔案等。3、企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權利和歷史真實面貌的一項工作。4、企業檔案工作要堅持統一領導，分級管理的原則。二、檔案管理體制及機構1、 建立以集團公司辦公室為首，檔案室為主管，2、各部門參加的兩級檔案管理體制。2、 檔案室負責全公司的檔案管理工作，各部門設兼職檔案人員負責本部門的檔案收集、整理、移交工作，業務上受檔案室監督和指導。3、 為加強集團公司檔案管理工作，特成立集團公司檔案管理小組，分別設組長、副組長、部門負責人、部門檔案員。4、檔案管理小組職責 負責集團公司及本部門的檔案管理工作。 貫徹執行檔案法和集團公司檔案管理規定。 負責集團公司或本部門各類檔案的收集、組卷和歸檔工作。三、檔案管理人員崗位職責1、要具備相應的專業知識。2、要忠于職守，不泄密。3、要主動工作，將所負責范圍收集全，無遺露。4、在每年年末，將本部門檔案整理立卷，鑒定合格后交檔案室保管。四、文件材3、料的形成與歸檔(一) 企業科技材料1、企業科技文件材料的基本類型 企業產品文件材料 企業產品工藝文件材料 企業設備管理文件材料 基本建設文件材料2、科技文件材料形成的標準： 完整：一項活動所形成的科技文件材料已全部形成。 準確：科技文件材料的內容符合技術要求，滿足企業生產需要。 系統：科技文件材料之間形成了一個完整的體系。 規范：所應形成的每份科技文件的內容表述和載體形式符合一定的標準和要求。（二）企業經營管理文件材料1、 企業經營管理文件材料主要內包括： 計劃決策管理，包括長期計劃和年度計劃 產品銷售管理，市場分析、產品銷售與服務 財務管理，包括資金的計劃、組織、調劑、監督和考核，但財務管理4、的內容與會計工作的內容應有區別：財務管理是保證資金的合理需要、嚴格貨幣監督、正確處理企業與員工之間的關系；會計工作是通過編制會計憑證、賬簿、報表等反映和監督資金的周轉活動情況。（三）企業文書文件材料1、企業文書文件材料包括： 會議文件 總結文件 決議、決定文件 其他文件（四）企業會計文件材料1、 企業會計文件主要包括 會計憑證 賬簿 會計報表（五）企業人事文件材料1、企業人事文件材料包括： 員工的招聘 員工的教育培訓 員工的考核與評估 勞動保護和勞動保險（六）企業特殊載體記錄材料1、 企業特殊載體記錄材料包括： 錄音 錄像 照片 縮微膠片 計算機磁盤 各種實物等非紙質形式的記錄材料（七）各部門5、負責人及檔案管理員在制定文件材料或通過不同途徑獲取文件材料時應及時積累、整理、歸檔。（八）生產活動及管理工作中形成的各種文件材料由項目負責人及各職能部門兼職檔案負責積累、整理和歸檔。（九）各部門應將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產、技術等各項管理程序，并明確納入工作計劃和有關部門及人員的職責范圍。（十）專、兼職檔案管理人員在參加產品試制、定型、基建工程竣工驗收的文件材料鑒定時，對不完整、不準確、不系統的文件材料不予鑒定簽字。（十一）產品創優、成果及工程的文件材料不完整、不準確、不系統，檔案員有權不予蓋章并不得申報成果。（十二）新購重要設備（儀器）和引進項目的文件材料到貨時，有關部門6、應會同專、兼職檔案員共同檢查驗怍，并及時歸檔。（十三）本公司工作人員因公外出、學習、參觀、考察和參加會議帶回的文件材料必須歸檔，需繼學習使用的要辦理借閱手續，不予報銷資料費。（十四）檔案員對各種業務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作有指導、監督和檢查的責任和義務。