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1、重裝集團有限公司差旅費等財務報銷制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx重裝集團有限公司 發布此文件只限在xx重裝集團有限公司內部使用，未經公司許可不得擅自出版、復印。xx重裝集團有限公司編 制周 洲會 簽見審批單審 核版本號B財務報銷制度及報銷流程批 準更改號0生效日期共6頁1.目的1.1 為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為，倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。1.2 本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相2、關支出及專項支出等，以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。2.適用范圍適用于公司所有員工。3.職責3.1 各責任人均應按本制度所賦予權限、流程進行財務收支審批活動。3.2 經辦人或部門負責取得各項財務收支單據，對其合法性、完整性、合理性、真實性、及時性負責，并按規定報相關領導審批。3.3 財務總部負責對各項財務收支審批手續的合規性進行審核，并及時辦理各項財務收支。4.內容和要求 4.1借支管理規定及借支流程4.1.1 借款管理規定:出差借款：出差人員持審批后的出差計劃書辦理借款。借款額為預計的往返路費、住宿費、交通費、伙食補助，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手3、續。4.1.1.2 備用金：除行政總部小額采購及相關崗位人員借支定額備用金外,其他人員一律不借備用金.4.1.1.3 其他臨時借款，如業務費等，借款人員應及時報帳，不允許跨月借支。4.1.1.4 借款金額超過5000元應提前一天通知財務總部備款。4.1.2 借款銷賬規定：4.1.2.1 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；4.1.2.2 借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續。4.1.2.3 借款未還者前款不清、后款不借，除定額備用金外，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。4.1.3 借款流程4.1.3.1 借款4、人按規定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現金。4.1.3.2 審批流程: 公司總經理借款由董事長審批，公司分管領導借款由公司總經理審批，部門負責人（含副職）借款由公司分管領導審批，其他人員借款由部門負責人審批，屬“特批”的事項，須由部門負責人審核，分管領導審批；4.1.3.3 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務總部辦理領款手續。4.2 日常費用報銷制度及流程4.2.1 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。4.2.2 費用報銷的一般規定5、4.2.2.1 報銷人必須取得相應的合法票據（相關規定見附件發票管理制度），且發票背面有經辦人簽名。4.2.2.2 填寫報銷單應注意：根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張數；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由。4.2.2.3 按規定的審批程序報批：超過2000元的行政采購事項需事先詢價比價或對外招標并辦理請購手續（請購報告），經總經理審核后，方可進行采購；超過一定限額的招待費用需事先取得書面批準（如因特殊原因無法取得書面批準，需口頭請示批準）。超過標準的商務宴請的報銷手續需在宴請完畢后5日內完成。4.2.2.4 報銷5000元以上需提前一天通知財務總6、部以便備款。4.2.3 費用報銷的一般流程：報銷人整理報銷單據并填寫對應費用報銷單（須辦理申請或出入庫手續的應附批準后的申請單或出入庫單并由驗收人在“總務”處簽字）部門經理審核簽字財務部門復核總經理審批到出納處報銷。 差旅費報銷制度及流程4.2.4.1 國內費用標準： 類別級 別交 通 工 具住宿費標準交通費標 準補助費標準火車輪船飛機特區一般地級區特區一般及地區級 副總經理(含總助)及以上 軟席二等艙經濟艙500400280實報實報部門負責人硬臥高鐵三等艙350280200308060一般員工硬臥三等艙/200160120306050員工級別以xx集團OA上的個人信息“職務”中 公布級別為準7、4.2.4.2 國外費用標準：境外費用報銷標準：參照集團頒布海外財務報銷制度。4.2.4.3 費用標準的補充說明：a. 地域的規定：特區：是指北京、上海、天津、南京、杭州、廣州、深圳、珠海、廈門、青島、大連、汕頭、重慶、海南省。 一般：是指省會城市所在地區（另含蘇州、無錫、寧波）。地級區：是指地級市、縣。b. 嚴格控制乘坐飛機范圍。不符合乘坐飛機條件的員工出差需乘坐飛機，必須在出差前在乘坐飛機審批單上陳述乘機原因，并按下述審批流程辦理。部門負責人乘坐飛機由財務總監會簽，分管領導審批。其他人員乘坐飛機由部門負責人審核，財務總監會簽，分管領導審批，總經理審批；乘飛機往返機場憑民航專線車票報銷。c.8、 住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔(特殊情況事先請示)。d. 實際出差天數的計算以所乘交通工具出發時間到返長時間為準，12：00以后出發（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發（或12：00以后到達）以一天計。e. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據實際出差天數結算，原則上采用額度內據實報銷形式，特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。f. 宴請客戶需事前報領導批準（電話或書面請示）方可報銷招待費，同時按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當天的伙食補貼。g. 一般員工隨同公司領導出差,經隨同公司領導批準,9、 交通標準可按公司領導標準報銷。h. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。i. 由行政總部派車出差長株潭以外，不再報銷交通費；司機行車出差補貼，按照xx集團文號20120228文件執行。4.2.4.4 報銷流程a. 借支差旅費：出差人員出差前按批準額度辦理借款手續，出納按規定支付所借款項。b. 購票：出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政總部訂票。c. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，憑出差計劃書、乘坐飛機審批單根據差旅費用標準填寫差旅費報銷單，部門經理審核簽字，財務總部審核、簽字，總經理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。4.2.510、電話費報銷制度及流程4.2.5.1 費用標準a. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見人力資源總部相關制度。b. 固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。4.2.5.2 報銷流程a. 公司人力資源總部每年初將本月員工手機費執行標準（含特批執行標準）交財務總部，如有人員及報銷標準異動，及時通知財務部門。b. 財務總部通知員工于每年元月、7月20日前按話費標準將發票交財務總部集中辦理報銷手續。c. 財務總部指定專人按日常費用的11、審批程序集中辦理員工手機費報批手續。