機電工程有限公司材料采購計劃及工作原則制度64頁.doc
下載文檔
上傳人:職z****i
編號:1159549
2024-09-08
64頁
81KB
1、機電工程有限公司材料采購計劃及工作原則制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 浙江xx機電工程有限公司 材料管理制度一、材料管理制度為進一步規范工程建設材料管理工作,強化工程用料成本的降低,確保公司經濟效益和工程質量的升級,經公司研究決定,特制定材料管理制度。一、機構設置與工作人員責任劃分1.1公司設材料供應管理科,下設辦公室、業務室各一個。設科長一名,科長在公司經理的直接領導下工作,對全公司材料的采購、 供應和管理負全責。1.2材料供應管理科配備工作人員名,在科長的直接領導下履行 各自的崗位職責。1.3公司在各工程項2、目上設庫管員名,口常工作在項目經理的直 接領導下工作,負責出入庫材料的記帳、收發、驗質、驗量及周轉材 料、機械設備的管理和周轉材料的回收工作。二、采購計劃的制定2. 1工程施工開始,每項工程技術人員要根據工程預算和工程進 度制定材料使用計劃,經項目經理審批后,于每月25日前將下月計 劃報材料設備科,材料設備科估價后報財務科一份,需調整計劃的耍 在一周前報材料設備科。零星材料三日前將需用計劃報到材料設備科。2.2材料計劃制定要科學合理。材料數量、規格要準確,即不能 延誤工期,又不能造成積壓。尤其對當月使用后不再使用的材料,數 量計算一定要準確,不得超量。2.3因項目變更引起所需材料的增減,及時調3、整用料計劃。用料 計劃要注明開始使用時間,以便合理安排釆購。2.4因材料計劃上報不及時影響采購和工程進度的,或計劃超量 造成經濟損失的,對責任人按公司規定進行罰款。三、采購工作的原則3.1認真審核工程項目提供的材料計劃,按工程進度對材料計劃 進行分解歸類,提前日制定出材料采購計劃。3.2材料采購由材料設備科負責按計劃進行,確保施工過程中材 料的正常供應。3.3采購人員對工作要認真負責,隨時收集市場信息,掌握市場 行情,熟悉常用材料的生產廠家、規格、性能、價格等情況。供料單 位的選擇要比質量、比價格、比信譽,優勝劣汰。采購價款在1萬元 以下由材料科長認定,在1萬元以上由材料科三人以上確認,主要洽4、 談條款詳細記錄。月底匯總向公司經理匯報。3.4 A類材料(主要材料)的采購堅持招投標與銷售廠家和商 家簽定供貨合同或直接采購兩種方案實施,單項材料累計總金額在10 萬元以上的,有條件的要采取招、投標采購,來不及招、投標的要請 示公司副經理。大宗材料釆購、設備租賃、周轉材料的使用必須先簽 定合同。大宗材料供方應先提供材料合格證、檢測報告、生產許可證 等有關資料,需做試驗的材料必須取樣,進行材質鑒定,嚴禁采購無 證和不合格的材料進場入庫,確保材料的質量合格,符合國標要求。 對用量大、周期長、價格變動快的材料,簽定合同時可采用浮動價, 即:按月或季定價,浮動價到期經協商及時確定當期結算價,文字簽 5、定補充定價協議。3.5 B類材料(消耗材料)的采購與管理,實行有公司材料科、 工程項目和工程承包單位共同參與的管理制度,凡涉及到影響工程質 量和施工安全的材料,有工程項目上提供計劃,有公司材料科統一采 購,其余材料采用一次性承包給工程承包單位的辦法。承包價格有公 司經理和材料科長確定,承包價格確定后,有項目經理與材料科共同 組織與承包單位簽定合同事宜。確保B類材料不出現丟、漏、跑現 象。對于一些其型號、規格、性能專業技術要求較高的水、電等特殊 材料,在采購和簽定合同時,材料設備科可以要求水、電方面的技術 管理人員一起參加,把好技術關,但是水、電方面的技術管理人員不 得參與供料廠家的指定和合同的6、簽定。