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1、科技公司物資計劃采購入庫貯存管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資的計劃、采購管理制度1 目的 為加強物資的計劃、采購、入庫、貯存、領用等運作程序和管理行為物資采購管理，確保所購物資價格合理，質量符合要求、保證庫存量，滿足需求，使整個程序能責任到人。2 適用范圍 適用于物資的計劃、采購、入庫、貯存、領用全過程的管理3職責3.1物資管理部負責生產所需原輔材料及常用物資的采購，并負責機電、化工、金屬、成品等倉儲物資的管理；3.2生產部負責外協件、設備及設備的備品備件的采購，并負責中心庫物資的管理；3.3銷售部負責2、產品及其配套件的采購；3.4質量部負責計量等檢驗儀器設備及檢測試劑的請購計劃；3.5辦公室負責基建維修物資、后勤等技改項目的請購計劃；3.6采購、生產、質量、銷售、車間等部門負責按管理程序辦理進出庫手續。4 物資的計劃管理及采購4.1 采購計劃申請 生產所需用原輔材料及常用物資如工具、標準件等常用五金備品備件，外協件，由各倉庫管理員根據生產計劃、安全庫存情況及歷史耗用量填寫采購單進行申報，經物資管理部領導審批后組織采購。生產用鑄鍛件等毛坯采購，由生產部根據庫存報表、生產計劃及歷史耗用量進行申報，經分管領導審核，經物資管理部領導審批后組織采購。部分產品及產品配套件的請購，由銷售部填寫外購產品審批3、表，經主管審核，報總經理批準后，自行組織采購。4.1.4 新產品試制及工藝改進所需物資如刀具、刀頭、鉆頭，新材料等的請購,由項目負責人填寫物資信息聯系單，并按聯系單內容要認真填寫，由新產品開發或工藝負責人審核，經物資管理部領導審批后組織采購。4.1.5 各車間、部門科室專用物資可由部門負責人應根據實際需求并經倉庫簽字確認無庫存后進行申報，經物資管理部領導審批后組織采購。4.1.6各類設備(包括生產和檢測設備)的請購,由使用部門提出,報生產副總審核,經總經理審批或提交相關會議討論,由設備主管選型,按比質比價采購或招、投標程序確定價格后簽訂合同，并負責采購和組織驗收。4.1.7設備修理用備品、配件4、的請購，由各車間、部門申請表經設備主管審核，主管領導審批后由設備部門負責采購和組織驗收4.1.8計量器具及配件的請購，由質量部計量管理員填寫采購申請單，經部門主管審核，經物資管理部領導審批后組織采購。4.1.9基建維修物資、后勤等技改項目所需物資由辦公室提出請購計劃，主管領導審核，經物資管理部領導審批后組織采購。4.1.10辦公用品、印刷用品、生活所需物資的采購，由各職能部門提出，主管審核，分管副總審批后由各職能部門自行組織采購。4.1.11各采購部門采購時，應應執行采購控制程序和供方評定程序，A、B類物資一般不得在合格供方名單以外的單位采購，確因特殊情況而采購的，應填寫采購物資申請表，報主管5、審批方可實施，各采購及倉儲應予以記載，并按月上報物資管理部和質量部，物資管理部記好臺賬并根據進貨質量在規定的期限內組織供方評審。4.1.12為節約采購成本，各部門每周一進行采購計劃統一申報，特殊情況下的急用件隨時申請采購。3 采購計劃單或外協申請單填寫要求填全所購物資統一的規范名稱、規格型號、用途、質量要求或執行的標準號、請購日期、到貨日期，制單人是準確采購的第一責任人。4采購員接單時須在采購單簽名，同時簽上接單日期，以便考核采購員是否在合理的采購周期內完成采購。5 每月底采購員應對采購單進行統計，將未能及時完成的采購單統計成報表，并注明未能完成原因，上報給主管。6 采購周期的確定：急件一般不6、超過2天時間，正常采購周期為一周，鋼材和毛坯采購周期為20天以內。4.2 采購實施4.2.1采購方式 4.2.1.1集中計劃采購：凡具有共性的材料，根據請購部門每周一提出的請購，采購員集中辦理采購。 4.2.1.2長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應在選定的合格供方內進行采購，議定長期供應價格，并及時掌握市場價格的波動，做好調整。4.2.1.3未經主管書面同意，不得私自變更、替換現有合格供方；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，采購部應填寫采購物資申請表，獲得批準后方可變更，并根據供貨質量，在規定期限內做好供方評審。