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1、硅業公司經營計劃部物資采購合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 范圍 本制度規定了硅業有限公司(以下簡稱“”)物資采購合同的要求、構成、內容和表達形式等。 本制度適用于經營計劃部物資采購合同工作。2 術語與定義物資采購合同是指經營計劃部因采購需要就某一或數件物資與供應商簽定具有法律效應的設立、變更、終止民事權利義務關系的協議是指出賣人轉移標的物的所有權于買受人，買受人支付價款的合同。3 管理職責3.1 經營計劃部職責 負責起草、部門負責人自審、報審核/會簽、整理各類物資采購合同，建立合同臺帳，并對其過程產2、生的過錯承擔責任。 協助法律事務組采用協商、調解、仲裁、訴訟等方式處理合同有關事宜。3.2 法律事務組職責 負責審核合同文本中所有條款的合規性。 法律事務組和顧問律師重點對合同條款合法性、完整性、違約責任、有無結算方式、質量要求、技術標準等條款進行審核。并對審核不慎產生的過失承擔責任。3.3 財務部職責負責審核合同雙方是否為關聯交易，并審核合同文本中與合同金額相關條款的合規性、結算方式等與職責有關的條款，根據合同金額做好資金使用計劃并負責對外付款。并對審核不慎產生的過失承擔責任。3.4 技術品質部職責負責審核技改物資采購合同，重點審核質量要求、技術標準、交貨時間和掌握物資供應商的制造能力和生產3、條件等情況，負責簽訂技術協議并進行小簽（此協議是合同文本最重要的組成部分，每頁雙方當事人必須簽署。在技術協議文本設計時每頁要設置甲乙雙方簽字欄，此欄要預留空白多一些，參加談判的人均要簽字），并對審核不慎產生的過失承擔責任。3.5 相關部門職責負責審核相關合同的質量要求、技術標準、交貨時間和掌握物資供應商的制造能力和生產條件等情況，負責簽訂技術協議并進行小簽（此協議是合同文本最重要的組成部分，每頁雙方當事人必須簽署），并對審核不慎產生的過失承擔責任。4 管理方法及流程4.1 合同的主要條款標的(指貨物、勞務、工程項目等)。數量、質量。價款或酬金。技術協議（簡單時可直接進入合同正式條款，復雜時可另4、行制定技術協議，但此協議是合同文本最重要的組成部分）履行期限、地點和方式。違約責任。法律規定或按照合同不同性質而要求必備的條款以及當事人一方要求在合同中必須規定的條款。4.2 合同的簽訂4.2.1 合同一律采用書面形式，與合同有關的資料（如電子郵件、傳真等）也是合同的組成部分。較復雜的設備、技術要求較高的化工原材料和三劑需簽定技術協議，作為商務合同的組成部分與合同具有同樣的法律效力。4.2.2 訂立商務合同的雙方應當遵循平等互利、協商一致的原則。合同必須由企業法定代表人或其授權的委托代理人在其授權范圍內簽訂。企業法定代表人或法定代表人指定的人員經授權即為簽訂合同的委托代理人,這些人員在對外簽訂5、合同時,必須對公司及授權人負責。4.2.3 合同代理人在簽約前,應當對對方主體資格、資信情況和履行能力進行認真的審查,不可盲目草率。對方是法人的,要看是否依法取得營業執照,參加簽訂合同的人是否是該法人的法定代表人或法定代表人所授權委托的委托代理人,前者應出示法人代表證明書等身份證明,后者除授權委托書外,應出示本人身份證明,注意審查授權委托書的內容、權限范圍、有效期限。對方是其它經濟組織,要看是否有工商機關依法核準登記的證明材料。4.2.4 審查簽約對方的注冊資金、制造能力和生產條件（生產商）、經營能力（經銷商）,以保證企業合同的履行率。