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1、小公司采購流程管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制定本制度。一、確定采購產(chǎn)品前期市場業(yè)務(wù)部人員和客戶溝通洽談后,將客戶的需求反饋給市場策劃部人員,市場策劃部人員提交策劃方案給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員根據(jù)策劃方案和客戶最終確定采購產(chǎn)品及價(jià)位范圍。把采購產(chǎn)品要求給到商貿(mào)部主任。商貿(mào)部主任根據(jù)要求安排采購人員制作產(chǎn)品推薦表(PPT)。商貿(mào)部主任審核產(chǎn)品推薦表后發(fā)送給市場業(yè)務(wù)部人員。市場業(yè)務(wù)部人員2、將產(chǎn)品推薦表發(fā)送給客戶確認(rèn),客戶根據(jù)產(chǎn)品推薦表選擇將采購的產(chǎn)品。產(chǎn)品確定后,業(yè)務(wù)人員告知商貿(mào)部主任安排提供樣品,商貿(mào)部將要采購的產(chǎn)品樣品提供給業(yè)務(wù)人員以便和客戶進(jìn)行最終確認(rèn)。二、請購單業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶最終確定采購產(chǎn)品的種類、規(guī)格尺寸、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、預(yù)定交期、包裝等其他詳細(xì)信息填寫無整,清淅的申請表給到各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)申批,格式(附表!)申批完畢后交商貿(mào)部主任處安排下達(dá)采購計(jì)劃。三、比價(jià),議價(jià)1.對(duì)廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);2.對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;3.收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況3、,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格;4.重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;5.每個(gè)產(chǎn)品的需找多家廠商(至少10家以上)進(jìn)行詢價(jià),并做一份比價(jià)表(特殊或客人指定廠家/品牌除外);6.生產(chǎn)前或有現(xiàn)貨的發(fā)貨前需提供樣品,是否與客人所需的一致;7.最終選擇12家符合條件的廠家列入合格供應(yīng)商名冊。四、簽訂采購合同確定采購產(chǎn)品的供應(yīng)商后與之簽訂采購合同。采購合同按照公司統(tǒng)一格式簽訂。采購合同需要雙方經(jīng)理簽字并蓋公章方有效,并要求廠商回簽(以傳真或掃描件形式)采購留底一份,并提供一份給到財(cái)務(wù)安排請款。做好相關(guān)采購記錄,以便跟進(jìn)。五、交期跟4、進(jìn)1.采購下單后24小時(shí)內(nèi)需回復(fù)給相關(guān)部門一個(gè)準(zhǔn)確交貨期(生產(chǎn)周期+物流/快遞時(shí)間),并及時(shí)跟進(jìn),生產(chǎn)期間確認(rèn)一次,發(fā)貨前2天再確認(rèn)一次,以至達(dá)到產(chǎn)品能按期交回。2.產(chǎn)品生產(chǎn)完畢并經(jīng)過我司采購人員驗(yàn)收合格后,安排供應(yīng)商發(fā)貨并提供發(fā)貨照片。發(fā)貨后需要告知我司詳細(xì)的物流公司和運(yùn)單號(hào)。發(fā)貨前需要支付款項(xiàng)的,需要提前向財(cái)務(wù)申請付款。發(fā)貨后客服人員需要隨時(shí)跟蹤貨物的運(yùn)輸情況,如有逾期,提前告知采購人員。六、驗(yàn)收產(chǎn)品和轉(zhuǎn)運(yùn)供應(yīng)商將產(chǎn)品發(fā)至我司后,采購人員根據(jù)之前提從的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)核對(duì),根據(jù)不同產(chǎn)品及不數(shù)量按比例進(jìn)行抽查,合格填寫入庫單。如有缺貨或者破損等其它問題及時(shí)和供應(yīng)商反饋解決并做好檢驗(yàn)記錄。需要調(diào)換5、或者退貨的產(chǎn)品及時(shí)處理,客服人員需要填寫退換貨單。退換貨申請單需要提交財(cái)務(wù)和商務(wù)部主任各一份,商務(wù)部主任安排采購人員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。退換貨申請單格式(附表!)如果貨物需要轉(zhuǎn)運(yùn)至其他轉(zhuǎn)運(yùn)地點(diǎn),客服人員需要填寫出庫單。轉(zhuǎn)運(yùn)需要選擇相對(duì)正規(guī)的物流公司,例如:申通快遞、圓通快遞等。轉(zhuǎn)出后需要將快遞單號(hào)登記后將留底單交至財(cái)務(wù),快遞單的信息務(wù)必填寫完善無誤。發(fā)貨時(shí)需要隨貨附有發(fā)貨單,貨物到達(dá)各轉(zhuǎn)運(yùn)地后,客服人員需要將客戶簽收的發(fā)貨單交給采購人員一份。同時(shí),轉(zhuǎn)出貨物后需要及時(shí)通知各地市負(fù)責(zé)人,轉(zhuǎn)運(yùn)期間需要跟蹤貨物的運(yùn)輸情況。七、售后服務(wù)客戶接收貨物后,如果有丟失或者破損的情況,需要及時(shí)告知采購人員。如果客戶需要補(bǔ)貨,客服告知商貿(mào)部主任,商貿(mào)部主任安排采購人員和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)貨合同,繼續(xù)發(fā)貨。如果客戶需要退貨,客服和客戶落實(shí)退貨產(chǎn)品和數(shù)量后,填寫退貨申請單交商貿(mào)部主任,經(jīng)商貿(mào)部主任和財(cái)務(wù)審批后安排采購人員和供應(yīng)商退貨、退款。如果客戶需要換貨,客服人員填寫申請單后交至商貿(mào)部主任,商貿(mào)部主任安排采購人員和供應(yīng)商換貨。客服每星期做至少一次回訪,內(nèi)容包括需要禮品的數(shù)量、使用情況和投訴情況,將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)交給采購人員。
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