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1、公司中藥材采購(gòu)、供應(yīng)商資料收集與審核制度附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 修 訂 內(nèi) 容 摘 要修訂者修訂日期備 注制訂審核核準(zhǔn)1.2.3.4. 一、目的：為進(jìn)一步完善、細(xì)化中藥材采購(gòu)工作，規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作的效率，保障銷售部所需產(chǎn)品及時(shí)到貨，確保購(gòu)進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)標(biāo)，控制采購(gòu)成本等，特制訂本制度。二、 范圍：適用于本公司采購(gòu)管理。 三.內(nèi)容：1. 采購(gòu)管理基本流程：銷售需求訂購(gòu)單采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部聯(lián)系貨源、各子公司采購(gòu)報(bào)價(jià)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)集團(tuán)采購(gòu)部確認(rèn)采購(gòu)貨源價(jià)格采購(gòu)洽談采購(gòu)合同簽訂（確定付款條件、配送方式、售2、后服務(wù)）建立供應(yīng)商資料法務(wù)、財(cái)務(wù)審核通知供應(yīng)商發(fā)貨到指定地交貨驗(yàn)收計(jì)劃對(duì)帳財(cái)務(wù)按約結(jié)算采購(gòu)?fù)ㄖ?yīng)商開(kāi)票。銷售需求采購(gòu)流程圖如下：采購(gòu)計(jì)劃聯(lián)系貨源、采購(gòu)報(bào)價(jià)確認(rèn)貨源價(jià)格、質(zhì)量采購(gòu)洽談法務(wù)審核合同責(zé)任條款財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款條件及帳期合同的簽訂 運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān)審批通知供應(yīng)商發(fā)貨不合格合格董事長(zhǎng)審批交貨驗(yàn)收入庫(kù)計(jì)劃對(duì)帳按合同要求處理或退貨財(cái)務(wù)按約結(jié)算供應(yīng)商開(kāi)票2.具體流程制度及要求如下：（一）、采購(gòu)購(gòu)進(jìn)要求 （1）采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和公司銷售計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃。直發(fā)中藥材應(yīng)根據(jù)銷售部提供的直發(fā)品種計(jì)劃，報(bào)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)簽字審核，總監(jiān)傳達(dá)給采購(gòu)部長(zhǎng)，采購(gòu)部長(zhǎng)把采購(gòu)計(jì)劃下發(fā)到集團(tuán)采購(gòu)部和下屬各子分司報(bào)價(jià)，然后訂好采、3、銷價(jià)格擬好合同，交財(cái)務(wù)部和法務(wù)部審批后備案下令采購(gòu)供貨，物流員開(kāi)始交入跟蹤貨物。各子公司收到報(bào)價(jià)單后，必須當(dāng)天報(bào)價(jià)完畢回傳集團(tuán)公司采購(gòu)部。（2） 采購(gòu)員于每月30日將物料在途數(shù)量提供給集團(tuán)采購(gòu)部并上報(bào)，為次月采購(gòu)計(jì)劃的下達(dá)做好準(zhǔn)備；同時(shí)對(duì)在途品種嚴(yán)格監(jiān)督，確保在途物料及時(shí)到貨。 （3） 采購(gòu)部根據(jù)需貨計(jì)劃、物料在途及各物料庫(kù)存情況，于每月5日前制定當(dāng)月中藥材采購(gòu)資金預(yù)算表，并核對(duì)無(wú)誤后上財(cái)務(wù)。（4）填寫(xiě)中藥材物料采購(gòu)四聯(lián)單，本部門保留一份，倉(cāng)儲(chǔ)部一份作為物料接收的依據(jù)，財(cái)務(wù)部一份（標(biāo)明單價(jià)）作為審核發(fā)票的依據(jù)；追加計(jì)劃要確保數(shù)量按實(shí)時(shí)采購(gòu)價(jià)格及時(shí)下達(dá)，并填寫(xiě)追加中藥材物料采購(gòu)四連單，以保證物料4、的數(shù)量及價(jià)格不會(huì)出現(xiàn)超量或高價(jià)問(wèn)題。