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1、科技公司行政物品采購與服務采購專家團運作制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx采購專家團運作制度（試行）第一章總則一、目的為規范xx采購（含行政物品采購與服務采購）專家團的運作，明確職責，加強流程執行的有效性，貫徹專家團的民主決策、權威管理制度，提高效能，特制定本運作制度。二、性質本制度對專家團的設置、職能、運作及管理具有強制性規范和指導作用。三、范圍本制度所涉及的范圍：xx采購總部所屬所有的專家團及其相關秘書機構。第二章運作細則一、專家團組織制度1、專家團分組：依據行業或工藝（生產）相關性的特點，組建對應于不同2、行業的、基于通用物品的物料族，覆蓋xx公司100%的物料（注：后文所提及的“物料”均包括生產物料和行政物品與服務）需求；同時，根據公司研發、生產以及內部其他需求的特點，相應建立若干采購專家團，分生產物料專家團和行政物品（含服務）專家團兩大類，專家團的分組將隨公司的發展而作相應的調整。2、專家團的組成：一個典型的專家團是由一個全職的領導和若干兼職成員組成。由于所負責的物料管理跨度較大，可以適當增設1-2個全職工作人員協助其領導工作。每個團的常任成員規模應視其所管理的物料的具體情況而不同，但原則上應是短小精悍。專家團的成員是來自采購、研發、生產、品質、法律、商務等不同業務口、下屬企業或不同地域的業3、務代表（或專家）。3、專家團成員的產生：（1）可由公司各業務部門、下屬企業推薦，提交采購總部審議，各專家團領導對相關的成員人選具有評議權，審議結果最終報公司總裁批準；（2）或由公司總裁直接任命；新增成員的產生也遵循這一規則。專家團專職的領導或成員經任命后，一般直屬采購總部的行政領導。兼職的成員，必須認真履行對專家團工作的承諾，積極參與專家團的業務，其與專家團相關的工作直屬采購總部領導。公司各產品線的主要負責人應視為相應專家團的當然委員，有責任為各專家團的物料選取決策作出貢獻，推動研發器件選型的標準化，加強產品成本的控制。4、專家團成員的新增或更換：認證中心/各專家團領導可根據業務需求情況，提出4、增加或減少各專家團人員規模的建議，報公司批準。當專家團成員因故不再擔任與專家團相關的工作時，應按公司的規定完成交接或延續兩個月后由新任成員承接。專家團數目的增減，由采購總部根據公司與采購業務發展情況，提出有關建議，報公司審批。5、專家團成員的資格審查：對專家團成員進行資格審查，是為了確認入選專家團的人員是否勝任專家團的工作，保證專家團成員的素質和有效參與，確保專家團的有效運作，審查的要素如下：（1）對公司的組織、戰略與發展、目標/使命、產品/運作、核心價值/文化以及采購業務等的理解程度；（2）領導管理技巧：遠見性、創新性、職權的運用、團隊合作等：（3）溝通/協調/談判技能：人際間/跨團隊的/業5、務間的溝通協調、合同談判/管理/發展等；（4）解決問題的技能：財務與技術技能的運用、市場/計劃分析能力、決策能力、行業分析能力等；（5）業務能力：物料成本、物料器件專業技術、產品成本目標/產品設計選擇/器件或系統的規格規范、單一或跨產品的器件種類、測試需求、供應商的最新技術與產品/物料供應的多項來源/供應商選擇與管理、物料/服務表現等；（6）其他要求。具體的審查內容與審查的執行由采購總部或其授權部門執行。二、認證中心/專家團職責1、認證中心：是專家團運作的協調與監督機構，協助采購總裁，授權統一負責協調專家團的運作并實施監督。罰 對采購專家團的工作目標、計劃、及運作進行審查。罰 組織供應商評審，6、推動各專家團進行評審工作。罰 授權組織對專家團業績的考評。罰 對沒有對應專家團的大宗采購項目，負責專項專家團的組建工作。罰 對專家團的運作中需要的公共資源和信息處理，提供的統一的技術層面的支持。2、專家團（CEG）專家團的功能是連接內部用戶和供應商的橋梁，負責聯系、協調xx內部用戶和供應商，保證xx在物料成本、可達性、功能性等方面具有優勢，使用標準化器件/物品，避免對唯一供應商的依賴。xx公司采取集中認證的方式，由專家團統籌管理全公司的物料選取。煟 制定成文的企業物料選擇戰略，這一戰略應得到來自總部和各下屬企業的開發、生產、采購部門的一致支持。罰 經過協調，制定一個適應全公司范圍的物料技術認證7、流程。罰 負責占金額80%的關鍵物料的認證工作，領導對新供應商進行跨部門的評估，管理對供應商的承諾。罰 議定一個單一的、涵蓋與供應商合作的所有核心要素的合同。罰 將供應商選擇的指導規則分發給采購組，監控實際業務執行，根據情況修正供應商選擇的指導規則。罰 制定有關供應商報告的詳細標準、權重與報告頻度。罰 監控供應商行為，解決重大問題。罰 管理與供應商的總的關系。（1）專家團領導：泛 確保對所負責的物料，其供應商選擇的運作是成功的。罰 指導公司供應商選擇戰略的實施。罰 制定并實施專家團的運作與供應商選擇的戰略計劃。罰 研討并建立與戰略性供應商長期的契約性的協議。罰 對所負責的物料提供職業性的、專業8、性咨詢建議。罰 領導并協調專家團團隊。罰 監控和測評由專家團所做的決定及其結果。罰 考評專家團成員的工作績效。（2）專家團成員：1 支持專家團領導制定并實施專家團的運作和供應商選擇戰略計劃。