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1、公司供銷科物資采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度一、制定目的：為規范公司物資采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定該管理制度。二、適用范圍：適用于本公司物資采購管理。三、基本職責劃分：公司采購職能由供銷科具體負責，主要由財務科根據公司各部門的物資領用計劃、倉庫庫存情況，結合實際生產經營狀況，制定各月采購計劃（書面形式），提交公司總經理審批后交由供銷科執行采購工作，由財務科主要負責對供銷科的采購過程進行控制與監督。四、具體內容 （一）采購物資分類1、根據物品市場品種分類：該分類方式為供2、銷科執行采購職能時對供應商的選定提供依據。 1.1生產物資采購包括：機器設備，各類五金類配件、易損件，機器設備所需耗用的油類，作業勞保用品，其他各類低值易耗品等。 1.2辦公用品采購包括：辦公耗材、電腦及配件、其它零星物資等。1.3生活用品采購包括：生活日用品、環境衛生清潔物品、食堂用品、娛樂設施及易耗品等。2、根據公司實際使用情況和申購方式分類：該分類方式為各科室物資申購時的申購方式提供依據。主要包括：額定內物品領用類（“額定內物品領用權限表”（權限表鏈接），額定外物品領用類，科室專用類（各科室專用物資管理規定（規定鏈接）和加急請購類四種。（二）物資采購申請方式及具體流程：1、各科室通過填寫3、“額定外計劃領料表”（表格式鏈接）申請。該申請適用于月物資計劃請購。具體流程如下：1.1每月的25號至27號，各科室結合物資實際需求情況，制定次月“額定外計劃領料表”，要求對需求物資的需求原因和需求時間進行說明。制定好后上交指定科室處。（注：此計劃領料表不硬性規定每個科室都要制定，若在指定時間內未上交此表的科室，則可默認該科室次月領料物品及數量均在額定內。月內，對額定內物品的領用，相關科室負責人簽名審批即可，無需經過總經理審批）。1.2指定科室要求結合各科室的申請，進行需求情況的把關和調查，完成對各科室的“額定外計劃領料表”的整合、核準，并于28號前整合好后交財務科。1.3財務倉庫根據“車間次4、月計劃領料表”、“額定內物品領用權限表”、 “額定外計劃領料表”、各二級倉庫計劃請購表及倉庫物品庫存情況制定“倉庫計劃請購總表”（表格式鏈接），并于29號前完成后交總經理審批。1.4總經理將核準的“倉庫計劃請購總表”于月末前交供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資申購的合理性進行再把關和初步的市場了解和購買時間確定，并發回給總經理確定核準采購時間。總經理需于月末前將匯總表打印、批復，下達給供銷科于次月執行采購工作。2、各科室通過填寫“專用物品計劃申購表”（表格格式鏈接）申請；該申請適用于月物資計劃請購。具體申購流程如下：2.1每月的25號至27號，各科室結合專用物資實際庫存及次月需求情況，需5、要的科室制定次月“專用物品計劃申購表”，并于28號前交總經理審批。2.2總經理將審核后的“專用物品計劃申購表”交供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，發回給總經理確定核準采購時間并完成“科室計劃專購（采購聯）”。于28號前將“科室計劃專購（采購聯）、各科室聯”表交供銷科及相關科室。2.3“科室計劃專購表”月內采購完成時，由各相關科室進行評價、登記，完成評價的表需附于相關物品采購費用報銷單據上，作為費用報銷重要的原始依據。3.各科室通過填寫“專用物資臨時請購申請表”（表格格式鏈接）申請；該申請適用于月內加急請購。具體申購流程如下：3.1各科室如出現月中科室專用6、物品無庫存又急需使用，而上月又沒考慮周全未制定次月“專用物品計劃申購表”時，可填寫“專用物資臨時請購申請表”，并直接上交總經理審批。3.2總經理審核后，發給供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，并發回給總經理批復。總經理確定合理后將表批復、打印和簽字，下達給供銷科執行采購工作。4、財務科通過填寫“加急請購單”（表格格式鏈接）申請；該申請方式為月內加急請購。具體申購流程如下：4.1對月內有科室需領用的物資倉庫無作請購計劃又無庫存或數量不足或臨時補充庫存所需的，可填寫“加急請購單”進行加急申購。4.2財務科按照“加急請購單”的填寫要求，寫明需求部門、質量要求、申7、購原因等，由財務科負責人簽名批準后，交給總經理簽名審批。4.3總經理審批后交供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，供銷科長進行簽名確認后，安排采購工作。4.4“加急請購單”分為四聯，分別為：申請部門（白聯）、供銷部（紅聯）、總經辦（綠聯）、倉庫（黃聯），各聯單據按規定交給相關科室進行保管，由總經理負責對物品采購、入庫情況的監管和跟進匯報。物資采購申請方式基本流程圖各科室填寫領料單各科室填寫專用物資臨時請購表各科室填寫專用物品計劃申購表財結合額定領用物品的庫存情況填寫請購計劃各科室填寫額定外計劃領料 1 2 3 4 5財務科填寫加急請購單總經理審批總經理審批總8、經理審批總經辦初審整合總經理審批財務科復審并制定倉庫計劃請購總表供銷科執行采購供銷科執行采購供銷科執行采購總經理審批供銷科執行采購供銷科執行采購（三）物資采購方式及具體流程：供銷科在接到公司下達的物資月計劃請購、各加急請購的任務后，分析物品的市場品種，確定采購方式。主要包括現付采購方式、月結付款采購方式和簽訂合約采購方式三種。1、現付采購方式：即采購物資時現場付款并獲取付款發票、收據作為物資入庫、報賬的依據。該方式主要用于對低值零星物資的采購。如清潔用具、娛樂設施消耗品、零星工程用料等。具體采購流程如下：1.1詢價、比價、議價：供銷科在確定物資為現付采購方式后，對已掌握供應信息的物資，進行電話9、詢價；對一些比較少用未掌握供應信息的物資，則到市場中尋找，現場詢價。