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公司物料采購及入庫材料消耗及出庫管理制度
公司物料采購及入庫材料消耗及出庫管理制度.doc
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上傳人:職z****i 編號:1159615 2024-09-08 11頁 30.50KB

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1、公司物料采購及入庫材料消耗及出庫管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 材料物資管理制度為了進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營管理,規(guī)范財務(wù)管理模式,正確核算企業(yè)成本及盈虧,結(jié)合公司目前財務(wù)管理現(xiàn)狀,特此制定材料物資管理的流程及制度。一、 物料采購及入庫管理流程1、 計劃采購1.1生產(chǎn)用直接原材料的采購,由技術(shù)員(總工程師)根據(jù)生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)工期(或生產(chǎn)訂單)提報材料需求計劃單(BOM分析單),由生產(chǎn)技術(shù)部主管審核簽字確認(rèn)后,交庫管員,由庫管員根據(jù)此單對所需材料庫存情況進(jìn)行盤點(diǎn),確定實(shí)際應(yīng)購量,交由采購員,采購員核算出應(yīng)購材料金額2、,經(jīng)物流采購部主管審核簽字后,交財務(wù)部成本會計和財務(wù)總監(jiān)審核簽字后,最后由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可實(shí)施采購。1.2生產(chǎn)用非直接材料,含:生產(chǎn)用工具,低值易耗品,機(jī)械配件,辦公用品等由物資需求部門填寫材料需求計劃單具體辦法同1.1條。1.3突發(fā)的緊急物資采購,可以電話通知采購人員,但事后一定要補(bǔ)齊手續(xù)。2、材料采購原則2.1材料采購要做到:比質(zhì)比價,擇優(yōu)選購。在同樣價格和質(zhì)量的情況下,就近就地,盡量降低采購成本。2.2大宗材料訂貨采購時,采購人員必須事先向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單,并詳細(xì)注明:所購材料名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、交貨時間以及和產(chǎn)品有關(guān)的信息(如顏色)等,并要求供應(yīng)商在供貨回執(zhí)上標(biāo)明單價3、和金額,貨到時如發(fā)票不能同時到要求供應(yīng)商附有供貨清單。3、采購貨款結(jié)算方式3.1材料采購分以下兩種付款方式:3.1.1采用預(yù)付款方式進(jìn)行采購,由采購人員持采購合同或材料需求計劃單及供貨商提供的供貨回執(zhí)單,填寫付款申請單,按付款申請單所列項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫齊全,經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后予以辦理付款手續(xù),貨到必須同時索取增值稅發(fā)票,現(xiàn)貨后款的,待貨款付出同時,必須取得增值稅發(fā)票。3.1.2現(xiàn)款現(xiàn)貨的零星采購,盡量集中采購地點(diǎn),最好能索取到增值稅發(fā)票或正規(guī)普通發(fā)票,不能提供各類發(fā)票的,要索取帶有供貨商公章的收據(jù),并注明供應(yīng)商電話號碼,請款手續(xù)與預(yù)付款方式相同。3.2所有采購付款能從銀行4、付款的都必須經(jīng)過銀行辦理付款業(yè)務(wù),盡量減少現(xiàn)金結(jié)算量。4、材料驗(yàn)收入庫4.1材料到貨后,庫管員根據(jù)材料需求計劃單或供貨清單對照驗(yàn)收,并及時通知質(zhì)檢員檢驗(yàn),對已購材料的數(shù)量、質(zhì)量無異議后,填寫入庫單(入庫單要注明:到貨日期、供貨商名稱、材料名稱、計量單位、規(guī)格型號、單價、金額等內(nèi)容。)4.2所有材料到貨后必須入到材料庫,一律不得直接入到生產(chǎn)車間,特殊情況下直接卸到車間的材料,庫管員必須及時驗(yàn)收,并辦理入出庫手續(xù)。4.3凡不符合要求的材料,保管員有權(quán)拒收,并通知采購員退貨。