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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度飯店財(cái)務(wù)部庫房物管理制度及程序編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 政策及執(zhí)行程序檔案名稱：生效日期：政策號(hào)碼：修改日期：部 門：財(cái)務(wù)部批 準(zhǔn)：總經(jīng)理主題: 庫房物品管理制度及程序政策這是*飯店的庫房管理政策。 此政策是為保證飯店正常運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)降低庫存成本、節(jié)約資金的目的，要求庫房人員對(duì)儲(chǔ)存在倉庫的所有物品的種類、數(shù)量及價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)庫房物品的收、發(fā)、領(lǐng)、退及報(bào)廢進(jìn)行嚴(yán)格管理的制度。目的制定此政策的目的是保證各類物品有充足的供應(yīng)，避免積壓，降低成本，節(jié)約資金。程序 一、 庫房收貨2、1、 倉庫保管員通過收貨部收到貨物。2、 每張收貨報(bào)告必須與每批貨物相對(duì)應(yīng)。3、 倉庫保管員必須認(rèn)真清點(diǎn)貨物的數(shù)量，并與收貨報(bào)告核對(duì)，核對(duì)相符后在收貨報(bào)告上簽字以表示確認(rèn)收到貨物，如遇收貨記錄與倉庫記錄不符，必須及時(shí)通知收貨人員直到問題解決。4、 簽過字的收貨報(bào)告，其中一聯(lián)保存在倉庫保管員手中作為入庫憑據(jù)。5、 物品保存在指定的地點(diǎn)，倉庫保管員立即調(diào)整“BIN-CARD”，并在收貨報(bào)告上作記錄以顯示收貨報(bào)告上的數(shù)量已被記錄到“BIN-CARD”上。6、 工作完一天，收貨部人員把一天的“總庫收貨記錄日?qǐng)?bào)表”的復(fù)印件轉(zhuǎn)給倉庫保管員。7、 倉庫保管員檢查是否當(dāng)天的收貨都記錄在收貨日?qǐng)?bào)表中，把手中所有3、收貨報(bào)告的副聯(lián)加出總數(shù)，與報(bào)表對(duì)照。8、 如果記錄不一致，倉庫保管員要調(diào)整庫存卡。在飯店中，長期的系統(tǒng)要使用電算化。1、 從運(yùn)作部門退回存貨是不允許的，除非有財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)同意，只有庫房的存貨項(xiàng)目才允許退回到庫房。二、 庫房設(shè)施1、 所有的庫房必須備鎖，在不發(fā)貨的時(shí)候必須鎖好。2、 如可能，避免使用外部的倉庫設(shè)施及離飯店較遠(yuǎn)地方的設(shè)施。3、 庫房設(shè)施要按相關(guān)的被保護(hù)存貨的價(jià)值以及運(yùn)作的方便來使用和分配。4、 庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臏囟燃皽囟瓤刂圃O(shè)備來保證環(huán)境，適合庫房的需要。5、 庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臒艄夂屯L(fēng)系統(tǒng)，要特別關(guān)注灑水器、滅火器和易傳染地區(qū)。三、 鑰匙控制1、 只允許一套鑰匙4、流通使用，另一套應(yīng)保留在財(cái)務(wù)經(jīng)理手中以備急用。2、 所有鑰匙都要貼有標(biāo)簽。3、 當(dāng)庫房鎖好后，所有鑰匙要封在一個(gè)信封中，存在前臺(tái)收款員處。4、 由總經(jīng)理簽字授權(quán)的可領(lǐng)鑰匙的人員名單，要保留在前臺(tái)處，所有鑰匙只對(duì)名單上的人員發(fā)放。5、 記錄本要保存在前臺(tái)，記錄鑰匙的簽進(jìn)簽出，每一條必須有兩個(gè)簽字領(lǐng)鑰匙人或歸還鑰匙的人、收款員或夜審接收或發(fā)放人。6、 為保證庫房安全，庫房門的鎖要定期更換。四、 庫存物品進(jìn)價(jià)所有存貨項(xiàng)目的單價(jià)（成本）要注意以下幾點(diǎn)： 1、存貨應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際成本登記入帳 1.1購入的存貨以買價(jià)加運(yùn)輸、裝卸、保險(xiǎn)等費(fèi)用和應(yīng)繳納的稅金作為實(shí)際成本。 1.2盤盈的存貨，按照原實(shí)際成本或者同類5、存貨的實(shí)際成本入帳。 1.3自制自產(chǎn)的存貨，以制造生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)實(shí)際支出作為實(shí)際成本。 2、每個(gè)項(xiàng)目的單價(jià)都要反映在采購申請(qǐng)單、收貨報(bào)告中。