代訂合同,必須事先取得委托人(法定代表人)的委托證明,表現6、為授權委托書。但經辦人員依法持有單位的業務介紹信,也視為享有代理權。有關經辦人員未經授權不得擅自以委托人的名義與其它單位簽訂合同,也不得超越代理權或以委托人名義又與自己所代理的其它單位簽訂合同,否則應當對因此造成的損失自行負責。4.2.5 合同經辦人應檢查合同的內容是否符合國家的法律法規、出賣人有無合法資格，合同責任是否明確，條款是否齊全，文字解釋是否清楚，手續是否完備，出賣人有無履約能力，在材料、技術、動力、設備和產品質量方面是否有保證。4.2.6 合同經辦人負責依據詢比價或招議標結果起草合同，并按EC系統合同會簽流程完成采購合同的審批簽定工作。4.2.7 合同會簽結束且合同文本的簽署頁經總7、經理書面授權代表簽字后方可以加蓋合同專用章。4.2.8 采購員依據招議、續標、詢比價會簽流程的審批結果起草合同，進入審核流程（見合同經辦、審核、會簽、審批、簽署、用印、歸檔流程），審核結束后交合同對方簽字蓋章，接到對方蓋章后的合同后1-2個工作日完成公司的簽字蓋章流程。4.2.9各類詢比價會簽單、合同文本（原件）、技術協議（當事人小簽的原件）等事項結束后采購員及時整理并形成臺帳，每月3日下班前將上月的交合同管理員匯總、收存。4.2.10 合同編號，執行編碼規則（見附錄A），并在總合同號后面添加本部門的合同流水號（待總號編后或走流程前均可，但不得遺漏，確保是連號）。4.3 合同文本版本的使用 使8、用國家、行業或對方的固定文本時，必須將與本公司不適應和不用的空白部分劃去，需要修改的劃去不適應的部分，在下方寫上修改的內容；需要附加條款的，在合同文本中無法添加的可另行附文，但必須在此合同正本中注明“后附的XXX補充或附加條款是本合同的組成部分，與本合同具有同等的法律效力”，也必須在另附的文本中注明“此補充或附加條款是XXX合同的補充或附加內容，與XXX合同相同具有同等的法律效力”。 使用本公司的合同文本時，應與對方協商其條款，原則是主題明確、需求清晰、公平公正。4.4 合同臺帳建立4.4.1 財務部建立公司的總合同臺帳。4.4.2 經營計劃部建立本單位經辦的總合同臺帳。 合同臺帳應包括合同編9、號、價款、合同標的、簽約日期、履行期限、履行情況、備注等。 合同管理人員在建立臺帳的同時,合同評審單以及合同履行過程中的往來信函、電報、電話記錄等法律憑證,應登記編號,保存備查。4.5 合同經辦、審核、會簽4.5.1 物資采購、處理工作的合同經辦合同的經辦由經辦人依據各方需求計劃和供應商選擇的規定（招儀標、詢比價或長期合格供應商簽訂要求）起草合同，報部門負責人審核（符合性文本、招儀標規定、技術、質量、付款、交貨方式、交貨期、運輸、安全、環保、不符合要求的賠償等）后，并在附言欄內必須簽署“此合同已經本人審核，符合要求，請各專業部門進一步審核。XXX（簽名）/XXXXX（簽年月日）”的語句（不得籠10、統的用“同意”或是不簽任何確認是否經過審核的話語只是簽名。否則視為該部門未審核的草稿，各審核部門/人不予審核和會簽，出現延誤等問題由經辦部門/人全權負責），將電子版的文本同時呈報（橫向或并聯形式報出，減少流程時間）各需要審核的部門/人，并通過電話或短信提醒審核人予以審核（以免延誤時間）。