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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度中小企業采購控制程序及供應商管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購控制程序1 目的 為對采購過程進行控制，以保證所采購的物資符合規定的要求，特制定本程序。2 適用范圍 適用于生產所需物資的采購。3 職責3.1技術部負責生產所需A、B類采購物資技術標準的制定；負責凹印版、凹凸版、燙金版、模切版的采購。3.2 采購部負責物資采購的計劃安排與實施。3.3 品管部負責采購物資的檢驗。3.4 設計部負責制版菲林的采購3.5 設備部負責協助采購部進行設備零配件的采購并負責驗收。4 作業程2、序4.1 物料的分類4.1.1 生產物料A類物料：對產品質量有直接影響，且價值高的物料，包括構成產品的直接物料，如紙張、油墨、電化鋁等。B類物料：對產品質量和成本影響較大的輔助物料。如PS版、絲網、橡皮布、洗車水、設備零配件、凹印版、凹凸版、燙金版、模切版、包裝材料等）。C類物料：其它低值易耗物料。4.2 采購文件4.2.1 采購文件以技術圖紙、技術文件、采購協議書、采購計劃、請購單、采購合同等方式體現，應清楚地說明對采購物資的要求：如物料名稱、規格、訂購數量、交貨日期、地點和方式、供應商、價格等；4.2.2 本公司發給供應商的采購文件的更改應與本公司同步進行。4.3 采購計劃4.3.1 A、3、B類物資：物控員根據生產訂單、打樣通知單、請購單及庫存情況編制“采購計劃”，經審批后實施。4.3.2 C類物資：由相關部門填寫“請購單”經審批后實施。4.3.2 如為緊急請購的應在“請購單”上說明，經審批后，采購部先行辦理。4.3.3 審批的具體要求按請購、費用審批辦法執行。4.4 采購合同4.4.1 A類物資：采購部必須與合格供應商簽訂“采購合同”，其內容包括物資的質量要求、交付方式、結算方式、違約責任等。4.4.2 采購合同由采購部主管與合格供應商簽訂，雙方簽字蓋章后生效。4.5 采購執行4.5.1 采購員根據經審批的“請購單”或“采購計劃”進行采購，A、B類物資須從合格供方名錄中選擇合適4、供應商。4.5.2 采購員可在授權的范圍內以電話、傳真訂貨等適當的方式訂購物資。4.5.3采購員應做好采購物資的進度跟蹤工作，如采購不能按要求完成時，應及時通知有關部門。4.5.4 采購員應將采購物資的到貨情況作記錄。4.6 例外采購：所有物資必須從合格供應商處采購，如因合格供應商發生重大質量問題或不可抗拒的原因不能及時供貨時，經總經理審批后，可實行例外采購。4.7 采購事項的變更：當采購需求有變化時，相關部門應及時通知采購部，并按本程序之規定重新審批。4.8 采購物資的驗證4.8.1 采購物資的驗證按來料檢驗控制程序執行。采購部根據IQC的檢驗報告對供應商提供的產品的質量情況進行統計，形成相5、應的記錄，做為供方評審的依據。4.8.2 以下情況應注意：（1）當需要在供應商貨源處對所采購的產品進行驗證時，應在采購文件中就驗證的安排和產品的放行辦法作出說明。（2）當顧客要求在本公司或供應商處對供應商的產品進行驗證時，公司有關部門應予以協助。顧客的驗證不能免除公司提供合格產品的責任也不能排除其后顧客的拒收。5支持性文件5.1 供方評審程序。5.2 來料檢驗控制程序。5.3 采購工作制度。5.4 合同管理辦法。6 記錄6.1 月采購計劃。6.2 請購單。CGGL-05-02采購作業指導書采購作業指導書1.目的為了完善采購制度，以最合理的價格在適當的時間購進符合要求的品質及適當的數量或物品，特6、制定本指導書。2.適用范圍本公司外購的零配件（含原材料、產品均適用）。3.職責3.1 生產部經理:根據訂單及材料的庫存狀況，制定并審批采購計劃表。3.2采購主管:3.2.1將生產部下達的采購計劃進行消化，根據采購的難易程度分類，制定采購計劃，確定訂購數量、交期，發到各采購員，進行訂購。3.2.2對采購合同進行審核，內容包括數量、交期、價格、質量、檢驗方式等。3.2.3根據訂單交期，對采購進度進行調控。3.3采購員：3.3.1根據采購計劃進行采購。3.3.2填寫采購單，聯系供應商；確定訂單交期并做好記錄。 3.3.3跟進所訂購的產品的交期、質量反映給供應商。3.4銷售部提供客戶要求標簽、商標、包7、裝等樣板。