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1、有限公司物料采購(gòu)程序控制管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 物料采購(gòu)程序控制管理制度第一章：總則 第一條、為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，制定本制度，公司所有需求物料必須由公司采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)，其所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)并開展各項(xiàng)工作；第二條、采購(gòu)部作為一個(gè)職能部門，在生產(chǎn)訂單的具體實(shí)施中擔(dān)負(fù)了不可推卸的重要責(zé)任，采購(gòu)工作的好與壞，會(huì)直接影響到生產(chǎn)訂單的質(zhì)量、工期與成本；第三條、建立高效、實(shí)用與完善的采購(gòu)工作流程是提高采購(gòu)效率與較低成本最有效的方法。第四條、在生產(chǎn)訂單實(shí)施的過程中，采購(gòu)2、部需要生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)檢等各個(gè)部門的大力支持才能順利的完成采購(gòu)工作，每個(gè)部門之間的聯(lián)系都需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為生產(chǎn)訂單的大貨順利實(shí)施做出各自的責(zé)任。第二章：采購(gòu)部人員職責(zé) 第五條、所有負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的人員必須充分掌握市場(chǎng)信息，及時(shí)預(yù)測(cè)市場(chǎng)供應(yīng)變化，確保質(zhì)量過關(guān)，價(jià)格低廉，供貨及時(shí)；第六條、推行合同管理制度，大宗物資采購(gòu)原則上要與供貨方簽訂合同，詳細(xì)注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款支付方式與違約責(zé)任等，否則，造成的損失由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)；第七條、實(shí)行采購(gòu)質(zhì)量制度，采購(gòu)人員對(duì)所采購(gòu)物品的質(zhì)量負(fù)有全面責(zé)任，如因失職而采購(gòu)偽劣產(chǎn)品，應(yīng)該由采購(gòu)人員無條件退換采購(gòu)3、物資，禁止采購(gòu)人員收受回扣，如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項(xiàng)外，將視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理；第八條、實(shí)行比價(jià)采購(gòu)制度，物資采購(gòu)要貨比三家，確保所采購(gòu)物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘，大宗物資采購(gòu)建議實(shí)行招投標(biāo)制度；第九條、及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)照欠款數(shù)額或者合同要求安排對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款；第十條、 所有采購(gòu)人員，在采購(gòu)?fù)瓿珊笮枳龊貌牧喜少?gòu)的技術(shù)檔案，檔案的內(nèi)容包括供應(yīng)商電話、材料產(chǎn)地、品名、規(guī)格、單價(jià)、顏色、數(shù)量、質(zhì)量、供應(yīng)能力、是否需定做加工、可供選擇的供應(yīng)商名單等等，特別是技術(shù)部采購(gòu)的材料，檔案必須清晰完整無誤，以備批量采購(gòu)時(shí)不延誤生產(chǎn)。第三章：公司物料采購(gòu)范圍第十一條、主要是公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的4、設(shè)備、原料、材料、輔助用料、包裝物、低值易耗品、辦公用品、機(jī)械零配件與后勤物品等都屬于公司采購(gòu)制度管理的范疇內(nèi)。具體可分為四大類：生產(chǎn)部物資、技術(shù)部采樣、修理用備件、辦公設(shè)備與后勤物資。