（5）編撰當(dāng)月中藥材到貨明細(xì)表，跟蹤各供應(yīng)商發(fā)貨情況，對(duì)銷售急需品種提前與供應(yīng)商聯(lián)系，通知提前將該品種發(fā)貨；倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)采購(gòu)四聯(lián)單進(jìn)行接收，在沒(méi)有接到特殊通知，來(lái)料數(shù)量不符的，倉(cāng)儲(chǔ)部有權(quán)拒收并通知采購(gòu)部。（6）交貨驗(yàn)收：驗(yàn)收員采購(gòu)員必須確定貨物品種數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無(wú)誤，以采購(gòu)員的確定和合同為驗(yàn)收依據(jù)。貨物驗(yàn)收不合格的需按排補(bǔ)救和退換貨。處理近效期、包裝破損、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題產(chǎn)品。與供應(yīng)商、銷售部互通信息，最大限度減少公司成本。（7）建立供應(yīng)商目錄表、月購(gòu)進(jìn)目錄表，便于后期查詢統(tǒng)計(jì)。（二） 、供應(yīng)商資料收集與審核制度 （1）企業(yè)用戶：新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)要嚴(yán)格5、按照GSP合格供應(yīng)商評(píng)定及管理辦法實(shí)行，對(duì)想要成為我公司供應(yīng)商的公司，首先在企業(yè)資質(zhì)上審核，資質(zhì)不合格的絕對(duì)不可以成為我公司的供應(yīng)商；資質(zhì)合格的還要對(duì)其企業(yè)聲譽(yù)、資金承受能力、與我公司合作態(tài)度做進(jìn)一步了解，對(duì)懷有不良目標(biāo)的供應(yīng)商不予以供貨資格；新供應(yīng)商的考察期為3個(gè)。 藥品生產(chǎn)首營(yíng)企業(yè)應(yīng)提供以下資料：加蓋生產(chǎn)企業(yè)原印章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和藥品生產(chǎn)許可證復(fù)印件；加蓋生產(chǎn)企業(yè)原印章的GMP認(rèn)證證書(shū)等企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明；銷售人員的身份證復(fù)印件；質(zhì)量保證協(xié)議或質(zhì)量承諾書(shū)、開(kāi)票信息、開(kāi)戶許可證。 藥品經(jīng)營(yíng)首營(yíng)企業(yè)應(yīng)提供以下資料：加蓋經(jīng)營(yíng)企業(yè)原印章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和藥品經(jīng)營(yíng)許可證復(fù)印件；加蓋經(jīng)營(yíng)企業(yè)原印章的GS6、P認(rèn)證證書(shū)等企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明；加蓋經(jīng)營(yíng)企業(yè)原印章、企業(yè)法人代表簽章的法人委托書(shū)，并標(biāo)明委托授權(quán)范圍和有效期；售人員的身份證復(fù)印件；量保證協(xié)議或質(zhì)量承諾書(shū)；開(kāi)票信息、開(kāi)戶許可證。 以上均需填寫(xiě)“首營(yíng)企業(yè)審批表”“首營(yíng)品種審批表”（如下表A、B），附上述有關(guān)資料，并提出是否進(jìn)行實(shí)地考察的意見(jiàn)，經(jīng)本部門主管加蓋意見(jiàn)后，依次送質(zhì)量管理部門和企業(yè)經(jīng)理審批。 （2）中藥材收購(gòu)業(yè)務(wù)：種植人身份證復(fù)印件、地產(chǎn)證明、收購(gòu)合同、銀行帳號(hào)以上必須與種植人姓名一致。（三） 、合同管理及簽訂制度 （1）買賣雙方經(jīng)過(guò)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)比價(jià)及其他過(guò)程，最后雙方簽 訂有關(guān)協(xié)議、合約即告成。采購(gòu)合同的簽字要根據(jù)采購(gòu)商品7、的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、有無(wú)返利政策、采購(gòu)方針的不同，需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等情況。 （2）所有采購(gòu)合同必須表格登記，歸檔保存。登記內(nèi)容包括：登記時(shí)間、簽訂起至效限、供應(yīng)商、品名、采購(gòu)量。對(duì)年度性為目標(biāo)的合同需關(guān)注合同有效期、任務(wù)量及返利政策，以便后期續(xù)簽，跟催申請(qǐng)返利。