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1、公司原材料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 原材料采購管理制度1原材料采購合同管理制度物資采購合同管理制度第一章 總則第一條 目的。為了規(guī)范采購合同簽訂的管理，保證交易的可靠有效，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，最大限度維護(hù)公司利益，特制定本管理制度。第二條 適用范圍。本制度適用于生產(chǎn)所需的各種原材料、外協(xié)加工、設(shè)備及備件、模具、辦公用品等采購。第三條 權(quán)責(zé)劃分。1供應(yīng)部負(fù)責(zé)合同條款的商討、草擬和合同的履行跟蹤。2生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財(cái)務(wù)部參與合同條款的公審。3總經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)合同簽訂的批準(zhǔn)。4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同2、資金的準(zhǔn)備與結(jié)算5、檔案室負(fù)責(zé)合同原件的保管。第二章 合同擬定、審批和簽署第四條 合同擬訂。1合同擬訂必須在進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查和詢價(jià)、比價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。2采購合同部門主管應(yīng)根據(jù)對(duì)方資信情況，起草符合本制度規(guī)定的采購合同。3、采購合同應(yīng)本著先A級(jí)后B級(jí)，特出情況下經(jīng)批準(zhǔn)才能啟動(dòng)C級(jí)供應(yīng)商。第五條 合同必要條款。1交貨地點(diǎn)、方式。2交貨期。3產(chǎn)品包裝要求。4規(guī)格、特性指標(biāo)含量。對(duì)于有特殊品質(zhì)要求或內(nèi)在性能較為復(fù)雜的原料和設(shè)備，如設(shè)備、非標(biāo)準(zhǔn)件、原料的特殊性要求等，應(yīng)做詳細(xì)要求，必要時(shí)簽訂技術(shù)指標(biāo)含量必備協(xié)議書。5驗(yàn)收。（1）供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵守合同約定，按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點(diǎn)交貨。（2）供應(yīng)商供應(yīng)的貨3、品必須為完好合格品。（3）驗(yàn)收工作由集團(tuán)質(zhì)量管理部和檢測中心進(jìn)行，供應(yīng)商可提供必要的技術(shù)支持，但對(duì)集團(tuán)的最終判決不得持有異議。對(duì)長期合作的供應(yīng)商可將抽樣方式、樣品試驗(yàn)、判定基準(zhǔn)與對(duì)方溝通清楚。并且可以邀請(qǐng)供應(yīng)商參加抽樣和檢驗(yàn)。6標(biāo)識(shí)要求。對(duì)不同批號(hào)混用可能導(dǎo)致品質(zhì)問題或帶來生產(chǎn)不便的貨品如布料或易于混淆的貨品，應(yīng)要求明確標(biāo)識(shí)，以便進(jìn)行區(qū)分管理。7不合格品處理。（1）不合格品應(yīng)由供應(yīng)商取回，并由企業(yè)另定期限補(bǔ)齊。（2）鑒別不合格品時(shí)所產(chǎn)生的人工費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。（3）集團(tuán)降低驗(yàn)收水準(zhǔn)接受供應(yīng)商的貨品時(shí)，貨款應(yīng)酌情折讓。（具體標(biāo)準(zhǔn)見附件）（4）因貨品不合格所產(chǎn)生的一切損失及費(fèi)用由供應(yīng)商負(fù)擔(dān)。（5）4、不合格產(chǎn)品應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，通知發(fā)出后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)公司不收取保存費(fèi)用，超出通知時(shí)間的倉儲(chǔ)部門應(yīng)按照每噸每天20元的費(fèi)用收取保存費(fèi)。此項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)交財(cái)務(wù)部門另立財(cái)務(wù)科目歸帳。8保密條款。供應(yīng)商不得泄露集團(tuán)訂購物品或估價(jià)的材料規(guī)格、設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、貨物及其他業(yè)務(wù)機(jī)密。9付款方式。（1）貨款支付結(jié)算采用貨到后每月按特定時(shí)間段按比例付款的方式；（2）如采取付定金 10 %，貨到付驗(yàn)收合格在一個(gè)月后付 70 %的方式，原則上定金不超過 10%，最后一筆款在 原材料使用后的下個(gè)月支付。（3）款到發(fā)貨的方式應(yīng)盡量避免，不得已時(shí)也應(yīng)以此為條件爭取折扣。第六條 合同審批。1針對(duì)大的供應(yīng)合同或資金較高的供應(yīng)合同，供應(yīng)5、部將擬訂的合同初稿交相關(guān)部門審核并使之提出建議。2公司財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同價(jià)款的形成依據(jù)、款項(xiàng)收取或支付條件等條款進(jìn)行審查并提出意見。3公司法律顧問主要對(duì)合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出審查意見。4公司常務(wù)副總負(fù)責(zé)對(duì)合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見。5公司總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認(rèn)為需要審查的內(nèi)容對(duì)合同進(jìn)行審閱并簽署意見。也可以授權(quán)常務(wù)副總審核簽發(fā)。