五、檔案的庫房管理1、檔案庫房要做到七防：防盜、防水、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染。2、檔案庫房建議執行檔案館建筑設計規范。六、檔案和鑒定。1、 根據有關規定編制檔案分類方案，檔案分類方案的確定原則是： 企業有長遠利用價值的檔案應永久保存。 對企業在一定時間內有利用價值的檔案分別按長期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔7、案，其保管期限一律從長。2、企業檔案鑒定由鑒定小組組織進行，鑒定小組由檔案管理領導機構成員及各職能部門檔案員組成。 鑒定工作每3-5年進行一次。 經鑒定確定永久保存的檔案，如發現有不完整、不準確，應及時責成有關部門和人員進行補充或更改。 對于鑒定保存價值的檔案，要登記造冊，經領導批準后，由安全部門和檔案室共同監銷。七、檔案現代化管理 檔案現代化管理要納入企業現代化管理規劃。 檔案現代化管理，指應用現代化管理方法，電子計算機、縮微技術和先進的監控裝置等。 企業每年應從科研基建等項目資金中，撥出費用購置所需的檔案現代化管理設備，不斷提高檔案現代化管理水平。（一）檔案歸檔管理一、依據檔案管理幾大類進8、行收集、整理、歸檔。其應歸檔范圍有： （1）黨群工作類包括：A、黨組織工作計劃、總結、任免令、請示報告及上級黨委的批復文件、黨委工作大事記。B、紀檢工作計劃、總結、處理有關違紀案件的規定。C、職工代表大會通知、名單、議程、報告、講話、提案、選舉結果、工會的請示、批文、表彰先進集體、個人、標兵事跡材料。D、團委工作計劃總結、團代會的通知、名單、議程、報告、講話、選舉結果、通過的文件、決議等材料。E、民兵、武裝工作的總結、計劃。F、安全教育、傷亡事故報告、交通管理、刑事案件審理等有關材料。（2）行政管理類包括：A、公司的會議記錄、工作計劃、總結、決定、報告、批文、機構設置、內部任免令、經驗材料、外9、事工作及外賓接待中形成的材料、上級下達的通令嘉獎、證書、牌。B、企業總體規劃、方針目標、重大經營戰略、各項規定、辦法、要求、評優達標、評獎活動的材料。C、培訓計劃、總結。（3）經營管理類包括：產品銷售合同、廣告宣傳合同、計劃、總結、完成情況說明、產品銷售的若干規定、提成規定、協議書及有關材料。（4）生產管理類包括：A、生產調度會議記錄、計劃、總結。B、技術：新產品的開發、老產品的更新改造、建議、可行性研究報告、立項、報批、工藝、試制記錄、產品的批復、操作規程、創偉方面的材料（證書、獎杯、獎牌）。C、質量：上級對質量方面有關材料及有關規定。D、設備：工作計劃、總結、指標考核、設備儀器購置報批、開10、箱驗收、安裝記錄等有關材料。E、計量能源：上級部門對計量、能源有關規定標準、辦法及企業的工作標準等材料。（5）技改、證券、資產A、隱蔽工程記錄，分部、分項工程序、施工質量檢查總結，概算文件材料、可行性研究報告、立項建議批復、設計占地、征地、拆遷、施工批準、開工、執照、技術、環保、消防、施工報告、施工圖等工程材料。B、上市股本的請示、協議、批文等有關材料。C、公司內的企業關、停、并、轉、破、租、聯股份合作。委托國有民營等改制、改革、上報申報、審批、土地、房屋、設備、產權交易等材料。（6）財務管理類包括：A、企業的有關財務制度、規定及要求，減免稅金、貸款、引進資金的申請批文。B、決算報表、各種憑證11、賬薄等。各系統應把文件材料和形成積累歸納作為制度堅持下去，納入工作程序和工作計劃中去列入有關人員職責范圍和崗位責任制中。