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1、公司物資及耗材品采購倉庫管理制度及流程編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 采購、倉庫管理制度及流程一、 目的為了進(jìn)一步健全企業(yè)采購管理制度，規(guī)范物資采購流程，提高公司采購效率，明確崗位職責(zé)，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。二、 適用范圍適用于本公司所有采購的物資及耗材品。三、 基本原則采購是一項重要、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。采購必須堅持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮質(zhì)量、價格因素，擇優(yōu)選取。四、 工作程序（一） 采購申請1、 采購之前，申購人應(yīng)向2、倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重復(fù)采購。2、 申購部門應(yīng)至少提前一周進(jìn)行采購申請。采購較難或需要定做的物資，應(yīng)酌情提前，給與采購部門充足的采購時間。3、 各部門申購人應(yīng)依據(jù)所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項等，填寫采購計劃單（表1），并以每周四下班時間為結(jié)點，向行政部發(fā)送下一周采購計劃，逾期將自動劃分為次次周采購計劃。4、 物資采購計劃單由釘釘系統(tǒng)上報審批流程，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由行政部接收，匯總后派專人負(fù)責(zé)采購，行政部統(tǒng)一保管和發(fā)放。5、 物資采購計劃單請規(guī)范填寫，并盡量詳盡。填寫不規(guī)范或漏填的，將退回重新上報。因填寫內(nèi)容不明確或不詳盡而造成采購物品與所需不符的，由申購部門自行3、負(fù)責(zé)。6、 如因特殊原因出現(xiàn)無法提前計劃的緊急申購事項，則由申購部門負(fù)責(zé)人與行政部負(fù)責(zé)人直接溝通，并同時填寫緊急申購單（表2）上報審批流程。7、 若撤銷采購，應(yīng)立即通知采購部門，以免造成不必要的損失。（二） 采購流程1、 采購部門每周五集中匯總?cè)鞠乱恢芪镔Y采購計劃，并做好相應(yīng)工作安排。2、 采購工作應(yīng)在相關(guān)申購審批流程結(jié)束后開始進(jìn)行；緊急申購可酌情處理。3、 到貨后必須嚴(yán)格檢查貨品數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。如不符合，應(yīng)及時進(jìn)行退換貨處理；符合的貨品做好采購臺賬，并辦理入庫登記。（三） 采購付款方式1、 采購人員以審批結(jié)束的采購計劃單或緊急申購單為依據(jù)，到財務(wù)部備案后，辦理借支采購費用，或通4、知財務(wù)辦理匯款手續(xù)。2、 借支款項專款專用，不得用于與借款用途無關(guān)的開支。如無需開支時，借款人應(yīng)主動歸還財務(wù)部門借款，部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部需檢查借款的使用。3、 借支采購金額以實際采購發(fā)票、收據(jù)等為準(zhǔn)進(jìn)行核銷。財務(wù)部與采購人員做借支核銷時，若所借金額大于報銷金額，需把多余金額退回財務(wù)部，不得以私人借支形式與財務(wù)部掛賬。4、 若因故無法提前進(jìn)行采購借支，則需采購人員進(jìn)行先行墊付，并盡快將發(fā)票或收據(jù)提交財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。5、 由財務(wù)部門直接付款的、有訂金或滯納金等形式的分期式付款，需采購人員與財務(wù)部門配合，確保付款的及時性與準(zhǔn)確性。（四） 入庫流程1、 采購物資驗收后，倉庫管理員需及時與采購人員5、交接，填寫入庫單（表3），辦理物資入庫。2、 商品核驗無誤后，倉庫管理員依據(jù)入庫單及時進(jìn)行物資登記，更新庫存賬目，詳細(xì)記錄商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、入庫時間、存貨單位等，做到帳、貨相符。3、 將入庫物資放入倉庫，保證倉庫整潔有序。