遵循質量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供銷科采購員進行詢價、比價統計，交供銷科科長審批、調查和安排議價。1.2請款方式：物資采購請款方式主要有兩種：一是進行計劃預支（計劃預支表格式鏈接），主要適用于月采購計劃。供銷科結合次月公司請購計劃，對現付物品進行詢價、比價統計后，根據估算的購買總價和預定的采購時間，制定次月預支計劃表，于月末前遞交給總經理審批、打印和頒布執行，供銷科次月按照預支計劃到財務科支款采購；二是按照借款規定（規定鏈接）借款采購，主要適用于月內加急請購物資，公司對借款權限作了明確規定，購買物10、資借款超過2000元的，需提交給總經理審批。1.3選定、采購：供銷科通過議價后，選定采購供應商，請款工作完成后，安排出車采購（注：本公司采購物流安排主要由供銷科負責）。在采購物品的同時需現場獲取款額發票或收據，作為物品入庫辦理的依據。1.4入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應物資的發票或收據一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計劃申請表（財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，并對物品的質量、數量、規格型號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單（入庫單格式表鏈接），入庫單需倉管員、送貨人和財務倉庫主管人簽名確認，手續完成后，存根聯、財務聯由財務科留存，對賬聯交供銷科報銷用。1.5報銷程序：11、供銷科完成入庫辦理工作后，在 天內？填寫支付證明單（支付證明單格式鏈接），按照公司的支付證明單填寫權屬規定（規定鏈接）進行賬務報銷。計劃預支表上該如何后續做？為借據方式采購的物資，報銷時還需完成什么后續工作？1.6采購統計管理：供銷科執行公司所有物資的采購職能，需確保采購工作的有序、高效地進行，供銷科對每一項物資采購的完成情況，安排統計員進行完成情況的統計、跟進和匯報。2、月結付款采購方式：公司與相應物資的供應商建立長期合作的方式，采購的物資到月末時進行對賬、開具發票、付款結算。該方式主要用于對公司生產經營常用、易耗、數量大物資的采購。如生產易耗設備、五金備件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等12、。具體采購流程如下：2.1詢價、比價、議價：供銷科在日常的采購工作中，要時常分析供應商的產品價格、質量、供貨能力、銷售業績、售后服務等情況，選定長期合作的月結付款采購供應商。接到采購任務，在確定物資為月結付款采購方式后，選取相應的月結付款供應商，進行電話詢價；遵循質量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供銷科采購員進行詢價、比價統計，交供銷科科長審批、調查和安排議價。2.2選定、采購：供銷科通過議價后，選定采購供應商，按計劃安排出車采購。在采購物品的同時需現場獲取對賬單（對賬單需采購經手人簽名確認），作為物品入庫辦理的依據。2.3入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應物13、資對賬單一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計劃申請表（財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，并對物品的質量、數量、規格型號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人和財務倉庫主管人簽名確認，手續完成后，存根聯、財務聯由財務科留存，對賬聯交供銷科統計做賬。2.4賬目統計管理：供銷科需將月結付款采購的物資進行賬目統計和分類匯總，并分類整理好對賬單、入庫單，交財務科月末與供應商對賬結算用。3、簽訂合同采購方式：即與供應商以簽訂合同的方式進行物資購買。該方式主要用于質量要求高、價值高的物資的采購。如大型生產設備、高額資產等。具體采購流程如下：3.1詢價、比價、議價：供銷科在確定物資14、為簽訂合同采購方式后，通過查詢以往購銷合同、網上查詢、人際關系網了解等方式尋找供應商。遵循質量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。通常由供銷科長、采購員共同尋找供應商，進行詢價、比價和議價，并起擬產品購銷合同，合同需明確產品規格、質量標準、保修期限、付款方式、糾紛處理等問題。完成后提交總經理審批、打印和簽訂，合同簽訂好后遞交復印件給供銷科和財務科，作為采購和付款的依據。3.2請款方式：按照合同約定的支付方式，由供銷科填寫支付證明單交給財務科科長簽名確認，然后交總經理審批，再交給財務科出納處付款。3.3入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應物資的發票一起拿到財務倉庫辦理入庫15、，倉管員結合請購計劃申請表（財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，確認無誤后填寫入庫單（入庫單格式表鏈接），入庫單需倉管員、送貨人和財務倉庫主管人簽名確認，手續完成后，存根聯、財務聯由財務科留存，對賬聯交供銷科統計做賬。3.4采購統計管理：供銷科執行公司所有物資的采購職能，需確保采購工作的有序、高效地進行，供銷科對每一項物資采購的完成情況，安排統計員進行完成情況的統計、跟進和匯報。物資采購基本流程圖簽訂合同采購方式月結付款采購方式現付采購方式 1 2 5詢價、比價、議價詢價、比價、議價詢價、比價、議價簽訂合同選定、采購請款請款入庫辦理選定、采購入庫辦理統計管理入庫辦理統計管理對賬月結報銷統計管理