3.6 C類材料(輔助材料)的釆購,有材料科統一釆購和管理。 不經材料科同意任何單位和個人無權隨意釆購C類材料。工地急需C 類材料的采購必須經項目經理審批后,交材料管理人員統一辦理。3.7對工程上有特殊要求的材料,材料科組織有關人員對材料品 名、規格型號、材質、采購數量、市場價格進行認真的審核,確保特 殊材料按耍求定貨采購,并派專人組織采購,以確保工程質量和安全 施工。如出現差誤,將追究審查人員和負責專項釆購人員的責任。3.8鋼材等無法在工地檢量的材料,材料設備科要派專人到供料 方去檢量,檢量至少要兩個人;自運材料要指定專人押車回運。3.9付款方式一般采用分期付款或材料使用驗收合格后付款7、,需 預付款的必須經公司經理批準后方可定貨。3. 10甲方控制的材料,由材料設備科和項目部共同與甲方協商,在確保公司利益的基礎上,與甲方達成共識,保證工程進度按期按計 劃施工。3.11材料采購、設備租賃、周轉材料的使用,由材料設備科聯 系,合同確定專人簽定,合同內容按規定填寫完整、嚴密,報有關領 導審核后方可簽章(大宗合同在20萬以上要總經理審核)。已簽定 的合同及時交辦公室存檔保管,并將復印件留存材料科和財務科各一 份。周轉材料的租賃與管理:有材料科和工程項目上共同負責。租賃 與冋收由材料科負責,使用、保管有工程項目上負責。工程承包單位 在使用申報周轉材料時,必須與材料科協商簽定使用協議,工8、程承包 單位如在使用期間擅自切割、打孔、有意損壞或因保管不當丟失,不 按要求的時間歸還。所使用的周轉材料、機械設備給公司造成了一定 損失,公司將按損壞程度、丟失數量折價,從施工承包費中扣出。3.12機械設備、周轉材料的租賃由材料設備科負責聯系,結合 項目部共同確定,使用市項日部管理。租賃數量、進場時間、使用時 間由項目部設專人詳細記錄,正確提供租賃費結算的所需資料。3. 13 一般情況下,釆購員不得代個人或外包隊購買機具等,特 殊情況下購買的,要上報公司財務,從勞務費中扌II回款項。3.12對在材料采購過程中,要嚴把數量、規格、質量關,由于 釆購人員失職,造成采購材料數量、規格、質量出現問題,9、造成經濟 損失的,或者通過虛報數量、降低質量、提高價格等不正當手段收取 回扣的,一經發現,給以嚴肅處理,除沒收回扣外,給公司造成損失 的,按公司規定扌II罰50%工資,一年不發獎金。4. 1材料運入工地,庫管員對材料要進行認真清點復驗。清點數量可采用點數、過磅、排方、理論計算等多種方法,但不得估算或直 接按供方提供的數量入庫。理論計算的材料數量,誤差在規定范圍之 內的,按供方提供數量入庫,超過規定部分應核算準確,做好記錄, 及時提請經手人處理。4.2正確確定計量單位。同一種材料必須使用相同的計量單位。 如鋼材以噸為計量單位,不使用根、米、張為計量單位,對于以米、 根、張為計量單位購買的鋼材,庫10、管員要進行換算后填開入庫單,并 在備注欄寫明米、根、張數;以桶為單位購入的油漆等化工類材料, 必須寫明每桶的實際重量;以箱為單位購入的材料,要先確定岀庫時 使用的計量單位,以出庫時使用的計量單位入庫。4. 3清點過程中發現質量不合格的材料,拒絕驗收入庫。規格與 要求有羌距,但尚可使用的材料,要及時提交材料科解決,協商一致 后,按協商結果入庫。4.4對清點無誤的材料及時開據入庫單。入庫單內容按規定格式 認真填寫,做到字跡清楚、數字準確(入庫單數量不得隨意更改)、 項目齊全,并由經手人和工地當日值班管理人員簽字。賒欠材料必須 寫明供方戶名稱,供方戶名稱以結算單位戶名稱或結算個人姓名填寫, 送貨人姓11、名必要時可在備注中寫明。