4.5.2 合同審核、審核后問題修改的反饋a）合同審核合同在報會簽前先進行審核，審核部門/人接到合同時，依據本部門所屬職責和權限對其全面審核（如：使用部門負責對技術、質量、服務、交貨期限等要求進行符合性審核，財務部門負責對金額、支付方式等要求進行符合性審核，法律部門負責對合規性、合法性、不能如期履行合同過錯方的11、賠償以及發生糾紛的處理等要求進行符合性審核）。符合要求時，審核人應明確簽署“經審核，符合要求，同意報會簽。XXX（簽名）/XXXXX（簽年月日）”語句的回復；不符合要求時，要求修改的，審核人應明確簽署“XX條款的XX內容不符合XX要求或有XX瑕疵或XX有風險，建議與對方協商修改（或建議修改為“XXX”）。“經審核暫不符合要求，不同意報會簽。XXX（簽名）/XXXXX（簽年月日）”語句的回復。b）經營計劃部經辦人接到審核后的合同的處理：1）對無異議和無須修改的合同，直接上會簽流程，同時呈給除總經理外的所有需要會簽的人員會簽（紙質版時，電子版時已有簽署的依據，就不再走此過程），會簽完后再呈總經理最12、后審批簽署。但經辦人在附言欄內必須簽署“此合同經呈XX、XX、XX、XX部門審核，無修改內容，請予以會簽。XXX（簽名）/XXXXX（簽年月日）”的語句。否則，會簽人不予會簽，并退回。2）對有瑕疵或要求修改的合同，合同經辦人按審核人的意見或建議與對方進行商討和修改，將修改的文本直接呈原要求修改人再審核（再無須發其他人），無問題時再直接上會簽流程，同時呈給除總經理外的所有需要會簽的人員會簽，會簽完后再呈總經理最后審批簽署。但經辦人在附言欄內必須簽署“此合同經呈XX、XX、XX、XX部門審核，對XX、XX和部門提出修改的內容進行了修改，并又報經審核且同意已修改的內容，請予以會簽。XXX（簽名）/X13、XXXX（簽年月日）”的語句。否則，會簽人不予會簽，并退回，延誤的責任由經辦部門/人全權負責。c）合同會簽合同會簽部門/人，接到經已審核過需要會簽的合同時，進行再復核（之前是否報審核過、或是否將瑕疵已修改、或是否按提出的修改要求予以修改）后簽署“符合要求，同意報審批。XXX（簽名）/XXXXX（簽年月日）”或“已按審核時提出的要求進行了修改，現文本符合要求，同意報審批。XXX（簽名）/XXXXX（簽年月日）”的語句。否則，不得呈報總經理審批，并退回，延誤的責任由會簽部門/人全權負責。4.6 合同的打印與蓋章4.6.1 合同的打印流程上傳到機要秘書處的合同文本，已經是經總經理審批后的最終版本，不14、得修改，若在執行當中有問題，可另行簽署“補充合同”。機要秘書負責編制流水號和打印裝訂合同，并逐份加蓋“機要室騎縫章”予以騎縫（按合同要求的分數另加印一份留存核查用）。機要秘書將打印的合同留存一份作為復核和核查用（與正本一起歸檔），其余合同正常由經辦人領取聯系對方單位先行簽字蓋章后呈報本公司總經理或其委托人簽署（機要秘書或合同經辦人）、機要秘書在指定用印處加蓋合同專用章后使合同生效。特殊合同經領導同意，可以將打印加蓋騎縫印章的合同版本先行呈報總經理或其委托人簽署、機要秘書在指定用印處加蓋本公司合同專用章，由經辦人簽字領取，聯系對方單位簽字蓋章使合同生效后帶回，將一份原件交由機要秘書存檔，其余合同15、原件交由財務部及經辦部門存檔。經辦部門定期（7日內）將合同掃描成PDF電子版本分發給機要秘書、法務、財務、內控等各有關部門以供執行。4.6.2 合同的蓋章 經總經理簽署的合同機要秘書可直接蓋章（合同專用章），經總經理委托人簽署的合同經過辦理用印審批手續后方可蓋章（蓋章必須由機要秘書親自辦理，不得將印章交與其他任何人代辦）。