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1、公司集中采購及合同簽訂物資驗收管理規定附表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集中采購管理規定1目的 為加強本院集中采購流程的管理和監督，規范采購行為、防范市場風險、提高采購資金的使用效率，特制定本規定。 2范圍 對所有外部采購活動，包括設備及耗材購買、辦公用品購買、軟件購買、文本制作、多媒體制作、模型制作、效果圖、曬圖、設計專項外包或勞務借用均受本規定控制。 3原則 采購工作應遵循“先預算立項后采購”、“集中采購”的原則。 4部門劃分和職能 4.1請購部門的劃分 行政類資產、服務、辦公及生活項目（含基建、車輛）由行2、政管理部提出采購申請；IT設備（電腦、打復印機、投影儀、掃描儀、電話、耗材等）由信息中心提出采購申請,注：新進員工電腦等IT設備由信息中心提出采購申請，日常工作中的IT設備更新與維護等采購由設備使用部門提出采購申請。生產經營類服務、支持由各使用部門自行提出采購申請。 4.2采購部門的劃分 行政類資產、服務、辦公及生活項目（含基建、車輛）由行政管理部負責采購；IT設備（電腦、打復印機、投影儀、掃描儀、電話、耗材等）由信息中心負責采購。生產經營類服務、支持由各使用部門負責采購。 4.3各采購歸口部門需指定采購管理人員；請購和采購為同一部門時，原則應分別指定請購和采購人員。4.4財務、內審、紀檢監察3、部門負責監督和檢查。5請購 請購經辦人員應以實際需求為基準、批準的預算為依據，核實庫存情況履行請購申請手續（以工作請示單的形式進行請購立項，需注明請購資產的名稱、規格、數量、需求日期、預算等）；緊急請購時，請購經辦人因予以注明并寫出原因（請購申請通過綜合信息系統中工作請示單流程進行申請）。注：在預算范圍內，10000元以下的立項由分管院領導審批；超出預算或10000元以上的立項需由院長審批。6采購 6.1 采購方式 請購申請獲批后，采購經辦人員填寫“采購單”經審批通過后進行采購。除一般采購方式外，采購部門可依商品使用、采購特性及對院經濟效益的影響，選擇下列一種最有利的方式進行采購： 長期報價采4、購：凡經常性使用，且使用量較大宗的商品或服務，采購部門依據議價小組選定的供應商（選定廠商）及議定長期供應價格。 集中計劃采購：凡具有同質性的商品或資產，以集中計劃辦理采購較為經濟的，可核定集中采購項目采購部門定期集中辦理采購。 臨時零星采購：對于使用頻度不高，較難實現規劃的，一次采購金額在2萬元（含）以下的臨時零星采購。6.2 詢價、比價、議價、招標詢價、比價采購金額5萬元（含）以下的采購(日常辦公用品、維修維護料、低值易耗品、設計專項外包或勞務借用等)，采購經辦人應依請購事件的緩急，先核對請購內容，查閱“供應商資料”、“歷史采購記錄”、庫存數量、參考市場行情或公司可利用的資源等其他有關資料后5、開始詢價，需要選三家或三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價（符合長期報價采購的情況，且供應商庫中未有三家或以上提供相同產品或服務的供應商，可不受此限），并呈報另一指定的人員進行核實。由另一指定的人員通過實地調研、網絡、電話或傳真等方式對其詢價結果進行核實并發表意見。采購過程中產生的文件，包括供應商報價單（加蓋公章）等需在采購申請部門留存。臨時零星采購也應由采購部門通過網絡、電話、實地走訪等形式進行三方比價。采購金額在5萬元至50萬元之間，履行以上詢價和比價程序，確定供應商后必須簽訂采購合同，按照合同約定完成采購。分類：設計類供應商10萬以下可不簽合同，10萬-50萬簽訂合同。議價采購金額超過6、50萬元至200萬元 （含）時， 采取邀請招標方式，組織三家以上供應商投標， 并組織評標小組進行評標。 確定中標供應商后，簽訂采購合同，按合同約定完成采購項目。評標小組成員應由使用部門、采購部門、財務部門、紀檢及內審部門等共同組成，特殊物資須請相關專家參加評標。已納入供應商庫的設計類供應商可不采取邀標方式。招標a）采購金額超過200萬元的，委托具有資質的招標單位進行公開招標，確定中標供應商后，簽訂采購合同，按合同約定完成采購項目。b）招標工作應組織評標小組，成員應由使用部門、采購部門、財務、紀檢和內審部門等共同組成，特殊物資須請相關專家參加評標。c）因特殊原因，未能進行招標采購的，經院務會批準7、后，可應采取多家比價的方式，綜合考慮性價比，確定供應商。d）招標采購應遵循集團招標管理的相關規定。6.3 各部門需開支（采購）時，凡沒有按上述審批手續審批的，財務部有權拒絕付款。