4.5所有材料入庫前必須確定價格,未定價材料不得開入庫單。 材料結算金額可略小于材料數量乘以單價的所得額,但不得大于乘積 所得額。4.6工地用廢舊材料和兌入的材料,要分別入帳,兌入的材料確 定金額后開據入庫單,廢舊材料不開入庫單。4.7工地入庫單必須復寫,嚴禁每份單獨書寫,不得由供方人員 填寫、入庫單作廢不得撕毀,隨存根妥善保管備查;空白入庫單必須 妥善保管,防止丟失。當月入庫單在次月二號前全部報送財務進行帳務處理。4.8庫管員對已入庫的材料必須建帳登記,妥善保管,材料存放 要有序,隨時檢查,加強保衛,發現問題及時上報和處理。五、材料收發、入庫、票據、憑證管理工作5.112、為統一收發、入庫、調撥單據的管理,杜絕票據在使用上的 隨意性和帳冃管理不規范、不統一、不標準的現象。5.2公司在材料科增設工程材料二級帳目,進一步完善公司工程 材料的統計、登記、記帳管理工作,強化工程材料成本核算的準確性、 正確性,同時在工程項目上建立工程材料三級臺帳,有庫管員負責記 帳、登記,防止工程材料在使用上出現丟、漏、跑、出入庫材料無憑 證可查等缺陷。5.3材料的驗收與入庫工程材料的入庫、出庫和驗收,實行有工程項目質檢員、材料采 購員、工地庫管員,三員共同參與的三人把關和驗收入場入庫制度, 確保入庫出庫材料材質優良、數量準確及材質單、合格證、檢測報告、 生產許可證等資料的齊全。工作人員13、如在工作中,推委扯皮,不履行 職責,造成入場、入庫材料質量低劣、缺斤短兩、材質手續不全,無 檢測報告,無生產廠家和生產許可證,給公司造成經濟損失或影響工 程按期完工,公司將追究責任扣罰工資和獎金。六、材料出庫6. 1材料必須按照材料計劃和工程進度由項冃部負責人審批后才能領用。6.2勞務施工作業隊需確定專人領料,材料領用必須開據材料岀 庫單,出庫單必須填寫清楚、數字準確(數量不得隨意更改)、內容 齊全,材料去向及用途可在備注欄注明,材料名稱必須與入庫單一致。6.3材料出庫可按材料類別劃分,分別填寫出庫單,以方便登記 帳目。材料入庫如已包括運費金額,出庫也必須包括運費金額。6.4下列材料不需辦理出14、入庫手續:(1)機械、工具外部維修更換的配件。(2)工地汽車外部維修更換的配件。(3)零星辦公用品。(4)非本工地購買使用的材料。6.5工具、勞保類材料出庫分施工隊名稱詳細記載,用后及時收 回,丟失短少要上報財務進行處罰。易損工具、勞保類材料簽訂勞務 分包合同,由作業隊負擔。6.6出庫單據妥善保管,次月二號前,將單據報財務入帳處理。 材料岀庫必須入帳登記,每月末盤點一次,月末有余額的材料,帳面 與實存數量核對,發現問題查明原因,上報公司處理。月末材料盤點 庫存報財務一份;工程階段性停工,需報財務處理的出、入庫資料應 及時全部報財務入帳處理。6.7因庫管人員失職,造成材料、物資損失的,分別不同15、情況照 價賠償或要按公司規定罰款。6.8庫管員保持相對穩定,一般在同一工地不作變動,特殊情況需要變動時,必須辦理交接,對遺留問題必須全部交接清楚。七、材料的加工與使用7. 1需自行加工制作的材料,數量、規格要計算準確,不準超量 制作,不準產主廢料,制作時下料要量材用料,避免浪費,減少下腳 料。外部加工要加強對所需材料的監督。7.1材料使用在確保質量的前提下要力求節約,能用舊的不要用 新的,能重復使用的要重復使用。剩余材料應妥善保管,防止丟失和 被盜。7. 3單項工程設專人負責材料領用與實際使用數量的監督、控制。7.4在工程施工過程中,因員工個人失職造成材料浪費,給公司 造成經濟損失的,按公司的16、規定扣罰其工資和獎金。八、材料出售與退庫8. 