二、會計類的檔案，由財務科裝訂成冊，當年的會議檔案，暫由財務部保管兩年，期滿后移交檔案室保管。三、各模擬公司、各部室的檔案由兼職檔案員負責收集、整理、立卷，每年年末移交檔案室保管。四、對形成的材料，按照時間要求分門別類加以整理，組織案卷達到檔案的質量標準。五、歸檔的案卷要寫好案卷封面，卷后附有備考表，填好卷內目錄，字跡工整，案卷整齊。六、歸檔的文件材料必須完整無缺，準確無誤。七、凡歸檔的文件材料，要做到書寫優良、字跡工整；禁用鉛筆記本、圓珠筆和復寫紙。八、歸檔的檔案要有轉交12、目錄，一式兩份，交接雙方簽字。（二）檔案安全管理制度 1、檔案室必須做好防火、防蛀、防潮、防盜各種防范措施。、 室內不準設立火源，嚴禁吸煙。、 不準將易燃品帶入室內。、 室內常備滅火器等防火用品。、 不準閑散人員進入 檔案室。、 室內要經常打掃，保持清潔衛生。、 離開檔案室關好門窗、電源、防止被盜。（三）檔案管理經濟責任制1、根據檔案法和檔案管理規定的規定，充分發揮檔案保管和使用價值，為了加強檔案的管理，各部門的檔案按規定統一保管和使用，使檔案更好地為企業和社會服務。2、按規定在全公司各部門保存的檔案，不準丟失和轉借，如發現違犯檔案管理的規定，根據情節輕重分別給予經濟和紀律處分。3、檔案要嚴格13、執行檔案法和企業規定的各項規章制度，違者給予必要的處罰。4、按期交遞的檔案，不準對任何理由不交或晚交，違者給予經濟處罰。5、對于檔案管理好的部門和檔案員，年底給予精神和物資獎勵。6、檔案的管理工作，可以做為本人升級、獎金和年底評選先進部門（個人）的依據條件。（四）檔案庫房管理制度1、庫內應根據檔案法規定，除檔案管理人員外，其它人員不準進入檔案庫房。2、庫房的設施應按上級檔案部門對檔案庫的要求，配齊配全各種設施，做到“八防”。3、庫內的設施做到擺放整齊、合理，各種檔案柜設有標簽（或明顯標記）。4、做到通風良好，干濕度適宜，延長檔案保管期限。5、庫內衛生要保持良好，經常打掃，不準有灰塵和蜘蛛網。614、庫內不準存放易燃易爆品，嚴禁吸煙。、 離開庫房要關好門窗、電源、防止被盜。（五）檔案工作管理制度1、認真學習檔案法和檔案管理知識，履行檔案員管理職責。2、對所屬各種文書、財務、科技、經營管理等各種檔案保存整理存檔，任何個人、科室都無權保管和銷毀檔案。3、根據檔案法規定，會計檔案可在每年終結后，暫由財務部門保存二年，期滿后由財務部門整理清冊，交檔案室存檔。4、各種文件閱讀后，移交給檔案人員存檔。5、檔案要科學管理，存放有序，便于查找，嚴格執行安全、保密制度，嚴防銷毀、散從、失密，違者根據情節處罰或追究刑事責任。6、各種文件資料要用鋼筆填寫，字跡要工整，記錄清楚。7、檔案保管期限滿，請示領導派人15、監督銷毀。8、刻苦鉆研業務知識，不斷提高業務水平和工作能力，按時完成任務。（六）借 閱 制 度1、各種檔案資料根據工作需要，可以查閱借閱。2、借閱時要辦理好借閱手續。3、借閱時間不得超過半個月。4、查閱檔案者，必須在本室查閱，與查閱無關的文件一律不得翻閱。5、查閱者不得將檔案拆毀、裁剪、打標記、污損，嚴防污染案卷，如有違者按管理制度處罰。6、調度本公司人員必須還借閱資料，否則不予以辦理調轉手續。7、凡本公司人員借閱檔案資料不得隨意涂改、抽頁、損壞，如有違反追究其責任，給予公司內行政處分。8、機密材料必須經領導批準后方可借閱，但不準帶出檔案室。（七）會計檔案管理制度一、會計檔案的崗位經主管領導同16、意由財務指派一名具有會計員以上技術職稱的人員兼管會計檔案室工作。基層單位由會計或主管會計管理會計檔案。