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1、園林景觀工程有限公司采購部管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購部管理制度采購制度嚴格按照公司的質量體系文件要求。采購過程簡化、程序可循，做到有據可查、防范風險、降低成本。 本制度主要包含以下六點：一、采購計劃負責公司全部采購計劃，接到采購計劃并報分管副總、總經理批準簽字后，組織實施，確保各項采購任務完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購等。1、 工程采購：1.1建立工程采購檔案：將采購相關資料由電子文檔和書面文檔分項管理。每一年的工程合同與工程清單統一管理；工程詢價單、直接采購清單、設備報價單統一管2、理；供應商合同根據具體工程統一管理；直接采購部分根據具體采購人直接管理。1.2采購計劃下達：公司工程項目采購計劃由具體工程項目經理下工程請購單，經預算部經理、分管副總、總經理批準后，統一下達到采購部。1.3采購計劃變更：非該項目經理下達的采購計劃概不采購。請購單中應標明：工程名稱、產品名稱、數量、規格、型號、及相關技術參數、備（推）選廠家等。采購部接到采購計劃后，將采購計劃與工程合同進行核對，如有更改之處，需經項目經理、預算部經理簽字并報分管副總、總經理批準簽字后才予采購（其中包括數量增減、型號更改、增減項目等）。如項目經理出差，可請示副總經理代簽或發電子文檔打印備案。1.4采購時效管理：所有3、的采購計劃根據具體工程情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程工期進度的前提下，材料及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃在供應商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規定時間完成任務，做到及時采購及時跟蹤及時發貨及時反饋現場收貨情況及材料使用情況。2、機械物資采購獲得工程項目部采購計劃后，經初步調查確認。可行的采購由采購部報預算部、分管副總經理、總經理簽字批準后，進行采購，統一管理備案。2.1對于物資采購產品根據市場行情進行合理報價。2.2對所報價產品進行及時的溝通，說明價格漲落的原因以及供貨周期，對于工程項目部指定的、而市場面臨淘汰的產品，應推薦新產品4、，若對方堅持應說明存在的質量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據。2.3按具體的發貨通知單進行物資采購。如有更改之處需經項目經理、預算部經理簽字并報分管副總、總經理批準簽字后方可采購，到貨必需有收貨、驗貨記錄。3、工具、內耗物資的采購： 工具采購，由使用部門下申購單，經批準后進行采購，入庫領料后由具體使用人保管；內耗物資采購，誰申請，誰下申購單，采購部見批復后的申購單組織采購并入庫、出庫。4、采購手續流程4.1采購單下達收到具體經批準的采購計劃即確認為采購任務的下達。采購部具體負責人根據采購任務單填寫采購單，經簽字批準即為采購單下達。采購單須包含以下信息：產品名稱、規格型號、單價、金額、稅金情5、況、及供應商廠家、具體聯系人、聯系電話（緊急情況聯系電話）等信息。4.2審批程序確定采購的產品由采購負責人正確填寫采購單后，由公司預算部經理、分管副總經理、總經理簽字，確定同意采購的廠家以及價格和合同方式，同意付款采購。 請購單、申購單見附件1、2二、采購（比價）平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規格、單價、用途、產地等，瀏覽相關網站。按時按量按質完成采購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現所采產品與采購計劃不符，則其損失由具體采購負責人承擔。對特殊產品采購、按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告。采購活動具體實施分為詢價、比價、議價、供應商6、管理等四個方面：1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網絡查詢，面對直接供應商，供應商自我推銷，展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應商，尋找新產品，可采用少量進貨的原則不斷改進。2、比價：對供應商所報的產品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產品進行比價）。