財務總部為員工設立臺賬，登記并控制報銷的手機費用總額。d. 員工到財務總部出納處簽字領款（元月25日前、7月25日前）。e. 固定電話費由行政總部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。4.2.6、交通費報銷制度及流程4.2.6.1 費用標準：（1）員工因公需要用車可根據公司相關規定申請公司派車，在沒有車的情況下經部門負責人同意后或晚上加班到9點鐘以后可以乘坐出租車;（2）市內因公車費應保存相應車票報銷。(3)管理人員車補標準由人力資源總部另行制定，享受車補不再享受市內交通費的12、報銷。4.2.6.2 報銷流程a. 員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經辦人名字，并由行政總部派車人員簽字確認，按規定填好費用報銷單。b. 審批：按日常費用審批程序審批。c. 員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續。4.2.7 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程4.2.7.1 管理規定：為了合理控制費用支出，此類費用由公司行政總部統一管理，集中購置，并指定專人負責。4.2.7.2 報銷流程a. 購置申請：公司行政總部每季度根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產管理辦法規定報批。b. 報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單（附出入庫單），按日常費用13、審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據（包括結賬小票）交財務總部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。c. 費用歸集：財務總部按月根據行政總部提供的各部門領用金額統計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。4.2.8 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程4.2.8.1 費用標準a. 招待費：為了規范招待費的支出，所有招待費應事前征得批準（電話或書面請示）。管理層進行商務宴請需取得總經理批準，中層管理人員進行商務宴需取得分管總經理（副總經理）批準。一般員工進行商務宴需取得部門負責人批準。招待費支出需事先填寫“招待費審批單”由申請人交上級審批。（附件“招待費審批單”14、）b. 培訓費：為了便于公司根據需要統籌安排，此費用由公司人事部門統一管理，各部門培訓需求應及時報送公司人事部門。公司人事部門根據實際需要編制培訓計劃報總經理審批。c. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節約成本，注意資源共享。各部門在報銷前必須到行政總部資料管理人員處進行登記（資料管理人員在資料發票背面簽字）。d. 其他費用：根據實際需要據實支付。4.2.8.2 報銷流程：a. 招待費由經辦人憑“招待費審批單”按日常費用報銷一般規定及一般流程辦理報銷手續。b. 培訓費由公司人事部門人員根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續。c. 資料費在報銷前需辦理資料登記手續，按審批程序審批后的報銷單及申請15、表到財務處辦理報銷手續。4.2.8.2.4 其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。4.3 工薪福利及相關費用支出制度及流程4.3.1 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規定執行。4.3.2 工薪福利支付流程4.3.2.1 工資支付流程：（1）每月5日由人力資源總部將上月工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險、浮動工資支付標準等信息）報總經理批準；（2）財務總部根據獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；（3）按工薪審批程序審批；（4）每月10日由財務總部通過銀行代發形式支付上月工資。4.3.2.2 臨時工資支付流程同工資支付流程16、。4.3.2.3 社會保險金支付流程：（1）由人力資源總部定期將支付標準交總經理審批，并財務總部交進行相關的財務處理；（2）社會保險金由財務總部協助人力資源專員辦理銀行托收手續，財務總部收到銀行托收單據應交人力資源專員簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。4.3.2.4 其他福利費支出由公司人力資源總部按審批后的支付標準填寫報銷單經部門經理簽字確認財務復核報總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務總部辦理報銷手續。4.4 專項支出財務報銷制度及流程4.4.1 專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。4.4.2 軟件及固定資產購置報銷財務制17、度及流程。4.4.2.1 填寫購置申請：按公司相關規定填寫資產購置申請單并報批。4.4.2.2 報銷標準：相關的合同協議及批準生效的購置申請。4.4.2.3 結賬報銷：（1）資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續，按規定填寫報銷單（經辦人在發票背面簽字并附出入庫單）；（2）按資金支出規定審批程序審批；（3）財務總部根據審批后的報銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日內辦理報銷手續。4.4.3 其他專項支出報銷制度及流程4.4.3.1 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動18、費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。4.4.3.2 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經財務審核意見后報總經理或其授權人審批。4.4.3.3 財務報銷流程a. 審批后的報告文件到財務總部備案，以便財務備款。b. 簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問進行審核，合同應注明付款方式等）。c. 付款流程：（1）由經辦人整理發票等資料并填寫費用報銷單（填寫規范參照日常費用報銷一般規定）；（2）按審批程序審批：主管部門經理審核簽字財務復核總經理審批；（3）財務總部根據審批19、后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日內辦理報銷手續。5、報銷時間的具體規定5.1 為了協調公司對內、對外的業務工作安排，方便員工費用報銷，財務總部將報銷時間具體安排如下：5.1.1 財務報銷：公司財務總部每周二、四進行財務報銷。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務總部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。5.1.2 借支及其他業務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。6 報銷審批權限的具體規定6.1 管理層人員的費用報銷，均由總經理、財務總監審核，董事長簽字批準。6.2 個人報銷車補、通訊費時，超過公司人事部門限定的本人年度額度標準的費用部分，不予報銷；特殊原因的，超過部分每次報銷時由本人書面提出申請報告，董事長簽字批準后方可報銷。7 附則7.1本制度由財務總部制定、修改并負責解釋。本制度審批權歸董事長。7.2本制度自頒布之日起開始實施,原有相關制度規定自行廢止。