5、采購報銷 5.1 采購人員在報銷時,必須詳細(xì)填寫費(fèi)用報銷單(注明是沖帳、現(xiàn)付還是欠款)并附有供貨發(fā)票或供貨清單(復(fù)印件)、5、入庫單、材料需求計劃單(必須是經(jīng)過總經(jīng)理審批過的)交由財務(wù)總監(jiān)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理報銷手續(xù)。 5.2異地采購報銷要求采購人員自付款日起十五個工作日內(nèi)必須報銷,同城采購要求采購人員自付款日起五個工作日內(nèi)必須報銷,在規(guī)定期間內(nèi)不能按時報銷的,財務(wù)部按資金額度的0.3%收取資金占用費(fèi)。 5.3材料到貨發(fā)生運(yùn)費(fèi)時,由經(jīng)手人填寫費(fèi)用報銷單,經(jīng)驗(yàn)收人員、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后方可報銷。 5.4采購票據(jù)報銷時,必須一單一請,即:材料需求計劃單、發(fā)票或供貨清單、付款申請單、費(fèi)用報銷單、入庫單等一一對應(yīng),嚴(yán)禁挪用資金。同時在粘貼發(fā)票時一定要把普通發(fā)票、增值稅發(fā)票、收據(jù)等分開粘貼,也不得把不同供應(yīng)6、商的票據(jù)粘貼在一起進(jìn)行報銷,其中不能提供發(fā)票的,要在辦理付款手續(xù)時注明無發(fā)票字樣。 5.5 采購票據(jù)報銷時,要在票據(jù)報銷單上標(biāo)明是沖帳還是現(xiàn)付或欠款,當(dāng)月未付或未全額支付的應(yīng)付款,財務(wù)部根據(jù)采購票據(jù)及時入賬,并保證每月同供應(yīng)商、采購員進(jìn)行一次賬務(wù)核對,做到供應(yīng)商往來帳目清楚。 二、材料消耗及出庫管理流程(以下僅適用xx) 1、材料消耗管理原則 1.1材料消耗去向:一是工程項(xiàng)目直接耗用、二是車間輔助生產(chǎn)領(lǐng)用、三是售后維修(安裝)領(lǐng)用。 1.1.1凡是能直接計入工程項(xiàng)目的材料直接按工程項(xiàng)目填寫領(lǐng)料通知單,所有消耗材料直接進(jìn)入工程項(xiàng)目成本。 1.1.2不能劃清工程項(xiàng)目的材料消耗,如車間耗用的機(jī)械配件7、工具等,按使用車間填寫領(lǐng)料通知單由財務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目成本分配。 1.1.3用于工程售后、收尾維修的材料,按售后部或安裝隊填寫領(lǐng)料通知單。 1.2材料名稱及計量單位的統(tǒng)一。 公司由財務(wù)部牽頭,由采購、車間、庫房共同制定統(tǒng)一的材料名稱、計量單位表,四個部門在采購及出入庫管理及單據(jù)填寫時同時嚴(yán)格遵循,以確保材料庫存準(zhǔn)確,對公司新增加項(xiàng)目的材料,由四個部門共同確定完成。 2、塑窗車間材料出庫 2.1車間主任根據(jù)工程材料備料單上所列材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、顏色等材料信息,結(jié)合當(dāng)日生產(chǎn)進(jìn)度和任務(wù)量安排出庫,可一次性或分次出庫,但最多不能超過兩次。 2.2車間的材料出庫,由車間統(tǒng)計員統(tǒng)一填寫領(lǐng)料通知單,經(jīng)車間主8、任簽字確認(rèn)后,通知庫管員進(jìn)行備料,一般正常的生產(chǎn)用料需于前一天晚上提領(lǐng)料通知單,庫管根據(jù)領(lǐng)料通知單進(jìn)行備料,并提前填寫出庫單。每天早7點(diǎn)至8點(diǎn)或下午1點(diǎn)至2點(diǎn)集中付料,并要求領(lǐng)料人在出庫單上簽字確認(rèn),其他時間無特殊情況一律不予受理領(lǐng)料。 2.3統(tǒng)計員填寫領(lǐng)料通知單需注明工程項(xiàng)目、棟號、生產(chǎn)任務(wù)單流水號及具體的材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、顏色等材料信息。同時必須與工程材料備料單對應(yīng),一單一填,不得將幾單加到一起填寫在一張領(lǐng)料通知單上。領(lǐng)料通知單一式三份,一聯(lián)車間,二聯(lián)庫管,三聯(lián)交財務(wù)。庫管員根據(jù)領(lǐng)料通知單填寫出庫單一式兩份,一份庫管,一份連同領(lǐng)料通知單財務(wù)聯(lián)一起于次日交財務(wù)進(jìn)行核算用。出庫單9、填寫及要求與領(lǐng)料通知單一樣。 3、玻璃車間材料出庫 3.1因玻璃車間原材料無法入庫存放的特殊性,所以材料可以直接出到現(xiàn)場,但材料到貨時必須經(jīng)過庫管驗(yàn)收核對無誤辦理入庫、出庫手續(xù),庫管與車間主任同時簽字確認(rèn),嚴(yán)禁過后再補(bǔ)驗(yàn)收手續(xù)的現(xiàn)象發(fā)生。 4車間輔助生產(chǎn)材料出庫。 