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1、商務公司采購合同、應付賬款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章目的及適用范圍3第一節目的3第二節適用范圍3第二章職責分工3第三章供應商管理5第一節供應商初選5第二節產品試用6第三節供應商的考核與評估7第四節供應商質量管理體系7第五節供應商管理流程圖8第四章采購合同簽訂9第一節合同的審查與簽訂9第二節合同的變更9第三節合同爭議的處理9第四節合同的歸檔9第五章采購計劃及采購訂單9第一節采購依據9第二節采購計劃與采購訂單的制定10第六章應付賬款管理10第一節開具發票10第二節入賬10第三節付款11第四節對賬2、11第七章采購退回11第一節退貨11第二節開具發票12第三節入賬12第八章非生產型物資采購12第九章制度審閱13第十章相關表單14附件一供應商基本資料調查表14附件二初選供應商申請單14附件三合格供應商一覽表16附件四供應商樣件認定審批表17附件五供應商PPAP核準表19附件六工藝試驗單20附件七供應商考核表21附件八采購合同審批表22附件九緊急采購申請單23附件十采購訂單24附件十一采購部開具發票通知單25附件十二請購單26第一章 目的及適用范圍第一節 目的1、 確保采購業務的順利進行，并能適時、適價、適質供應生產所需的物品，以達成生產目標；2、 規范公司采購合同、采購計劃及采購支付的管理、3、加強采購風險防范，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，制定采購計劃、下達采購訂單，并支付采購貨款，最終保障采購活動的順利進行；3、 對為公司生產經營提供零部件、物料、工藝裝備及其輔助生產資料和服務的供應商進行選擇和評定，實施對供應商的產品質量監控，確保其質量不斷滿足公司及公司顧客對產品質量的要求。第二節 適用范圍本制度適用公司采購的生產性物料和非生產性物料。第二章 職責分工一、 總經理1、 確定物資采購原則；2、 審核批準合格供應商；3、 審批采購價格和供應商供貨比例；4、 對采購過程中的重大問題的處理進行決策等。二、 采購部1、 負責編制采購計劃、簽訂和保存采購文件等；2、 負責采購的組織實4、施，確保生產所需的各種原輔材料的供應；3、 負責采購產品的交驗和交庫；負責與供方的聯絡和協調組織質量部、技術部等相關部門尋找、推薦潛在供應商，選擇、評價合格供應商，和潛在供應商洽談和初步定價，按供應商管理流程組織和督促流程的實施進度；4、 會同相關部門處置采購物資在檢測、試驗、裝機和顧客使用過程中出現的質量問題；5、 負責供應商的業績表現的綜合評價；6、 初審供應商提供的PPAP文件的完整性和有效性；7、 會同相關部門對潛在供應商和合格供應商的質保能力和過程能力的評審，負責評審結果中不符合項的整改跟蹤及質量部日常填寫的供方質量通報書的傳遞與整改跟蹤；8、 負責與供應商管理有關文件資料的歸檔和保5、存。三、 質量部1、 負責編制外購產品、原材料驗收規范；2、 負責采購產品的進貨檢驗；3、 協同采購部解決進貨檢驗中發現的質量問題及時與供方聯絡處置；4、 保存進貨檢驗記錄；5、 參與潛在供應商的推薦與合格供應商的選擇，負責對潛在供應商提供的樣件進行檢測和試驗；6、 負責對潛在供應商和合格供應商質保能力和過程能力的評審；7、 負責對供應商提供的PPAP文件的評審；8、 負責對供應商批次供貨不合格、線上不合格、顧客反饋不合格以供方質量通報書形式反饋供應商，并負責供應商整改效果的驗證。