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1、 公司物資采購財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司物資采購財務管理制度1 總則為了進一步規范物資采購行為，加強物資采購監督管理，根據國家要求，為提高公司經濟效益，特制訂本制度。本制度是對公司購買原材料、燃料、輔料、備品備件（含進口）、工具（含進口）、油化、包裝、產配件、外購外協件、五金電器、勞保用品、辦公用品等物資及勞務協作過程中所發生的財務行為的基本規范。2 采購原則2.1 物資采購按照采購金額的大小，實行分級分權管理。2.2 除公司生產經營有特殊要求或僅有唯一供貨單位外，其余每一物資采購均應選擇兩個2、以上的供貨單位實行比質比價，同等產品比質量，同等質量比價格，同等價格比信譽，嚴格價格和質量監督。供貨單位選擇和采購價格的確定，應做到公開、公平、公正，不搞個人特權和人情交易。3 物資采購價格管理3.1 公司對大宗原輔材料、定點采購材料應逐步實行招標采購管理。選點定點原則及具體做法按TS16949“采購控制程序”文件執行。公司對非定點采購材料、零星采購材料，年累計采購金額較大的，也應盡量實行招標采購。3.2 公司成立專門的招標評審工作機構，由采購、質量、技術、財務部門及相應的副總經理共同負責招標工作。各部門在招標管理中的職責如下：3.2.1 采購部門（包括物資供應、工程部門、工具部門、設備制造部3、門）負責提供招標單位資料，擬定招標方案。3.2.2 技術、質量部門依據采購部門提供的招標單位資料，從技術、質量角度對招標單位的物資（產品）能否符合公司要求進行論證，并做出鑒定意見。3.2.3 財務部門著重進行價格論證，在滿足技術、質量要求的前提下，選擇最低價位的供應商。3.3 經相應部門論證后，招標金額在100萬元以下的物資采購，由招標評審機構集體討論確定中標單位，招標金額在100萬元以上的，由招標評審機構提議交總經理辦公會議批準實施。3.4 各責任部門應加強對中標單位管理，如發現中標單位擅自更改技術、質量要求和價格，必須及時向分管副總報告，后果嚴重的，應取消定點資格。3.5 為確保采購物資優4、質優價，公司對已經定點采購的單位，也必須每年進行審定，不搞終身制。需要對招標采購單位和招標采購物資作調整的，由采購部門及相關部門提出調整意見，按同樣的決策程序和管理權限執行。 3.6 對不具備招標條件的物資采購、非定點的物資采購、零星采購物資按采購金額的大小，重點進行價格控制與管理：3.6.1 同一型號規格一次采購金額在1萬元以下或年累計采購金額在10萬元以下的物資,由采購部門負責人批準后采購。3.6.2 同一型號規格年累計采購金額在10-20萬元的物資，由采購部門提出兩個以上供貨單位，進行比質比價，并做出傾向性意見，經財務部門價格會審后，確定采購價格。當意見不一致時，由分管財務副總經理最終決5、定。3.6.3 同一型號規格年累計采購金額在20萬元以上的物資，由采購部門提出兩個以上供貨單位，進行比質比價，并做出傾向性意見，經財務部門價格會審后，報財務副總經理批準后采購。3.6.4 同一型號規格年累計采購金額超過100萬元的物資，按上述程序審核后，由財務副總經理提交總經理辦公會議決定，批準實施。3.7 公司委托子公司對外采購物資，采購價格按上述相應權限審核，經批準后采購。財務部門負責制定對內銷售加價率。3.8 為了保證物資采購工作及時、正常進行，凡價格方案應由總經理辦公會議確定的，則應在一周內給予答復；其余的則應在三天內給予答復；財務部門應與各采購部門認真配合，確保及時采購。4 合同簽訂6、與內部審核4.1 凡已進行招標采購的物資必須簽訂合同；非招標采購物資、非定點采購物資、零星采購物資在同一供貨單位年內采購金額滿20萬元以上的，也應簽訂合同。如事先不能確定的，應及時與財務部門溝通，并在事后補辦相應手續。4.2 合同由采購部門負責對外簽訂，但在簽訂之前，必須執行公司內部的合同簽訂審批規定。即由采購部門填制內部合同審批單，內容包括供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規格、單價、總金額等，采購部門按照管理權限逐級送審、簽字，經批準后方能對外簽訂合同。4.3 合同正本其中一份應由財務部門保留。5 資金付款及報帳管理5.1 根據采購資金用款的特殊性，采購部門可在規定的資金使用計劃內，先向財7、務部門申請用款。待該項物資發票報帳時，再進行審核。5.2 財務部門在報帳時，應當對原始單據進行審核，經審核無誤后方能報帳。具體審核內容如下：5.2.1 有無書面合同。5.2.2 合同是否有授權簽訂的批準手續。5.2.3 報帳發票的單位、物資名稱，數量，單價等是否與合同規定相符。5.2.4 無合同的付款事項是否符合公司相應的規定。 5.3 對審核不符合規定的付款，財務部門可以拒絕報帳。財務人員在報帳中發現問題的，應及時報告或協調處理，以便嚴格制度，落實責任。5.4 財務和物資采購部門應同時對報帳物資進行基礎數據管理，將每一采購物資的型號規格、供應商、采購單價等基礎數據列入微機管理，為比價采購積累8、資料。5.5 審計部門應負責對重要采購事項進行監督審計，審計報告直接對董事長（總經理）負責。6 有關責任6.1 公司經營者及其高級管理人員應當認真執行本規定，支持公司采購部門、 價格監督部門履行職責。6.2 公司責任部門、責任人員、及責任部門負責人應當按照本制度要求，結合公司實際情況，在執行中不斷完善物資比價采購管理。6.3 凡違反本制度，損害公司利益，造成公司資產流失的部門和人員應當承擔相應的責任：給公司造成直接經濟損失的，應依法賠償；對弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，根據情節輕重給予通報批評、記過、調離崗位、解聘、除名等處理；構成犯罪的，依法追究刑事責任。7 附則7.1 本制度適用于公司本部，全資、控股公司可參照本制度制定適合本企業的相應管理規定，經批準后實施。