7采購合同簽訂及物資驗收 7.1 合同簽訂 采購部門填寫“合同審查表”，并與供應商簽訂采購合同。 7.2 物資驗收 由采購部門會同請購部門統一按合同驗收。 采購部門應將所采購物資進行入庫登記并統一管理（成本歸屬部門的設備物資產生跨部門調配的，需填寫設備調配單，按流程完成調配手續）。7.3 付款形式 采購部門按公司財務規定進行付款。 8采購人員要求 8.1參與本院采購的工作人員應嚴格遵守相關廉潔自律的規定，自覺接受院的監8、督檢查。對采購活動中發生的違法、違規或有損公司經濟利益和社會形象的行為，任何人可以向院長信箱投訴、舉報。 8.2 對相關責任人員違規的處理：參與本院采購的工作人員因玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊、索賄受賄的依照國家法律、法規、和本院有關規章制度進行處理，情節嚴重的移交司法部門處理。 9 供應商管理 9.1 通過詢價、議價、招標確定的供應商，由采購部門填寫“供應商選擇評價表”以及“合格供應商名錄”。供應商登記的主要內容應包括對方單位名稱、地址、聯系人姓名、電話、供應產品、供貨單價、結算方式、能否開具增值稅專用發票等。9.2 采購物品應優先選擇合格供應商名錄中的供應商。 9.3 采購部門每年年底根據9、采購物品情況，對所列供應商進行一次全面評估；新進供應商應做到“先評價、后入庫”。評估結果應記入“供應商選擇評價表”中。 9.4 經持續評估確認為不合格的供應商，將依照以下辦法處理： 限期整改，復評； 或取消供應商資格。 當供應商處于限期整改狀態下，采購部門應停止向其采購，待對其復評合格后，方可向其采購。 9.5 例外原則 對以往經營活動中，本院積累形成良好合作關系的供應商，直接填寫“供應商選擇評價表”，并在評審結論中加以說明，經部門負責人以及分管院領導確認后，供應商名單進入“合格供應商名錄”。 10質量記錄表 采購單（QM/-21-R1-1）設備調配單（QM/III-11-R1-2）合同審查表10、（QM/-21-R2）供應商選擇評價表（QM/III-21-R3）合格供應商名錄（QM/III-21-R4）附加說明：起草人： 年 月 日 審核人： 年 月 日 批準人： 年 月 日實施日期：年 月 日采購單采購經辦人采購部門請購部門要求到貨時間獲批預算詢價或比價情況：序號采購商品或服務名稱相關要求數量 商品或服務描述采購意向及供應商：采購總金額：采購部門意見：財務部門意見：注：當采購金額超出獲批預算時需財務復審采購部門分管院領導審批：驗收情況：采購部門簽字驗收： 請購部門簽字驗收：申請人領用/確認簽字：辦理完畢復印三聯：一聯采購部門留存，一聯經辦人附在報銷清單后報銷，一聯經辦人留存設備調配單11、（QM/III-11-R1-2）經辦人經辦人所屬部門調出部門調入部門設備調配情況說明注：若接受設備內部調配請依據網管提供的設備清單選擇所要設備，調配價格由雙方部門經理自行協商并簽字注明。序號調配設備名稱相關要求數量 調配原因約定金額調出部門總監意見：調入部門總監意見：財務部備案：經辦部門分管院領導審批：辦理完畢復印三聯：一聯經辦部門留存，一聯經辦人交財務備案，一聯經辦人留存 合同評審表年 月 日合同名稱甲方合同聯系人姓名聯系方式合同類型設計項目 園區改造 招商引資 行政采購 實驗基地 媒體宣傳其它 乙方合同聯系人姓名聯系方式設計項目類型住宅 配合公建 公建 其他 發起部門發起部門總經理意見設計12、項目內容全過程 方案及初設階段 概念方案 初設和施工圖設計其它 財務總監復核意見設計項目規模法務意見設計項目地點甲方名稱院長審批乙方名稱合同總額合同歸檔是否歸檔是否檔案保管人付款方式1、2、備注3、4、合同簽訂完成備注：（1）院內有關物資采購、建筑工程合同由財務部或信息中心審查價款。（2）重要或標的額較大的合同（如合資、聯營、資產轉讓、借款、擔保、購買成套裝備、標的額5萬元以上的合同），須報院長審批。（3）重大合同、標的在20萬元以上的合同必經法律顧問簽署意見。供應商選擇評價表（QM/-21-R3）供應商簡況供應商單位名稱供應商單位地址成立時間法定代表人聯系人電話郵編傳真營業執照資質憑證營業范圍可提供產品及服務項目評審結論：等級分為“優、良、中、差”并填寫復評意見（總體評價在良或以上的可入庫）評審內容資質價格服務質量總體評價等級入庫意見:部門負責人： 分管院領導：復評意見（第一年）部門負責人：分管院領導：復評意見（第二年）部門負責人：分管院領導：復評意見（第三年）部門負責人：分管院領導：復評意見（第四年）部門負責人：分管院領導：復評意見：代表“通過復評”；代表“限期整改，復評”；代表“取消供應商資格”。 合格供應商名錄（QM/-21-R4）序號供應商名稱經營范圍聯系人備注1234567891011121314151617