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1、公司采購代理代理業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 采購代理代理業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司采購代理管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，根據(jù)中華人民共和國政府采購法、中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法和財政部政府采購貨物和招標(biāo)投標(biāo)管理辦法等規(guī)定，結(jié)合公司實際情況特制定本制度。第二章定義第二條本公司所從事的采購代理僅限于服務(wù)于各級政府機(jī)構(gòu)、各類企事業(yè)單位、非盈利機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體、個人采購保險產(chǎn)品及各類風(fēng)險評估、風(fēng)險查勘等服務(wù)。第三章分工第三條公司各業(yè)務(wù)部門、各分支機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的承接和洽談與實2、施，招標(biāo)文件制作與售賣，應(yīng)標(biāo)人資格審核，組織現(xiàn)場評標(biāo)、開標(biāo)、結(jié)果公司第四條公司業(yè)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)采購代理資質(zhì)申請、延續(xù)；制定各類相關(guān)規(guī)章制度、設(shè)立各類評標(biāo)規(guī)則；采購信息審核發(fā)布；建立供應(yīng)商庫；建立評標(biāo)專家?guī)欤回?fù)責(zé)審核采購流程是合規(guī)；統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)，向監(jiān)管部門報備；建立檔案庫，將采購代理相關(guān)資料歸檔。定期會同辦公室進(jìn)行流程和技術(shù)審查，確保合規(guī)。第五條公司財務(wù)部：收取招標(biāo)代理各類費用，開具發(fā)票，支付評標(biāo)專家費用。定期與業(yè)管部進(jìn)行數(shù)據(jù)核對。第六條公司辦公室：保障公司各類場地、設(shè)備正常使用。相關(guān)文件合同用印流程審核。定期會同業(yè)管部進(jìn)行流程和技術(shù)審查，確保合規(guī)。第四章工作流程與監(jiān)督職能第七條各業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)3、：采購業(yè)務(wù)實施機(jī)構(gòu)為相關(guān)業(yè)務(wù)部門，是采購委托人的尋找和對接部門，其職能：1、與采購人確定采購預(yù)算建議數(shù)；2、與采購人確定采購預(yù)算和實際工作需要編制采購計劃，進(jìn)行采購需求登記，采購代理合同協(xié)議簽訂，向業(yè)管部提出項目立項申請；3、對采購文件進(jìn)行確認(rèn)，對有異議的采購文件進(jìn)行調(diào)整修改；4、對實行公開招標(biāo)的采購項目的預(yù)中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，發(fā)放中標(biāo)通知書，并依據(jù)中標(biāo)通知書參加采購代理合同的簽訂；5、對采購合同和相關(guān)文件進(jìn)行備案；6、收取代理采購資金。第八條業(yè)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)對采購代理業(yè)務(wù)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，其職能：1、擬定采購代理內(nèi)部管理制度，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時更新和調(diào)整單位的采購代理工作細(xì)則；2、匯總并嚴(yán)格審核4、各業(yè)務(wù)部門提交的采購代理預(yù)算建議數(shù)、采購代理計劃、采購代理申請；對需求參數(shù)進(jìn)行審核；3、按照國家有關(guān)規(guī)定確定采購代理組織形式和采購代理方式；4、對能夠公司自行組織的采購活動加強(qiáng)采購組織實施的管理；5、指導(dǎo)和督促業(yè)務(wù)部門依法訂立和履行采購代理合同；6、組織實施采購代理驗收；7、組織處理采購代理糾紛；8、妥善保管單位采購代理業(yè)務(wù)相關(guān)資料，采購代理合同文本和驗收證明應(yīng)當(dāng)同時提交財務(wù)部部；9、每季度對采購代理業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分類統(tǒng)計和分析，并在內(nèi)部通報；10、與采購代理相關(guān)的其他工作。第九條公司財務(wù)部：在采購代理業(yè)務(wù)中的主要職能：1、制定每個業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)每年需要完成的業(yè)務(wù)量。報總經(jīng)理室批準(zhǔn)后，下達(dá)各業(yè)務(wù)5、部門執(zhí)行；2、及時轉(zhuǎn)發(fā)財政部門的有關(guān)管理規(guī)定及采購代理相關(guān)信息；3、審核各業(yè)務(wù)部門申報采購代理的相關(guān)資料，確定資金來源；4、復(fù)核采購代理收取申請手續(xù)，辦理相關(guān)資金收取；5、根據(jù)采購代理部門提交的采購代理合同和驗收證明，依據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度，對采購代理業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理；6、每月與采購代理部門溝通和核對采購代理業(yè)務(wù)的執(zhí)行和結(jié)算情況。