每月底要與成本人員對(duì)單價(jià)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時(shí)調(diào)整。五、 庫房紀(jì)律1、 所有庫房必須保持清潔、干燥、良好的通風(fēng)和良好的照明。2、 所有項(xiàng)目應(yīng)標(biāo)出收到貨物的日期。3、 每一個(gè)庫房的物品應(yīng)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的存放地點(diǎn)，經(jīng)常用的物品應(yīng)放在方便的地點(diǎn)。重的物品應(yīng)放在離門較近的地方，輕的物品要放在高一點(diǎn)的架子上。4、 新運(yùn)到的物品要放在架子上已有貨物的后面。5、 庫房發(fā)貨的時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況確定，一般日常用品可每星期兩次，若遇緊急需要可隨時(shí)發(fā)貨。6、 沒有財(cái)務(wù)經(jīng)6、理的批準(zhǔn)不得增加新的庫房項(xiàng)目。7、 實(shí)地盤存必須按確定好的時(shí)間要求來進(jìn)行。8、 每個(gè)庫房實(shí)地檢查的計(jì)劃和確切時(shí)間必須確定。管理人員要視察并確保計(jì)劃適合運(yùn)作。9、在實(shí)地存貨清點(diǎn)的過程中，不允許收貨或發(fā)貨。10、必須任命實(shí)地庫存檢查的負(fù)責(zé)人員。11、在備忘錄中注明“CENTRALIZE LOCATION”，以便更好的勾通。12、每一個(gè)地區(qū)要有一個(gè)專人負(fù)責(zé)。13、為避免實(shí)物清點(diǎn)的重復(fù)性，庫存清點(diǎn)區(qū)域從開始到結(jié)束都要在備忘錄中注明，如有必要，小組成員必須熟悉存貨并先清點(diǎn)一次。14、存貨摘要必須在月末5日內(nèi)完成。15、部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理授權(quán)決定同意或否決存貨摘要報(bào)告，如果存貨摘要報(bào)告被否決，要弄清原因，7、同時(shí)新的存貨程序要在同一天安排好。六、 長期庫存記錄長期庫存記錄設(shè)置的目的：1、 及時(shí)提供使用的信息以及庫存的數(shù)量以備再訂貨時(shí)有數(shù)據(jù)參考。2、 隨時(shí)可形成帳本上的庫存與實(shí)際庫存的比較情況。 所有其他庫存項(xiàng)目都需要作“長期庫存記錄”。七、 庫存卡 庫存卡是用來記錄各類物品入庫、發(fā)貨、損壞/腐爛以及所有存貨項(xiàng)目的調(diào)整的卡片。這些項(xiàng)目都要受長期庫存記錄的控制。倉庫保管員每天記錄和更新“庫存卡”的記錄，每一個(gè)庫存卡上的余額代表可隨時(shí)發(fā)出貨物的實(shí)際數(shù)量。庫存卡必須與月存貨記錄相一致，所有長期記錄與實(shí)際存貨記錄的不同之處必須調(diào)查清楚，并報(bào)告給財(cái)務(wù)經(jīng)理。八、 物品申請(qǐng)單1、 設(shè)置物品申請(qǐng)單的目的2、 1.18、物品領(lǐng)用申請(qǐng)單是各部門根據(jù)需要到庫房領(lǐng)用所需物品的單據(jù)。1.2保證庫存物品的發(fā)出只用于允許的范圍內(nèi)。3、 1.3提供原始的發(fā)貨數(shù)據(jù)資料，便于財(cái)務(wù)準(zhǔn)確核算各部門費(fèi)用。4、 1.4保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。5、 物品申請(qǐng)單的批準(zhǔn)2.1有權(quán)簽字人員必須經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)。6、 2.2有權(quán)簽字/批準(zhǔn)人員名單以及各自的簽字樣本的復(fù)印件要發(fā)到每一個(gè)庫房保管員手中。7、 2.3各部門填制一式三聯(lián)的物品申請(qǐng)單，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的簽字人員審批簽字后可到庫房領(lǐng)用。8、 物品的領(lǐng)用 部門人員持物品申領(lǐng)單到庫房領(lǐng)貨，庫房保管員經(jīng)對(duì)各項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核確認(rèn)無誤后發(fā)貨，之后庫房保管員要在物品申請(qǐng)單的發(fā)貨人處簽字，并將第三9、聯(lián)退給領(lǐng)用部門，一聯(lián)留庫房做銷帳之用，一聯(lián)轉(zhuǎn)成本。9、 物品申請(qǐng)單的保管4.1倉庫保管員要妥善保管所有的物品申請(qǐng)單，如果倉庫申請(qǐng)單數(shù)量較多，則可每25或50頁裝訂一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數(shù)字編號(hào)。 