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1、公司采購定價、合同計劃及物料質(zhì)量管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 文件名稱采購管理制度 編號版次擬制部門采購部審核人批準(zhǔn)人修訂發(fā)布時 間年3月1日受控狀態(tài)1.0總則1.1為規(guī)范物資采購行為，降低采購成本，確保公司各項物資按時供應(yīng)，特制定本制度。1.2原輔材料、包材、促銷品、宣傳品、零配件、勞保用品、固定資產(chǎn)等物資采購的商務(wù)談判由采購部統(tǒng)一組織實施；2.0采購申請管理2.1生產(chǎn)用原輔材料、包材申購由采購部根據(jù)產(chǎn)品月生產(chǎn)計劃制訂月原材料需求計劃與安全庫存表經(jīng)總經(jīng)理審批。2.2各部門添置大宗辦公用品時,需填寫物資采2、購申請表交行總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.3零配件、勞保用品申購由生產(chǎn)部填寫物資采購申請表經(jīng)副總經(jīng)理審批。2.4固定資產(chǎn)申購由使用部門填寫物資采購申請表經(jīng)總經(jīng)理審批。2.5物資采購申請表必須按要求填寫完整。3.0供應(yīng)商準(zhǔn)入與評審管理3.1原輔材料、包材、外協(xié)粉采購必須在通過準(zhǔn)入程序的合格供應(yīng)商中進(jìn)行，原輔材料、包材供應(yīng)商的準(zhǔn)入必須嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入程序，其他物資在采購前，同樣必須嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì)。3.2嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商評審程序，對評審不合格的供應(yīng)商予以淘汰，停止供貨。 4.0采購定價管理4.1采購招標(biāo)比價前，必須了解市場行情，寫出市場行情調(diào)查報告，收集三家以上同行企業(yè)的書面報價資料。4.2嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)比價制3、度，每項物資的采購必須有三家及以上供應(yīng)商參與投標(biāo)或比價。4.3根據(jù)采購物資的實際情況，由采購部組織成立招標(biāo)工作小組。原輔材料、包材招標(biāo)工作小組由采購部、生產(chǎn)部、研發(fā)辦組成；固定資產(chǎn)招標(biāo)工作小組由采購部、生產(chǎn)部、研發(fā)辦組成；其他物資的采購招標(biāo)工作小組根據(jù)需要由采購部組織成立招標(biāo)工作小組。招標(biāo)工作小組成員可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。4.4隨時對每種采購物資的主要成本異動行情跟蹤分析，并于每季度出主要采購物資價格分析報告，建立采購物資成本分析檔案。5.0采購合同管理5.1單次采購價值高于1萬元時,必須簽訂采購合同。5.2嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)濟合同管理制度，合同審批單需招標(biāo)小組成員或參與談判人員簽字；原輔材料、包材4、采購合同需生產(chǎn)部審簽；固定資產(chǎn)采購合同需總經(jīng)理審簽；其他物資采購合同根據(jù)實際情況需相關(guān)部門審簽 5.3合同執(zhí)行過程中,對物資價格因市場行情發(fā)生變化進(jìn)行調(diào)整時,應(yīng)制訂價格審批單報分管負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批。6.0采購計劃管理6.1上年末，采購部根據(jù)年度生產(chǎn)計劃擬訂年度采購計劃，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審批后，規(guī)劃和組織年度采購工作。6.2每月28日前，采購部根據(jù)計劃配送部下達(dá)的月生產(chǎn)計劃，以及5天庫存材料可使用天數(shù)30天的原則（特殊情況除外），制訂月原材料需求計劃與安全庫存表，報總經(jīng)理審批后實施采購。