工業公司物資采購管理制度及各部門職責.doc
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上傳人:職z****i
編號:1159383
2024-09-08
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1、工業公司物資采購管理制度及各部門職責編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 總 則第一條:物資采購供應管理是企業經營管理、產品質量、環境、職業健康安全管理體系認證的主要組成部分之一,因此加強物資管理,嚴格物資管理制度是促進企業發展,提高經營效果的有效途徑。第二條:物資采購供應管理工作必須堅持“從生產出發,為生產服務”的觀念,認真貫徹國家、企業經濟管理的各項法規和制度,嚴格執行物資紀律,合理分配物資,及時、齊備、保質、保量、經濟合理地組織供應,切實保證企業生產經營活動的正常進行。第三條:加強物資科學管理。在物資計劃、2、采購、供應、核算、統計等各個環節上做到“計劃有依據,分配有道理,消耗有定額,用料有核銷”;合理儲存和保管物資,定期清查庫房,合理調劑余缺,壓縮庫存,保證在庫物資數量、質量完整無損,降低倉儲費用。第四條:加強物資管理人員的培訓,提高管理人員素質。物資工作崗位本著因事設崗,適當配備定員,不能缺崗、代崗,以保證工作質量。第二章 部門職責(一)部門職責1.負責物資系統的全面管理工作,包括制度制定、運行、修改與完善、監督檢查制度落實;傳達、貫徹上級有關文件精神;承擔相關指標的完成。2.負責公司物資采購各過程監控、建立采購制約機制;協調物資供應,保障工程項目施工正常進行。3.負責物資采購、驗收、發放、保管3、以及周轉材料租賃、使用、退場等過程管理。組織分析主要材料、周轉材料費用消耗,以便對管理薄弱環節加以控制。4.掌握部門人員狀況,負責系統人員培訓、考核。5.負責制定系統工作規劃并根據公司要求適時調整。6.負責與主管領導、上級主管部門、公司各項目部、部門間的溝通、協調工作。7. 本部門與其他部門的協調與信息共享。(二)采購員崗位職責1、嚴格貫徹執行公司各項物資采購管理政策及有關材料管理規定,接受部門主管及技術部門監督檢查。2、積極主動與申購部門聯系,核實所購物資的名稱、規格型號、數量等,避免差錯,按需進貨,及時采辦保證按時到貨。 3、熟悉市場行情及進貨渠道,堅持“貨比三家,比質比價,擇優選購”的采4、購原則,努力降低進貨成本,嚴把質量關,杜絕假冒偽劣商品的流入。4、 以搞好“物資供應,保障經營需要”為原則,抓好采購管理,了解加工廠及各項目部的物資需求及市場供應情況。5、 熟悉和掌握本人分管的各種物料的名稱、規格型號、產地、單價、質量及供應商和產品生產商。 6、 按“產品質量負責制”的原則,要對本人分管的采購業務的質量、數量、成本負責,要盡可能多渠道詢價、議價,降低采購成本,提高采購質量; 7、經常去項目部了解產品質量、聽取項目管理人員、保管員及工人的反饋,根據反饋情況制定切實可行的方案滿足項目物資需求。8、 及時完成部門主管下達的各項采購任務,及時保障企業正常生產經營需求,嚴格執行公司采購5、管理制度,采購均以“物資申請單”為依據。 9、 嚴格執行公司各項財務制度及規定,并堅持“憑單采購”的原則,購進的一切物資要及時通知庫管員,按規定辦理驗收入庫手續,共同把好質量及數量關。 10、熟悉所采購物品的市場行情,能據此為經營投標活動做好參考服務。11、 服從公司各部門監督,遵守公司有關規章制度。(三)保管員職責1、嚴格貫徹執行公司制訂的有關物資保管制度,對采購物資的驗收入庫、出庫、盤存等工作負責;2、入庫:(1)新購物資到達倉庫,根據物資特性,檢查物資外觀質量,數量,根據項目或加工廠反饋提醒采購員采購質量;入庫填寫一式三聯入庫單,其中采購聯及財務聯交給采購員,報銷使用;(2)項目退回物資6、,與項目部人員共同對退回的物資進行清點,確認無誤后開具物料退庫單,登記入賬,便于對項目成本的結算。3、出庫:根據項目部物資申請單及部門庫存表,盤存物資庫存數量;庫存數量足夠,備貨發貨,同時根據最低庫存或數量不足填寫物資申購單,經分管領導批準后由部門主管安排采購員采購;出庫填寫一式三聯出庫單; 4、盤存:根據庫存表及出入庫單據核查實物,做到單據與實物一致;5、信息收集與反饋:對發送項目部及加工廠的物品,實行跟蹤制度;統計物品的使用壽命,收集工人及項目管理人員的反饋等,及時同部門主管溝通使用結果。6、負責倉庫物資的貯存、保管、維護、堆放管理工作,保證不合格的物資不投入使用;7、材料出入庫做好記錄,7、健全賬目,每月結算填寫報表,按時上報;8、負責廢舊物資的回收、分類、保管、管理工作。第三章 人員管理1、 公司物資部負責材料員、庫管員調配,業務指導、績效考核。2、 公司材料部,在不影響項目供應工作的前提下可適當調整個別人員。3、材料員、庫管員應端正工作態度,接受公司領導及主管部門的領導。