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1、產品分公司采購實施與控制管理辦法附表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購實施與控制管理辦法目錄第一節總則1第二節采購原則1第三節采購實施2第四節采購控制3第五節附則5采購實施與控制管理辦法第一節 總則第一條 目的為加強公司采購管理，規范采購工作，保障公司生產、安裝工作所需物料的正常持續供應，降低采購成本，控制采購進度，保證采購質量，并及時處理采購過程中出現的各種狀況，結合公司的實際情況，特制定本管理辦法。第二條 適用范圍本辦法適用于xx產品分公司產品中心。第三條 內容本管理辦法的內容包括供應商選擇、采購合同簽訂、2、采購跟蹤、物料入庫、采購款項支付等實施與控制的全過程。第四條 職責1. 分公司產品中心采購專員負責分公司部分采購作業的實施及過程控制；2. 分公司產品中心品質工程師負責分公司采購物料的檢驗工作；3. 分公司財務管理部負責對本區域采購合同進行會審并完成采購貨款支付工作。第二節 采購原則 第五條 詢價比價原則1. 單批次、非通用原材料（鋁板、不銹鋼等包飾），分別選擇兩家以上品質及加工技術水平高的廠家作為供應商；2. 通用類原材料（鋼材、玻璃）：物料采購在有多家可選供應商提供報價時，要在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格；1） 鋼3、材原則上以本區域內市場排名在前的供應商為主；2） 玻璃部分確定3家供貨的供應商，供應商的選定不以報送樣板為準，在日常加工生產中分批給多家，考察有生產實力的廠家加工，以實際供貨的質量品質和價格確定供應商；3. 零部件、零星材料采購：物料采購在有多家可選供應商提供報價時，可根據具體情況進行多個供應商比價的綜合評估采購或無比價的直接采購（現場安裝施工應急性采購不在此規定范圍，但采購前應告知產品中心主管）。第六條 采購優化原則采購專員隨時搜集市場信息，了解市場最新動態及最低價格，建立供應商信息檔案庫，做好供應商管理，實現最優化采購。第七條 廉潔原則1. 自覺維護企業利益，努力提高采購物料質量，降低采購4、成本；2. 廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手；3. 嚴格按照采購流程辦事，自覺接受監督；4. 加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息；5. 工作認真仔細，盡量減少因自身工作失誤給公司造成的損失。第八條 審計監督原則1. 采購專員應協同財務部門定期與供應商對賬；2. 采購專員不能同時擔任貨物的驗收工作；3. 物料的采購和使用人員不能擔任賬務記錄工作；4. 審核付款的人員應同付款人員職務分離；5. 采購專員要自覺接受財務管理部或公司領導對采購活動的監督，對采購專員在采購過程中發生的違犯廉潔的行為，公司有權進行處罰直至追究其法律責任，具體規定詳見員5、工獎懲管理辦法。第三節 采購實施第九條 采購實施采購專員在接收、整理倉庫發送的材料采購申請表/工具購置申請表，并完成采購計劃編制，上報產品中心總監和分公司總經理并通過審批后，方可進入采購實施階段。1. 采購計劃經審批通過后，采購專員根據物料/工具的種類、需求時間、供應商分布情況等因素，結合采購效益最優原則進行采購，若認為存在較大采購難度的，可請求產品總部采購倉儲中心協助進行采購，并將材料采購申請表/工具購置申請表及相關采購文件發送給產品總部采購倉儲中心總監，由采購倉儲中心總監責成計劃采購部負責人根據分公司采購需要具體安排。第十條 供應商選擇1. 供應商選取及詢價1) 采購專員根據批準通過的采購6、計劃，原則上應從公司確定的合格供應商名錄中選取合適的供應商，發送詢價單進行詢價。2) 若合格供應商名錄中無合適供應商，采購人員要以郵件形式對供應商情況進行說明，并選擇其他合適的社會供應商。2. 