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1、公司設備采購、合同管理制度附專員工作內容表格編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 設備采購專員 主要工作內容1、 根據生產需要，與其他專員進行討論，確定新進設備的必要性。2、 考慮生產需要、安全及經濟個方面尋找合適的外協外購設備供應商，編寫設備供應商數據庫。3、 提出請購申請，填寫請購單，備份入檔并上報設備主管。4、 編寫各類備案（設備采購策略、采購計劃、分包方案、采購合同等）入檔保存。5、 參與設備的選型工作，負責設備的詢價，招標、談判、訂貨等工作。6、 備份原始圖紙，說明書等資料，入檔并上報設備主管，協調供應商對設備2、維護及使用人員進行培訓。7、 保存采購記錄，定期統計核對并上報設備主管。8、 參與設備的運輸、驗收、入庫、移交、出庫及報賬工作，記錄備份。9、 負責“三包”期內設備維修的聯系事宜。設備采購管理制度第1章 總則第1條 目的。（1）明確設備采購職責，規范設備采購流程，確保設備采購工作的科學、合理。（2）確保所采購的設備安全、可靠、經濟，并滿足要求。第2條 設備采購的職責劃分。為進一步做好設備采購工作，公司特成立設備采購小組，采購小組由設備使用單位、設備部、技術部、質量部、財務部及其他相關部門人員組成。（1）小組負責人。公司指定設備部（或技術部、工程部、基建部）的主管副總為設備采購小組的負責人，根據3、公司的長期經營計劃制訂現階段的設備投資計劃，并對采購小組的工作進行總體指揮和協調。（2）設備使用單位。設備使用單位負責人參與設備添置或更新改造的技術經濟可行性論證，向設備部采購主管提出設備更新計劃，并參與新設備到位后的安裝調試工作。（3）技術部。采購前期技術部負責參與前期的設備技術經濟可行性評測、提出大宗設備采購申請計劃及選型建議、與供應商進行設備的技術談判等。采購后期，技術部負責新設備的安裝布置、工藝裝備設計，制定設備使用的操作規程，并在設備到位后進行安裝調試，對使用設備的人員進行培訓等。（4）設備部。采購前期，設備部負責參與論證設備的技術經濟可行性、編制設備采購規劃、組織采購招標、談判和簽4、署采購合同、監督供應商對合同的執行進程，以及設備驗收入庫、保管和移交等。采購后期，設備部負責參與新設備的安裝、調試，并處理有關設備質量、人員培訓等需要與供應商聯絡的事宜，同時完成供應商評價工作。（5）質量部。質量部負責新設備本身質量的檢測、新設備投產后產品的質量檢驗，并參與設備驗收和供應商評價工作。（6）財務部。財務部負責參與經濟可行性論證、審核采購預算、籌措采購資金、參與設備價格談判、核算和報銷采購過程中實際發生的各項費用等。第3條 設備采購原則。（1）設備采購小組應根據公司的總體發展規劃和行業的技術發展趨勢，結合公司實際運營狀況、作業能力，有計劃地實施設備采購工作。（2）采購的設備應與公司5、的發展相適應，滿足過程能力的要求，真正發揮投資的經濟效益。（3）設備的性能應體現和保持行業先進水平，以延長設備的技術壽命。禁止選用國家明令淘汰的設備，同時注意結合公司的實際需要，不追求脫離實際需求的技術先進。（4）將“質量第一”和“經濟合理”結合起來，堅持“比質比價”和“壽命周期費用最經濟”的原則。經濟效益好的設備不僅應安全、耐用、可靠，而且價格應合理，并且在使用過程中能耗低、維護費用低。（5）采購小組需要對供應商產品的質量、價格、交貨期、售后服務四個因素進行綜合考慮，貨比三家，擇優采購。第2章 提出采購需求第4條 提出全新、大宗設備及新工藝技術、先進設備的采購需求的流程。（1）公司需要采購全6、新、大宗的設備，或采用新工藝技術、先進的設備時，由技術部根據本公司生產和發展的需要，提出大宗設備采購申請計劃，報主管副總審核。（2）主管副總審核通過后，交由總經理召集有關部門進行設備采購的技術經濟可行性論證。（3）可行性論證通過后，經總經理批準，交由設備采購小組實施采購。第5條 提出設備更新、零星采購或通用型設備的采購需求的流程（1）公司需要對部分設備進行更新或零星購置，或采購通用型設備時，由設備使用單位根據生產工藝的需要以及設備選型的原則要求，向主管副總提交設備采購申請計劃。