4.7 合同的歸檔、使用合同正本至少一式兩份，一份由機要秘書暫留存定期交檔案室歸檔（加打印后簽字前的一份核查稿），一份由經辦人交合同對方；副本至少一式四份，一份經辦部門留存和本部門歸檔（使用時可用復印件），一份由經辦部門提交財務部作為付款的主要依據，由財務部留存和歸檔（使用時16、可用復印件），兩份由經辦人交合同對方（根據要求確定份數）。4.8 合同的履行、變更和解除4.8.1 合同簽訂和生效后,由經辦部門或經辦人員負責根據合同要求的交貨期及時列入采購計劃和跟蹤催辦議程,確保合同的如期履行。4.8.2 合同履行過程中,經辦人如果發現對方發貨數量、質量、價格、交貨期限、付款期限等不符合合同約定的相關規定時,合同經辦人員應當立即向對方提出書面異議。4.8.3 在采購合同履行過程中,應嚴格執行現行采購政策和有關制度,發揮主觀能動性、積極性。4.8.4 經辦人如果發現使合同難以履行的重大問題,應當及時向部門負責人匯報,由部門負責人作出相應處理意見,經總經理核準后執行。4.8.517、 如果因我方不能履行或不能完全履行時,合同經辦人員應當及時以書面形式與對方聯系、協商，若修改或中止合同時,用公函的形式發給對方，并限期答復以免影響信譽,給企業造成經濟損失。以書面形式4.8.6 如果因對方不能履行或不能完全履行時,合同經辦人員應當及時以書面形式與對方聯系,若是影響我公司檢修時間、工程進度的，應將造成的損失計算或后果陳述，并要求對方承擔責任的用公函的形式發給對方（合同中有明確規定時）。4.8.7 如果對方當事人要求變更、解除合同的,應當在確保企業合法權益不受侵犯或受到的損失得到補償的前提下慎重研究,妥善處理。經辦人應將合同的變更或解除情況通知本部門合同管理人員及時登記入帳。4.818、.8 合同的變更或解除,按照平等互利的原則,經雙方當事人協商同意。其通知或協議應當采取書面形式,以利有據可查。4.8.9 合同管理員對合同履行情況進行跟蹤,督促經辦人員及時履行合同,對已經變更或解除的合同,在登記臺帳上注明變更、解除原因及其內容。4.8.10 應收賬款應以業務員自清為原則,在必要的階段由公司清債人員協助清理。有關業務員辦理移交及大的貨款債權糾紛可由清債人員監督、跟蹤、處理。業務人員與合同執行人員密切配合,就應收賬款針對不同情況進行清理,以盡快使合同得以完全履行。4.9 合同糾紛的處理4.9.1 因合同產生糾紛的處理,應本著“以事實為根據,以法律為準繩”的原則,一般按照“協商、調19、解、仲裁或起訴”的程序進行,以自行解決為基本方式,并且在維護公司合法權益的基礎上,考慮雙方今后的業務往來情況,給予妥善解決。4.9.2 合同糾紛自行協商,調解不成,凡需要申請仲裁或訴訟的,由該合同經辦人或經辦部門提出書面意見經部門負責人審核后報主管領導，由主管領導向總經理匯報同意后，由經辦人員配合法律主管部門執行。4.9.3 合同糾紛處理完畢,合同經辦人員以及合同管理員對糾紛處理的全過程形成書面材料向部門負責人和主管領導匯報，由主管領導向總經理匯報后與合同統一存檔備查。5 檢查與考核5.1 各分管領導和部門依據第3、4章管理職責和管理方法及流程的規定與要求對管轄的責任部門或人員實施檢查、指導、20、輔導，對不符合、不合格提出糾正或糾正措施，并對其有效性驗證。5.2 公司考核部門依據第3、4章管理職責和管理方法及流程的規定與要求對管轄的責任部門或人員實施考核。