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1、外貿公司采購管理制度與工作流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 外貿公司采購管理制度與工作流程一、 目的：為規范采購流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。二、 適用范圍：適用于本公司采購管理。三、內容： 1、 總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。2、 采購基本流程采購需求-采購計劃-尋找供貨商-詢價、比價、議價-采購洽談-合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務）-交貨驗收（倉管）-質檢（不合格退貨）-入庫-計劃對賬-財務結算采購流程圖如2、下圖所示：采購需求總經理/財務總經理審批財務部確認付款條件及帳期 采購申請審批尋找供應商產品采購部 總監尋價、比價、議價采購洽談驗收不合格入倉退貨計劃對賬合同的簽訂交貨驗收驗收合格下單建立供應商資料財務結算1） 采購計劃：采購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。2） 供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定，并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價、比價、議價 。4）合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關協議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要求、供應商的情況、企業本身的3、管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。5）交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗收數據。6）質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。7）財務結算：貨物入庫后，財務結算采購訂購3、申請商品采購流程圖采購部審批（有合同）采購部審批（無合同）總經理/財務審批銷售部提出需求1）銷售部提出采購需求，2）采購部制定采購計劃，由采購部負責人報總經理、財務審批；3）審批通過后，由采購主管下單。根據供應商期限4、申請付款流程圖總經理/財務部審批采購部審批采購人對賬采購 財務部付款倉管驗貨5、4、商品到貨驗收流程進倉財務審核入庫單倉管打入庫單退單6、退貨流程采購退貨申請單供應商倉庫采購部審核報損四、 采購管理制度：1) 建立供應商資料管理（表）冊，售后服務管理表。2) 建立、建全比價制度，保證采購產品的質優價廉。3) 每月末將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結，并提出下月用款計劃。4) 簽訂采購合同后，應全面了解發貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前兩日通知請購部門或請購人。5) 所有貨物一律開箱驗收，發現問題及時和供應商聯系，盡早解決。6) 驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續。五、采購部職責采購部工作職責1.制定并完善采購制度和采購流程： （1）根據公司的長期計劃，擬定采購部5、門的工作方針和目標； （2）負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執行； 2.制定并實施采購計劃： （1）根據公司的拓展規模以及年度的經營目標，制訂有效的采購目標和采購計劃； （2）審核采購需求，統籌策劃和確定采購內容，制訂采購計劃； （3）組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產品的供應渠道和市場變化情況，據此編制采購預算和采購計劃； （4）根據采購管理程序，負責采購項目的談判、簽約，檢查合同的執行和落實情況； （6）督導檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質量； 3.采購成本預算和控制： （1）編制月度和周采購預算，實施采購的預防控制和過程控制，有6、效降低成本； （2）采購價格審核、預算、報價，達到有效的成本控制； （4）對采購合同履行過程進行管理、監督檢查，及時支付相關款項； 4.選擇并管理供應商： （1）根據公司的銷售需求，選定價格合理、產品質量可靠、信譽好、服務優質的供應廠商，建立長期戰略同盟； （2）建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統； （3）不斷開發新的供應渠道和供應商，加強對新老客戶的走訪和調查； （4）制定供應商管理辦法，加強對供應商的管理、考核，確保供應商提供產品的優良性； 采購部主管職責1、直配供應商引進及維護2、采購部日常管理，主要包括：（1）部門工作安排（日、周、月）（2）供應商7、談判，（3）相關流程制定和調整（4）突發事件的處理3、訂單的審核，參考安全庫存4、應付款的管控5、庫存金額的管控以及消耗6、審核并調整周月采購需求和計劃6、與其他部門的協調7、庫配需求的統計和采購計劃的制定8、日常訂單的制定和跟進9、退貨處理10、庫配供應商的談判、引進和維護11、庫配商品促銷計劃的制定和落實12、批發毛利率與毛利額周、月報表7、貨品殘損率周、月報表；8、不動銷商品率月報表（30天不動銷品）9、庫存商品缺貨率匯總日反饋報表（公司標準比例不可超20%）；采購主管職責（分管系統和直配）1、系統信息更新2、倉庫庫存的掌控3、資料的整理（供應商合同，報價單、資質、調價歸檔、促銷政策）4、直配供應商的溝通和維護5、直配供應商促銷政策的制定和落實6、庫存情況周、月報表7、供應商應付款的統計、結算與協調8、直配商應收款和應付款的統計、結算和監控9、相關表格的制作和歸檔