（2）主管副總組織技術部、生產部、質量部、設備部進行技術經濟可行性論證。（3）論證通過后，經總經理批準，交由設備采購小7、組負責購置。第3章 設備的選擇與評價第6條 設備選型應考核的因素。選擇設備應在確保技術上先進、經濟上合理、生產上實用的基礎上，綜合考慮下列因素，以做好設備的技術效益、投資效益評價。（1）設備的規格、功能、精度、效率等。（2）設備的能源消耗情況、安全性能、環保性能、維修狀況等。（3）供應商的資質、產品質量、產品價格、交貨期、售后服務及付款方式等。第7條 設備采購選型調查工作的分工。采購不同類型的設備在選型時，調查與評價的主體不盡相同。（1）技術部主要負責調查采用新工藝技術的設備。（2）設備部主要負責調查采用老工藝、通用的設備。第8條 設備選型調查工作的實施。（1）調查時，應選擇多家設備供應商，通8、過對比確定最佳方案，例如通過試加工來檢驗設備供應商的產品適用性、可靠性。（2）調查結束后，調查人員應如實填寫設備選型調查表，報總經理、主管副總，經批準后實施采購。第4章 設備采購第9條 確定設備采購價格。由設備采購小組根據經過批準的選型方案，進行價格談判及付款方式的確定工作。第10條 采購審批權限與付款方式。（1）采購金額預估在萬萬元，由主管副總審批。（2）采購金額預估在萬元以上，由總經理審批。（3）設備價格確定后，采用新工藝、新技術的設備必須分期付款，老工藝、通用設備按合同付款。所有設備經驗收合格、投入生產后方可付清合同余款，特殊情況需經總經理批準。付款時需附采購合同及財務核算清單。第11條9、 簽訂技術協議。采用新工藝、新技術的設備，必須先由技術部與設備供應商簽訂技術協議或要求，以保證設備實現預計的技術性能，再由設備部與供應商簽訂采購合同；老工藝、通用設備可以直接由設備采購小組與供應商簽訂采購合同。第5章 監造和催交第12條 設備監造和催交主管人員。設備部設備采購人員在合同生效后負責設備的監造、催交工作。第13條 設備監造和催交的主要工作事項。負責監造和催交的人員要詳細記錄監造、檢驗情況，并向供應商索取需要的技術和相關資料存檔；要嚴格依據合同條款，確保設備質量和按期交貨。第6章 設備驗收第14條 設備到貨驗收。設備到現場小時內，設備采購部應會同設備使用單位、技術部共同做好開箱檢查、10、現場清點工作。第15條 開箱檢查的步驟及內容。（1）檢查外觀及包裝情況。（2）按照裝箱單清點零件、部件、工具、附件、備品、說明書和其他技術資料是否齊全，有無缺損。（3）檢查設備有無銹蝕。（4）核對實物是否符合圖紙要求。（5）開箱檢查過程中做好檢查記錄。第16條 進口設備的接運與驗收。（1）進口設備到貨前，公司設備采購部應制定詳細的接運方案，辦理通關手續，做好接運工作。（2）進口設備的開箱驗收應按照國家海關及商檢法律、法規，在規定期限內同商檢部門共同驗收。發現問題需向外商索賠的，應在合同規定的索賠期限和保證期限內辦理檢驗、索賠工作。第17條 及時處理未按合同執行的交貨事宜。由于供應商交貨與合同規11、定不符，例如設備質量未達到要求；數量不足、未在規定期限內交貨等，設備供應商應承擔違約責任。第18條 收集開箱資料。設備驗收后，所有的供應商裝箱資料（裝箱清單、合格證、安裝圖紙、出廠證明文件等）等原始技術資料由設備部檔案室負責保管。第19條 設備入庫及移交。（1）開箱檢查合格后，設備采購處應填寫設備開箱驗收單，及時辦理驗收入庫手續，并負責在移交使用單位之前進行保管。（2）設備出庫移交時，設備采購處應填寫固定資產移交驗收單，該單必須有使用部門、檢驗部門、經辦人簽字方可辦理轉交。第20條 質量問題的解決。（1）設備采購到位后，經安裝調試發現不能滿足公司的工藝、技術、過程要求，或者設備本身不具有先進性12、高效性，則由設備采購人員負責與設備供應商聯系對設備進行更換或改進，直到達到合同約定的要求為止。（2）如果質量問題長期得不到有效解決，設備采購人員應負責向供應商提出索賠。第7章 附則第21條 本辦法制訂、修改和廢除時，需經設備部提出申請，經主管副總審核后，呈請總經理批準。第22條 本制度自 年 月 日起開始實施。設備合同管理制度第1章 總則第1條 目的。（1）對設備合同從談判到執行完畢的全過程進行程序化、規范化、制度化管理，提高工作效率，實現依法治企，促進公司對外經濟活動的開展。