四、稅票收集管理制度 （1) 付款后7日內(nèi)要求供應(yīng)商開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，接收到供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票，要認(rèn)真核對(duì)開(kāi)具的品種名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅號(hào)，是否與采購(gòu)金額、數(shù)量一致，如有差異及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商對(duì)開(kāi)具錯(cuò)誤的發(fā)票及時(shí)退回該公司換票處理。無(wú)誤后連同到貨入庫(kù)單一起整理好，交總經(jīng)理簽字確8、認(rèn)，送各子公司財(cái)務(wù)入賬。 （2）建立稅票登記明細(xì)表。對(duì)所有收集的稅票進(jìn)行登記，包括收集日期、開(kāi)票日期、開(kāi)票單位、品名、規(guī)格、稅率、金額、稅票號(hào)，以以便于匯總、統(tǒng)計(jì)。(五） 、采購(gòu)管理制度序號(hào)商品名供應(yīng)商可供應(yīng)數(shù)量（kg)供應(yīng)價(jià)產(chǎn)地聯(lián)系人電話地址可提供服務(wù)1百部XX有限公司100010-15*張某153*省*市*區(qū) （1）建立供應(yīng)商信息檔案庫(kù)。采購(gòu)人員應(yīng)隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息，了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及各地區(qū)最低價(jià)格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購(gòu)。以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息（如下表). (2)必須建立各子分司駐地采購(gòu)，組織實(shí)施中藥材采購(gòu)市場(chǎng)和網(wǎng)絡(luò)調(diào)研、9、預(yù)測(cè)，熟悉各產(chǎn)地產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，建立幾個(gè)以年度為合作期限的大型藥材種植合作供應(yīng)商。 (3)建立同一類貨物的貨比價(jià)格目錄，建立建全比價(jià)制度。向3家以上供應(yīng)商詢價(jià)，保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。 (4)建立采購(gòu)購(gòu)進(jìn)明細(xì)表。于每月4日前上報(bào)上月直發(fā)品種的到貨明細(xì)匯總表，以便對(duì)該月份計(jì)劃總結(jié)和對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定。(如下表)采購(gòu)日期付款日期商品名規(guī)格數(shù)量（kg)供應(yīng)商到貨日期及情況2017-1-12017-2-28金銀花統(tǒng)1000*公司2017-2-5齊 （5）每月5日之前將本月付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總、總結(jié),并提出下月用款計(jì)劃.（6） 職責(zé)分離:采購(gòu)人員不得干預(yù)及參入渠道銷售，銷售人員也不10、得參入公司貨源采購(gòu)渠道，采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)公司的采購(gòu)報(bào)價(jià)、銷售報(bào)價(jià)進(jìn)行保密。（六） 、中藥材樣品管理制度。 （1）設(shè)立樣品陳列柜。按照國(guó)家GSP管理要求，設(shè)置樣品柜的高、寬、厚,內(nèi)分為2至3個(gè)隔,每隔做3個(gè)階梯,其高度以不遮蓋樣品瓶標(biāo)簽為度,按順序編號(hào)。外裝玻璃門,以便于管理、觀察和存取。 （2）設(shè)樣品瓶。樣品瓶分三種:用于存放全草類及長(zhǎng)條形的藥材,宜用sx25em、lox3oem的園柱形樣品瓶,用于存放籽粒類及小團(tuán)狀藥材,宜用50Oml的磨口廣口瓶,鮮樣品宜用玻璃缸。(規(guī)格視藥材大小而定。) （3）貼制標(biāo)簽。 標(biāo)簽規(guī)格以sx10cm為宜。說(shuō)明標(biāo)簽的設(shè)計(jì)包括品名、產(chǎn)地、規(guī)格、收集者、收集時(shí)間、產(chǎn)品11、編號(hào)。產(chǎn)品編號(hào)由品名+產(chǎn)地+編號(hào)組成，品名和產(chǎn)地分別由每個(gè)字的第一個(gè)字母組成。以樣品陳皮為例： 品名：陳皮 產(chǎn)地:四川 規(guī)格：統(tǒng)條 收集者:李兵-四川分公司 收集時(shí)間:2017-3-4 編號(hào): CP - SC - 001 （4）建立樣品電子登記表或手工查詢本。