4.2.2 詢價、比價、議價 4.2.2.1采購員應對7、供應商（包括現有合格供方）的報價資料進行整理并經過深入調查分析后，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價，供應廠商應不得少于三家 ，并做好詢價記錄。 4.2.2.2凡是最低采購量超過請購量的，采購員在議價后，應在采購計劃單中注明，經主管簽字確認后上報。 4.2.2.3采購員應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或供應商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價或進行招、投標的程序進行訂價，經分析后進行議價，議價結果書面上報總經理。 .4詢價、議價結束后，需主管書面同意方可定價，否則不予認可價格；由此引起后果由采購員負全責。.5采購物資的單價超過1000元以上、一次性購買8、超過3萬以上或保密類物資需經過主管審核，經總經理審批進行訂價。.6基建或技改項目、生產設備、檢測設備、外協產品及其他金額較大的物資采購等，一次性購買5萬或全年采購用量超過50萬以上的物資必須實行招（議）標采購。 4.2.2.7采購員接到請購部門（生產部、總經理辦）以電話聯絡的緊急采購情況，先行詢價、議價，采購，待接到采購單后，按采購程序補辦相關手續。 4.2.3 訂購 4.2.3.1采購員接到經批準的采購表單后，應以“訂購單”或“合同”向供應商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號或合同編號”，分包包裝材料的標明規格型號。 4.2.3.2若屬分批9、交貨者，采購員應在“采購單”上注明“分批交貨”以供識別，全部到貨后，將采購單及其它資料交于倉庫辦理入庫手續。4.2.3.4原材料、基建或技改項目、生產設備、檢測設備、外協產品及其他金額較大的物資采購等，一次性購買5萬或全年采購用量超過50萬以上的物資的采購合同簽訂需經總經理或總經理的授權人審核后簽定，否則視為無效。 3.3 物資入庫采購員辦理入庫手續需提供的資料和單據：1）經過審批的“采購單或外協申請單”2）經審批簽字的“訂貨合同或訂貨單”3）供應商的“送貨清單”4）供應商提供的“材質證明書或產品的出廠檢驗報告”，隨報檢單交質量部5）經倉庫簽字確認的“收料單”6）經我公司質量部驗收合格的“檢驗10、合格報告單或檢驗合格簽字證明”7）經倉庫簽字確認的“材料入庫單” 3.4 整理付款 現款采購：采購員必須憑有經理簽字的借款單向財務部借款，采購完成后，采購員持貨品、購貨發票、采購單或外協申請單到倉庫辦理入庫手續，由倉庫保管員驗收并開出收料單，（收料單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用途簽字）。收料單必須通過采購員、倉庫保管員雙方簽字，隨同購貨發票經財務審核簽字后，購貨發票由總經理批準簽字，到財務部辦理報銷手續。 訂單采購：供應商貨到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續，入庫單必須通過采購員、保管員雙方簽字，供應商結款時開出購貨發票，由采購員交倉庫核查，連同入庫時的所有資料和單據，11、交財務審核后，發票經總經理審批簽字，方可到財務部辦理結算轉帳手續。 3.5 價格復核與市場行情資料提供 供應商的送貨清單上應標明物資的價格，以便倉庫、財務與審批的訂單或合同及票據開出的價格進行三對照核查。 采購員應調查主要材料的市場與行情，在詢價記錄中備注并與合同或訂單一并交于主管或總經理進行價格審核簽定。 3.6 質量復核 為了保證物料采購工作的順利進行，確保物料的質量水平，采購人員應建立合格供方名錄及供應商檔案，包括采購物資的規格型號，聯系人、電話、地址、價格等。 采購員應就企業內所使用的材料質量予以復核(如材料選用、質量檢驗等)，收集所購物資的質量及及使用情況，并及時與供貨商反饋，不合格的物資應負責退回、消帳及索賠。 采購員未在合理的采購期采購到位或未認真核查所購物品的質量而影響生產正常進行的，應對采購員進行考核。