第十條各業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)管理部、財務(wù)部、辦公室之間應(yīng)相互溝通和協(xié)調(diào)，避免采購代理活動與業(yè)務(wù)活動相脫節(jié)，出現(xiàn)人財物的浪費與閑置。第十一條采購代理工作業(yè)務(wù)流程如下：1、各業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照采購人的實際需求提出采購代理預(yù)算；2、業(yè)務(wù)管理部對采購代理預(yù)算進(jìn)行審核；3、6、財務(wù)部在業(yè)務(wù)管部審核的基礎(chǔ)上，確定相關(guān)費用收取支出標(biāo)準(zhǔn)；4、業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)根據(jù)采購代理預(yù)算指標(biāo)批準(zhǔn)范圍和下達(dá)的采購代理計劃，提出采購代理申請，在有關(guān)申請文件中列明采購代理項目名稱和采購代理金額，資金來源（部門預(yù)算、專項資金、其他資金）、需求登記日期、采購代理項目分類（貨物類采購、服務(wù)類采購、工程類采購）等要素，每季度提交本部門的采購代理計劃；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對采購人采購代理需求進(jìn)行確認(rèn)；5、業(yè)務(wù)管理對業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)的采購代理計劃的合理性進(jìn)行審核；6、制定招標(biāo)文件（或委托其他代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)工作），發(fā)布采購代理信息，包括公開招標(biāo)公告或邀請招標(biāo)資格預(yù)審公告、中標(biāo)公告；7、簽訂合同；8、財務(wù)部根據(jù)審7、批程序收取、支付相關(guān)費用；9、采購代理業(yè)務(wù)質(zhì)疑投訴答復(fù)處理；10、記錄采購代理業(yè)務(wù)；11、資料歸檔。第十二條采購代理計劃包括：1、采購代理計劃應(yīng)當(dāng)在取得采購人書面同意后，依據(jù)的采購代理需求進(jìn)行編制，完整反映采購代理預(yù)算的落實情況。2、采購代理項目數(shù)量和采購資金來源應(yīng)當(dāng)與采購人的采購代理預(yù)算中的采購項目數(shù)量和采購資金來源相對應(yīng)，不得編制資金尚未落實的采購代理計劃。3、在編制采購代理計劃時，應(yīng)當(dāng)注重采購代理的規(guī)模效益，同一年內(nèi)對同一項目盡量不安排兩次以上采購計劃。4、業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)不得將應(yīng)當(dāng)以公開招標(biāo)方式采購的貨物或服務(wù)化整為零，或者以其他任何方式、理由規(guī)避公開招標(biāo)采購。第十三條業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)8、人對采購代理計劃的復(fù)核包括：1、采購需求是否有相應(yīng)的預(yù)算指標(biāo)；2、是否適應(yīng)當(dāng)期的業(yè)務(wù)工作需要，是否符合當(dāng)期的采購代理計劃；3、采購代理申請文件內(nèi)容是否完整。第十四條業(yè)管部對采購計劃的審核包括：1、采購代理計劃所列的采購事項我公司是否具有采購資質(zhì)。52、采購代理計劃是否與業(yè)務(wù)部門的工作計劃和資產(chǎn)存量相適應(yīng)。3、專業(yè)性產(chǎn)品是否附相關(guān)技術(shù)部門的審核意見。4、采購代理項目是否符合當(dāng)期的采購代理計劃。5、采購代理成本是否控制在采購代理預(yù)算指標(biāo)額度之內(nèi)。6、經(jīng)辦人員是否按要求履行了初步市場價格調(diào)查，采購代理需求參數(shù)是否接近市場公允參數(shù)，是否存在“排他性”的參數(shù)，采購代理定價是否接近國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。7、采購代9、理組織形式（集中采購機(jī)構(gòu)組織采購、單位自行采購、委托代理機(jī)構(gòu)組織采購等）和采購代理方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源等）的選取是否符合國家有關(guān)規(guī)定。8、其他需要審核的內(nèi)容。第十五條財務(wù)部對各項業(yè)務(wù)首付款流程進(jìn)行審核。第五章檔案第十六條采購代理業(yè)務(wù)的記錄制度1、各業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購代理業(yè)務(wù)相關(guān)資料（包括采購代理預(yù)算與計劃、各類批復(fù)文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、合同文本、驗收證明等）的收集、整理，建立采購代理業(yè)務(wù)檔案并按照國家規(guī)定的保管期限妥善保管，防止資料遺失、泄露。2、需要向業(yè)管部同時提交的或按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)向外部有關(guān)部門備案的，應(yīng)當(dāng)及時提交和備案。3、業(yè)管部每季度對采購代理業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分類統(tǒng)計，與辦公室和財務(wù)部定期核對信息，并在單位內(nèi)部進(jìn)行通報采購代理預(yù)算的執(zhí)行情況、采購代理業(yè)務(wù)的開展情況等信息，及時解決采購代理業(yè)務(wù)中存在的問題，同時實現(xiàn)采購代理業(yè)務(wù)在單位內(nèi)部公開透明。第六章保密制度第十七條對在執(zhí)行代理業(yè)務(wù)中獲終不能公開資料、信息、商業(yè)秘密予以保密。第七章其他第十八條本辦法由XXX保險經(jīng)紀(jì)有限公司負(fù)責(zé)解釋。第十九條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。年3月1日7