所有樣品收入公司必須進(jìn)行電子或手工登記，登記內(nèi)容包括：收集時(shí)間、收集者、樣品品名、規(guī)格、產(chǎn)地、編號(hào)、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、用途。（七）、建立廉潔制度 所有采購(gòu)人員必須做到: （1）、熱愛(ài)企業(yè)，自覺(jué)維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購(gòu)材料質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。 （2）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)法治觀念。 （3）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請(qǐng)，更不能向供12、應(yīng)商伸手。 （4）嚴(yán)格按采購(gòu)制度和程序辦事，自覺(jué)接受監(jiān)督。 （5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失。（八）、采購(gòu)部主管職責(zé) 1.直配供應(yīng)商的引進(jìn)及維護(hù) 2.采購(gòu)部日常管理，主要包括： （1）部門工作安排（日、周、月） (2)供應(yīng)商談判、引進(jìn)和開(kāi)發(fā) （3）相關(guān)工作流程的制定和調(diào)整 （4）突發(fā)事件的處理 3.訂單的審核、參考安全庫(kù)存和銷售 4.應(yīng)付款的管控 5.與法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、銷售部、物流員的協(xié)調(diào)與溝通 6.庫(kù)存需求統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)計(jì)劃的制定，審核并調(diào)整周月采購(gòu)計(jì)劃的需求 7.日常訂單的制定和跟進(jìn) 8.退貨等質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)品處理 9.貨品殘損、滯銷月報(bào)表 附錄A （資料性附錄）首次經(jīng)13、營(yíng)企業(yè)審批表表A.1 企業(yè)首次經(jīng)營(yíng)品種審批表企業(yè)名稱注冊(cè)地址擬供品種類型（ ）藥品 （ ）醫(yī)療器械 （ ）食品 （ ）其他許可證類型（ ）藥品生產(chǎn)許可證（ ）藥品經(jīng)營(yíng)許可證（ ）衛(wèi)生許可證（ ）醫(yī)療器械（生產(chǎn)）經(jīng)營(yíng)許可證（ ）醫(yī)療器械備案表（ ）其它許可證號(hào)經(jīng)營(yíng)期限經(jīng)營(yíng)范圍營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)經(jīng)營(yíng)期限經(jīng)營(yíng)范圍法人代表經(jīng)濟(jì)性質(zhì)傳 真聯(lián)系人電 話電子郵件質(zhì)量保證情況質(zhì)量機(jī)構(gòu)名稱質(zhì)量認(rèn)證情況采購(gòu)部意見(jiàn)質(zhì)量管理部意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)審批附錄B 企業(yè)首次經(jīng)營(yíng)品種審批表供貨單位 ： 申報(bào)時(shí)間： 年 月 日 編號(hào)： 品 名注冊(cè)商標(biāo)儲(chǔ)存條件第一聯(lián)：采購(gòu) 第二聯(lián)：驗(yàn)收規(guī) 格裝箱規(guī)格批 發(fā) 價(jià)生產(chǎn)企業(yè)有 效 期供貨報(bào)價(jià)批準(zhǔn)文號(hào)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算方式商品性能、用途市 場(chǎng) 價(jià) 格核定價(jià)格購(gòu)進(jìn)價(jià)調(diào)撥價(jià)廳 價(jià)物價(jià)部門意見(jiàn)年 月 日采 購(gòu) 部 意 見(jiàn)年 月 日質(zhì)量管理部意見(jiàn)年 月 日領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)年 月 日注： 1、本表一式二份，驗(yàn)收員憑此表驗(yàn)收首次經(jīng)營(yíng)商品。2、申報(bào)時(shí)供貨單位必須提供商品樣品以及加蓋紅章的如下資料：（1）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；（2）檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)；（3）物價(jià)批文；（4）法人委托書(shū)。藥品最小包裝盒、標(biāo)簽、藥物說(shuō)明書(shū)。申請(qǐng)人：