4.1輔助生產(chǎn)材料,包括設(shè)備配件、維修工具、一次性消耗品等,按使用車間填寫領(lǐng)料通知單,經(jīng)車間主任簽字確認(rèn)后,可直接到庫房進(jìn)行出庫,能夠以舊換新的,如工具、配件等,屬正常損耗的,庫管員可直接出庫,屬人為損壞的,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可出庫,一次性消耗品,可依據(jù)歷史記錄(如過去半年耗用平均數(shù))(估計消耗時間)限量使用。 5、售后維修(安裝)10、材料出庫5.1售后維修(安裝)應(yīng)根據(jù)各工程實(shí)際情況提前一周做好下周的維修(安裝)計劃,根據(jù)計劃一次性提供所需維修材料,填寫維修領(lǐng)料通知單,報財務(wù)總監(jiān)審批,此單據(jù)一式三聯(lián),一聯(lián)售后(安裝)留查,二聯(lián)給庫房,庫管員按此單備料,當(dāng)材料不足時,向物流采購部提材料需求計劃單,三聯(lián)交財務(wù)。5.2維修安裝人員憑審批后的維修領(lǐng)料通知單可以一次性領(lǐng)料,也可分次領(lǐng)料,庫管員根據(jù)領(lǐng)料的實(shí)際情況,填寫出庫單,進(jìn)行付料。出庫單應(yīng)詳細(xì)地填寫工程名稱、棟號及材料信息,此單據(jù)一式四份,一聯(lián)庫管、二聯(lián)財務(wù)、三聯(lián)工地、四聯(lián)門衛(wèi)。 6、異常情況材料出庫 6.1車間所有材料均應(yīng)按照工程材料備料單上的數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行出庫,其超出部分,庫11、房原則上不予付料,特殊情況需要出庫的,必須有領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)方可出庫。 6.2車間在加工過程中因人為、機(jī)器、操作不當(dāng)?shù)仍蛟斐刹牧蠐p失及報廢時,相關(guān)人員應(yīng)在第一時間上報,車間主任應(yīng)在第一時間查明原因,報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,補(bǔ)填領(lǐng)料通知單并在領(lǐng)料通知單上注明補(bǔ)領(lǐng)字樣,否則一律不得私自出庫。 三、產(chǎn)成品入庫、出庫管理流程 1、產(chǎn)成品入庫 1.1產(chǎn)成品出入庫需由成品庫管員填制成品入出庫統(tǒng)計表,即根據(jù)技術(shù)部確認(rèn)、領(lǐng)導(dǎo)審核的每一個工程項(xiàng)目的產(chǎn)成品預(yù)算填寫表中的成品計劃量,然后根據(jù)每一個工程項(xiàng)目的產(chǎn)成品出庫通知單填寫表中成品實(shí)際出庫量,計劃與實(shí)際對比,待成品全部完成后,整理出工程項(xiàng)目的完成情況,每月上報總經(jīng)理和財12、務(wù)部。2、產(chǎn)成品出庫管理流程2.1塑窗成品出庫 2.1.1沒有特殊情況和領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn),塑窗成品必須按照標(biāo)準(zhǔn)(包括扇、五金等配齊)出庫。2.1.2成品出庫前,必須由質(zhì)檢員進(jìn)行檢驗(yàn),無檢驗(yàn)、不合格的或半成品,一律不準(zhǔn)出庫。2.1.3特殊情況下出庫的,車間統(tǒng)計員要做好詳實(shí)記錄,包括缺失的部件及產(chǎn)品自然信息。2.1.4車間成品出庫,由車間統(tǒng)計員提前清點(diǎn)數(shù)量、規(guī)格,并通知質(zhì)檢員進(jìn)行檢測,確定沒有問題的情況下,由統(tǒng)計員填寫產(chǎn)成品出庫通知單,此單據(jù)一式五份,車間一聯(lián),庫管二聯(lián),財務(wù)三聯(lián),工程四聯(lián),五聯(lián)門衛(wèi)。2.1.5出庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流程:成品庫管員根據(jù)技術(shù)部提供的產(chǎn)成品信息,對產(chǎn)成品出庫通知單所列產(chǎn)成品13、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行現(xiàn)場盤點(diǎn),準(zhǔn)確無誤后簽字確認(rèn),之后由司機(jī)對數(shù)量進(jìn)行實(shí)點(diǎn)并簽字確認(rèn),一聯(lián)存根車間,二聯(lián)庫管,三聯(lián)、四聯(lián)隨車攜帶,成品運(yùn)輸?shù)浆F(xiàn)場后,交安裝隊進(jìn)行驗(yàn)收,準(zhǔn)確無誤后簽字確認(rèn),四聯(lián)工程現(xiàn)場負(fù)責(zé)人留存,三聯(lián)由司機(jī)返給庫管員,庫管員根據(jù)回執(zhí)三聯(lián)重新復(fù)核,準(zhǔn)確無誤后填寫出庫單,并及時填寫成品入出庫統(tǒng)計表,并把產(chǎn)成品出庫通知單三聯(lián)于成品出庫后次日上班時轉(zhuǎn)交財務(wù),此單據(jù)的第五聯(lián)為出門證,車輛出門時交門衛(wèi)查驗(yàn),無此出門證或出門證簽字不全(車間主任、庫管員同時簽字),門衛(wèi)有權(quán)不予放行。