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1、公司行政辦公物品采購分發(fā)統(tǒng)計管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 行政辦公用品管理制度第一章 總則一、 目的 為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理，控制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。二、 適用范圍 本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數(shù)碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。第二章 辦公用品的分類一、行政辦公物品的分類 行政辦公物品分三類：辦2、公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。辦公固定資產(chǎn)：使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公低值資產(chǎn)：指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公用品：使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。第三章 行政辦公物品的管理職責(zé)一、行政部的主要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負(fù)責(zé)行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督、控制，其管理職責(zé)主要包括：1.供應(yīng)商選擇及管理；2.組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；3.年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行；4.3、行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報廢；5.配合財務(wù)部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負(fù)責(zé)日常維護和修理。二、部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；部門有專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護、報廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn)；三、 資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛護公司財產(chǎn)，合理使用辦公設(shè)備，由人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛護國有資產(chǎn)意識，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng)，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。第四章 行政辦公物品采購一、辦公用品的采購采用集中采購定量供應(yīng)的辦法1.集中采購由行政管理部負(fù)責(zé)并管理。2.集中采4、購的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙，計算機消耗的磁盤，打印機消耗的色帶、硒鼓、墨盒，日記本、各類筆墨等。3.實行定期計劃批量采購供應(yīng)。即每月_日前各部室向人事行政管理部提報當(dāng)月所需用品計劃，由行政管理部統(tǒng)一采購。4.特殊辦公用品可以經(jīng)人事行政管理部門同意授權(quán)，各部門自行采購。5.各部門或班組若臨時急需采購辦公用品，由部門或班組專人填寫“辦公用品請購單”，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)班組負(fù)責(zé)人審定同意后，交人事行政管理部審批同意后，實施采購任務(wù)。6.必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫存。7.結(jié)算辦法。綜合辦公室根據(jù)各單位辦公用品領(lǐng)用數(shù)量及單價，編制明細(xì)表經(jīng)確認(rèn)后報財務(wù)劃轉(zhuǎn)。二、辦公類服務(wù)采購5、辦公類服務(wù)采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片等服務(wù)類的采購。1、人事行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商。2、各部門有對外宣傳品、印刷品、名片印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。三、辦公資產(chǎn)采購辦公資產(chǎn)采購計劃各部門需要置辦辦公資產(chǎn)時，填寫辦公物品申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。1、實施采購行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可到財務(wù)部領(lǐng)取支票進行購買。2、驗收行政人事部匯總使用根據(jù)采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細(xì)驗收采購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫驗收單并6、簽字確認(rèn)，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺賬。財務(wù)部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務(wù)處理。辦公物品申請表和購物明細(xì)復(fù)印件由人事行政部統(tǒng)一保管。第五章 辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用1.填寫領(lǐng)用單各部門領(lǐng)用辦公用品需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。2.核對登記接到各部門的兩份“辦公用品領(lǐng)用單”之后，有關(guān)人員要進行核對，并做好登記，然后再填寫一份“辦公用品分發(fā)通知書”交發(fā)送室。3.辦公用品分發(fā)發(fā)送室進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門。4. 登記存檔用品分發(fā)后應(yīng)做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同“辦公用品分發(fā)通知書”轉(zhuǎn)交辦公7、用品管理室記賬存檔；另一份“辦公用品分發(fā)通知書”連同分發(fā)物品一起返回各部門。第六章 辦公物品的管理一、辦公用品的配發(fā)1.各部門指定一名專人負(fù)責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。2.辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù)，認(rèn)真填寫文具領(lǐng)用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。3.員工在公司內(nèi)部調(diào)動，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。二、辦公資產(chǎn)的管理1.資產(chǎn)調(diào)撥部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫資產(chǎn)調(diào)撥單。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門負(fù)責(zé)人調(diào)入部門負(fù)責(zé)人行政部確認(rèn)簽字后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。2.資產(chǎn)報廢由8、部門負(fù)責(zé)人填寫資產(chǎn)報廢申請單，報行政部。行政部會同財務(wù)部門進行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報廢。行政部和財務(wù)部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺賬做相應(yīng)調(diào)整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。3、資產(chǎn)的租用、出租和外借公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購買不經(jīng)濟合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。公司長期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借。行政人事部定期對所有閑置的辦9、公資產(chǎn)進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關(guān)制度辦理報廢手續(xù)，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。4.辦公資產(chǎn)的日常維護、維修（1）行政人事部是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責(zé)任部門。（2）行政人事部編制辦公資產(chǎn)維修計劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營計劃。根據(jù)維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。（3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時，由部門負(fù)責(zé)人填寫辦公設(shè)備維修申請表報送行政部。不經(jīng)部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私自維修的，相關(guān)費用行政人事部不予受理。行政人事部接到申請單后，需對報修設(shè)備進行鑒定，進行相應(yīng)的維修、更換，一般性維修理應(yīng)在三個工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的10、修理應(yīng)在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時登記辦公設(shè)備維修記錄表，資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（4）若聘請外部單位進行維修，相關(guān)付款事項執(zhí)行資金支付程序。（5）由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，需按照物品的原價進行賠償。5.辦公資產(chǎn)的年終盤點1.年終資產(chǎn)清查由行政部對各部門進行實物清查，丟失的辦公資產(chǎn)由丟失部門按照原值賠償。資產(chǎn)清查結(jié)束后，由行政部將年終清查報告上報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.辦公物品丟失、損壞屬于過失人責(zé)任的，過失人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.各部門負(fù)責(zé)人要調(diào)離本部門時，人事行政部要及時通知辦公室，辦公室根據(jù)辦公資產(chǎn)臺賬清點調(diào)出人負(fù)責(zé)部門所使用的資產(chǎn)。有短缺者，按物品原價賠償，待辦理完辦公設(shè)備11、移交手續(xù)后，方可調(diào)離本部門；一般員工調(diào)離本部門，由部門主管負(fù)責(zé)該員工使用資產(chǎn)的移交，由人事行政部協(xié)助完成。附則 度由公司人事行政部負(fù)責(zé)制定、解釋。修訂并實施監(jiān)督。 本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件表格：1.辦公用品一覽表 2.辦公用品統(tǒng)計表 3.辦公用品申領(lǐng)單 4.辦公用品采購單 5.辦公設(shè)備采購申請單辦公用品一覽表辦公用品名稱規(guī)格單位單價（元）代號辦公用品名稱規(guī)格單位單價(元)代號辦公用品統(tǒng)計表 編 號： 部 門： 填表日期：名 稱規(guī)格/型號數(shù) 量金 額存放地點負(fù)責(zé)人備 注審核人填表人辦公用品申領(lǐng)單部 門： 編 號：日 期名 稱規(guī) 格單 位數(shù) 量使用人備 注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公用品保管員填表人辦公用品采購單財管字第 號 填單日期： 年 月 日財產(chǎn)名稱規(guī) 格用 途單 位數(shù) 量需用日期估計價值簽 注總經(jīng)理批準(zhǔn)辦公室主任意見請購部門負(fù)責(zé)人意見日期：_年_月_日日期：_年_月_日日期：_年_月_日辦公設(shè)備采購申請單申請部門申請日期序號申請采購辦公設(shè)備名稱規(guī)格/品牌金額數(shù)量備注12345678申請人主管領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任常務(wù)副總總經(jīng)理簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：