對單項產品做到至少比價三家，以正規比價格式存于計算機或手工紀錄文字資料。在比價同時做出價格分析。3、議價：在確定廠家后進行產品價格商務談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進行壓價（通常可以以公司中標價格低，要求降低采購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時間，給供應商產生我們要更改采購意向為由7、;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。4、供應商管理：通過尋找新貨源拓展供應商范圍，加強老供應商管理。每年對供應商進行一次評定（其中以質量、售前/后服務、交貨期、付款及價格等方面考核），對不合格供應商及時進行調整。合格、長期供應商要進行年度復核查看生產能力、供應能力、資質證書（執照年審）、產品證書等。比價表、合格供方評定表附件3、4三、合同管理負責與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項。1、合同簽訂：統一制定標準合同樣本，主要體現產品明細及價格、質保、主要技術參數、運輸方式、到貨時間、質保期等幾個大的方面。如大型設備盡可能的爭取扣留8、質保金。2、合同管理則按具體工程項目細分，直接采購部分按人頭細分，跟蹤供貨周期長的產品執行情況（型號、數量、貨期、運輸等）。3、工程合同管理：采購依據工程合同，工程合同歸預算部統一管理。四、驗貨負責物資到貨驗收，所有采購的物資到貨后必須詳細查看、清點，做到發票與實物的數量、規格、單價一致。如因清點不詳造成公司一切損失由采購員個人承擔。如有必要，將填寫進貨驗證紀錄。直接由廠方發貨到用戶的需保存有廠家發貨記錄清單。 五、聯動責任1、采購部負責與預算部、財務部協調做好合同管理、出入庫工作、發票清理和結款工作。2、及時與技術部、工程部，了解項目進行情況和緊急情況變動。3、售后服務，由專人負責返修產品明9、細，其中包括產品、廠家、使用用戶、返修時間、及聯系方式等。由具體采購負責人與廠家協商、跟蹤，保證產品在最短的時間內返還到工程現場。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司。如發現采購人員索賄受賄情況，根據情節輕重，扣除1-3個月工資，給公司造成重大損失的，解除勞動合同并依法追償損失。5、做好各部門及本部門內的工作協調。6、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現自我價值，為公司創造更多效益。7、以上采購標準超出2000元以上的需報公司批準，由公司采購部統一安排采購，2000元以下由項目部現場自行采購。附：園林苗木采購管理辦法第一條為降低園林工程建設成本，保證苗木質量，提高公司園林建設10、和施工資金的使用效益，有效調控苗木的供求平衡，根據集團招投標管理辦法和物資采購的有關規定，結合公司實際，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司園林基地種植苗木和外接園林工程所需苗木的采購。第三條各級職責（一）采購部職責1、負責苗木采購信息的收集、匯總、上報；2、負責建立苗木采購信息庫；3、負責苗木采購的招標和詢價比價；4、負責苗木采購洽談；5、組織訂購苗木的開挖和運輸；6、負責按合同約定支付苗木采購資金；7、完成總經理安排的其他苗木采購工作。（二）預算部職責1、負責苗木采購工作的監督；2、審核和管理苗木采購合同；3、審核苗木采購價格和票據；4、負責苗木采購相關資料的報批；5、辦理苗木運輸審批手續。11、（三）公司領導職責1、全程參與并監督苗木采購過程；2、組織苗木采購招標和詢價比價；3、負責苗木采購的洽談；4、審核苗木采購合同；5、審核苗木采購價格和各類票據； 6、協調組織驗收采購、種植的苗木。第四條苗木采購的方式包括：（一）公開招標；（二）邀請招標；（三）競爭性談判（議標）；（四）單一來源采購；（五）詢價比價采購。具體采購方式由采購部根據苗源和園林工程、公司園林基地建設需求自行確定，并報總經理批準后實施，但公開招標和詢價比價采購應作為苗木采購的主要采購方式。第五條 公司園林基地種植所需苗木主要采購生苗和有市場潛力的圃苗，重點是山區和各農戶種植的，未經移栽的自然苗木以及外地苗圃價格低但市場潛12、力大的苗木，主要采取詢價比價和競爭性談判相結合的方式進行采購。第六條 外接園林工程所需苗木重點是在各園林苗圃采購圃苗，主要采取公開招標、邀請招標和詢價比價相結合的方式進行采購。第七條 苗木招標采購的程序。