1工地材料出售必須經公司財務科批準,出售款項如數上繳公 司財務。8.2工地包裝物、下腳料、廢料岀售需經項目部研究同意后,庫 管員負責過磅收款,所收款項當月內如數上繳公司財務。8.3階段性工程結束,或某種材料不再使用時,剩余材料應及時 辦理退庫。因規格型號不符等原因造成領用材料不能使用時要及時辦 理退庫,庫管員對領用退回的材料要開據退庫單,即用紅字填寫數量 沖出庫單。8.4庫管員對退回的材料,要分別不同情況酌情處理:型號規格 不符的交釆購人員更換,多購不再使用的提交采購人員盡可能退回供 方。對退回供方的材料用紅字沖入庫單。退回的材料所收款項由采購 人17、員上繳公司財務。九、現場材料的內部調撥9. 1本工地購入的材料,調入內部其它工地使用,要市材料設備 科統一調撥,內部調撥單由調出工地按規定格式填寫清楚,調出、調 入雙方經手人簽字生效。9.2現購材料內部調撥必須寫明數量、單價與金額。庫管員不能 確定單價的,查問采購人員后填寫。9.3材料調出后,調出工地不再開據出庫單。調入工地不再開據 入庫單,但必須開據出庫單。內部材料調撥,調入或調出工地都需登 記材料帳。現購內部材料調撥單需由調出工地報財務記帳。十、機械設備、工具、辦公用品、周轉材料的內部管理10. 1周轉材料內部調撥由材料設備科負責。調撥單單價、金額 不填。內部調撥單需經材料設備科負責人、調18、出、調入工地庫管員簽 字。10.2機械設備、工具、辦公用品、周轉材料調出方與調入方庫 管員都必須建帳登記,但不再開據出入庫單。調入方發現接收的數量 與內部調撥單數量不符,要通知調出方查找原因。10.3機械設備、工具、周轉材料的使用由分包隊伍負責,丟失 短少要照價賠償,年終結帳時移交財務扣除。將其內容寫進勞務發包 和同。10.4機械設備、工具、周轉材料在使用過程中報廢,由使用工地庫管員寫明原因,經批準報財務做報廢處理。10.5工地項冃部內部使用的工具、辦公用品等低值易耗品由行 管員負責按使用責任人登記管理,丟失要由責任人賠償;公司本部的 工具、辦公用品等低值易耗品由辦公室負責管理。10.6工程竣19、工,工地要及時將剩余機械設備、工具、辦公用品、 周轉材料調公司總庫。10.7工地工程竣工,庫管員要對機械設備、工具、辦公用品、 周轉材料清點調出、調入、現購、現存數量,填寫收支存報表,對收 支存不符的要查明原因。需由分包隊伍承擔責任的要報公司,年終結 帳時由財務扣除。十一、廢舊材料的管理工作11.1為了全方位降低材料和機械設備購置經費的開支,充分開 發廢舊材料和舊機械設備的再利用,公司設專人負責廢舊材料、舊機 械設備的維修維護工作。11.2嚴禁各工程項目和施工隊擅自出售廢舊材料、廢舊機械設 備和工地包裝物。處理權歸公司材料科。11.3對回收的廢舊材料、機械設備分級管理,堅持能修復的修 復,能利20、用的利用,經修復保養后,仍不能在使用和利用的廢舊材料、 舊設備,報經公司有關領導確認后,有材料科統一處理,處理費如數 上交財務科。11.4如發現單位和個人不經允許擅自處理廢舊材料和舊機械設 備,公司將給予扌II發工資和除名的處理。十二、其他要求12.1材料科所屬工作人員,要努力學習政治和業務,學習有關 政策和法律常識,不斷提高自身的思想素質和處理業務的能力,提高 維護公司形象和公司利益的自覺性,以全心的姿態、全心的意識、全 心全意的服務思想為公司做貢獻。12.2采購人員在工作和生活中,要嚴格要求自己,要遵紀守法、 廉潔自律,嚴禁利用工作方便拉關系,從中撈取好處。12.3認真執行公司和材料科的規21、定,按時上下班,有事需要請 假要提前日向科長寫出書面請假單,待批準后,方能離開崗位,不得 擅自脫崗。