四、 技術部1、 負責提供產品設計圖樣或采購清單，明確采購產品的名稱、規格和技術要求；2、 負責與供應商進行技術協6、調，簽定必要的外購產品技術協議和驗收規范；3、 處理采購過程中發生的技術爭議和技術問題；4、 負責采購零部件清單的編制，相關技術文件的發放、回收、更改，確保供應商產品與圖紙的有效版本的符合性；5、 負責同潛在供應商進行技術洽談，編制“采購產品技術規格書”，與采購圖紙一起作為采購依據文件；6、 負責開發的潛在供應商手工樣件和首批工裝樣件的試用、試裝，并作出結論，負責生產件的批準；7、 按照零部件對整機質量的重要度對零部件進行分類。第三章 供應商管理第一節 供應商初選一、 采購物品分類根據采購物料其功能對公司產品質量的重要度，將采購物料分為三類：A類產品：產品關鍵件。B類產品：對成品性能及質量起一7、定作用的。C類產品：一般標準件和易損易耗件。二、 A類和B類產品供應商的初選：1、 采購部按公司需要，以質量、價格、交貨期及質保能力作為初選依據；2、 采購部將搜集的供應商相關信息填寫供應商基本資料表，并填寫初選供應商申請表經技術部經理、質量部經理、采購部經理評審，進行初選；3、 將初選確定的潛在供應商相關資料呈報總經理核準。三、 C類供應商的初選1、 采購部按公司需要，以質量、價格、交貨期及質保能力作為初選依據；2、 采購部將搜集的供應商相關信息填寫供應商基本資料調查表（參見附件一），并填寫初選供應商申請單（參見附件二）經技術部經理、質量部經理、采購部經理評審，進行初選；3、 經初選合格的供8、應商相關資料呈報總經理批準，即進入合格供應商一覽表（參見附件三）。四、 其他供應商顧客指定的供應商可直接登入合格供應商一覽表。提供服務、承制工裝、供應輔助材料的供應商按C類零部件供應商要求執行。五、 供應商數據的維護合格供應商一覽表由采購部供應商管理員每年年初更新，經采購部經理審核，報呈總經理批準。第二節 產品試用一、 送樣試制采購部通知初選核準的A類和B類產品供應商進行商務洽談，或簽訂試制送樣協議。采購部將供應商提供的樣件和樣件全尺寸報告、材質報告、性能報告一并送質量部檢驗、驗證，并隨件填發供應商樣件認定審批表（參見附件四）。質量部完成對初始樣件的檢測、試驗、驗證后將結果填入供應商樣件認定審9、批表，對無需再進行試裝或壽命試驗考核的零部件，則完成確認過程后，可進入下一流程。需進行壽命試驗的零部件為：所有軸承、軸封、曲軸、動、靜盤毛坯、鋼球、止動環、定珠圈、偏心套、端面密封、離合器、O型圈、密封墊。二、 質保能力、過程能力評審采購部要求供應商限時提交PPAP文件資料，采購部會同質量部、技術部進行文件審查后，再進行供應商現場質保能力和過程能力評審，通過評審合格且又不需要進行小批試裝考核的即結束供應商評定流程，采購部相關經辦人填寫供應商PPAP核準表（參見附件五）經采購部經理、技術部經理、質量部經理、管理者代表會簽，呈報總經理批準后該供應商可進入合格供應商名錄。三、 小批試裝考核所有的零部10、件更改供應商后均需進行小批試裝認可，小批試裝的數量為100-200臺。由采購部相關經辦人下達工藝試驗單（參見附件六）經技術部、工藝部、生產計劃會簽，生產副總批準，交相關生產車間試驗并在工藝試驗單上反饋試驗結果。合格后方可進入合格供方一覽表。四、 未通過上述一、二、三項考核的供應商則按供應商管理流程圖（見本章第五節）返回原流程重新進入評審過程或取消潛在供應商資格。第三節 供應商的考核與評估為培養核心供應商，提升本公司的綜合實力，實施供應商動態管理。