（2）規范對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失。第2條 設備合同管理主體。（1）為了保證與前期訂貨過程管13、理、后續設備臺賬管理的延續性，由設備采購小組負責本制度的組織實施。在進行招投標活動時，設備采購小組接受招投標領導小組的管理監督。（2）設備采購小組主要由主管副總（任小組負責人）、設備使用單位、設備部及其下屬設備采購處、技術部、質量部、財務部、其他相關部門人員組成。第3條 適用的法律法規。（1）合同條款必須符合中華人民共和國合同法和國家其他有關規定。（2）與國外公司簽訂的合同還必須符合國際有關法律和國際貿易規定。第4條 適用情形。按照公司要求，超過元以上的設備采購不得采用現金支付形式，必須簽訂正式的采購合同。第2章 合同談判的階段及內容第5條 交流驗證階段。（1）通過與供應商進行廣泛的技術交流，14、設備采購小組可以了解當前世界上的先進技術信息以及不同設備的優缺點，為采購前期的設備規劃和決策作參考。（2）在掌握更全面、準確的設備信息后，設備采購小組可以對原來的設備規劃進行檢查、驗證，及時修改以前的錯誤規劃、調整不合理決策，以避免公司遭受損失。（3）設備采購小組邀請配套設備供應商參加技術交流，減少主輔設備、軟硬件間的不兼容。第6條 技術談判階段。設備采購小組選定供應商后，開始技術談判。談判涉及的有關條款是合同技術附件的主要內容。設備采購小組的技術人員應認真研究技術附件的范圍及細項，以防止疏漏，并在技術談判完成后草簽技術附件。第7條 技術附件的主要內容。技術附件主要包括但不限于以下9點內容。（15、1）設備運營能力、技術參數、技術規格等的說明書，需要的計算機軟件及其份數。（2）需要雙方相互提供的技術資料。（3）產品的技術保證指標值及試驗方法。（4）設備材料的設計標準、制造標準、質量控制標準和檢驗標準，包括合同中所選用的國內標準或國際標準。（5）雙方技術人員的派遣計劃和我方人員的培訓計劃。（6）供應商提供安裝調試的技術服務內容。（7）供應商提供的技術轉讓范圍。（8）有關專利和技術的使用問題。（9）設備圖紙、設備維修大綱、維修保養手冊、易損備件清單及備件可靠性等資料。第8條 主合同的談判階段。（1）設備采購小組應選擇熟悉談判業務的人員協助主管領導進行談判和簽署合同。（2）商務條款應遵循相關國16、際慣例，涉外商務條款應盡量符合我國有關部門頒布的有關規范條文的寫法。（3）技術附件中若有漏項和分工不明確的地方，應在主合同中予以彌補。第9條 設備主合同的主要內容。設備的主合同應盡量細致，尤其是對于成套設備、流程設備、大型設備，一般應包括以下內容。（1）設備的名稱、型號、規格、功能、動力原料的詳細說明。（2）訂貨數量。（3）交貨日期、地點、運輸方式及裝運條件。（4）單機價格、總價格、稅款。（5）付款方式和付款條件。（6）供貨范圍。供貨范圍包括主機、標準附件、特殊附件、一定時期內保證正常操作的備品、備件等。在主合同談判中，設備采購小組應特別注意對相關備品、備件的談判，包括設備零部件的可靠性、若干17、年內備件的供應及其價格，明確設備投入使用后一定時期內備件方面的費用預算，以便控制采購后期的維修成本，避免受到供應商促銷手段的影響。（7）質量驗收標準和驗收程序。（8）設備保修期限及保修內容，供應商提供的售后服務期限及其內容。（9）供應商在合同簽署后一定期限內應提供的設備重量說明及外形尺寸圖、基礎布置圖，以便我方在設備到達之前做好安裝準備。（10）公司的買方責任。我方應向賣方提供設備設計、制造所需要的技術資料、數據、圖紙，并對其正確性負責。我方負責工廠設計單位與賣方的協調工作。我方應按合同的規定及時向賣方支付有關款項。我方應對已到貨的設備進行妥善存放和保管，并在收到貨物后按工程進度開箱檢驗。我方18、將對賣方派往現場的服務人員提供工作和生活的便利。若返修原因是由賣方造成的，則所有費用由賣方承擔；反之，則由我方承擔。我方負責協調賣方與不屬于賣方的設備安裝隊、土建施工單位的關系。我方有責任對經賣方許可獲悉的屬賣方的專利技術保密，未經賣方許可不得向第三方轉讓。（11）保密協議。合同中應明確規定雙方應保守合同秘密，以及泄露對方技術、設計等商業機密造成對方損失的懲罰措施。（12）人力不可抗拒的事故及處理方式。（13）雙方違約處理方法、賠償的范圍與金額等。