3.5技術部提供樣品、圖紙。3.6品質部提供檢驗標準或質查。4.作業規定4.1采購部應從技術部門取得廠內自行估算的底價資料，進行詢價、比價、議價；最后定價必須經總經理批準。4.2采購部應按照生產計劃適時進料，對于只有訂購一兩種物料的供應商，必須在預定的交貨期前5天進行提示，直到交齊為止。4.3如訂貨較多的供應商需每周(日)將訂貨交期予以整理，并以書面形式提示供應商。如供應商實在無法依期交貨，采購則應及時通知生產部并告知可靠的交期，必要時可用同類其它供應商物料替代。4.4生產部可重調生產計劃。采購部根據合同條款，追究供應商責任。4.5采購部必須根據物料的質量要求或圖紙要求，進行訂購，保8、證所購物料符合文件要求。4.5.1對新配件的訂購必須提供圖紙或樣品。由供應商先做樣，送回我方，由技術部和品質部共同確認，符合要求后由采購部通知供應商生產。4.5.2采購合同簽訂時，必須說明，進貨的檢驗方式，質量要求。4.5.3采購人員應依采購計劃購買，并依計劃來控制時間、品質及數量。倉管人員依訂購單的品名、數量、交貨期作為收貨的依據。廠商交貨，不可超送；數量不足的應及時通知采購員， 追供應商速補足。4.6采購部應合理選擇適地的供貨源，提高機動性和降低聯系與處理費用。5.采購步驟：5.1首先由主管根據定點清單、采購文件、采購計劃、整理、分類、填寫訂購計劃表發送到各采購員。5.2由專職采購員根據任9、務資料，填寫專用訂購合同，經主管審核后傳真給供應商。訂購單上應注明該產品的質量要求，檢驗方式、參考圖紙，必要時要附上技術指導資料。5.3對于我方一般要求的外購件的具體要求可附采購合同一起發給供應商。對于特殊要求或要求比較高的零配件，應由采購員聯系供應商。要求：附上圖紙和技術部提供技術指導資料。5.4 對訂單交期數量的變動應由采購主管及時通知各有關采購員，立即對供應商作出書面通知交期、數量的調整。6 外發加工圖紙的控制6.1對于外發加工的零配件圖紙必須加蓋“外部受控文件”印章，并注明發放登記號及發放日期。6.2對于外發加工的圖紙必須進行文件（資料）的發放登記。6.3對于由于技術要求而更改技術數據10、的圖紙，必須由技術部出具技術文件更改通知單，同時，原發放圖紙自行銷廢，以新發放的圖紙為技術標準。7.使用表單7.1選擇供應商綜合評價表。7.2采購計劃表。7.3合格供應商名錄。7.4專用訂購合同。7.5采購選點質量調查表。7.6供應商供貨情況歷史統計表。CGGL-05-03供應商管理程序供應商管理程序1目的選擇合格的供應商并對其進行持續監視，以確保其為公司提供合格的產品與服務，特制定本程序。2適用范圍本程序適用于給公司提供產品和服務的所有供應商。3權責3.1采購部、質量部、設計開發部負責對供應商的評價。3.2質量部、采購部負責對供應商的考核。3.3總經理負責合格供應商的批準。4工作程序4.1供11、應商登錄與初步評價4.1.1由采購部、設計開發部及其它部門視公司實際的需求尋找適合的供應商，同時收集多方面的資料，如質量、服務、交貨期、價格作為篩選的依據，并要求有合作意向的供應商填寫供應商基本資料表。4.1.2由采購部對供應商基本資料表進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應商，召集本部門及質量部、設計部門相關人員，對供應商進行現場評審。現場評審時使用供應商現場評審表。4.1.3采購部采購人員在對供應商進行初步評價時，需確定采購的材料是否符合政府法律法規的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應商提供相關證明文件。4.2現場評審4.2.1公司根據所采購材料對成品質量的影響程度，將采購的12、材料分為關鍵、重要、普通材料三個級別，不同級別實行不同的控制等級。（1）關鍵材料：固定支架、轉盤、齒輪、軸承；（2）重要材料：漆包線、電線、有等級要求的標準件，螺紋膠、有電流通過的連接件。（3）普通材料：普通標準件、包裝材料、粘接材料、其它未列入關鍵、重要材料的零件、組件。4.2.2對于提供關鍵與重要材料的供應商，由采購部組織質量部、設計開發部對供應商進行現場評審，并由質量部填寫供應商現場評審表，采購部、設計開發部門簽署意見，供應商現場評審的合格分數需達到70分。4.2.3對于普通材料的供應商，無需進行現場評審。4.3供應商質量保證協議的簽訂4.3.采購部負責與現場評審合格的關鍵、重要材料的供13、應商和普通材料供應商簽訂供應商質量保證協議。