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1、生產(chǎn)型公司材料采購流程管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 材料采購流程管理制度為保證公司日常辦公事務(wù)及各現(xiàn)場工作的物資需要，提高采購工作的質(zhì)量管理，特制定本管理規(guī)程。二、范圍各部門工作所需的生產(chǎn)材料和輔料、小型機械和設(shè)備、備品備件、辦公設(shè)備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標(biāo)牌以及設(shè)備維修所需的配件、材料等.三、職責(zé)1. 熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3. 負責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。4. 負責(zé)供應(yīng)商的2、開發(fā)、管理及維護工作。5. 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。6. 大項材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。8. 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進行付款。9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工1.人員配置采購部長一人，采購員二人，內(nèi)勤一人。2.分工計劃分為板材材料采購一人，墊片材料采購一人，零星及設(shè)備、模具采購一人，內(nèi)勤一人(基礎(chǔ)資料管理、體系、賬務(wù)處理等)五、程序采購部在公司生產(chǎn)經(jīng)營中擔(dān)負著不可推卸的重要責(zé)任， 采購工3、作的好壞，直接影響公司產(chǎn)品的質(zhì)量、交期、成本等 。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在整個采購過程中， 采購部需要生產(chǎn)、技術(shù)、控制、財務(wù)、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發(fā)展做出各自的貢獻。(一)請購及其規(guī)定1.請購單要填寫完整，具體應(yīng)包括以下要素:(1)請購的部門;(2)請購物品所屬項目;(3)請購的用途;(4)請購的物品名;(5)請購的物品數(shù)量;(6)請購的物品規(guī)格;(7)請購物品的樣品、圖片或詳細參數(shù)資料(技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及使用要求)等;(8)請購的物品的需求時間4、(使用時間);(9)請購如有特殊需要請備注;(10)請購單填寫人;(11)請購部門主管;(12)請購單審核人;(13)倉庫保管員;(14)公司總經(jīng)理。2.計劃單及其提報規(guī)定(1)計劃單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部;(2)固定資產(chǎn)申購按照(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;(3)日常零星采購按照公司印制的(月份材料使用計劃)的格式填寫提報;(4)請購部門在提報計劃單時，應(yīng)要求采購部簽字接收人，請購部門備份;(5)涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;(6)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或5、其他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在計劃單上寫上說明。(7)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。(8)計劃單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。3.公司物資計劃單的提報部門(1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資由生產(chǎn)安全部提報材料需求計劃(每月xx日)，期間如材料需求有變化，需加報材料使用追加計劃。(2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、設(shè)備維修等零星材料，需使用部報月材料使用計劃;(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。(二)請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點(1)采購部在接收計劃單時應(yīng)檢查計劃單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查計劃單6、是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;(2)接收計劃單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;(3)無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購;(4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、計劃單的分發(fā)規(guī)定(1)對于計劃單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理;(2)對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;(3)無法在請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;(4)重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定(1)常規(guī)商品采購周期在 7 天時間;(2)遇到緊急采購，應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在7、 3 天時間;(三)詢價及其規(guī)定1.詢價應(yīng)認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數(shù)量，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通;2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;3.對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;4.所有采購項目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則不能通過中間商詢價;5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;6.遇到重要的物資、設(shè)備或預(yù)估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明基本情況;7.詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價;8.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在 1 萬元以下項目可以自行采購;單次采8、購金額預(yù)算金額在 1 萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與;單次采購金額預(yù)算價格在 20 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價格在 100 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo);9.比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力;10.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。(四)比價、議價1.對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認;2.對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格9、的綜合條件更加突出;3.收到供應(yīng)單位報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定目標(biāo)或理想價格;4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力， 資質(zhì)進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等;5.參考目標(biāo)或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判。(五)合同的簽訂及其規(guī)定。1.合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護。(1)合同正文應(yīng)包含的要素(2) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點; 采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分;包裝要求; 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)10、注明; 付款方式; 交貨日期; 質(zhì)量保證期; 質(zhì)量要求及規(guī)范; 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法; 雙方的公司信息; 其他約定。