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1、公司采購計劃、合同倉庫管理制度及部門責任編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司采購部流程管理制度采購制度嚴格按照公司的質量體系要求。采購過程簡化，程序可循，做到有據可查，防范風險，降低成本。一、采購計劃采購部負責制訂公司采購計劃，接到采購計劃報公司總經理批準后，確保各項采購任務完成，其中包括工程采購，物質采購和工具采購等。1、采購申請單下達：工程項目采購申請單由項目經理簽字確認，交于公司采購部，采購部核實倉庫庫存，遞交公司總經理審查批復后統一下達采購部。采購計劃單中應標明：工程名稱、產品名稱、數量、型號、及相關技術參2、數、備（推）選廠家等。2、采購計劃單變更：非該項目項目經理下達的采購計劃概不采購。采購計劃變更（其中包括數量增減、型號更改、增減項目等）需由項目經理簽字確認，采購部接到變更通知，需要和工程合同進行校核，內容和工程合同一致報總經理批復，不一致及時登記備案匯報總經理，以便日后追加工程款。3、采購時效管理：所有采購計劃根據工程具體情況，確定哪些材料先到位，哪些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程進度的前提下，材料及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃在供應商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規定的時間完成任務，做到及時采購、及時跟蹤、及時發貨、及時反饋現場收貨情況以及材料使用情況。43、建立工程采購檔案：將采購相關資料由電子文檔和書面文檔分項管理，每一年的工程采購合同與工程清單統一管理：工程詢價單、直接采購清單設備報價單統一管理。供應商合同根據具體工程統一管理，直接采購部分根據具體采購人直接管理。二、采購平時多熟悉和掌握公司所需的各類物質的名稱、型號、規格、單價、用途、產地等。瀏覽相關網站，按時按量按質完成采購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制降低采購成本。對于特殊產品采購，按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告。采購活動具體實施分為詢價、比價、議價、供應商管理等四個方面：1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網絡查詢，直接尋找供應商，供應商自我推銷，展會等4、形式。確定部分適合長期合作的合作伙伴同時，也要不斷開拓新的供應商，尋找新的產品。對于物資采購產品根據市場行情合理報價，對于所報價產品進行及時溝通，說明價格漲落的原因以及供貨周期，對于用戶指定而市場面臨淘汰的產品，因推薦新產品（若對方堅持，應說明存在的質量問題以及保修問題，盡量有文字依據），產品詢價，報價時應注明產品名稱、規格型號、單價、金額、稅金、運費、質保、售后、付款方式等情況，以及供應商廠家，聯系人，聯系電話等信息。2、比價：對供應商所報的產品價格進行有效的核對（對具有可比性的的廠家產品進行比價）。對于單項產品做到貨比三家，以正規比價格式存于計算機或手工記錄文字資料，在比價時做出價格分析。5、3、議價在確定廠家后進行產品價格商務談判，盡量降低采購成本，爭取有利的付款方式。4、供應商管理：通過尋找新的貨源拓展供應商范圍，加強老供應商管理。每年對供應商一次評定（以質量、售前售后服務、生產力、交貨期、付款、價格等方面考核），對不合格供應商及時調整。對于合格的年度復審。三、合同管理與供應商簽訂采購合同，敦促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項。1、合同簽訂：統一制定標準合同樣本，主要體現在產品明細、價格、質保，主要技術參數、運輸、到貨期限、質保期，付款方式，稅金等幾方面。最好盡可能留有質保金，附上采購清單。2、合同管理按具體工程項目細分，每一個項目采購合同歸類到每個工程項目名下，直接采6、購的按采購人分。3、合同交于公司財務部統一管理，采購部留備份，采購部與供應商簽訂購買合同后，第一時間提交給財務管理。四、驗貨采購部和倉庫一起負責物質到場驗收，所有物質到場后必須詳細查看，清點做到送貨單，發票與實物的數量規格，單價一致，并及時入庫。五、倉庫管理1、入庫管理：供應商送交物料時，倉管員根據公司的采購清單仔細核對貨物的數量、規格、質量、價格，判定合格后詳細填寫入庫單保存第二聯，第一聯交于財務，財務人員憑入庫單和客戶送貨單（必須有工程名稱、供應商公司名稱、聯系方式）做應付貨款，缺少一樣，財務不予做應付款（倉庫每月月底前必須將入庫單遞交給財務）。如發現不合格，有權拒收，退，換不合格產品。27、物料保管：物料的儲存保管，應根據物料的特征和用途規劃倉庫區域，定置存放管理。物料的堆放應盡量做到過目點數，檢點方便，成行成列，整齊易取。物料如有損失，報廢等，倉管員要及時向公司匯報，審批后方可處理，未經批準一律不能擅自處理。倉庫物料也不準擅自借出，拆件零發，私自挪用，損壞等3、物料出庫：如需從倉庫借或領用物料時，需要填寫領料單，是領用還是借用要注明清楚，由項目經理簽字，領用人簽字，方可領取物料，倉管員要及時填寫出庫單并讓項目經理簽字，及時登記賬目并保存好出庫單，做好庫賬，做到物賬相符。物料出庫后，如未完全使用完，必須退回倉庫，退回倉庫也是用入庫單。如有突發情況需要領用物料的倉管人員可以視情況8、采取先發料后補單的程序，并做好記錄，領料人要在第一時間內補辦手續，交給倉庫。4、倉庫盤點：根據工期可以進行周、月、季、年的期限做好入庫，出庫，剩余庫存匯總工作。六、采購部責任1、負責與財務協調做好出入庫，發票清理和結款，合同管理工作。2、及時與技術部、工程部了解項目進度和緊急變動情況。3、物質售后服務，負責返修和調換產品明細。由具體采購負責人與廠家協商、跟蹤，保證產品在最短時間返還到施工現場。七、采購崗位責任1、采購應嚴格遵守采購程序，有效地進行采購。2、不斷的開辟建立新的物資供應渠道，尋找物美價廉的物質，提高供應商服務質量，減少采購費用，節省開支，降低成本，獲得充分的物資供應。3、提高工作效率，縮短采購周期，提高經濟效益。4、在任職期間，嚴格履行本崗位的職責，定期向經理匯報本部門的月、季、年的統計工作，并提出好的建議和意見。