第四章：采購(gòu)工作流程 第十二條、在生產(chǎn)訂單的初始運(yùn)作階段，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)部門書面材料申購(gòu)單的具體內(nèi)容和要求，大宗物資采購(gòu)須進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)，并將詳細(xì)的一份材料訂購(gòu)合同報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批后，再開始實(shí)施采購(gòu)工作；第十三條、生產(chǎn)訂單正式運(yùn)作后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)該在第一時(shí)間開始進(jìn)行所需材料的采購(gòu)準(zhǔn)備工作；第十四條、倉(cāng)儲(chǔ)部門依據(jù)訂單合同和對(duì)比庫(kù)存后的實(shí)際需求，對(duì)采購(gòu)部下達(dá)材料申購(gòu)單，此單由倉(cāng)儲(chǔ)部門主管申請(qǐng)?zhí)顚懀缓箜毥粌?nèi)控部經(jīng)理5、簽字，填寫時(shí)應(yīng)注明申購(gòu)物資的型號(hào)、顏色、材質(zhì)與要求等具體的技術(shù)參數(shù)和數(shù)量，應(yīng)用庫(kù)存材料的同時(shí)應(yīng)注明是否配合存?zhèn)}物資的使用和存?zhèn)}材料的生產(chǎn)廠家等信息，也包括打樣，倉(cāng)儲(chǔ)部門主管、內(nèi)控部經(jīng)理與生產(chǎn)副總簽字后生效，一式三份，一份由倉(cāng)儲(chǔ)部門申請(qǐng)主管留存，一份發(fā)往采購(gòu)部并附樣品，一份公司財(cái)務(wù)部總監(jiān)處；第十五條、采購(gòu)部接到材料申購(gòu)單后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實(shí)際情況，向合格供應(yīng)商中的三家以上單位發(fā)出材料詢價(jià)信息；第十六條、供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)后，要及時(shí)將報(bào)價(jià)信息反饋到我司的采購(gòu)部門；第十七條、采購(gòu)部根據(jù)幾家供應(yīng)商的對(duì)比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出材料訂購(gòu)合同，同時(shí)向收6、貨的倉(cāng)儲(chǔ)部門發(fā)送通知其準(zhǔn)備收貨的指令；第十八條、供應(yīng)商根據(jù)材料訂購(gòu)合同安排生產(chǎn)運(yùn)輸，各項(xiàng)具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準(zhǔn)，如有需要各種合格證和材質(zhì)證明書的，供應(yīng)商必須隨貨攜帶；第十九條、倉(cāng)儲(chǔ)部門在所需材料到場(chǎng)后，應(yīng)由內(nèi)控部專人負(fù)責(zé)進(jìn)行材料質(zhì)量檢查，倉(cāng)管員與質(zhì)檢員在檢查中，必須將供應(yīng)商的材料送貨單與我司的材料申購(gòu)單相對(duì)照，質(zhì)檢員負(fù)質(zhì)量責(zé)任，倉(cāng)管員負(fù)數(shù)量責(zé)任，在質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進(jìn)行收貨入庫(kù)，供應(yīng)商結(jié)賬應(yīng)憑本公司材料入庫(kù)單為準(zhǔn)；第二十條、倉(cāng)儲(chǔ)部門在為供應(yīng)商填寫材料入庫(kù)單時(shí)，此材料入庫(kù)單必須是一式四份，分別有存根聯(lián)倉(cāng)儲(chǔ)部、回單聯(lián)供應(yīng)商、采購(gòu)聯(lián)采購(gòu)部與財(cái)務(wù)聯(lián)財(cái)務(wù)部，其材料入庫(kù)單上必須要有倉(cāng)管7、員、質(zhì)檢員或采購(gòu)員共同簽字。第五章：采購(gòu)結(jié)賬規(guī)定第二十一條、公司所有月結(jié)的原材料所使用的材料入庫(kù)單增至四聯(lián)：分別為存根聯(lián)、回單聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)和采購(gòu)聯(lián)；第二十二條、訂購(gòu)的月結(jié)原材料送到倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)后，由倉(cāng)庫(kù)開具材料入庫(kù)單并簽收，回單交給供應(yīng)商帶回作為月結(jié)憑證；財(cái)務(wù)聯(lián)、采購(gòu)聯(lián)于次日上午集中至倉(cāng)儲(chǔ)主管處，由專人分別移交到財(cái)務(wù)部和采購(gòu)主管處；存根聯(lián)留倉(cāng)庫(kù)備查；第二十三條、各月結(jié)原材料的結(jié)算日期截止到每月的二十五日，財(cái)務(wù)部在每月二十六日至二十七日對(duì)各月結(jié)供應(yīng)商的原材料賬目進(jìn)行匯總，并打印“月結(jié)材料結(jié)算清單”于每月二十八日移交給采購(gòu)部主管。