6公司供應(yīng)部根據(jù)公司總經(jīng)理或授權(quán)的常務(wù)副總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將審查意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報(bào)送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托授權(quán)的的合同簽署代理人常務(wù)副總正式簽署合同。第七條 長期合同。16、對(duì)于長期、穩(wěn)定的供應(yīng)商，可采取簽訂一份總合同（如一年期），此后以每一采購單作為合同附件的方式進(jìn)行交易。2采購經(jīng)辦人與供應(yīng)商談妥合同條款后，應(yīng)擬訂合同，將合同評(píng)審表提請(qǐng)公司合同審核辦公室審核，后報(bào)總經(jīng)理總經(jīng)理或授權(quán)人審核、批準(zhǔn)。第三章 合同履行第八條 合同履行。1合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。2在合同履行過程中，合同承辦單位應(yīng)對(duì)合同的履行情況以履約管理臺(tái)賬形式做詳細(xì)、全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。如合同履行困難，必須及時(shí)向相關(guān)參與合同管理的部門通報(bào)和報(bào)告相關(guān)公司7、領(lǐng)導(dǎo)。第九條 合同變更。嚴(yán)格按照合同約定維護(hù)公司權(quán)利和履行相關(guān)義務(wù)。在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一的，執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司，并按照國家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。1由于不可抗力致使合同不能履行的。2由于對(duì)方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務(wù)。3因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會(huì)導(dǎo)致我方重大損失的。4其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第十條 合同發(fā)生糾紛時(shí)，會(huì)同法律顧問與合同對(duì)方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。第四章 合同保管第十一條 供應(yīng)部部簽署合同后，應(yīng)將合同原件送檔案室和財(cái)務(wù)部進(jìn)行分別保管。第8、十二條 供應(yīng)部留存采購合同的復(fù)印件備查，同時(shí)將合同復(fù)印件送生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部、技術(shù)部各一份。2原材料采購作業(yè)實(shí)施辦法原材料采購實(shí)施辦法第一章 總則第一條 目的。為加強(qiáng)本公司的采購工作管理，規(guī)范物資采購作業(yè)事務(wù)，提高物資采購效率，特制定本辦法。第二條 采購基本要求。1采購對(duì)象。采購前對(duì)廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報(bào)價(jià)水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評(píng)價(jià)，以供選擇時(shí)參考。2價(jià)格、質(zhì)量。以合理價(jià)格采購較高品質(zhì)的材料。3時(shí)限。配合使用部門需要日期及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時(shí)供應(yīng)。第三條 采購方式。供應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)材料使用狀況、用量低、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦9、理采購作業(yè)。1定期合同采購：對(duì)于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價(jià)格穩(wěn)定的材料，應(yīng)選用本方式辦理。2特約廠商采購：對(duì)于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)材料，可簡化采購作業(yè)，由供應(yīng)部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送供應(yīng)部門審核。3一般采購：供應(yīng)部門按請(qǐng)購部門提出的請(qǐng)購單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并了解交易條件后訂購。第二章 確定采購需求第四條 請(qǐng)購單。1請(qǐng)購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請(qǐng)購單，在請(qǐng)購單上逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級(jí)呈核并編號(hào)，最后送供應(yīng)部門。2來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提10、出請(qǐng)購。3特殊情況需按緊急請(qǐng)購辦理時(shí)，可在請(qǐng)購單“備注”欄注明原因，以急件遞送。4公務(wù)用品由集團(tuán)綜合辦按月實(shí)際耗用狀況，并考慮庫存條件，填請(qǐng)購單辦理請(qǐng)購。5以下物品可免開清單，而以辦公用品申請(qǐng)單委托供應(yīng)部門辦理，例如招待用品、書報(bào)、名片、文具、報(bào)表，以及小額采購的材料等。第五條 期限。1供應(yīng)部門應(yīng)按照請(qǐng)購部門提出的“需要日”辦理采購。