4、考核材料員、庫管員:現場材料使用率及物資回收率。 第四章 物資采購管理物資采購、發放、驗收流程:項目部填寫物資需求申請書 材料供應部進行物資核實、盤存 擬定物資需求幾劃 分管領導審核批準 采購員詢價 對比 采購實施 付款 庫管員、材料員收貨檢驗 入庫1.1前提條件項目部提出物資需求申請表,該表首先由相關部8、門領導簽字把關,確定所提物資的必要性,然后所提物資需求申請表匯總至材料供應部,由材料供應部核對庫存,庫存有的,直接進入發放程序;不足或無擬定新的需求計劃表。1.2步驟一材料供應部及技術部門擬定計劃表報分管領導審核批準,分管領導認為該物資有購買必要,在計劃表上簽字;如果分管領導認為該物資應部分購買或不購買,使用部門及技術部應該重新擬定新的計劃表,直至分管領導批準。1.3步驟二材料供應部將分管領導審批通過的計劃表一式兩份交采購員及項目部,兩部門人員根據計劃表內容同時進行詢價。1.4步驟三采購員將詢價結果報部門主管審核,然后報分管領導,分管領導將兩部門詢價結果進行對比,根據質優價廉、服務快捷等原則,9、兩部門擬定采購方式方法向供貨商再次議價。1.5步驟四采購員整理供貨商報價資料,深入分析進入采購程序,根據公司實際情況,簽訂供貨合同。1.6步驟五根據供貨合同,采購員填寫付款申請單,部門主管、分管領導及公司領導審核簽字,交財務部付款;采購員合理安排運輸車輛及時將所采購物資運至工地或倉庫。對于貨到付款及延期付款的,直接進入驗貨環節。1.7步驟六采購物資運送至加工地或倉庫后,由保管員、成本員及采購員對采購物資進行驗收。1.8步驟七 物資驗收合格,保管員填寫一式三聯入庫單,成本員及保管員分別在入庫單上簽字;否則,采購員應及時同供貨商協商,采取退換、換貨或索賠措施。1.9步驟8 根據合同付款。1.10步10、驟9 進入物資發放環節。1.11根據公司要求,貨到工地或倉庫后,采購員及時提醒供應商開具發票并提供產品質量證明書。備注:對于采購物資直接到工地現場的,由項目管理人員及材料員同時簽字確認;對于驗收不合格的,及時通知采購員處理退換貨或索賠。材料供應部材料計劃表包括內容:措施材料(可循環使用)五金、工機具等設備及維修用物資等第五章 物資入庫管理入庫流程:物資驗收1、驗收意義:確保入庫物資數量準確、質量完好,為物資保管、保養打好基礎,為拒付、退貨、索賠提供依據。2、驗收要求:a、四驗:驗品種、規格、質量、數量。b、核對物資品種、規格、質量、數量及配套情況,做到準確無誤。3、驗收程序:a、驗收準備:存放11、位置,堆碼方式和保管方法。墊放材料和搬運裝卸器具、人力。驗收工具和計量器具。驗收資料(發貨清單、質量標準和說明書等)。b、核對資料入庫驗收單(憑證號碼、供貨單位、物資名稱、規格型號、供貨數量及單價、總金額、運雜費等)。運單(出庫碼單、到貨通知單等)。材質證明、裝箱單、磅碼單、發貨明細表等。c、檢驗實物數量驗收:按雙方約定或法定的計量單位進行驗收。質量驗收:按合同要求驗證實物。資料不完備的物資,做待驗收標識,防止誤發出庫。凡不需要入庫材料員直接運往項目部的材料,材料員要與項目部共同驗收。對質量/環境/安全有專門要求的物資,必須會同質量、安全部門共同驗收。驗收中發現數量、質量、規格、品種等不符,保12、管員有權拒絕驗收入庫,并報告部門主管。4、物資入庫對驗收合格的物資,保管員填寫入庫單,登記入賬,并將實物放入相應的貨架。保管保養要求:1、符合質量、環境、安全規定,根據物資性能,安排物資擺放、堆碼場所。2、保持物資原有的使用價值。3、做到成行成列、檢點方便,先進行出,發料方便。 4、定期盤點庫存,保證帳、物、卡相符,反映真實成本。5、保證物資貯存安全。做好五無(無霉爛變質、無損壞和丟失、無隱患、無雜物積塵、無老鼠)、六防(防雨、防潮、防壓、防腐、防火、防盜)。6、有特殊防護要求的,按規定保管、保養并予記錄。第六章、現場物資管理施工現場由于環境、條件的限制,容易造成物資管理的混亂、丟失與浪費,因13、此加強施工現場的物資管理對降低安裝成本、提高企業的經濟效益有著重要的積極作用。1. 各項目(制造)部的負責人應加強工地的安全保衛工作,確保公司的一切物資材料(含以舊換新物品、廢鐵)不受損(流)失。存在安全隱患的,項目經理須安排相應人員值班看護。項目結束退庫時,項目不得以“被盜”為理由和借口。2. 項目經理視項目情況安排合適的人員(如現場保管員)對現場主輔材料、工機具、設備、廢舊物資等物資進行有效管理。3. 移動性強的設備要機隨人走。材料要當天用多少,領多少。工機具用完即收。單位將不定時進行檢查,發現有隨心所欲亂仍浪費材料(工機具)者,視情況予以罰款處理。各施工點的負責人,要養成下班前檢查現場的作風,關電源,關氣閥,處理不安全因素,避免意外。4. 現場的設備、材料管理人員要經常檢查現場的機械設備、工機具、材料的使用情況與現狀。向項目領導反映情況,提出建議、出謀劃策,提高現場物資的管理水平。5. 對現場的廢料、邊角余料要及時組織回收,大力開展修舊利廢活動,勤儉節約,降低成本。6. 對于常用易損物資材料,實行以舊換新制。