基層單位保存的會按公司要求定期向會計檔案室主管人員報告和登記本單位存檔情況。二、會計檔案存樓的范圍（1） 各種會計憑證（2） 各種會計賬薄（3） 月、季、年會計報表（4） 財務計劃（5） 財會專用的各式未啟用的賬薄、報表、表格、票據等三、會計檔案的歸檔條件（1） 會計憑證：每張憑證有制表、復核、記賬、主管會計簽章，附原始憑證欄次數額與單據實數相符，裝訂封面列有年、月、日起止號數、會計、領導簽章。（2） 賬薄：經營人員一覽表與賬戶目錄填列齊全，單位負責，會計管理人員、經營人員要簽章，移交接管日期17、手續要齊全。（3）年、月、季報表按報表程序加蓋公司印章即可。報表頁數與報表目錄相符。四、會計檔案的保管（1）會計檔案對符合歸檔條件的會計資料，應定期收集整理、審查核對、編號登記，按照檔案性質、時間順序、分類歸檔、編制目錄、妥善保管。（2）會計檔案應建立會計檔案登記薄，對各類資料按類別、名稱、起止日期、頁數、冊數、歸檔時間、存放框號欄次進行登記檔案編號。應力求簡明，并編制必要的查閱索引目錄便于查找。（3）檔案要定期檢查，注意潮濕、蟲蛟、鼠嗑防止丟失損壞。五、會計檔案的調閱手續（1）會計檔案要設置“會計檔案調閱登記薄”，調閱檔案時要詳細登記檔案名稱、調閱時間、調閱人、批準人、調閱理由、轉抄、摘錄內18、容。（2）本單位人員調閱會計檔案。要經財會主管人員同意，外單位調閱會計檔案，要有正式介紹信，經單位領導批準。（3）調閱人員不準將會計檔案攜帶外出，只許在檔案室或財務室內查閱。（4）調閱的檔案不準勾劃、涂摸、更改、撕裂需轉抄。摘錄要經主管人員同意，摘錄后經審核與原件無誤，方可按調閱手續辦理。（5）會計檔案的保管期限按國家關于會計檔案保管期限的有關規定辦理。辦公室保密工作制度（一）保密工作人員工作制度保密人員是保密工作直接責任者，對保守黨和國家的秘密，監督本部門、本單位的保密工作，肩負著非常重要的任務。為促進保密人員帶頭貫徹保密制度，特制定保密人員工作制度如下：一、認真貫徹執行國家有關保密工作的方19、針、政策。利用各種機會和方式，對保密法為主要內容的宣傳教育工作。二、協調、監督各部門的保密工作，著重抓好保密要害部門的保密教育和檢查，及時堵塞各種失泄露的漏洞。三、督促、檢查禁止通過普通郵政郵寄涉密信件、物品，禁止在普通傳真機上傳送屬于國家秘密的文件、資料。不準在私人交往的通信中泄露秘密。四、凡屬機密文件、資料要做到絕對安全保密，對無保留價值的文件、資料登記后經領導批準，按要求銷毀。五、當好領導的參謀助手，協助領導做好本部門保密工作，并定期對執行保密規章制度情況進行督促、檢查。六、自覺遵守保密法律、法規，忠于職守、盡職盡責，做到保守機密慎之又慎，確保黨和國家秘密的安全，做保密工作忠實衛士。（二20、）檔案保密制度1、檔案人員要認真學習保密法律、法規以及各項保密制度，不斷提高保密意識，保證黨和國家機密的絕對安全。2、嚴禁執行黨和國家各項保密規定和紀律，對所保管檔案的內容不準向外泄露。要做到不該的不說，不私抄檔案材料，不將檔案材料借給無關人員，不領無關人員進入檔案室。3、下班后，檔案必須入柜鎖好，不得堆放在辦公桌上，檔案員要親自保管檔案室的鑰匙。4、借出的檔案要按時收回，對不按時送回的檔案，檔案員要親自追回，嚴禁檔案長期散失在外或丟失。5、對檔案要注意防火、防潮、防竊，要保持檔案的原始性。6、無保存價值的檔案，需銷毀時必須嚴格遵照文件銷毀制度進行銷毀，嚴禁當廢紙處理。（三）會議保密制度1、參21、加會議人員，以必須對國家和企業利益高度負責的精神，以嚴肅的態度、科學的方法，做好會議保密工作。