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)采購時(shí)機(jī)，供應(yīng)部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項(xiàng)材料采購作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。原則上應(yīng)以供貨合約擬定的交貨期限為準(zhǔn)，加計(jì)請(qǐng)購呈批及驗(yàn)收所需時(shí)間。2原訂采購作業(yè)處理期限變更時(shí)，供應(yīng)部門應(yīng)專函報(bào)告具體11、原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購。第三章 實(shí)施采購第六條 權(quán)限。特約廠家或A類原材料采購項(xiàng)目合同書需申報(bào)給總經(jīng)理核批，辦公用品涉及資金超過2000元的采購，需呈總經(jīng)理審批。第七條 供應(yīng)商選擇。1各項(xiàng)材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于供應(yīng)廠商資料卡上存檔備用。對(duì)于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，供應(yīng)部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報(bào)送主管部門擬訂開發(fā)計(jì)劃。2新供應(yīng)商的開發(fā)，由技術(shù)部、生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部會(huì)同供應(yīng)部實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購時(shí)效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購12、人員填制）呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。3對(duì)于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時(shí)由供應(yīng)部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)總調(diào)復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對(duì)方。第八條 詢價(jià)。1供應(yīng)部收件人員收到請(qǐng)購單或外購單時(shí)，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價(jià)作業(yè)，原則上誰詢價(jià)誰負(fù)責(zé)的辦事原則進(jìn)行考核。2各采購經(jīng)辦人員收到請(qǐng)購單或外購單，應(yīng)先判斷請(qǐng)購材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。對(duì)于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請(qǐng)購部門修訂。3詢價(jià)程序。（1）由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價(jià)對(duì)象（特殊原因如13、獨(dú)家制造，獨(dú)家代理、原廠牌零配件無法替代等并報(bào)經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外），并填寫在請(qǐng)購單上。（2）對(duì)于加工合同采購項(xiàng)目，供應(yīng)部門應(yīng)要求廠商填具成本分析表連同報(bào)價(jià)單一并送來，作為議價(jià)參考。（3）采購經(jīng)辦人員詢價(jià)時(shí)，應(yīng)將詢價(jià)截止日期填注于請(qǐng)購單內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。（4）采購經(jīng)辦人員于通知廠商報(bào)價(jià)后，應(yīng)緊跟催進(jìn)度。4詢價(jià)完成后，采購辦理人員應(yīng)將詢價(jià)、報(bào)價(jià)的全部資料整理報(bào)送供應(yīng)部，據(jù)以議價(jià)。5若報(bào)價(jià)材料規(guī)格較復(fù)雜或與請(qǐng)購規(guī)格不盡相同，采購辦理人員可將全部資料填制采購事務(wù)征詢單，連同有關(guān)報(bào)價(jià)資料送請(qǐng)購部門簽注意見。簽注完成后，送交采購經(jīng)辦人員按請(qǐng)購部門意見處理，必要時(shí)重新詢價(jià)。第九條 議價(jià)。1采購經(jīng)辦人員收到不14、需會(huì)簽或已會(huì)簽完成的詢、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)結(jié)合會(huì)簽結(jié)果、各廠商報(bào)價(jià)，查閱前購記錄及供應(yīng)商資料卡、市場行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價(jià)對(duì)象、議價(jià)策略及擬購底價(jià)（并報(bào)告有關(guān)主管），以供議價(jià)之用。2議價(jià)。（1）議價(jià)時(shí)除注意質(zhì)量、價(jià)格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款等。（2）議價(jià)應(yīng)采用多種形式進(jìn)行。議價(jià)完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對(duì)象，呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。第十條 訂購。1由采購經(jīng)辦人員于請(qǐng)購單上填寫訂購日及約定日，再交由采購辦理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函，報(bào)送廠商。將請(qǐng)購單第二聯(lián)送材料倉庫以待收料。2預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項(xiàng)目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商訂定供銷合同書。