公司對供應商從質量、成本、交付、技術/服務等內容進行月度考核，以達到獎優懲劣，推動供應商不斷提高產品質量和服務質量，并將考核的結果記錄于供應商考核表（11、參見附件七）中，考核的記錄經采購部部長審核后存檔。對供應商產品質量、交貨期和配合度考核方法參見供應商管理程序。第四節 供應商質量管理體系一、 供應商質量管理體系開發的輕重緩急由質量部根據供應商提供產品的重要程度（主要針對外協、外購件和原材料）和公司對ISO9001質量管理體系的要求而決定。每年年初質量部制定供應商的質量體系開發計劃。A、B類產品的供應商由質量部負責每年對其過程審核一次，編制供應商過程評審報告，對供應商的質量體系作出評價。C類產品供應商不做要求。對供應商中的進口貿易公司及上一年度未供貨的供應商可不安排年度審核，對上一年度未審核的供應商如啟動供貨時，需重新安排審核并通過后方可供貨。12、對所有供應商根據實際的質量績效考核結果，當存在嚴重質量問題時，應隨時安排審核。二、 確定供應商質量管理體系開發需求的依據1、 對于提供外協、外購件和原材料供應商，由質量部以ISO9001：2008質量管理體系要求作為基本要求來進行開發。2、 對已通過和/或獲得ISO9001：2008質量管理體系證書提供外協、外購件和原材料供應商，公司除了要求其提供相關資料和相關證書以外，還將對其最終以符合ISO/TS16949質量管理體系標準為目標進行供應商質量管理體系的開發。具體開發流程參見供應商管理程序。第五節 供應商管理流程圖責任部門流程內容描述支持文件技術部采購部與相關部門采購部采購部、技術部、質量部13、總經理采購部、質量部質量部、技術部技術部、采購部、質量部技術部、采購部、質量部總經理、技術部、采購部、質量部采購部、質量部YY樣件檢驗和試驗N小批試裝考核(1001000件)合格供方確認納入合格供方監控評價Y樣件確認試裝（含壽命試驗）質保能力、過程能力評審YYNN確定潛在供方核準商務洽談Y采購零部件清單尋找、推薦供方供方資質審查篩選顧客指定供方NNN第四章 采購合同簽訂第一節 合同的審查與簽訂一、 采購合同的審查采購人員根據供應商管理程序尋找與選擇合格的供應商，就所購產品規格、交期、數量，與初選供應商進行詢價、比價、議價后，報價格組初次審核，通過后才可擬定采購合同，采購合同審批表（參見附件八）14、由相關采購員經辦，經采購部價格員審核、采購部部長審核，最后再經財務部、經營管理部進行合同評審，報總經理批準后，由經管部加蓋公司合同專用章。二、 采購合同的簽訂采購合同簽訂前必須嚴格審查供應商的供貨資格，只有具備合格供應商資格才可與其簽訂正式采購合同，對公司最終產品無直接影響的供應商（如五金、勞保、文具等）除外；采購合同應當采用標準采購合同文本，必要時可以根據所訂合同的具體情況再另外簽訂補充協議。第二節 合同的變更如合同條款需要變更，根據合同簽訂流程，重新簽訂采購合同。第三節 合同爭議的處理如發生合同糾紛，合同經辦人員應立即報告部門領導，可以采取通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。第四節 合同15、的歸檔采購合同都必須交公司經營管理部合同歸口管理人員登記、編號、歸檔保管。第五章 采購計劃及采購訂單第一節 采購依據一、 生產性物資采購部根據技術部提供的技術規格書及產品圖紙作為采購技術依據。依照合格供應商一覽表選擇供應商。對于特殊要求的應急采購，相關采購員必須辦理緊急采購申請單（參見附件九）應經技術部、質量部、采購部經理會簽同意，報總經理批準后實施。二、 非生產性物資非生產性物資采購的歸口部門及采購流程見本制度第八章“非生產性物資采購”。