(3)合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任;2)擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;3)為防止合同數(shù)量追加或追加無依據(jù)，采購時要求供貨方提供報價清單;4)質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期;5)詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;6)針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 ;7)與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款11、;8)違約責(zé)任一定要詳細、具體;9)比價完畢后方可進行合同的簽訂工作;10)合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進行巡簽審查;11)合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;12)簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門并歸檔;(七)付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)定(1)所有已簽訂合同付款時應(yīng)按照合同規(guī)定的付款;(2)按照進度付款的采購物資必須確保質(zhì)檢合格方可付款;(3)按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件時，該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款;(4)財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.合同執(zhí)行(1) 已簽12、訂合同由采購部負責(zé)采購人員負責(zé)跟進，由采購部負責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握材料情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;(3)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同;(八)驗收與入庫1.報驗(1)供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，材料進廠時采購部應(yīng)及時的通知保管員進行驗收;(2)對材料驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司技術(shù)部門的相關(guān)要求執(zhí)行;(3)達到質(zhì)檢和報驗條件的材料應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收;(4)質(zhì)檢部門在接到報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時13、延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責(zé)任;(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2.入庫(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收;(2)材料在運達公司后采購部應(yīng)及時通知保管員，由保管員及時安排卸貨與搬運;(3)質(zhì)檢部門未及時驗收的材料，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受;(4)質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單;(5)外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫;(6)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。材料采購流程管理制度(2)第一條為了滿足公司飛速發(fā)展的需要，為了加強對本公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控14、制，財務(wù)部在李總的指示下，在項目部、采購部等部門的配合下，特制定此制度。第二條對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括:(一)付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應(yīng)商和洽談價格的業(yè)務(wù);(二)采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔(dān)任;(三)貨物的采購人員不能同時擔(dān)任貨物的驗收和記賬工作。第三條 采購部門的劃分(一)生產(chǎn)原材料采購:由采購部門負責(zé)辦理。(二)日常辦公用品采購:由行政管理部或其指定的部門或?qū)Ｈ素撠?zé)辦理。(三)對于重要材料的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。第四條 采購方式一般情況，選擇下列一種最有利的方式15、進行采購:(一)集中計劃采購:凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。(二)長期報價采購:凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準(zhǔn)后通知請購部門依需要提出請購。(三)未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商;如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準(zhǔn)后方可變更。(四)詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價，否則公司不予認可價格(特殊情況下，需電話征得總經(jīng)理同意);由此引起后果由責(zé)任人負全責(zé)。(五)采購合同16、簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負責(zé)，否則視為無效。第五條 詢價、比價、議價(一)經(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價。(二)凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認后上報。(三)采購經(jīng)辦人員接到“采購申請單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。(四)采購部門接到請購部門(項目部、行政管理部)以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采17、購程序優(yōu)先辦理。第六條請購與采購(一)使用部門根據(jù)本部門實際物資需求情況，填寫請購單(即采購單第一聯(lián))，明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、使用日期等，交給采購部門審核。請購單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字。(二)采購部門收到使用部門提交的請購單時，審核后如確有必要購買，由采購經(jīng)理簽字，再請總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“采購申請單”(即采購單第二聯(lián))后，應(yīng)按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供應(yīng)商后，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。(三) 采購單一式四份，第一聯(lián)即使用部門提交的請購單，第二聯(lián)即采購部門使用的采購申請單，第三聯(lián)交給財務(wù)(采購員核銷時),第四聯(lián)交給倉管員(以備18、驗收)。第七條 驗收與入庫(一)采購物資到貨后，采購員要及時組織質(zhì)監(jiān)部門、倉庫管-理-員進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗收合格后，驗收部門的人員應(yīng)對已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據(jù)，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給倉管員。(二)倉管員根據(jù)進貨檢驗報告結(jié)果(主要是驗收單)對合格貨品進行入庫，入庫單必須通過采購員、倉管員簽字。不合格品由相關(guān)采購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給財務(wù)，第三聯(lián)交給采購員。第八條 付款與核算(一)預(yù)付19、款采購1、按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供采購申請單、合同復(fù)印件、付款通知書(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后(付款通知書須由總經(jīng)理簽字)，交公司財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。2、貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同)，財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財務(wù)做賬。(二)現(xiàn)款采購采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由質(zhì)監(jiān)部門、倉庫保管員驗收，并開出入庫單(入庫單必須注名:供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途20、簽字)。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同)，財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)。(三)后付款采購采購員粘貼好報銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同)，財務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。供應(yīng)商需要結(jié)款時，由財務(wù)將款項匯出。(四)貨物已到發(fā)票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款;發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾巴”。(五)物資采購必須取得發(fā)票方可報銷，如無特殊情況，發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票。