公開招標要嚴格按照集團有關規定，體現公開、公正、公平和擇優、誠信的原則，達到“優質、高效、降低成本”的目的。（一）擬制苗木采購招標書，標書需對苗木質量、投標者應具備的條件，投標、開標、評標辦法等作出明確規定。對特定及緊缺的苗木，如需要采取邀請招標、議標等其他采購形式的，要提出申報，按照審批權限逐級報經分管副總、總經理和董事長批準。（二）審核投標人資格并收取投標保證金。（三）成立評標、監督機構。13、邀請集團行政部和公司主要領導，成立評標、監督小組。（四）組織開標。在經過對投標人苗木報價、苗木質量、信譽承諾、經營業績等綜合因素公開評議后，方可確定中標單位，中標決定書按集團招標管理辦法報批后方可與中標單位簽訂相關合同協議。第八條 其他方式采購程序流程及注意事項。（一）收集苗木供應信息，編制苗木供應信息統計表。（二）按照集團招標管理辦法的規定，成立采購領導小組，領導小組成員應當有公司領導1人、采購部負責人和經辦人、預算部1人，大宗采購還應報請集團行政部或審計部派人參加。（三）分析市場行情。由采購領導小組組織對擬采購的苗木進行市場行情分析，提出市場同類苗木的基本參考價格。（四）采購談判。由領導小14、組負責與出售單位和個人進行談判，參加談判的人員不少于3人，其中1人必須是公司領導，大宗采購談判必須邀請集團行政部或審計部參加。（五）簽訂合同。按照談判的內容擬制采購合同，小型采購可采用公司格式合同，大宗采購必須擬制專門合同。（六）苗木采購注意事項。1、苗木采購要考慮區域性和適應性，掌握第一手信息資料、苗木價格與可行性，要求苗木質量要好價格要低。2、采購苗木需兩人以上，采購人員要認真負責，不合格苗木堅決不能上車，上車前要檢查苗木的規格、數量，質量且無病蟲害后方可上車，否則追究其責任。3、采購人員購苗木時必需向公司采購部匯報苗木的價格，苗木的生產地，等采購部批準方可外出采購。4、采購人員掌握信息要15、準確無誤，聽到的苗木信息要親自看到苗木，不可盲目聽信不可靠的信息，否則誤工、誤時，會給工程項目帶來不必要的麻煩。5、采購人員必須按工程要求采購樹種，不得隨意更改品種，降低規格，需要帶土球的要按規定帶好土球，做好包裝，上車時小心土球損壞，確保成活率。6、采購人員要和工地負責人做好溝通，確保苗木安全，快捷到達工地，提高成活率。7、工地負責人要第一時間通知采購部，工程所需的樹種、規格數量和種植的時間，以便采購部調撥采購人員進行采購。8、采購人員外出采購或在本地采購需要認真比對苗木價格和苗木的質量，不準盲目的采購，要求價格低、質量好、運費合理，盡可能降低成本與費用。9、工地負責人要經常與采購部溝通，掌16、握最佳的栽植時間，條件允許的情況下，按每個樹種最佳的栽植時間進行種植。10、所有采購人員要服從采購部管理，以公司利益為重，原則性要強，紀律要嚴明，信息對外要保密，帳目要明確，每個采購人員要提高自己的技術水平和業務技能，確保工地用苗及時、質量高、數量準、價格低，為園林工程做出最大的努力。第九條苗木采購合同要素。（一）合同中應注明質量標準、抽樣方式、拒收標準等。（二）合同中應注明誤期或因質量問題影響工程質量進度的責任及損失賠償。（三）交貨單應提交所購苗木標簽、質量合格證、檢疫證明等相關資料。苗木運到指定地點后，由專業技術人員對照合同規定和要求進行驗收。（四）合同應當明確運輸、種植和安全責任。第十條17、苗木采購應在確保苗木優質、低價的前提下，優先采購林木良種；要認真考察苗木供貨方的信譽和資質。第十一條采購資金的支付（一）從農戶處采購的生苗，按照與農戶談判達成的協議，在苗木裝車起運時一次性支付，農戶開具收款收條。（二）外接園林工程所需的大型苗木采購（由供貨方保成活的），在合同簽訂后可先預付20%的預付款，貨到并栽種完成后支付至總貨款的80%，剩余的20%作為質保金，在栽種成活1年并經雙方驗收合格后支付，供貨單位開據稅務發票。（三）外接工程所需大型苗木（由公司自行栽種的），小型苗木、灌木、花草等（均由公司自行栽種的），在合同簽訂后支付20%預付款，苗木運抵施工現場后10個工作日內支付剩余的80%18、貨款，供貨單位開據稅務發票。第十二條 采購借款和報銷（一）在農戶處采購的苗木，按照雙方協議的價格，由經辦人按程序申報借款，支付完畢后，憑合同（協議）、申報和收款人收條，經權限領導簽批后在財務部開收據轉下經辦人借款。（二）外接園林工程所需的大型苗木采購（由供貨方包成活的），在合同簽訂后，由經辦人填寫請款單，按程序簽批后由財務部以轉帳方式支付預付款，經辦人索取收款收據。貨到并栽種完成后由經辦人按合同約定金額索取全額發票，按程序簽批完成后報銷，同時填寫請款單，按程序簽批后由財務部以轉帳方式支付至總貨款的80%。質保金在質保期滿并經驗收合格后，由供貨方出具相關證明材料，經辦人按集團規定辦理簽批手續，財19、務部以轉帳方式支付。