第二節 采購計劃與采購訂單的制定一、 下達采購訂單采購部各具體分管采購員，根據每月15日經管部提供的月度銷售預測計劃，綜合考慮各零件采購周期，下達部分采購訂16、單（參見附件十），供供應商備貨。各采購員下達給各供應商的每一張采購訂單由各采購員按月按個人編碼編號。采購部根據27日生產計劃部下達的月度生產計劃，依據當日各品種零部件的庫存，結合已下的采購訂單，進行調整，下達采購訂單給供應商。采購訂單經部門經理審核，匯總編制月度采購計劃，報經總經理審批。匯總的采購訂單（月度采購計劃）由辦公室蓋總經理簽名章。采購員將經總經理批準的月度采購計劃出具給供應商，實際采購數量以月度采購計劃為準。二、 變更采購訂單在月度采購訂單執行期間，對于銷售計劃的變化，采購部相關采購員根據計劃的變動以采購訂單的形式作相應調整。三、 應急采購訂單對于應急采購，相關采購員憑已批準的緊急采17、購申請單，下達采購訂單給供應商。第六章 應付賬款管理第一節 開具發票每月10日-20日采購員根據供應商上月全月供應合格產品的品種及數量通知供應商開具發票。第二節 入賬采購報銷單經采購部價格組、采購部經理、經營管理部經理、財務部經理及總經理審核簽字后方可報銷，計入當月應付賬款。第三節 付款采購部于次月10根據應付賬款余額表按“每月按應付賬款的30%支付貨款，逐月滾動支付。供貨方需要緊急用款，報總經理批準”的原則申請貨款，報財務經理及總經理審批后由財務部支付，支付方式包括現金、支票、電匯及承兌匯票等。第四節 對賬一、 與采購員定期對賬根據每月10日各供應商應付賬款余額，采購部審核員每月與各相關采購18、員的手工臺賬進行核對，如有記賬差異，找出原因及時調整。二、 與財務部定期對賬采購部價格組審核員每月10日根據截止上月月末的應付賬款余額，與財務部的應付賬款余額進行核對，如有記賬差異，找出原因及時調整。三、 與供應商不定期對賬供應商提供對賬單，并提交給財務人員對賬，如一致，財務部在對賬單上加蓋財務章并由采購員傳真給供應商，如我司與供應商余額有差異，需供應商提供應付賬款明細給我公司財務部門，經財務人員核對后經采購員將核對結果傳達給供應商，記賬有誤一方核對后對賬務及時調整。第七章 采購退回第一節 退貨物流中心廢品庫管理員根據料廢臺賬、料廢實物定期通知采購部相關采購員需退料廢的供應商、品種、數量 。采19、購員通知供應商相關負責人員到我公司確認退回產品，在出庫清單上簽名確認。雙方清點產品數量后庫管員根據原采購價格開據產品出庫清單給采購員，出庫清單需庫管員、經辦業務采購員和供應商提貨人簽字。第二節 開具發票采購員根據出庫清單填寫采購部開具發票通知單（參見附件十一）。采購部開具發票通知單及出庫清單，經由采購部價格組審核員審核價格后簽字，并需采購部經理審核簽字。采購員根據審核簽字后的采購部開具發票通知單及出庫清單到財務部門開具銷售發票給供應商。第三節 入賬根據發票金額計入當期該供應商應付賬款借方，扣減該供應商應付賬款。第八章 非生產型物資采購對外采購非生產性物資，須由請購單位向歸口管理部門通過請購單（20、參見附件十二）提出采購申請并報經分管副總經理和總經理審批后，由歸口采購部門購買。歸口管理部門負責制定、平衡本部門歸口管理范圍的物資采購計劃。具體歸口情況如下：物資類型歸口部門采購流程生產用機器設備設備部具體流程參見固定資產管理制度。電腦、打印機及其耗材設備部電腦、打印機采購具體流程參見固定資產管理制度。各種質控設備質量部具體流程參見固定資產管理制度。