4.3.2供應商質量保證協議一式二份，雙方各執一份，作為供應商提供合格材料的一種契約。4.4樣件需求與供應商送樣4.4.1如公司有樣件需求，由采購部采購件，采購人員需對樣件提出詳細的技術質量要求，如品名、規格、包裝方式等。4.4.2樣件應為供應商正常生產情況下的代表性產品，數量應多于2件。4.5樣件的確認4.5.1樣件在送達公司后，由設計部門、質量部完成樣件的材質、性能、尺寸、外觀質量等方面的檢驗，并填寫樣件確認表。4.5.2經確認合格的樣件，需在樣件上貼樣件標簽，并注明合格或不合格，標識檢驗狀態。4.5.3合格的樣件至少為兩件，一件返還供應商，為供14、應商進行生產的依據，一件留在質量部為今后檢驗的依據。46合格供應商名單4.6.1在供應商基本資料表、供應商現場評審表、供應商質量保證協議和樣件確認表四份資料完成后，采購部將供應商列入合格供應商名單，交總經理批準。4.6.2原則上一種材料，需兩家或兩家以上的合格供應商，以供采購時選擇。4.6.3對于惟一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入合格供應商名單。4.6.4如果顧客提供供應商名單，采購部采購人員必須按顧客提供的供應商名單進行采購。顧客提供的供應商名單直接列入合格供應商名單，如需從非顧客提供的供應商處采購時，必須事先得到顧客的工程部門的書面批準。4.6.5合格供應商名單在每次的供應商考核結果15、得出后修訂，刪除不合格供應商，修訂后的合格供應商名單由經理批準生效。4.7采購4.7.1對于關鍵、重要材料，采購人員需先進行小批量的試訂單采購，如連續兩批合格，則可進行大批量采購。4.7.2對于提供關鍵材料的供應商，采購需明確其在第一批送貨前提交產品批準資料，如供應商不能提交，質量部有責任幫助培訓供應商，以使供應商的質量管理水平與公司處于同一平臺。4.7.3對于提供重要材料的供應商，在時機成熟時逐步實施產品批準。4.8供應商的考核4.8.1考核對象：列入合格供應商名單的所有供應商。4.8.2考核方法：對供應商實行評分分級制度，滿分為100分。（1）10090分為一級供應商（2）8980分為二級16、供應商（3）7970分為三級供應商（4)69分以下為不合格供應商4.8.3計分項目和評分（1）質量狀況：60分(不合格批數總交貨批數)（2）交付情況：20分(遲交批數總交貨批數)（3）服務質量：10分(配合度、送樣速度、糾正措施回復、超額運費)（4)價格水平：10分(偏高3分、居中6分、居下9分)4.8.4采購人員需要求供應商準時交貨，同時應記錄由于供應商原因引起分批發運造成的超額費用。4.8.5考核頻率：關鍵材料、重要材料和普通材料的供應商每月考核一次。4.8.6考核結果的處理（1）考核結果在90分以上的供應商，優先采購。（2)考核結果在8089分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改17、結果以書面形式提交，供應商評價小組對其提交的糾正措施和結果進行確認。（3）考核結果在7079分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，供應商評價小組對其提交的糾正措施和結果進行確認，并決定是否對其采購，還是減少采購量。（4）對考核結果在69分以下的供應商，需從合格供應商名單中刪除，并終止對其采購。（5）考核標準和考核結果由采購人員書面通知供應商。CGGL-05-04物料需求申請表物料需求申請表序號物 料 名 稱型號規格數量到貨日期備注12345制表： 審核： 批準：CGGL-05-05請購單請購單請購部門： 日期: 年 月 日NO名稱規格單位數量請購量庫存量核準量請購用途原因交期預估單價備 注經手人審核核準采購處回答物料處回答第一聯存根(白)； 第二聯采購處(黃)； 第三聯物料處(紅)；CGGL-05-06 合格供應商名單合格供應商名單序號供應商名稱供應產品地址聯系電話傳真聯系人審核: 更新日期:CGGL-05-07供應商交期調整一覽表供應商交期調整一覽表提出時間: 年 月 日料號品名廠商采購單交期采購單號訂單原數量變更后數量變更后交期采購/確認備注采購會簽： 核決： 審核： 經辦：CGGL-05-08交貨達成管制表交貨達成管制表訂購日期廠 商品 名規格數 量應交日期追 綜 管 制實 交日 期備 注1234制表人： 日期：- 17 -