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1、公司信息部IT軟硬件采購申請、評估與審批制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 軟硬件采購管理制度第一節 總則第一條 為規范IT軟硬件采購流程，保障IT系統安全穩定運行，特制定本制度。第二條 本制度中的采購是指以各種合同方式有償取得信息技術產品、信息技術工程和服務，包括購買、租賃、委托、雇用、維修和維護等。第三條 本制度中的IT設備是指網絡設備、服務器、終端和外部設備等（以下簡稱“設備”），軟件在本制度中指成熟軟件產品。第四條 本制度適用于中國鋁業股份有限公司總部和各分子公司（含鄭州研究院）（以下簡稱“公司”）。第二節2、 采購分類第五條 公司IT軟硬件采購劃分為集中采購和自行采購兩類。其中，集中采購包括：一、 軟件（專用軟件除外）采購；二、 小型機、網絡設備、批量PC等采購；三、 總部統一安排的項目中的軟硬件采購。自行采購包括：一、 分子公司項目涉及的采購；二、 總部授權的采購；三、 不屬于集中采購的其它采購。第三節 采購申請、評估與審批第六條 集中采購由公司總部信息部負責，具體流程參見集中采購流程（附件一）。自行采購由分子公司信息部負責，具體流程參見自行采購流程（附件二）。第七條 采購申請由需求部門提出，提交給公司信息部進行采購前評估。第八條 采購前評估包括以下三個方面：一、 信息部針對此次采購對當前基礎架3、構的影響進行評估，其中包括技術層面、管理層面以及系統安全方面的評估；二、 信息部根據需求部門的業務需求，對申請采購軟硬件的功能和性能進行評估。三、 信息部根據市場行情，對IT軟硬件采購成本進行評估。第九條 集中采購申請由信息部和財務部負責人審核后，交公司主管領導審批，參見公司總部固定資產管理辦法。第十條 經批準的采購需求由信息部簽訂合同進行采購，合同簽訂流程按照公司合同管理辦法執行，需要進行招投標工作的參見公司招投標管理辦法。未被批準的采購申請，在采購需求表上寫明原因，并將其返回給需求部門。第十一條 采購過程中的第三方服務商資質認證、售后服務協議簽訂的詳細過程參考第三方服務商管理制度。第四節 4、到貨驗收第十二條 采購的IT軟硬件到貨后，必須經過驗收，才能正式投入使用。第十三條 設備到貨后，驗收工作按照合同要求執行，信息部根據合同規定當場驗貨，有條件的須檢查設備是否有損壞，備品、配件、資料、軟件等是否齊全。軟件到貨后，驗收方須檢查軟件介質是否有損壞，相關資料是否齊全等。第十四條 到貨驗收合格后，簽收到貨單，并復印存檔；若不合格，則拒絕簽收。第十五條 采購的設備和軟件到貨簽收后，根據公司相關規定辦理出入庫手續。 第五節 文檔管理第十六條 公司信息部須對采購的IT軟硬件建立相關檔案，格式參見IT設備檔案（附件四）或軟件檔案（附件五）。第十七條 公司信息部參照公司相關的固定資產管理辦法，對采5、購的IT軟硬件進行管理。第六節 附則第十八條 本制度由公司總部信息部負責解釋和修訂。第十九條 本制度自發布之日起開始執行。附件一 集中采購流程集中采購流程描述如下：一、 公司總部信息部根據集中采購需求情況填寫采購需求表（附件三）。二、 公司總部信息部針對采購需求，對現有的IT軟硬件情況進行評估，填寫采購評估表（附件三：附錄）。三、 公司總部信息部負責人對采購需求以及評估情況進行審核，并在采購需求表上簽字，然后交財務部負責人審核。四、 經過公司總部信息部負責人和財務部負責人審批的采購需求提交給公司主管領導進行審批。五、 經批準的采購需求交信息部簽訂合同進行采購，合同簽訂程序參見公司合同管理辦法執6、行；采購過程中的第三方服務商資質認定、服務協議的簽訂參照第三方服務商管理制度。六、 IT軟硬件到貨后，公司信息部進行到貨驗收并按公司的相關規定辦理出入庫手續，同時填寫IT設備檔案（附件四）或軟件檔案（附件五）。附件二 自行采購流程自行采購流程描述如下：一、 需求部門提出采購需求申請，統一填寫采購需求表（附件三），并由需求部門負責人審核簽字并加蓋部門公章后提交信息部。二、 信息部根據采購需求進行評估，其中包括對基礎架構的影響評估、功能和技術指標評估、采購成本評估。信息部評估負責人須填寫采購評估表并提交信息部負責人，信息部負責人對采購需求和評估情況進行審核，在采購需求表上簽字并加蓋部門公章，然后交7、財務部負責人審核，最后送公司主管領導審批。采購評估表作為采購需求表的附件。三、 信息部根據審批結果、公司合同管理辦法、公司招投標管理辦法等進行采購管理。四、 采購過程中服務商資質認定、服務協議的簽訂參照第三方服務商管理制度。五、 到貨后，信息部組織到貨驗收，驗收通過后將采購物品移交物資配送中心進行出入庫管理。 六、 信息部根據采購物品情況填寫IT設備檔案（附件四）或軟件檔案（附件五）。七、 采購的設備或軟件投入使用后，信息部門記錄設備領用情況。附件三 采購需求表采購需求表 編號：采購需求單位： 需求提出時間：申請采購內容申請采購原因需求部門負責人意見意見： 簽字（并蓋公章）： 日期： 信息部負8、責人意見意見： 簽字（并蓋公章）： 日期：財務部負責人意見意見： 簽字（并蓋公章）： 日期：公司主管領導意見意見： 簽字 日期：附錄：采購評估表采購評估表采購需求單位： 聯系人：需求表編號：采購意向：功能技術指標的評估結果提示：評估側重于針對要采購的設備的技術參數是否能滿足或者超出用戶需求；審批人：評估人：評估時間：對當前基礎架構的影響提示：評估側重于針對要采購的設備在技術和安全方面是否對當前基礎架構產生影響，是否是以前使用過的設備等。審批人：評估人：評估時間：采購成本的評估提示：根據當前市場行情，估計采購資金，評估采購成本。審批人：評估人：評估時間：附件四 IT設備檔案IT設備檔案設備名稱型號序列號設備編碼基本配置（含隨機配件）供貨商數量領用部門領用人領用日期備注附件五 軟件檔案軟件檔案軟件名稱版本號設備編碼供貨商安裝/操作手冊名軟件許可編號領用部門領用人領用日期備注