檢具、量具生產檢測器具質量部車輛及其消耗、修理物資辦公室車輛采購具體流程參見固定資產管理制度；消耗、修理物資低于1000元的，事后填寫報銷單，交總經理簽字審批，高于1000元的需先向總經理申請，同意后采購。房屋、建筑物修繕、改造用物資辦公室房屋、建21、筑物需修繕、改造，由需維修部門填制報修申請單交分管副總簽字，辦公室分管基建經理聯系裝修公司著手修繕和改造。辦公用文具，招待用品，企管宣傳用品，宿舍、食堂用物資辦公室配試用物資銷售部研發新品用物資技術部生產用原、輔材料，低值易耗品，勞保用品采購部各種工、夾、模具采購部上述物資之外的非生產性物資采購部對外采購應做到常規采購有計劃，零星采購有依據。無采購權的部門一律不得對外采購，歸口采購部門不得采購歸口以外物資，各歸口管理部門負責制定本部門歸口管理物資管理辦法。第九章 制度審閱本制度由采購部起草，呈總經理審核后頒布實施。每年由采購部組織年度審閱，更新后交總經理審批。第十章 相關表單 附件一 供應商基22、本資料調查表供應商基本資料調查表表 號：QP-15-01公司名稱負責人聯絡人公司地址電話/傳真TEL： FAX：工廠地址電話/傳真TEL： FAX：企業代碼成立時間資本總額股份組成年營業額最近一年的利潤率年產量月產量主要客戶主要供應商主要管理者資質說明職務姓名學歷主要工作經歷總經理技術主管質量主管生產主管人員構成總人數技術人員數質量人員數質量體系認證情況A、ISO 9000國際認證： 已通過 推動中 無B、TS 16949國際認證： 已通過 推動中 無主要生產、檢測設備及數量另附資料1.企業組織機構圖 2.質量組織機構圖 3.質量體系認證證書復印件4.營業執照復印件 5.稅務登記證復印件 6.23、組織機構代碼證復印件7.待開發供方請提供上一年度財務報表供方簽章總經理： 日期： （公章）附件二 初選供應商申請單初選供應商申請單供應商名稱產品名稱圖號用途初選供應商理由： 申請人/日期技術部意見： 此產品的重要度類別； A B C 部長簽字/日期：質量部意見： 部長簽字/日期：采購部意見： 部長簽字/日期 ：總經理意見： 總經理簽字/日期：附件三 合格供應商一覽表QP-15-03合格供應商一覽表序號供應商名稱零部件名稱重要度證書體系 編制/日期： 審核/日期： 批準/日附件四 供應商樣件認定審批表供應商樣件認定審批表表 號：QP-15-10編 號：供方名稱地址提供產品/規格提交日期供貨數量項24、目要 求實 測判 斷（/）尺寸1、8、1、8、1、8、2、9、2、9、2、9、3、10、3、10、3、10、4、11、4、11、4、11、5、12、5、12、5、12、6、13、6、13、6、13、7、14、7、14、7、14、 審核（日期）： 檢驗（日期）：材料1、3、1、3、1、3、2、4、2、4、2、4、 審核（日期）： 檢驗（日期）：性能 審核（日期）： 檢驗（日期）：技術部意見：樣件合格，同意批量使用簽名： 年 月 日樣件需部分改進合格后，批量使用樣件不同意使用質量部意見：簽名： 年 月 日管理者代表意見：簽字： 年 月 日總經理意見：簽字： 年 月 日供應商樣件認定審批表(鑄件毛坯25、認定專用)表號：QP-15-10編號：供方名稱檢驗日期提供產品規格模具號項目要 求實 測與圖紙不符合的尺寸1、11、1、11、2、12、2、12、3、13、3、13、4、14、4、14、5、15、5、15、6、16、6、16、7、17、7、17、8、18、8、18、9、19、9、19、10、20、10、20、外觀形狀不符合說明審核（日期）： 檢驗（日期）：采購部申請意見：簽名： 年 月 日技術部認定意見： 簽名： 年 月 日質量部會審意見： 簽名： 年 月 日管理者代表審批意見：簽字： 年 月 日說明：本表在對殼體毛坯與圖紙不符合尺寸進行最終認定時使用（上述不符合尺寸均不必修改，可以投入批量使26、用時），全尺寸檢測結果請復印后附后，認定結果對該模具正常生產的毛坯長期有效，保存在采購部和質量部檢測室作為供貨和檢測依據，如模具損壞修復后或更換模具、開新模具時，需重新送檢辦理認定。