（14）爭議的仲裁方式。（15）合同附件。附件是對主合同的補充說明，與主合同具有同等法律效力，其內容包括雙方的技術文件、技術會議內容、工作日程、品質19、保證及品質考察程序、供應商提供的銀行保證書等。第3章 合同的編寫、評審和簽訂第10條 與供應商簽訂合同的流程。采購小組詢價或招標確定供貨單位設備采購人員起草、編寫設備采購合同各相關部門、人員進行合同評審評審通過后加蓋單位合同章、并報總經理簽字合同簽訂轉設備部檔案室存檔。第11條 起草、編寫設備采購合同。設備采購人員在編寫合同時應對合同進行編號，以便登記和查閱。（公司簡寫）（設備采購部簡寫）（合同的簽訂年份）（合同流水號）。第12條 合同的編寫要求。（1）合同的編寫必須以雙方確認后的函電結果或會談達成的協議作為依據。（2）合同內容應是經過雙方一致同意的，任何有爭議、單方同意或懸而未決的內容不應寫20、入合同內。（3）合同內必須明確各方應承擔的責任、應獲得的利益。（4）合同必須明確表達供需雙方的意見，且文字表達要準確、無漏洞，寧細勿簡。合同的文字應嚴格準確，避免使用有歧義的詞匯。涉外合同應使用中外兩種文字書寫。其中外文部分應請外文專家進行嚴格的修改推敲，避免中外文的表達差異。（5）在合同正文中未能進行詳細說明的事項，可以以附件的形式作補充。附件應在合同正式文本中被提及，它是合同的組成部分。附件同樣需要經過雙方簽字，與合同正文有同等的法律效用。第13條 合同的評審與會簽。（1）采購小組的各部門經理及主管副總、總經理組成合同評審小組，對合同中的產品選型、供方資質、付款條款、交貨期、質量保證期限等21、內容進行進一步審核。（2）對合同編寫的內容、格式進行審核，以確保文本的寫作質量和適用程度。（3）評審完畢，合同須經各部門相關人員再次核對并簽字，會簽通過后進入合同簽署階段。第14條 合同的簽署要求。（1）合同的每次修改都要經過仔細檢查，直到確定無誤后再進行簽署。（2）合同簽署必須手續完備、填寫清楚。合同必須加蓋雙方公司的公章或合同專用章及經手人簽字，并注明聯系電話；若設備提供人員無單位，必須由合同簽訂人員簽字并加印手印。必要時，可以請公證處進行公證。第15條 合同歸檔。（1）采購合同是監督合同執行情況、處理與供應商矛盾的依據。因此檔案室應對合同及有關資料按照設備類別或工程項目進行分類整理，并設22、立臺賬，妥善存檔保管。（2）與合同有關的文件，如合同的正副文本、中外文本、附件、往來函電、會談紀要、預付款單據等，與合同具有同等法律效用，應與合同一同進行登記存檔、妥善保管，以便日后查閱。（3）采購合同需向財務部交復印件一份。第4章 合同的執行第16條 按合同支付設備款項。對方執行合同后，由公司對供應商直接付款。設備部填寫設備付款申請表，經相關部門會簽、總經理批準后，由財務部辦理付款業務。第17條 付款方式。（1）合同簽訂后先預付合同總價的10%；設備到貨經設備采購處驗收后，付合同總價的60%；設備投運小時正常后，付合同總價的20%；剩余合同總價的10%作為質保金，一年后結清。（2）議標設備的23、付款方式與上述不同時，在合同簽訂前必須報總經理批準。具體付款方式以合同為準。第18條 監督供應商對合同的執行。設備采購處、技術部、法務部負責安排熟悉技術和法律的人員按照合同要求對供應商的執行進度進行監督，并及時向主管領導匯報在合同執行各個環節中出現的問題，同時向供應商索賠或提出其他解決辦法。（1）督促供應商對我方技術人員按計劃進行培訓，以便為設備開工、運行做好準備。（2）派赴生產廠的人員應擔負起對設備的技術核查工作，對供應商的初步設計方案、技術參數進行全面核對和初步審查。（3）按照合同約定對設備的制造、工序檢驗和出廠檢驗過程進行監督。（4）召開詳細審查會議，對供應商的詳細設計進行審查。（5）設24、備開箱檢驗、安裝調試與驗收。設備部、設備使用單位、技術部等部門應按照合同規定的性能、質量保證值對設備進行嚴格檢驗和調試。一旦發現影響生產效率和產品質量的問題，除敦促供應商維修、返工外，還應要求供應商按照合同對由此造成我方的損失給予賠償。第19條 索賠。當供應商出現以下違背合同的行為時，設備采購處應依照合同的規定提出索賠。（1）設備出現嚴重質量缺陷：不能工作、功能不全、功能未達到合同要求、精度不夠等。（2）缺少合同清單所列內容，如配件、附件、技術使用說明、圖樣、資料等。