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1、商貿公司采購原則、程序及審計監督管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團公司采購管理制度一、總則(一)、為規集團及下屬生產企業的采購工作，特制定本制度。(二)、本制度適用于集團公司及集團下屬各生產企業的采購活動。二、采購原則(一)、嚴格執行詢議價程序凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購，每次采購金額在2000元以上，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。(二)、合同會簽制度固定資產的采2、購合同，必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業總經辦、設備維修部共同參與，調研匯總各方意見，經公司分管領導審核，總經理批準簽約。公司采購管理制度。屬集團采購的項目，應報總裁批準。(三)、職責分離采購人員不得參與物資和服務的驗收，采購物資質量、數量、交貨等問題的解決，應由采購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。(四)、一致性原則采購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審核后，差值不得超過請購量的5%-10%。3、(五)、最低價搜尋原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及各地區最低價格，實現最優化采購。(六)、廉潔制度所有采購人員必須做到:1、熱愛企業，自覺維護企業利益，努力提高采購材料質量，降低采購成本。公司采購管理制度。2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。4、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。6、努力學習業務，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。(七)、招標采購凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物4、資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式，由生產、質量、財務、審計、采購、總經辦等相關部門共同參與，定出一段時間內(一年或半年或一季度)的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨著掌握市場行情，調整采購價格。三、采購程序(一)、供應商的選擇和審計1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，征得生產、質量部門同意。必要時，報有關管理部門批準備案。2、對于大宗和經常使用的商品或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本5、控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業務記錄，會同企業生產、質量、采購部門對供應商定期進行評估和審計。3、固定資產及零星物資采購在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的因素。4、為保證原、輔、包材質量的穩定，供應商也應相對穩定。5、為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，對于生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。6、對于零星且規格繁雜的物資，每年度根據部門預算計劃統6、計造表交采購部門，向三家以上供應商詢價，經有關部門及采購部門綜合評估后，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協議，定期結算。(二)、采購程序1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預算銷售計劃生產計劃資金預算2、固定資產及其他零星物品的申請，由各使用部門填寫請購單，寫清采購物資的數量、規格、型號、質量標準、技術指標、制作工藝、材質、要求到貨日期等，由部門經理簽字上報分管領導批準，交集團采購部門。3、采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協調生產、財務、審計、質量、工程、維修總經辦及使用部門共同完成，報主管領導審批。生產、質量、工廠維修、使用部門負責采購材料的適用性，財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查7、合同付款條款的審核，法律部門負責合同條款的審查，審計部門負責合同的事前審計和事后財務審計。采購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產廠聯系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯系售后服務事宜。凡由集團采供部代各生產企業采購的物資，采購合同簽訂后，由集團采供部采購人員將合同傳真至生產企業采購部。4、計劃、倉儲主管負責計劃匯總、接貨、記錄，接收報告的出具。倉儲、質量部門負責原輔包材的驗收，并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數傳真至集團采供部。設備由申請部門、工程技術部門驗收，并出具驗收報告。8、(三)、中藥材采購:1、中藥材一般應實行招標采購，由于其價格隨市場行情波動較大，一般3月需重新組織招標一次。2、在招標確定了供應商以后，應通過市場調研，上網公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息，與供應商協商，不斷調整價格四、審計監督采購全過程進行財務監督和審計。在采購招標、采購詢議價、合同簽訂和采購結算過程中，除有生產、質量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外，財務、審計部門要全程參與。財務部門主要負責材料價格的核查，審計部門主要負責合同條款的審核和財務支付的事前事后審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。