2、召開需要保密的會議，對與會人員進入保密教育規定保密紀律。3、嚴禁與會議無關的人員進入會場，對需要到席會議人員，將名單呈報主管會議的領導審定。4、凡規定不準記錄的會議內容，與會人員不得記錄，得不攜帶錄音機進入會場錄音。5、嚴禁濫印亂發會議秘密文件、資料。會上的報告內容或領導講話，未經批準，不得隨便整理記錄散發。6、會議期間印發的秘密文件一律標明密極，登記分發并要妥善保管。7、在召開保密會議時，要指定專人管理秘密文件、資料、筆記本等。8、會議結束后，對文件、筆記本進行保密檢查，把應收回的文件如數收回，22、妥善處理。9、發現秘密文件丟失或補竊，必須立即報告，及時追查，設法挽回損失。（四）文書保密制度一、對收到的秘密文件、資料要按編號認真登記，實收份數與登記份數必須相符。在承辦分發、傳遞、借閱移交等環節中，要嚴格履行各種手續。二、按領導批示傳閱的范圍，文書直接送、收秘密文件，沒經主管領導的同意，不許他人代替辦理，不許他人自行橫使，不許擅自擴大閱讀范圍。文書要對傳閱的文件及時檢查，催辦清退，防止秘密文件長期散失在外。三、秘密文件、資料必須存放在有安全保障的地方，嚴禁亂堆亂放。要注意防火、防竊、防潮，要保持秘密文件的原始性，要經管好文件柜鑰匙，要做到人走門鎖。四、在外傳遞秘密文件過程中，不準辦理與遞送23、無關的事。嚴禁攜帶秘密文件逛商店、買東西，去飯店及各種公共場所。不允許將秘密文件帶回家，不準在家屬或子女透露文件內容。五、經常主動地查詢領導和周圍有無代收文件，對代收的文件要及時收回登記，按傳遞手續辦理。六、文書要協助領導經常清理秘密文件、資料，做到及時收繳，安全存放，回收文件時要清點好份數、頁數，并發給收回文執。七、按月清點文件，對無保密價值的文件，每年銷毀一次，銷毀前要有登記履行審批手續，并有兩人以上監銷。八、嚴禁把秘密文件、資料和內部材料當成廢紙出售。丟失秘密文件、資料，造成失泄密一律追究責任。九、工作調動和退休時，必須把自己經管的秘密文件全部移交清楚。移交時，要建冊清點、核對，并辦理簽24、字手續。（五）打字員保密制度1、認真學習，嚴格執行各項保密制度。2、打印秘密文件需由打印部門提交承印報告，并經主管部門領導批準后，方可打印。3、承辦秘密文件打字任務的部門，必須建立健全登記制度，對打印的秘密文件、資料，必須登記清楚各類文件、資料的標題、編號、份數、時間、經辦人等。4、打字員對打印的秘密文件、資料的內容，不得用任何方式向無關人員談論和泄露，否則追究責任。5、在打印秘密文件、資料時，不得讓非有關人員進入打字室，印后要及時銷毀清樣、蠟紙、軟紙、底頁和廢頁，嚴防丟失。6、打印秘密文件、資料的底稿要妥善保管，文件印好后及時清點份數連同底稿如數交給打印部門。（六）小車司機保密制度1、認真遵25、守各項保密規章制度，不斷增強保密意識。2、不準泄露領導外出開會、辦事中的有關秘密事項。3、領導談論秘密時能回避盡量回避，不得已聽到后嚴禁外傳。4、對領導遺忘在車上的秘密文件、資料、物品等，要及時親自交給本人，不得私自翻閱或長期保留。5、未經領導同意，不得擅自捎人搭車。6、不論在任何情況下，都不要向親屬、朋友、同志、熟人等泄露自己了解的秘密事項，不傳小道消息。 印 信 管 理 規 定1、 用印前由文書認真審核明確用印內容和目的，確認符合用印規定后再用印。2、 一般性折文件用印時先填“用印申請單”，經申請人、部門領導、主管領導、辦公室主任簽字方可用印。3、 對公司經營權有重大關聯，涉及政策性問題由26、經辦人、部門領導、主管領導、辦公室主任簽字方可加蓋印章并存檔以備查詢。4、 各分公司用印時由分公司領導、經辦人、集團公司分管理領導簽字后辦公室主任簽批方可加蓋印章。