附件五 供應商PPAP核準表供應商PPAP核準表表號：QP-15-09編號：供方名稱零件類別產品名稱產品圖號序號文件名稱類別要求（Y/N）提交情況序號文件名稱類別要求（Y/N）提交情況1零件提交保證書10控制計劃2產品圖紙及技術標準11合格分供方清單及調查表3全尺寸報告12生產能力報告4零件材質報告13設備清單5零件性能試驗報告14檢測設備與檢具清單6零件檢驗規范15MSA報告7包裝方案及驗證16企標或行標8過程流27、程圖17尺寸檢具（實物）9過程FMEA18主要成本構成采購部意見：部長： 年 月 日技術部意見：部長： 年 月 日質量部意見：部長： 年 月 日管理者代表意見：簽字： 年 月 日總經理意見：簽字： 年 月 日備 注：工藝試驗單表號:/QR7.3-12共 1 頁 第 1頁編 號:M100825-3編制會簽審核工藝批準試驗名稱申請部門實施部門:機加車間 裝配車間 質量部 采購部 開發部工藝試驗內容: 試驗結論：機加車間清洗車間領導批示附件六 工藝試驗單附件七 供應商考核表供應商考核表2010年質量績效(40分)質量總得分交付績效(30分)交付總得分成本績效(30分)成本總得分綜合得分評估等級7月份28、體系入廠批次合格率在線批次不良率客戶反饋質量管理與意識供方名稱體系分項得分(10分）送貨批數接受批數讓步接受批數退貨批數在線批次不合格次數供方問題造成公司客戶抱怨和投訴次數批次不合格及投訴分項得分（20分）未按時完成質量整改次數以次充好導致批量質量問題次數質量管理分項得分（10分）不及時交貨次數交貨數量短缺次數供應商不配合次數價格同比得分價格環比得分降價目標達成滿意率得分編制：審核：批準：附件八 采購合同審批表采購合同審批表表 號：/QR7.4-06生效期：2000/12/18編 號：合同標的金額合同編號經辦部門經辦人合同說明：經辦部門負責人： 年 月 日價格員意見： 簽字： 年 月 日法律顧29、問意見：簽字： 年 月 日財務部意見：簽字： 年 月 日總經理意見： 簽字： 年 月 日附件九 緊急采購申請單采購產品名稱規格單位數量用途緊急采購理由： 要求到貨時間：_ 申請人/日期技術部意見： 此產品的重要度類別： A B C 部長簽字/日期：質量部意見： 部長簽字/日期：采購部意見： 部長簽字/日期：總經理意見： 總經理簽字/日期：QP-14-04 緊急采購申請單附件十 采購訂單QP-14-01有限公司 _ 月 正 式 采 購 單發訂單日：供貨單位： 編號:MDC100831-2名稱代號版本號本 批 訂 貨數量單位交貨期限066前蓋MWB-01-01330000只前分批發貨合計金額（大寫）： （含17%增值稅） 注： 有限公司 委托代表：（簽字）采購部負責人：（簽字）公司負責人： （簽字）供貨單位確認（簽字及日期）：附件十一 采購部開具發票通知單采購部開具發票通知單 年 月 日供應商名稱種類發票類型金額備注 合 計 經辦人: 審核:附件十二 請購單請 購 單表 號：/QR7.4-08生效期：2000/12/18編 號：請購物資列入的計劃名稱、編號請購人日期請購主管批準序號名稱規格單位數量估價用途