6.3財務(wù)部于每月25日對庫存進(jìn)行盤點；采購員的月度績效工資與月原材料需求計劃與安全庫存表執(zhí)行情況掛鉤。6.4如5、遇包材改版，采購部應(yīng)在第一時間將相關(guān)信息通知供應(yīng)商做好準(zhǔn)備；并于新版包材到位前的40天對供應(yīng)商和公司的舊版包材進(jìn)行盤點，根據(jù)盤點人確認(rèn)的盤點數(shù)，結(jié)合新版包材到位時間，確定最后一次舊版包材訂單數(shù)量。每次改版時，因采購原因所造成的各品項舊版包材損失不得超過10000元，否則，對相關(guān)責(zé)任人予以處罰。6.5隨時跟蹤臨原材料的保質(zhì)期，對離過期三個月的原材料必須及時做出處理，嚴(yán)防過期報廢造成損失，否則，對相關(guān)責(zé)任人予以處罰6.6采購部應(yīng)與生產(chǎn)部、品控部、研發(fā)辦、倉庫保持緊密溝通，嚴(yán)防因溝通不到位造成工作失誤。7.0物料調(diào)撥管理7.1采購部根據(jù)生產(chǎn)日庫存情況、生產(chǎn)計劃、貨物運輸周期,及時調(diào)撥貨物。7.2倉管6、員必須憑送貨者持有供應(yīng)部開具的送貨通知單或訂貨通知單或調(diào)撥單收貨。7.3采購部應(yīng)將供應(yīng)商的來料和調(diào)撥情況進(jìn)行登記與統(tǒng)計，每月27日與各原材料保管員就原材料調(diào)撥與入庫進(jìn)行核對并及時糾錯。8.0發(fā)票審核管理8.1采購發(fā)票由財務(wù)部統(tǒng)一收取并審核后,及時入賬。8.2發(fā)票經(jīng)手人應(yīng)對發(fā)票妥善保管,凡因保管不善造成丟失或損壞給公司造成損失,由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。9.0物料質(zhì)量管理9.1采購部嚴(yán)格按照質(zhì)管部制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)采購。對檢驗不合格的，采購部在接到質(zhì)量信息反饋單后，及時按采購合同約定予以處理；原則上予以退貨，特殊情況需降價或作其他處理的需報總經(jīng)理批準(zhǔn)。供應(yīng)商檔案管理9.2在供貨供應(yīng)商均須建立檔案。9.3檔案按大7、宗原料、輔助材料、包材、其它分類； 9.4供應(yīng)商檔案應(yīng)包括如下資料：9.4.1企業(yè)簡介；9.4.2營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法人身份證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等不同行業(yè)國家相關(guān)職能部門要求的必備證書及其它認(rèn)證書復(fù)印件；9.4.3所供原材料的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；9.4.4生產(chǎn)及檢測設(shè)備清單；9.4.5產(chǎn)品檢驗合格報告單及產(chǎn)品質(zhì)量合格證；9.4.6公司與其簽訂的合同和協(xié)議；9.4.7公司訂購單及收貨記錄；9.4.8公司質(zhì)檢部門對該原材料的質(zhì)量信息反饋單及退貨記錄；9.4.9公司對該原材料的價格審批單及價格變動記錄；9.4.10公司對該供應(yīng)商的年度評審記錄；9.4.11其它與該供應(yīng)商有關(guān)的資料；9.5供應(yīng)部對檔案應(yīng)安排專人保管，檔案保管員因故更換時需辦理移交手續(xù)，相關(guān)人員需翻閱檔案時須經(jīng)保管員同意，非相關(guān)人員翻閱檔案須經(jīng)供應(yīng)部部長同意。9.6檔案保管員應(yīng)經(jīng)常與相關(guān)供應(yīng)商保持聯(lián)系，隨時了解供應(yīng)商的有關(guān)情況變化，及時更新或補齊相關(guān)資料。9.7對臨時供貨的供應(yīng)商統(tǒng)一建立臨時供應(yīng)商檔案，淘汰或己停止合作的供應(yīng)商檔案及時取出另行存放。10.0本制度自發(fā)放之日起執(zhí)行。發(fā)放范圍總經(jīng)理、辦公室、生產(chǎn)部、生產(chǎn)車間、包裝車間、倉庫、財務(wù)部、品控部、采購部、化驗室 共印10 份。