5、 一般情況下，不得將公章攜帶外出，確需外出使用，必須由印章管理人員在場監印。6、 印信使用，必須嚴格履行審批手續。一般性的介紹信如包裹單、航空郵件等持本人身份證及郵單方可開據介紹信。重要性的介紹信必須由部門領導、辦公室文主任簽批，嚴禁開據空白介紹信。7、 法人委托書使用，由經辦人部門領導、主管領導、辦公室簽批方可開據。備 品 管 理 制 度 為規范備品的管理，提高服務質量及工作效率，特制定備品管理制度。一、衛生管理1、定期清理備27、品庫房的衛生，做到無三害，無異味，空氣流暢；2、保證備品的質量，對霉變、變質、變形的辦公用品不允許出庫。二、備品管理1、辦公用品入庫時，嚴格把關，并抽查辦公用品，對不合格的辦公用品不允許入庫；2、備品入庫后，應按物品的類型規范化擺放；3、發放辦公用品應輕拿輕放、即快又準，對因工作失誤而損壞、破裂的，應按價賠償；4、嚴格履行備品發放管理程序：（1）由部門提出申請，部門主管簽批；（2）辦公室主任審批；（3）后勤管理員以辦公室主任的審批單為依據開出庫單、入帳；（4）經辦人持出庫單到備品庫出庫；（5）備品管理員以出庫單為依據出庫、入帳；（6）后勤管理員建立個人臺帳備查。5、特殊情況，辦公室領導口頭或批28、條同意后，方可出庫，并及時補簽出庫手續。三、備品管理員服務制度1、講究職業道德，一視同仁；2、對待領辦公用品的人員，應態度和藹，避免與其爭執；3、本著主動服務的精神，提高服務質量，提高辦公效率。辦公用品采購及發放管理辦法一、 辦公用品的采購辦公用品的采購應本著勤儉節約、減少庫存、減少資金占用的原則合理采購。采購程序是：先由庫管員提供采購計劃，經辦公室文憑簽批后，總務按簽批計劃進行采購。二、辦公用品的發放1、 發放范圍：公司管理人員及相關工勤人員；2、 發放時間：每周二、四發放。3、 發放辦法：（1） 辦公室設立辦公用品發放臺帳，以部門為單位，每位職員設立一個帳頁，所領取的辦公用品分別記入部門和29、個人帳頁，其費用劃入各部門；（2） 領取辦公用品前經本人申請部門負責人及分管領導簽字后，由辦公室主任簽批到備品庫領取；（3） 釘書器、計算器、算盤、文件架、紙簍、臺歷架等使用周期為三年，過去領用的部門不再發放。鋼筆的使用周期為一年。新調入公司工作的人員，將視其崗位的需要予以發放辦公用品。辦公用品發放標準高層管理人員辦公用品標準： 文件架：1個50元=50 計算器：1臺200元=200 文件夾：5個30元=150 算 盤：1個25元=25 鋼 筆：2支50元=100 釘書器：1個15元=15 碳素筆：2支10元=20 筆 筒：1個50元=50 計：610元 中層管理人員辦公用品標準：文件架：1個30、50元=50 碳素筆：1支10元=10文件夾：3個30元=90 筆 筒：1個20元=20鋼 筆：1支40元=40計：210元 一般管理人員辦公用品標準：文件架：1個50元=50 碳素筆：1支10元=10文件夾：1個30元=30 筆 筒：1個20元=20鋼 筆：1支20元=20 工作人員佩戴工作牌的規定為樹立企業形象，提高員工榮譽感，保障公司正常、合理的考核體系運行，特制定式作人員工作時間必須佩載式作牌的規定：一、工作牌是企業形象的標志，因此，公司員工在上班時間必須佩戴工作牌。工作牌一律戴在上衣上三個扣子間，不得掛于腰間或以其他外衣遮蓋，應按規定正確、整潔地戴在左胸前的適當位置上。二、工作時間，31、工作人員應在辦公場所及廠區范圍內佩戴工作牌，如外出辦事方可摘下，應當妥善保管，不得遺失，如有遺失或損壞由本人申請辦公室補發，并記錄一次，累計超過三次，公司不予補辦，須個人辦理。