6 文件與記錄6.1 合同編碼規則 Q/GCL/TXZN 21103/WJ-01-20106.2 合同經辦、審核、會簽、審批、簽署、用印、歸檔流程 Q/GCL/TXZN 21103/LC-01-A6.3 物資合同臺賬 Q/GCL/ TXZN 21103/BG-01-A7 附錄7.1 附錄A Q/GCL/TXZN 21103/WJ-01-20107.1 附錄B Q/GCL/TXZN 21103/LC-01-A7.1 附錄C Q/GCL/21、TXZN 21103/BG-01-A附加說明本制度由標準化管理機構負責提出。本制度由公司經營計劃部負責起草或修改。本制度主要起草人、修訂人：審 核： 審 定： 批 準：本制度由公司經營計劃部負責解釋。本制度于第一次發布實施。合同管理編碼規則1 范圍 本規則規定了硅業有限公司(以下簡稱“”)合同編號的要求，適用于所有合同編號的工作，是合同管理標準的附錄。2 編號規則 2.1 編號原則 唯一性每一份合同只能對應一個編號，即不能出現一個編號對應多份合同，也不能出現一份合同對應多個合同編號。2.1.2 合理性編號結構要與實際業務分類體系相適應，即由合理的業務分類體系相應地設計出合理的編號。2.1.3 22、可擴充性必須留有足夠的備用編號位，以適應不斷擴充的業務處理需要。2.1.4 穩定性合同編號工作是建立管理信息系統的一項基礎工作，很多處理的業務、處理的方法、以及應用軟件常與編號有密切關系。合同編號影響面很大，編號規則設計應該慎重，一經批準實施，必須嚴格執行，不能輕易修改。2.2 編號組成本合同編號由大寫英文字母、數字、符號“-”“/”、漢字“補”組成的不等長編號。以大寫英文字母為主，數字為年份與順序，連接符統一用半角狀態下的符號“-”“/”，有補充合同的才可用漢字“補”。2.3 編號結構本合同編號由六部分組成的不等長編號：第一部分為8位，用“GCL/TXZN”來表示協鑫集團所屬企業代碼，其中后23、四位為本公司的名稱簡稱標識（）。第二部分為2位，用大寫英文字母來表示合同類別代碼，按集團統一規定編制（見3.4），編制規則需滿足合同類別代碼唯一性原則，取前兩位合同類別簡拼作為標示代碼。第三部分為2-4位（不超過4位），用大寫英文字母來表示合同類別的細分類別代碼，編制規則需滿足合同細分類別代碼唯一性原則，取前一至四位合同細分類別簡拼作為標示代碼。第四部分為4位，用數字表示年份代碼，如2010。第五部分為合同流水號碼，為4位（以利信息系統擴展應用，因本公司的年合同量在千份以上），用自然序數編制而成，不足4位的在前面用零補充（如：0001、0011、0111、1111）。第六部分為3位，用漢字“補24、”加2位數字來表示補充合同的順序碼（可選項），如補01。合同編號示意圖如下：注：紅色標注代表可選部分3 其它說明與注意事項 3.1 符號說明 合同編號中“/”符號代表后面的有層級所屬關系；“-”符號起連接作用。3.2 可選項說明合同編號規則中的補充合同的順序碼為可選部分，補充合同的順序碼，有增補合同的在原合同號碼的后面加此順序碼，但必須依據規則“補”+兩位數字順序碼。3.3 示例GCL/TXZNXX*0000#補#第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分公司標準代碼合同類別細分類別年份合同流水碼增補合同順序碼(可選)例1代碼GCL/TXZN-CG/JGXM -2010-0066層次意義25、第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分分類屬性公司標準代碼合同類別細分類別年份合同流水碼增補合同順序碼對應編碼GCL/TXZNCGJG20100066對應含義采購技改項目2010年第66號整體含義2010簽訂的第66份合同，此合同為技改項目類合同例2代碼GCL/TXZN-CG/SCJY -2010-0026-補02層次意義第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分分類屬性公司標準代碼合同類別細分類別年份合同流水碼增補合同順序碼對應編碼GCL/TXZNCGSCJY20100026補02對應含義采購生產經營2010年第26號26號的補2整體含義2010簽訂的第26份合同的第2份補充26、合同，此合同為采購類生產經營合同3.4 編碼類別明細表序號合同類別代碼合同類別名稱細分類別代碼細分類別名稱編號示例合同經辦單位/人1.1CG采購類SCJY生產經營類GCL/TXZN-CG/SCJY-2010-#物資部1.2CGJG技改項目GCL/TXZN-CG/JG-2010-#物資部2.1XS銷售類TDJG太陽能級多晶硅GCL/TXZN-CG/TDJG-2010-#經營策劃部（銷售部）2.2XSDDJG電子級多晶硅GCL/TXZN-CG/DDJG -2010-#同上2.3XSFCP副產品GCL/TXZN-CG/FCP -2010-#同上2.4XSFJWZ廢舊物資GCL/TXZN-CG/FJW27、Z -2010-#財務部3.1ZB總包類TJ土建GCL/TXZN-ZB/TJ -2010-#工程組3.2ZBAZ安裝GCL/TXZN-ZB/AZ -2010-#工程組4QT其它類4.1QTJS技術GCL/TXZN-QT/JS-2010-#實用/生產部技改/技改組4.2QTYF研發GCL/TXZN-QT/YF-2010-#研發中心4.3QTJW檢維修GCL/TXZN-QT/JW-2010-#機動設備部4.4QTHR人力資源GCL/TXZN-QT/HR-2010-#人力資源部3.4 編碼類別明細表（續1）序號合同類別代碼合同類別名稱細分類別代碼細分類別名稱編號示例合同經辦單位/人4.5QTCW財務28、類財務部4.6QTTZ投資類法務4.7QTZL租賃合同財務部4.8QTFW服務合同各相關部門4.9QTZR轉讓合同財務部4.10QTTD土地合同法務4.11QTZX咨詢合同各相關部門4.12QTHRLD人事勞動人力資源部4.13QTHRBM人事保密人力資源部4.14QTCWJK財務借款財務部3.5 合同初始基本編碼（不含流水號的前四部分）的經辦單位 采購合同的編碼由物資部形成（合同經辦單位/人）； 銷售合同的編碼由銷售公司或經營策劃部形成（合同經辦單位/人）； 總包合同的編碼實用性由技改指揮部工程組形成（合同經辦單位/人）； 其它合同的編碼由經辦部門形成（合同經辦人）；舉例：實用性技術類由生產29、運營部技術組形成（合同經辦人）；技改（授權范圍內）技術類由技改指揮部技術組形成（合同經辦人）；檢維修類由機動設備部形成（合同經辦人）；借款類由財務部形成（合同經辦人）；保潔服務類由總經理工作部行政后勤組形成（合同經辦人）。3.6 合同編碼中流水號的編制3.6.1 人力資源的合同的編碼和流水號由人力資源部形成（不經過機要秘書），流水號不在公司總流水號之中；3.6.2 總合同流水號由ERP或EC系統流程自動編制（目前不能自動編制時由機要秘書打印合同前編制或蓋章時手工用仿宋體字手工填寫）。3.6.3 各合同經辦單位在收到機要秘書打印和編號后本單位的正式合同后，在正式編碼后面用括號加本單位的流水號（在發出前的合同臺帳中登記時先把號預編，以便本單位查閱）。附錄C（標準的附錄） 物資合同臺賬 ： 序號合同號貨物名稱供應商付款方式聯系人聯系電話備注編制/日期： 審核/日期：