4.2準(zhǔn)備一個(gè)筆記本來記錄所有大批申請(qǐng)單的進(jìn)貨和發(fā)貨，按類別分類。1、 4.3建立“簽出”記錄本，記錄發(fā)出申請(qǐng)單的系列編號(hào)，每一個(gè)保管人員要在記錄本上簽字表示收到分配的申請(qǐng)單。倉庫申請(qǐng)單的發(fā)出與使用都要有嚴(yán)格編號(hào)控制制度。 申請(qǐng)單的準(zhǔn)備工作5.1總庫申請(qǐng)單用于所有庫房存貨的發(fā)出。10、 5.2申請(qǐng)人在申請(qǐng)單上列出項(xiàng)目和數(shù)量，在最后一個(gè)項(xiàng)目用線封死，并在“REQUESTED BY ”的10、空白處簽字，讓授權(quán)名單上的人簽字批準(zhǔn)。九、 庫房發(fā)貨程序1、 倉庫人員只有在收到完整的、批準(zhǔn)后的申請(qǐng)單后，才可發(fā)出貨物，倉庫保管員發(fā)貨并簽字后保留兩個(gè)副聯(lián)，將第三聯(lián)轉(zhuǎn)回使用部門。發(fā)貨后，由倉庫人員填入單價(jià)，計(jì)算匯總申請(qǐng)單上的金額，然后記入到存貨卡上。2、 完成計(jì)算和登帳后，根據(jù)申請(qǐng)單摘要（按項(xiàng)目、餐廳或部門等），倉庫保管員準(zhǔn)備“發(fā)貨摘要日?qǐng)?bào)表”，并將申請(qǐng)單第一聯(lián)附在后面。第二天，把“發(fā)貨摘要日?qǐng)?bào)表”和所有申請(qǐng)單第一聯(lián)轉(zhuǎn)到成本控制部。3、 倉庫人員保留所有申請(qǐng)單的第二聯(lián)，作為日后的查詢。十、 倉庫發(fā)貨報(bào)告?zhèn)}庫保管領(lǐng)班按照財(cái)務(wù)經(jīng)理建立的程序，負(fù)責(zé)編制庫房發(fā)貨報(bào)告，按以下方法完成報(bào)告：1、 總庫申請(qǐng)11、單日摘要此摘要是根據(jù)每天所填的申請(qǐng)單，從總庫發(fā)貨到各餐廳或各部門的摘要報(bào)告。 倉庫保管員負(fù)責(zé)把總庫發(fā)貨的所有記錄都記錄在報(bào)告上，為取得發(fā)貨的總數(shù)，倉庫保管員必須計(jì)算每一個(gè)申請(qǐng)單，計(jì)算摘要總數(shù)，紙帶必須附在每一個(gè)申請(qǐng)單后，所有的申請(qǐng)單都訂在一起，紙帶附在后面，顯示所有申請(qǐng)單的總數(shù)。2、 運(yùn)作設(shè)備申請(qǐng)摘要周報(bào)表 此報(bào)表是表示從運(yùn)作設(shè)備庫房發(fā)貨到各餐廳或各部門的摘要報(bào)告，每天的申請(qǐng)單是來源文件。倉庫保管員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備此報(bào)告。 要取得發(fā)貨總數(shù)必須計(jì)算單個(gè)申請(qǐng)單，計(jì)算摘要匯總，紙帶必須附在單個(gè)申請(qǐng)單后面。所有的申請(qǐng)單要訂在一起，加上紙帶顯示從申請(qǐng)單中計(jì)算出的總數(shù)。存貨發(fā)出計(jì)價(jià)方法 存貨發(fā)出計(jì)價(jià)方法采用“先進(jìn)12、先出”法。十一、 存貨程序檢查為核實(shí)長期庫存記錄的準(zhǔn)確性，要強(qiáng)制性的按下列程序進(jìn)行存貨檢查。1、 每個(gè)月都要對(duì)總庫和工程庫項(xiàng)目進(jìn)行存貨檢查。2、 每個(gè)季度都要對(duì)運(yùn)作設(shè)備進(jìn)行存貨檢查。存貨檢查準(zhǔn)備1、 只在一天工作結(jié)束的時(shí)候進(jìn)行庫房存貨的清點(diǎn)，財(cái)務(wù)經(jīng)理必須發(fā)布一個(gè)備忘錄，明確清點(diǎn)日期、時(shí)間、地點(diǎn)，給每一個(gè)相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)。2、 關(guān)于清點(diǎn)工作成員的安排必須明文規(guī)定，并要分發(fā)到各相關(guān)人員。3、 “清點(diǎn)單”必須編號(hào)，如可能，列出摘要。4、 倉庫保管員必須確保所有庫房要按照庫存項(xiàng)目正確存放，組織成有利于準(zhǔn)確清點(diǎn)的方式。所有“BINCARD”卡要在清點(diǎn)開始之前更正好。5、 每一項(xiàng)存貨都應(yīng)分開堆放，事先清點(diǎn)以13、方便準(zhǔn)確計(jì)算和節(jié)省時(shí)間。6、 部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)確保在他/她工作的時(shí)候，庫存貨物的需要能被及時(shí)補(bǔ)充，以確保在存貨清點(diǎn)的時(shí)候，沒有人持申請(qǐng)單去領(lǐng)貨。十二、 實(shí)地清點(diǎn)貨物1、 存貨的核算，一般采用永續(xù)盤存制。