12.4工作中不得循私情,擅自代親朋好友聯系推銷業務,影響 正常工作12.5工作中要自覺搞好配合和協作,不得推委扯皮,搞無原則 的糾紛,影響工作。十三、本制度制定生效后,各有關部門和個人要嚴格執行,如因 部門和個人未執行制度給公司造成經濟損失的,除以上條款中有具體 處罰規定外,要分不同情況,按損失額的1-10%的比例扣發責任人的 工資和獎金。二、物資采購招標管理制度一、總則:1、為規范公司的物資采購行為,加強各成員企業、分支機構的 物資采購工作,強化公司物資采購管理,防止公司資產的流失,特制定本22、制度。2、本制度所指的物資采購招標,是指公司所屬各成員企業、分支機構承建的建筑、安裝工程所需的主要、大宗原材料,事先公布競 爭條件,依照本制度的規定,擇優選定合格物資供應商的活動。3、物資采購招標工作必須公開、公正、公平,遵循競爭、擇優的原則。二、物資采購招標的范圍:1、公司所承建的建筑、安裝工程中所需的主要材料、大宗材料、其采購價值在20000元以上的材料。2、下列情況可不實行招標采購:僅有唯一供貨單位或工程有特殊要求的物資。施工合同中已確定由業主提供、建設單位調撥的物資。零星采購物資。法律、法規另有規定的物資。三、物資采購招投標參加人、義務及權利:1、招投標參加人為招標方和投標方。2、招標23、方為各成員企業、分支機構物資采購管理小組或分公司材料科。3、招標方的權利:招標方要根據分公司生產需用計劃及庫存情況確定招標采購物資的品種、規格、型號、數量、質量標準及供貨吋間要求。招標方按照規定的招標程序進行招標,并對投標方的資格進行審查。根據招標文件要求確定投標單位。確定定標程序及中標單位。4、招標方應履行以下義務:遵守國家有關法律、法規和英它有關規定。根據招標要求,編制、提供招標所需的資料。編制招標物資的標底價格并保密。與中標方簽訂并履行合同。5、投標方是具備投標條件、并參加投標競爭的法人和其他組織(即合格物資供應商)。6、投標方必須具備以下條件:具有完成招標任務所需的人力、物力、財力。具24、有完成招標任務所要求的資格證書。法律、法規所規定的其他條件。7、投標方享有以下權利:平等地獲取招標信息。要求招標方對招標項目中的有關問題予以說明。參加開標大會。8、投標方應履行以下義務:如實提供投標文件,并接受招標方的質疑。遞交投標保證書。不干預招標、評標工作的正常進行。中標后與招標方簽訂與履行合同。四、招標:1、招標的類型可分為:分開招標、邀請招標。2、競價招標采購以前,公司要相應地成立物資采購管理小組, 由分管經濟的經理、分公司材料科、財務科、質安科、經營科等部門 組成,負責招標采購工作的準備和實施。屬向業主方據實找差的物資, 要先與業主方確認價格,再組織招標;或業主方同意以招標確定的價 25、格為其確認的找差價格。3、公司材料科根據分公司生產計劃和物資需用計劃,編制物資 招標采購計劃,起草采購方案和招標文件(招標文件包括:招標邀請 函、投標人需知、招標物資及設備清單、質量標準及技術要求、供應 口期要求、主要合同條款、投標地點及截止口期、開標地點及口期), 并推薦出幾個有經濟實力、社會信譽好的合格物資供應商。采購與招 標方案經物資采購管理小組批準后組織實施。4、對參加投標的候選分承包方進行資信審查,主要是審查投標 單位的資信等級、生產能力、產品質量、價格、資金狀況及售后服務 等,并考察候選的分承包方所提供的物資、時間是否滿足公司生產進 度的要求,分承包方的質量保證體系是否滿足工程質量26、上的要求,物 資的價格是否合理等。對一些有必要進一步調查的投標單位,還要派 岀專人前往投標單位進行實地考察,摸清情況,慎重作出決定。5、招標文件編出后要經過有關領導進行審核,確定無誤后方可發布。