2.2玻璃成品出庫2.2.1成品出庫前,必須由質(zhì)檢員進(jìn)行檢驗(yàn),對質(zhì)量不合格,包括外觀不干凈的一律不準(zhǔn)出庫。2.2.2成品14、出庫前,由玻璃車間主任提前統(tǒng)計好型號、規(guī)格、數(shù)量,詳實(shí)填好成品出庫通知單,具體手續(xù)及流程按塑窗成品出庫辦理。2.3隨成品一起的輔料出庫2.3.1輔料出庫應(yīng)與成品出庫嚴(yán)格分開,輔料出庫真接由庫管員填寫出庫單。2.3.2庫管員應(yīng)嚴(yán)格按照工程材料備料單上輔助材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行出庫,出庫單應(yīng)詳細(xì)地填寫工程名稱、棟號、生產(chǎn)任務(wù)單流水號及材料信息,此單據(jù)一式四份,一聯(lián)庫管、二聯(lián)財務(wù)、三聯(lián)工地、四聯(lián)為門衛(wèi)。2.3.3出庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流程:庫管員準(zhǔn)確地填好出庫單,并按單付料,由司機(jī)對材料進(jìn)行實(shí)點(diǎn)并簽字確認(rèn),并把二聯(lián)、三聯(lián)隨貨攜帶,材料到現(xiàn)場后由工地按單驗(yàn)收,簽字確認(rèn)后,三聯(lián)現(xiàn)場負(fù)責(zé)人留存,把二聯(lián)交15、司機(jī)返回給庫管員,庫管員在材料發(fā)出后的次日上班時轉(zhuǎn)交財務(wù),四聯(lián)為出門證,車輛出門時交門衛(wèi)查驗(yàn),無此出門證或出門證無簽字(庫管員簽字),門衛(wèi)有權(quán)不予放行。2.3.4輔助材料的消耗,如密封膠、發(fā)泡膠等可計量的,使用后必須把空桶如數(shù)返回,返回的空桶庫管員要詳細(xì)登記數(shù)量、工程棟號、安裝隊等,要與該棟號實(shí)際出庫量進(jìn)行核對,做到準(zhǔn)確無誤。四、 工地返庫 1、塑窗車間返庫 1.1工地返庫時,由工程現(xiàn)場負(fù)責(zé)人填寫工地物品返庫單,詳細(xì)地列明工程項(xiàng)目、棟號、規(guī)格及返庫原因,之后由司機(jī)對物品進(jìn)行實(shí)點(diǎn)并簽字確認(rèn),此單據(jù)一式三份,一聯(lián)存根工地留存,二聯(lián)交庫房、三聯(lián)交財務(wù)、如是成品四聯(lián)交車間。 1.2返庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及16、流程:物品隨車返回后,司機(jī)要通知庫房進(jìn)行驗(yàn)收,如果返回的是材料及輔件等,庫管員驗(yàn)收后,一定要辦理退庫手續(xù),即紅字退庫;如果返回的是成品,即殘廢破損或重新需要改制,庫管員驗(yàn)收后,一定要返到車間,并由車間進(jìn)行二次驗(yàn)收,待二次出庫時由車間按上述成品出庫手續(xù)辦理。2、玻璃車間返庫2.1具體返庫手續(xù),按塑窗車間返庫手續(xù)辦理。2.2殘廢破損或重新需要改制的玻璃,在返回時,司機(jī)要通知庫管員進(jìn)行驗(yàn)收,破損的玻璃,庫管員要核實(shí)破損數(shù)量及可利用的原片和殘片數(shù)量,并把破損情況登記清楚,重新需要改制的玻璃,要準(zhǔn)確地登記好數(shù)量,并把上述情況交由車間主任簽字確認(rèn),待二次出庫時由車間按上述成品出庫手續(xù)辦理。五、有關(guān)二次加工的處理1、凡是從工地返回的殘廢破損需要二次改制加工的塑窗及玻璃,由工程現(xiàn)場負(fù)責(zé)人憑工地物品返庫單的復(fù)印件和重新改制相關(guān)信息,下達(dá)到技術(shù)部,技術(shù)部將相關(guān)情況匯總后,上報到總經(jīng)理審批后,重新下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單,涉及到有關(guān)人員責(zé)任問題的,將按相關(guān)規(guī)定處理。2、凡二次加工沒有領(lǐng)導(dǎo)審批的,生產(chǎn)車間不得擅自加工,否則追究相關(guān)人員的責(zé)任。
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