比價、議價及審價1) 在得到供應商的報價信息后，采購專員應對供應商進行品種、規格、數量、質量要求等方面的核對，以保證供應商提供的物料符合公司的實際采購要求，并對不同供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，報告產品中心總監，以便產品中心總監選擇條件最優的供應商；2) 在供應商的報價條件不能滿足要求或屬于大宗采購等情況下，采購專員可視情況報告上級領導，由上級領導與供應商進行磋商，以使雙方最終在7、全部條款上達成一致；3) 若屬專業物料或用品，計劃采購部可會同需求部門進行共同詢價與議價。3. 確定供應商在確定最終采購價格后，由采購部門負責人確定最終供應商，并進行后續跟進。第十一條 采購合同簽訂1. 采購專員整理相關基礎資料，根據采購談判結果，按照公司規定的采購合同模板，擬定采購合同草案，經評審批準后進行簽訂。2. 采購合同的主要內容、評審、簽訂、執行與控制、存檔管理等工作的具體規定詳見采購合同管理辦法。第四節 采購控制第十二條 采購跟蹤1. 采購訂貨單1) 若為長期采購協議（鋁型材、玻璃采購等），則采購人員需要根據每一次采購采購詢價單完善采購訂貨單并進行采購跟進工作。2) 若為一次性采購8、，則不需要采購訂貨單，所有采購內容及采購行為根據采購合同的約定執行。2. 訂購材料在供貨周期內出現影響供貨周期的事宜采購員應及時跟進并填寫采購異常報告單并報產品中心總監。第十三條 物資入庫1. 材料到貨后，由品質工程師和倉庫管理員共同驗收，由倉庫管理員辦理物料入庫手續，驗收合格的物資應由品質工程師在倉庫留存的材料采購申請表上簽字/蓋章確認。2. 已入庫材料在存儲、使用過程中發現其質量不合格的，品質工程師應負責根據歷史檢驗記錄追溯、查找原因，形成專項報告，經質量安全部門負責人審核后，發送相關部門負責人，采購專員接收到專項報告后，與供應商進行溝通處理。具體處理情況如下：1) 退/換貨：由倉庫管理員9、填寫采購入庫單（紅字或負數），經采購專員簽字確認，退回供應商處，并向供應商索要退貨用的簽收單，并將此簽收單交予倉儲人員；若是換貨，貨物換回后依前所述流程檢驗并入庫；2) 無法退/換貨：與供應商溝通后，無法退、換貨的，則交還倉庫管理員，依倉儲物流管理辦法進行處理。第十四條 采購款項支付采購款項支付分為預付款支付、到貨支付及月結支付，詳細的支付流程及審批權限詳見財務管理部資金管理辦法。第十五條 采購異常處理貨物無法在預定時間內交貨或其他不可抗因素導致進度拖延時，采購人員須及時填寫采購異常報告單，注明異常的原因及預計完成日期，并將信息反饋產品中心總負責人，由產品中心負責人與需求部門負責人進行溝通協商10、，針對具體情況達成一致意見并確定處理結果后，采購專員、需求部門負責人（若為異地采購申請，則可采用郵件來往確認）在采購異常報告單上簽字批準，采購專員再做更改、調整。 第十六條本辦法自頒布之日起執行。附件：1. 詢價單2. 采購訂貨單3. 采購異常報告單供應商信息名稱電話傳真郵箱地址聯系人職位手機序號物品名稱型號/規格單位數量單價總價備注合計0.00 說明 以上單價含：17%增值稅發票 普通稅發票 不含稅； 包裝必須符合常規要求確保物料按單分類、完好無損； 以上單價包含到指定地點運費； 請給予最優惠的報價用交貨期。付款方式優惠%實際金額報價期限需求日期交貨地點采購人員聯系方式日期審核日期批準日期我11、承諾同意按以上價格和要求供貨供應商印章 負責人： 批準： 職務： 日期：備注供應商信息名稱電話傳真郵箱地址聯系人職位手機序號物品名稱型號/規格單位數量單價總價備注合計0.00 說明 以上單價為含17%增值稅專用發票； 包裝必須符合常規要求確保物料按單分類、完好無損； 以上單價包含到指定地點運費； 按照出廠標準驗收。付款方式實際金額交貨日期交貨地點采購人員聯系方式日期審核日期批準日期我承諾同意按以上價格和要求供貨供應商印章 負責人： 批準： 職務： 日期：備注訂貨單號物料名稱 供應商名稱到貨日期 采購人員異常日期異常情況描述及原因： 記錄人： 日期：處理意見：審批意見采購部門負責人需求部門負責人備注