（五） 領(lǐng)用出庫流程1、 領(lǐng)用部門需先填寫領(lǐng)用出庫單（表4），再進(jìn)行物資領(lǐng)取。2、 為倡導(dǎo)節(jié)約節(jié)儉，一般的常用物品損耗，需以破舊換新。3、 倉庫管理員根據(jù)領(lǐng)用單，及時更新庫存臺賬（表5）。（六） 采購流程圖如下：申購部門采購意向填寫采購計劃單倉庫驗收入庫無庫存查詢庫存釘釘系統(tǒng)上報審批流程采購部門采購選擇供應(yīng)商，詢價財務(wù)部請款報銷五、 采購及倉庫管理細(xì)則（一） 采購經(jīng)辦人6、行為規(guī)范1、 采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度進(jìn)行采購作業(yè)，采購?fù)瓿珊蠹皶r進(jìn)行備案并確保備案材料真實、齊全。2、 采購人員應(yīng)合法發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系，在執(zhí)行業(yè)務(wù)的過程中，要遵守所有適用于業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)。3、 采購人員應(yīng)盡職盡責(zé)，不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂。（二） 采購部門職責(zé)1、 接收采購計劃單后，應(yīng)優(yōu)先查看庫存物資，以庫存為優(yōu)先使用。2、 無法于申購部門需求日期購置完成的，應(yīng)提前通知申購部門。3、 無固定供應(yīng)商的物資種類，采購經(jīng)辦人員必須貨比三家，綜合考慮到貨時間、價格、質(zhì)量、發(fā)票等方面，方可進(jìn)行采購；有固定供應(yīng)商的，需注意價格變動，保證到貨時間。4、 需要外出采購的，應(yīng)先獲得部門負(fù)責(zé)7、人同意，并進(jìn)行外出登記。外出期間禁止從事與采購工作無關(guān)的活動。5、 需簽訂交易合同的，應(yīng)優(yōu)先確保公司利益，準(zhǔn)確填寫交易內(nèi)容、價格、時間地點、付款方式等相關(guān)信息，按公司合同審批流程進(jìn)行審批上報。審批通過方可進(jìn)入采購流程。6、 為了節(jié)約采購成本和提高采購效率，一般采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量采用集中采購的方式統(tǒng)一采購，尋找供應(yīng)商并簽定年度供應(yīng)協(xié)議，減少緊急采購。7、 公司規(guī)定的定期福利性物資采購，無需采購計劃申請，但要做好出入庫臺賬。8、 各類物資均應(yīng)向正規(guī)商家采購，原則上要求所有采購物資均應(yīng)開具發(fā)票。實在無法開具發(fā)票的，必須有收據(jù)。網(wǎng)絡(luò)采購應(yīng)保留聊天記錄及付款證明。（三） 采購經(jīng)辦人職責(zé)1、 建立供應(yīng)商資料臺8、賬與價格記錄。2、 進(jìn)行詢價、比價、議價及定購作業(yè)。3、 所購物資的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進(jìn)度的控制。4、 建立采購臺賬，做好采購記錄。5、 及時與供應(yīng)商進(jìn)行發(fā)票索要及對賬工作。（四） 倉庫管理員職責(zé)1、 應(yīng)嚴(yán)格按照流程要求進(jìn)行出庫、入庫的辦理，并及時、準(zhǔn)確維護(hù)庫存及相關(guān)賬目。2、 實時監(jiān)控常用消耗品的庫存量，當(dāng)庫存量降到安全庫存以下時，及時上報申請補(bǔ)倉。3、 物資的領(lǐng)用，原則上采用先進(jìn)先出的方式。4、 保證倉庫環(huán)境衛(wèi)生、過道暢通，并做好防火、防潮、防盜等安全防范工作，并學(xué)會使用滅火器等工具。監(jiān)督任何人不得在倉庫內(nèi)吸煙。5、 若倉管人員變動，須在盤庫后辦理交接手續(xù)。（五） 庫存盤點1、 倉庫需根據(jù)經(jīng)管物品重要程度及價值高低設(shè)定盤點頻度，進(jìn)行循環(huán)盤點。原則上要求所有庫存物品每季度至少循環(huán)一次。2、 倉庫應(yīng)在財務(wù)部的組織下，每年進(jìn)行一次全面盤點。3、 盤點后及時將實物數(shù)據(jù)與賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如有差異應(yīng)查證原因并及時跟進(jìn)處理，修正庫存。盤點表使用庫存盤點表（表6）