采購(gòu)部主管收到“月結(jié)材料結(jié)算清單”后即與采購(gòu)聯(lián)進(jìn)行核對(duì)；第二十四條、供應(yīng)商8、到月底結(jié)算時(shí)直接與采購(gòu)部主管對(duì)賬。對(duì)賬相符后，由采購(gòu)部主管在“月結(jié)材料結(jié)算清單”上簽字，再由采購(gòu)部填寫統(tǒng)一的付款申請(qǐng)單，同時(shí)向財(cái)務(wù)部遞交此批次材料的材料訂購(gòu)合同附件，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核簽字后，由采購(gòu)部主管根據(jù)各供應(yīng)商的具體情況再交給財(cái)務(wù)部支付貨款；第二十五條、供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財(cái)務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款，匯款以后，財(cái)務(wù)部應(yīng)該及時(shí)將匯款單據(jù)反饋給采購(gòu)部負(fù)責(zé)人；第二六章：訂購(gòu)的非月結(jié)原材料送到倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)后，也同樣必須要有本公司倉(cāng)管人員、質(zhì)檢人員與采購(gòu)人員的簽字，方可為效，否則不予結(jié)賬。第六章： 采購(gòu)運(yùn)作紀(jì)律第二十七條、采購(gòu)部門在接到倉(cāng)儲(chǔ)部門的材料申購(gòu)單后，要認(rèn)真實(shí)9、地進(jìn)行核實(shí)考查，為防止多報(bào)多采或有少報(bào)少采的現(xiàn)象，倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人與采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人都必須嚴(yán)格遵守公司的物料使用損耗標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁任何人利用職務(wù)之便徇私舞弊或坑害公司的利益，嚴(yán)禁有超標(biāo)報(bào)料和采購(gòu)之行為；第二十八條、本公司無論哪個(gè)部門需求材料的，都必須先行到倉(cāng)儲(chǔ)部領(lǐng)取，若倉(cāng)庫(kù)里確實(shí)沒有的，且必須需要申購(gòu)的，也應(yīng)由倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人來申購(gòu)，所缺物品需要采購(gòu)的，必須由本公司采購(gòu)部門實(shí)施專門采購(gòu)，其它任何部門任何人采購(gòu)之，均無效，本公司不予報(bào)銷，但總經(jīng)理特批者除外；第二十九條、本公司關(guān)于物料采購(gòu)程序中所涉及到的各種簽批單據(jù)，簽批人必須嚴(yán)格到場(chǎng)執(zhí)行，特殊情況因外出而不能到場(chǎng)及時(shí)辦理簽批手續(xù)的，簽批人應(yīng)采取事前授權(quán)的方式去進(jìn)行辦理，不得拖延、耽誤單據(jù)的暢通運(yùn)作，本公司嚴(yán)禁單據(jù)在簽批時(shí)有漏簽、不簽、補(bǔ)簽或超期簽批之不良現(xiàn)象；第三十條、本公司對(duì)非生產(chǎn)性物料價(jià)格，原則上屬于五百元以下零星采購(gòu)的資金由財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)簽批，在五百元以上大額采購(gòu)的資金，在財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)簽批。第七章：采購(gòu)數(shù)據(jù)考核第三十一條、本部門考核權(quán)歸于公司的財(cái)務(wù)部總監(jiān)處，以每批次生產(chǎn)訂單為一基準(zhǔn)，考核重點(diǎn)是在生產(chǎn)訂單量與采購(gòu)實(shí)物量的吻合性，其中兼顧公司的物料使用損耗標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)在考核和監(jiān)督中所暴露出來的各項(xiàng)問題或涉及到其它與此相關(guān)部門的人員，公司將照章嚴(yán)懲不怠。