三、因公損壞應報請單位分管理領導簽字后，交辦公室補發。四、公司臨時和聘用人員在試用期間也應帶工作牌，離崗時應繳回。五、工作牌不得利用其職能在外做不正當及與工作無關的事情；離廠外出辦事須摘下工作牌。六、工作牌不能作為工作證使用，不得任意涂改職務、名稱或轉借他人。七、把佩戴工作牌作為工作紀律納入考核內容，全體工作人員互相監督，自覺遵守。行 文 的 有 關 規 定為有效地加強管理，充分發揮辦公部門的職能，使行文工作標準化、程序32、公、制度化，根據國家關于公文處理的有關規定，制定本規定如下：1、 文件分為集團公司文件、集團公司董事會文件、集團公司辦公室文件、集團公司黨委文件、集團公司工會文件、要求打印的文件，必須按職能由主管領導批示，方可交辦公室按程序行文。2、 擬文部門必須用專門的發文用紙，逐項填寫有關事項，包括必須有擬文部門負責人簽字，然后由辦公室核稿后，送公司主管領導簽發。3、 文件由辦公室負責打印，打出文件草稿后，由起草人認真校對，確定無誤后方可印刷，擬文部門對文件的內容負全部責任。4、 公司下屬單位，需用公司名義向上行文的，必須以本單位正式文件報公司辦公室，然后按程序審批行文，不按規定履行程序的，辦公室有權糾正33、。5、 起草文件一律用鋼筆書寫，要求語法規范，標點正確，字跡工事清晰。6、 起草文件應正確使用文種，要一文一事，不得一文多事。7、 其它行文中的技術性問題，由辦公室掌握。 關于小車及司機的管理規定 為規范公司小車管理，調節公司內部車輛的供需矛盾，有計劃、高效、快捷地服務于公司各部門，特制定本管理規定。一、車輛保養與維修1、 車輛保養車輛保養由司機本人掌握完成。（1）一級保養。主要以潤滑、緊固為中心內容；（2）二級保養。除一級保養的科目外，以檢查調整為中心內容；（3）三級保養。以總成解體、清洗、檢查、消除隱患為中心內容，并實行一、二級保養的作業項目；（4）根據氣候變化實行換季保養，即冬季保養和夏34、季保養；2、 車輛維修 車輛維修必須經車隊長或相關人員的技術鑒定，堅持能自修不外修，能修復的零件不換新件的原則。確需外修的，由司機填寫修車申請單，車隊長簽字后，由辦公室主任審批并到指定廠家修理，事后，由車隊長統一結算。嚴格履行修車手續，禁止先修理后申請違反規定現象的發生。二、油料及車輛調度1、 油料管理。油料發放公司實行現金加油的管理方式。車輛加油時，由司機本人填寫用油申請單，由車隊長簽批，后勤管理員根據油料簽批單與司機一同持現金到最近的加油站加油。2、 車輛使用。隨著企業規模擴大，用車部門越來越多，公司為壓縮開支，減少費用，對原有車輛控制由原來的10臺減少到7臺，車隊在保證公司領導工作用車的35、前提下，規定派車范圍如下：（1）市內用車。財務人員去銀行撮現金、購買增值稅發標；極特殊應急情況公司工作人員到分場等單位；其他情況公司不派專車接送，可乘座公共客車或其它交通工具。（2）市外長途用車。公司領導因工作需要乘飛機公司可派車接送；因公乘飛機來企業洽談業務的客人，由分管領導提出用車申請，用車部門工作人員隨車接送；公司部室長及工作人員經批準乘坐飛機的，公司只負責接，去機場應自行乘火車或客車到達；分公司因公求援用車，可根據情況派車，但費用由用車單位自理（過橋費、存車費、油料費等）。旅游季節營銷人員客戶來企業用車，繼續執行敖藥股辦發19987號文件規定。三、司機管理1、 堅持淡季早會學習制度，司36、機必須遵守中華人民共和國交通管理條例及有關交通安全管理的規章規則，樹立良好的職業道德和職業形象；2、 司機應珍惜公司的車輛，平時應注意車輛的保養，經常檢查車輛主要機件，每月至少用半天時間對自己所開的車輛進行檢修，確保其正常行駛。