（3）未能提供合同規定的技術服務，如設備的安裝調試、人員的培訓等。（4）到貨時間延誤。第20條 索賠方式。（1）通過信函、傳真等25、形式要求供應商對我方的損失進行相應的賠償或補償。（2）在反復交涉未果時，應訴諸法律解決。第21條 取證。對合同執行中出現的違約現象，設備采購處要利用現代化的信息手段及時取證。對進口設備應發揮商檢部門的權威進行取證，并及時通知供應商進行處理。第5章 合同的變更和解除第22條 變更或解除合同時，設備采購處應依照合同的訂立流程，將合同變更申請書交設備部、技術部、財務部、法務部等相關職能部門負責人和公司總經理審核。第23條 我方變更或解除合同時，向供應商發出的通知或雙方的協議應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章后生效。第24條 設備采購處收到供應商要求變更或解除合同的通知后，必須在三26、天內向公司總經理匯報，并通知法務部門。第25條 變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的要求，掛號或簽收憑證應作為合同組成部分交由設備部檔案室保管。第26條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，與原合同有同樣的法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。第27條 合同變更后，合同編號不作改變。第6章 合同整理和考核第28條 設備部、財務部應根據所立合同臺賬，定期或不定期匯總設備合同的履行情況，由法務部據此統計合同訂立和履行的情況，并向總經理匯報。第29條 各有關人員應定期將履行完畢的合同有關資料（包括相關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法務部確認后交檔案室存檔，不得隨意27、處置、銷毀、遺失。第30條 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺賬記錄等納入設備部的績效考核范圍。第7章 過失責任第31條 凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。第32條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關部門追究其法律責任。第8章 附則第33條 本制度適用于公司設備部和其他相關部門。第34條 本制度的解釋權歸設備部經理。第35條 本制度自 年 月 日起實施。設備投資計劃表項次設備名稱數量單價總價供應商預計使用年限每月折舊金額備注1234567891011121314128、51617181920212223242526設備經濟效益分析表設備型號合計設備價值附屬投資裝設費用其他合計每月成本估計人工合計動力維護成本折舊建筑分攤成本其他合計每月使用時數每小時成本每月節省成本投資收益率回收年數其他比較項目設備性能綜合評價表序號主要考慮因素設備設備設備性能評分性能評分性能評分1生產性（產品產量，噸/日）2可靠性（成品率%）3安全性（安全裝置自動化程度）4節能性（單位產品耗電量，度/噸）5耐用性（壽命期，年）6維修性（維修難易程度）7環保性（有無消聲裝置和廢水處理）8成套性9靈活性（機械裝置）合計得分決定設備采購合同評審表設備名稱合同編號供貨單位評審時間合同金額付款方式付款29、情況評審內容評審意見評審人產品選型 合適 不合適供方 合格 不合格付款條款 合理 不合理交貨期 合理 不合理質量保證期 有 無審批意見設備主管財務部部門經理總經理備注1、 價格在2萬元以下的采購合同由設備主管及部門經理評審2、 價款在2萬元以上（含2萬元）的采購合同須經總經理審批設備采購驗收點檢表采購合同編號項目名稱供應商名稱聯系人交貨地點驗收地點驗收日期驗收內容是否到達要求備注1、交貨時間和地點是否符合合同要求2、交付設備的規格型號是否和合同一致3、交付物品的數量和質量是否符合合同要求4、交付物品的技術指標是否達到要求驗收小組意見負責人供應商意見負責人項目組意見負責人設備購置維修費用報告單日期設備名稱/設備類別數量購置金額維修金額合計預算差異原因備注