合同書正本兩份15、，一份存供應(yīng)部門。一份存供應(yīng)廠商；副本若干，分存請(qǐng)購部門、材料倉庫、財(cái)務(wù)部門及檔案室。第四章 采購進(jìn)度控制第十一條 采購經(jīng)辦人員對(duì)于每一采購項(xiàng)目，均應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定作業(yè)進(jìn)度，制定采購進(jìn)度控制表。第十二條 預(yù)定作業(yè)進(jìn)度應(yīng)能配合請(qǐng)購項(xiàng)目緩急，且各作業(yè)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。第十三條 采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成采購時(shí)，應(yīng)填制采購交貨延遲情況表，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購部門，與請(qǐng)購部門共同擬定處理對(duì)策。第五章 特殊情況處理第十四條 請(qǐng)購項(xiàng)目撤銷處理。各采購經(jīng)辦人員收到原請(qǐng)購部門送來撤銷請(qǐng)購單后按下列方式辦理。1若原請(qǐng)購項(xiàng)目尚未辦理，由采購經(jīng)辦16、人員在原請(qǐng)購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由供應(yīng)部將原請(qǐng)購單與撤銷請(qǐng)購單第二聯(lián)退原請(qǐng)購部門，第一聯(lián)自存，按一般請(qǐng)購單據(jù)存檔方式處理。2若原請(qǐng)購項(xiàng)目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤銷后，向供應(yīng)廠商取回采購聯(lián)絡(luò)函，然后依第1項(xiàng)方式辦理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于撤銷請(qǐng)購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由供應(yīng)部將撤銷請(qǐng)購單返回原請(qǐng)購部門。第十五條 緊急請(qǐng)購處理。采購經(jīng)辦人員接到緊急請(qǐng)購?fù)ㄖ螅瑧?yīng)立即查明請(qǐng)購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請(qǐng)購單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢議價(jià)格，待收到正式的請(qǐng)購單時(shí)，補(bǔ)入詢議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。第十六條 交貨質(zhì)量異常處理。各采17、購經(jīng)辦人員收到質(zhì)量管理部驗(yàn)收不合格的材料檢驗(yàn)報(bào)告表時(shí)，應(yīng)盡快與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于材料檢驗(yàn)報(bào)告表的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回材料庫。1對(duì)于需退料、換料或補(bǔ)交者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于材料檢驗(yàn)報(bào)告表的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。2因質(zhì)量不合格而退貨、換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知廠商換料之次日起計(jì)算。3采購經(jīng)辦人員如未能按請(qǐng)購部門意見處理時(shí)，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請(qǐng)購部門簽注意見，或會(huì)同原請(qǐng)購部門共同處理。4交期延誤罰扣處理：采購人員收到交貨延誤（本地廠商延交1日、外埠廠商延交3日以內(nèi)18、可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送財(cái)務(wù)部的擬整理付款事務(wù)反饋時(shí)，應(yīng)按下列方式處理。（1）計(jì)算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5計(jì)扣，定有買賣合同的按合約所訂比例計(jì)扣，其余按每天3計(jì)扣），并通知廠商罰扣原因與金額。（2）在供貨方同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由供應(yīng)部在收料單及發(fā)票上填記實(shí)付金額或發(fā)票號(hào)碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原請(qǐng)購單第二聯(lián)、收料單、材料檢驗(yàn)報(bào)告表等資料送財(cái)務(wù)部整理付款。（3）如廠方不同意按第（1）種方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉，并將交涉結(jié)果書面呈總經(jīng)理核決后按第（2）種方式處理。第十七條 屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請(qǐng)購單采購記錄欄內(nèi)注明，以作為材料倉庫收料依據(jù)。第十八條 以暫借款采購，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在請(qǐng)購單采購記錄欄內(nèi)加蓋“供應(yīng)部門整理付款章”，以免會(huì)計(jì)部門重復(fù)付款。第十九條 價(jià)格變動(dòng)處理。1外銷產(chǎn)品原材料價(jià)格變動(dòng)時(shí)，供應(yīng)部門應(yīng)即通知銷售部門重新審理產(chǎn)品報(bào)價(jià)水平，避免不當(dāng)損失。2供應(yīng)部門應(yīng)于奇數(shù)月5日前，核算各種材料價(jià)格變動(dòng)情形，填具主要原材料價(jià)格波動(dòng)月報(bào)表，呈總經(jīng)理核批處理。