要經常清洗車內車外的衛生，保持車輛的清潔（包括引擎的清理）。3、 出車前，要例行檢查車的水、電、油及其他性能是否正常，發現不正常時，要立即加補或調整。出車時，要保證行車證件的齊全，要經常檢查各種證件的有效性。出車回來，要檢查存油量，發現存油量不足一格時，應立即加油，不得出車時才臨時加油。4、 出車在外或出車歸來時，一定注意選取停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地37、段停車。司機離開時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。晚間司機要注意休息，不準開疲勞車，不準酒后駕車，酒后駕車造成的一切后果，責任由司機自負。司機因故意聲音或證件不全被罰款的，費用不予報銷，聲音造成后果由司機本人負責。5、 車內不準汲煙，本公司人員在車內吸煙時，應有禮貌地罅，公司外的客人在車內吸煙時，可婉轉告知本人要熱情、禮貌，語言文明，不隨便插話。上班時間無出車任務的，應隨時在小車班待命，做到不串崗、不吸煙、不吵鬧，遵守公司上下班打卡制度。確需離開時，應告知車隊長本人的先遣及所需時間。出車歸來，應立即到車報到。工作時要嚴肅政令，無條件服從車隊長的工作安排，不得借故拖延、推脫或以任何理由搪塞而拒不出38、車，對工作安排有意見的，事后可向辦公室主任反映，但不能耽誤工作。司機出車執行任務時，遇特殊情況不能按時返回的，應及時設法通知車隊長，并說明原因。6、 無論何時何地，司機必須帶有偉呼機，省內偉海關必須回話。對公司領導或車隊長的偉海關，必須復機，特殊情況王碼電腦公司軟件中心定要說明原由。未經領導批準，不準私自竄車，不得將自己保管的車輛交由他人駕駛，出現問題由本車司機負相關責任，不準私自更改傳呼號碼，以免影響工作效率。門衛人員安全保衛管理制度1、 警衛人員必須按時交接班，認真做好必要的記錄；2、 在執勤期間，產準喝酒聽廣播，不準看電視，不做與執勤無關的事；3、 值班期間不得擅離職守或睡覺；4、 警衛39、人員要熟悉本單位的防火、防盜的重點部位，不定時的進行巡視，出現情況及時處理并向有關領導報告，保衛國家和集體的財產；5、 警衛人員對報警用的電話、報警器、防火、防盜的工具正確使用，發現損壞及時報告并修理；6、 警衛人員在下班前必須向接班人員交待清楚重點部位重要物資情況，并做好記錄；7、 對領導布置的其它任務要做好記錄。勞動保護用品管理規定一、 勞動保護用品的管理范圍辦公室負責全公司的勞動保護用品管理工作，分公司的勞保用品參照公司制定的勞保標準自行采購發放。二、勞保用品的采購：1、 采購人員根據企業勞動保護用品標準，實行分期、分批采購，以減少庫存，避免資金占用過大。2、 臨時性特殊勞保用品，應提前40、一個月提出申請計劃，由主管領導簽批后，再予以采購。3、 各部門不得自行采購勞保用品，更不能將勞保用品折合現金和其它物品發放給職工。4、 為加強管理，樹立企業整體形象，分公司勞保用品應參照公司標準采購，并統一標識、統一價格，統一規范制作。三、勞動保護用品的發放管理1、 勞動保護用品由辦公室統一發放到生產系統及相關部門。2、 為有計劃地管理，生產用勞保用品由保管員建立勞保臺帳，將發放明細報到辦公室，由辦公室建總帳，設專人管理，每季度進行一次查驗對帳。3、 一線員工的營保用品實行跟蹤管理，如變換工種，勞保用品不到更換期限，需將個人的勞保用品收回，由保管員登記入帳；如勞保用品使用、保管不當，提前損壞和丟失者，不予補發。