2、 存貨每月月末盤點(diǎn)一次，盤存數(shù)如果與帳面記錄不符，應(yīng)當(dāng)于查明原因后及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，一般在年終結(jié)帳前處理完畢。3、 盤盈的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填寫存貨盤盈報(bào)告，上報(bào)倉庫及收貨領(lǐng)班復(fù)核之后報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批，然后報(bào)總帳進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。一般應(yīng)當(dāng)相應(yīng)沖減有關(guān)費(fèi)用。4、 盤虧或者毀損的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填制一式三聯(lián)的盤虧/毀損報(bào)告，并附毀損物品證明，倉庫及收貨領(lǐng)班要進(jìn)行認(rèn)真復(fù)核，然后上報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)14、后報(bào)總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批后，一聯(lián)轉(zhuǎn)回庫房做調(diào)整庫存卡之用，一聯(lián)給成本，另一聯(lián)給會(huì)計(jì)做帳務(wù)處理，會(huì)計(jì)在處理盤虧或毀損的存貨時(shí)，在扣除過失人或者保險(xiǎn)公司的賠款和殘料價(jià)值之后，應(yīng)當(dāng)相應(yīng)計(jì)入有關(guān)費(fèi)用，其中由于非常原因造成的損失計(jì)入營業(yè)外支出。十三、 審計(jì)核查1、 在審查期間，由財(cái)務(wù)經(jīng)理派人進(jìn)行“現(xiàn)場檢查”，檢查庫存物品單中至少10%的物品數(shù)量及價(jià)格。2、 財(cái)務(wù)部人員必須核實(shí)計(jì)算結(jié)果以及各個(gè)存貨記錄單的總和及存貨摘要。十四、 存貨文件1、 清點(diǎn)記錄單和存貨摘要必須由清點(diǎn)人員簽字，列單員和相關(guān)財(cái)務(wù)人員核查數(shù)字計(jì)算過程并加出總和數(shù)，并請(qǐng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)同意，為了與此項(xiàng)需要相結(jié)合，避免簽字人在各自不同的清點(diǎn)單上15、簽字，建議設(shè)計(jì)一個(gè)“COVER SHEET”來記錄以上人員的簽字認(rèn)可。2、 樣式 庫房 日期 清點(diǎn)人 列單人 傳遞人 批準(zhǔn)人 （部門經(jīng)理）批準(zhǔn)人 （總經(jīng)理）十五、 存貨摘要批準(zhǔn)由各部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)地存貨清點(diǎn)和存貨價(jià)值的確定。十六、 存貨調(diào)整 長期存貨記錄必須要在相應(yīng)的記帳期間后，按照實(shí)際的存貨記錄做相應(yīng)的調(diào)整。在帳本記錄調(diào)整以前，要按照月結(jié)的時(shí)間安排進(jìn)行一次全面的檢查，事先必須獲得財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)認(rèn)可。任何調(diào)整均要由財(cái)務(wù)經(jīng)理報(bào)告給飯店負(fù)責(zé)人。廢棄/不用的物品 在實(shí)地存貨檢查中，如證實(shí)有損壞/不用的物品應(yīng)分別記錄在存貨表中。財(cái)務(wù)經(jīng)理與各負(fù)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)，確保所記錄物品為廢棄/不用的物品。一旦得到確認(rèn)，要與總經(jīng)理協(xié)商，由其決定確認(rèn)是否處理或替換使用這些物品。 一旦處理結(jié)果確定下來，所有與處理廢棄/不用存貨物品的相關(guān)費(fèi)用將被直接記入相應(yīng)的使用部門的帳戶。十七、 慢耗物品報(bào)告由財(cái)務(wù)經(jīng)理和采購部經(jīng)理告知各有責(zé)任的部門領(lǐng)導(dǎo)“慢耗物品報(bào)告”，以便計(jì)劃如何使用這些物品。倉庫及收貨領(lǐng)班需按月填制“慢耗物品表”。下列是規(guī)定的慢耗物品的時(shí)間，以上一次發(fā)貨為起初日。總 庫 六個(gè)月以上運(yùn)作設(shè)備庫 一年以上倉庫保管員有責(zé)任在每月7日內(nèi)準(zhǔn)備和完成慢耗物品報(bào)告。會(huì)計(jì)師要在分發(fā)前查閱此報(bào)告，然后分發(fā)給財(cái)務(wù)經(jīng)理及各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)以及總經(jīng)理。- 9 -