6、開標會由物資采購管理小組選定57位評委,綜合各投標方 的具體情況,以科學、嚴謹、公開、公正、公平的市場競爭原則,擇 優選擇,并依據確定的評標方法選出中標方。7、按規定向中標方發出中標通知書。8、中標單位確定以后,雙方依照合同法的要求簽訂具有法 律效力的購銷合同。五、法律責任:在合同執行過程中如發主糾紛時,當事人可依法申請仲裁或向人 民法院起訴。三、物資供應商管理制度一、總則:為了加強對物資供應商的管27、理,根據公司的實際情況,特制定本 制度。二、物資供應商的定義:以合同或協議形式向建筑企業提供材料、半成品或工程設備的公 司或單位,是標準中供方的一種,包括物資的生產廠家和中間商。三、物資供應商評定的權限劃分:1、A類物資供應商的評定工作由公司物資管理部歸口管理,公 司質量技術部、生產管理部和實驗室配合協辦。2、經司物資管理部授權,外埠分公司材料部門對其使用的A類 物資供應商進行評定與選擇,外埠分公司的質量技術科、工程科等相 關科室配合協辦。3、經公司物資管理部授權,專業分公司負責制定本分公司的物 資分類及對物資供應商的評定與選擇,并建立合格物資供應商名錄, 經分公司主管經理批準后,上報公司物資28、管理部一份備案。4、B類物資供應商的評定工作由各成員企業、分支機構的材料 部門歸口管理,質量技術科、工程科及實驗室配合協辦。5、對于C類和一次性臨時采購的一般性零星材料市采購員自行評定與選擇物資供應商。四、物資供應商的評定:1、物資供應商在正式評定前要進行考察,主要考察其生產能力或供應能力、供貨質量(樣品/說明書/實驗結果)、供應的歷史業績 信譽、產品的品種規格和品牌等。2、各級物資供應商評定部門經考察后,要組織各相關部門進行評價,并填寫物資供應商評價記錄,依據評價記錄作出評價結果。3、各級物資供應商評定部門做出的評價結果經各級主管領導批準后列入各類物資合格物資供應商名錄。4、合格物資供應商名29、錄的下發:公司物資管理部評定的保定片的A類合格物資供應商名錄, 經公司主管經理批準后,負責下發給相關部門及保定片各分公司材料 科。經公司物資管理部授權,外埠分公司材料科評定的本分公司的A類合格物資供應商名錄,經分公司主管經理批準后,負責下 發給本分公司各項目部及相關部門,同時上報公司物資管理部,由物 資管理部一并列入公司的A類物資合格供應商名錄,并下發給各分公 司統一使用。經公司物資管理部授權,專業分公司材料部門評定的本分公司 的A類合格物資供應商名錄,經分公司主管經理批準后,負責 下發給本分公司各項目部及相關部門,并上報公司物資管理部備案。各成員企業、分支機構的材料部門評定的B, C類合格物30、資 供應商名錄,經分公司主管經理批準后,負責下發給本單位各項目 部及相關部門,并上報公司物資管理部備案。五、物資供應商的重新評價:物資供應商的評定,由各級責任部門對合格物資供應商每年重新 評價一次,根據其供貨的質量情況、履約狀況進行監控,并填寫物 資供應商復評記錄,經各級主管領導批準后列入合格物資供應商名 錄。六、未經評定及重新評定的物資供應商,在物資釆購活動中不準 使用。任何單位及個人均無權在名錄外采購,否則以違紀論處。如因 名錄外采購而出現產品質量以及價格問題,要追究采購人員的經濟責 任,并根據情節輕重給予相應的紀律處分。七、對進貨檢驗或復驗中出現一次質量不合格的物資,須停用一 季度;如果再次發生質量不合格,則取消其合格物資供應商的資格。八、在供應期內,若合格物資供應商發生違約或經濟糾紛,有損 集團公司經濟利益和企業形象,則立即取消其合格物資供應商資格。九、本制度由集團公司集團公司物資管理部負責解釋,自發布之 日起實施。