（三）外接工程所需大型苗木（由公司自行栽種的），小型苗木、灌木、花草等（均由公司自行栽種的），在合同簽訂后由經辦人填寫請款單，按程序簽批后由財務部以轉帳方式支付預付款，苗木運抵施工現場后10個工作日內，由經辦人索取發票，按程序簽批后報銷，財務部以轉帳方式支付剩余的貨款。第十二條 苗木的開挖、裝卸、運輸、栽種、養護和安全（一）公司園林基地采購的各類苗木，均由公司組織人員對挖掘、裝卸、運輸、栽種和養護全過程進行監督管理。（二）外接園林工程所需的大型苗木采購（由供貨方保成活的）由供貨單位組織開挖、裝卸、運輸和養護，并保證移栽成活。（三）外接工程所需大型苗木（由公司自行栽種的），小20、型苗木、灌木、花草等（均由公司自行栽種的），由供貨單位組織開挖、運輸，公司負責栽種和養護。（四）苗木和人員安全，按照誰施工、運輸，誰承擔責任的原則，由相關責任單位負責。第十三條 有下列情形之一的，應當給予獎勵（一）尋找好的苗木資源，在同等條件下為公司節約采購成本在1萬元/批 以上的，獎勵當事人500-1000元/批。（二）建立廣泛的苗木信息網絡，及時按計劃供應相關苗木的，獎勵當事人100-500元/批。（三）發現并找到特種苗木，且采購價格相對較低的，獎勵當事人100-500元/次。（四）大宗采購（50萬元以上/宗）安全無事故的，獎勵當事人500元/宗。第十四條 有下列情形之一的，應當給予處罰（21、一）發生安全事故的，按集團安全事故處理辦法給予相關人員和領導進行處罰。（二）未按本辦法規定程序組織招標的，按照集團招標管理辦法進行處罰。（三）在采購過程中弄虛作假，導致相關資料不真實的，處相關責任人100-500元/項罰款，發生經濟損失的，當事人應當承擔損失額的30%-50%。（四）在采購中發生貪污、受賄、收受紅包等腐敗問題的，除追回相關款項外，處當事人5倍罰款，并給予警告直至開除處分。（五）不按本辦法規定程序辦理詢價、談判、簽約、付款等事項的，處當事人和相關領導100-500元/項罰款，造成損失的，分別由經辦人和簽字領導承擔部分或全部損失。第十一條本辦法由行政部負責解釋，自發布之日起施行。附22、件一：北京xx園林景觀工程有限公司請購單工程名稱： 編號：序號物品名稱型號規格數量單位單價實購數量到貨日期備注合同編號:請購人： 日期： 采購員： 日期： 主管： 日期：附件二：北京xx園林景觀工程有限公司 設施配置申請單 編號： 設施名稱購置數量型號（規格）單價預算使用部門到場時間主要技術參數：用途說明：預定的訂購廠家及對廠家質量控制能力的評價（必要時附各種證明資料）申請人：審核：（總工）批準：（總經理）日期：日期：日期：附件三：北京xx園林景觀工程有限公司設備比價記錄單 編號：序號采購項目供應商設備主要參數、性能價格交貨期售前、售后服務付款方式備注附件四： 北京xx園林景觀綠化工程有限公司23、供方評定記錄表 編號： 序號：供方名稱地 址電話/傳真聯系人采購的產品:質量保證能力（包括營業執照、體系、設備、人員、檢測能力）：進貨檢驗結果（附檢測報告編號）： 可持續供應能力：信譽及售后服務：評定結論（是否列入合格供方名錄）主 管： 日 期：年度業績復評記錄： 年度是否繼續列入合格供方名錄批準時間 年度是否繼續列入合格供方名錄批準時間 年度是否繼續列入合格供方名錄批準時間北京xx園林景觀工程有限公司供方業績評定表 編號：CGB-7.4-03 供方名稱： 地址：電話傳真： 聯系人：供應產品及類別進貨物資質量控制方式（在 內標注）進貨檢驗 ；進貨外觀驗證 ； 本場到供方現場驗證 ；顧客到供方現24、場驗證 ； 顧客到本場現場驗證 ；質量得分（占60%）；（合格批次/到貨總批次）60質量評分：記錄人/日期：按期交貨得分（占20%）；（按時到貨批次/到貨總批次）20交貨期評分：記錄人/日期：其他情況（占20%）；如包裝質量、售后服務、配合度等。其他評分：記錄人/日期：總評分及處理建議：采購部經理簽名： 日 期：總經理意見（總分100，低于60分，或質量得分低于48分時填此欄）。 總 經 理：日 期：合格供方名錄編號：序號供方名稱供應的產品名稱及類別首次列入日期評定表序號年度復評結果編制： 日期： 審核/批準： 日期：附件五：北京xx園林景觀工程有限公司進貨驗證記錄 編號：產品名稱型號規格供應單位進貨日期進貨數量驗證數量合同編號驗證方式驗證項目標 準 要 求驗證結果驗 證 結 論 驗證結論： 合格（ ） 不合格（ ） 檢驗員： 日期：不合格品處置：退貨（ ） 讓步接收（ ） 揀用（ ） 報廢（ ） 批準人： 日期：附件六：北京xx園林景觀工程有限公司發貨清單領（收）料部門： 編號:序號材 料 名 稱型號規格單位數量備 注領料人： 發貨人： 日期： 收貨簽字 ： 日期：