罰 參與新產品的開發，以便使采購盡早地介入。罰 立足于xx總體最佳利益，代表各業務部門（需求）以達成一致的集體意見。罰 在業務部門中實現專家團的決定。罰 與采購部領導緊密合作。罰 代表公司和專家團與供應商談判。罰 分析用戶的需求、安排和對外合同。三、專家團工作目標專家團是一個具有自我驅動力的團隊，其工作目標是：制定公司物料選擇戰略，保證供應的連續性與最優品質，確保xx在器件成本、可達性、功能性方面獲得采購競9、爭優勢（PCA），最終達到公司總體成本的節約。（“總體成本”與“采購競爭優勢”的觀念請參見IBM編制的“采購業務改善研究最終報告”）業界市場價格下降率指標（可稱Benchmark），可由采購運作支持部統一提供，由認證中心組織各專家團審議，同時根據公司及采購總部提出的總體成本節約目標，確定以獲得各類物料的采購競爭優勢為核心的年度工作目標，報采購總部批準。各專家團根據年度目標和公司每年各時期的業務需求，確定具體的工作目標與計劃。四、專家團工作方式與紀律1、專家團工作方式：根據職責，各專家團依照各自的工作目標，決定專家團的工作方式，主要工作方式有：各類辦公會議、考察供應商、與供應商談判、招投標及其他10、方式選擇供應商的評議會、新器件選型和產品評審會、供應商評審、參加行業標準委員會或技術研討班等；交流的形式可以以面對面或電話、傳真、網絡等形式聯系溝通。原則上，每個專家團每月應召開月度例會，集體審議供應商選擇等重要事情的處理等。為了更有效地處理專家團的工作，應更多地進行面對面的交流，尤其在專家團建設的初期。2、專家團工作紀律：專家團的成員應遵守公司規章制度，遵循采購業務行為準則和采購手冊的原則，執行專家團/認證中心的工作要求與任務，專家團的具體工作紀律要求如下：（1）月度例會的參與程度計入個人業績考評：熀 因故不能參加月度例會者，應事先向專家團領導請假，說明正當理由；熁 兩次未參加月度例會者，由11、相應的專家團領導向其及其所在部門主管發出書面通告，并計入個人考核成績；熁 三次不能參加月度例會者，相應的專家團領導有權向認證中心提出終止其在專家團工作的建議，由采購總部重新審查并決定其在專家團的任職資格；熁 在情況需要的時候，可以邀請非專家團的相關人員列席有關會議，列席人員必須遵守公司、專家團等的各項規定，嚴守專家團秘密，違者按規定懲罰。 （2）首次不能按時完成專家團/認證中心指派的任務者，必須說明正當理由，同時盡快完成；兩次未完成者，將會受到書面通告；三次不完成者，采購總部將重新審查并決定其在專家團的任職資格。（3）違反采購業務行為準則和采購手冊中條例者（包括列席人員），則根據規定由公司或采12、購總部給予相應的處罰。五、專家團業績考評專家團業績考評，主要依據各專家團制定的工作目標與計劃以及個人業務承諾（PBC），綜合考慮各方面的工作完成情況，來評價專家團以及專家團成員個人的業績。由認證中心根據公司人力資源政策，組織對各專家團及其成員進行考評。兼職的專家團成員，其業績表現由采購總部書面通知該成員所在業務部門領導，占其全部業績的比例，根據其年初的個人業務承諾確定。原則上，兼職成員承諾參與專家團的工作量，一般為其本人全部工作的20%左右，但最低不得少于10%，多則不限。專家團領導側重其組織、管理、協調與決策方面的成績，專家團成員側重考核其業務方面的貢獻。考評的最終結果報采購總部和公司人力資13、源部審定。六、專家團決策方式熃 對供應商選擇及其他須專家團決策的事項，一般由專家團領導負責召集成員討論；如有必要，可由以上的成員要求，通過專家團領導或其臨時指定人召集；熁 討論方式由召集人確定，采用會議方式或其他交流形式；涉及專家團的重大事件，建議采用面對面的會議方式；熁 各專家團的任何決議必須有該團以上的成員集體參加表決，且占以上成員通過，其結果才視為有效決議。煟 對任何須集體表決的事項，專家團領導應事先通知所有應參加人員，知會表決目的、議題或若干解決方案和所需準備的資料；因故不能出席者，應書面申明理由，并提交書面發言；同時，專家團領導或臨時召集人必須規定最終形成決議的時間限制。煟 表決形式14、為集體評議方式，最終必須形成書面的決議或意見，由專家團集體會簽。當集體評議在限定時間內不能取得一致的意見時，可以采取投票方式決定。煟 專家團領導與一般成員具有同等的投票（決定）權；專家團領導對專家團以任何方式集體形成的決議，具有最終的否決權（應附有充分的解釋理由），但不具有最終的決定權。煟 任何專家團成員對專家團形成的最終結論可以保留不同意見，可以書面形式附在最終決議之后提交上級部門作評審參考，也可以越級反饋，并闡明其適當的理由。煟 最終未能形成有效決議的，須重新評議或提交采購總部/認證中心評審。七、工作方法： 1、認證程序： 認證程序是成為xx供應商的必經的認證過程，根據供應商通過的層次和x15、x新的BOM標準體系的要求，劃分供應商的適用等級（臨時、后備、合格等）。 專家團的職責是制定認證程序中每一步驟的具體標準，參與、評審并監控認證程序的執行，對供應商的適用等級的合法性及其認證等級的升降擁有最終的決定權。認證程序是專家團管理供應商的主要手段（生產類供應商的認證須采用下表的認證程序，非生產供應商的認證程序將在遵循這一程序的原則前提下作適當的調整；這兩種認證程序的詳細規則將另行規定）。 步驟第一步認證（在與其作業務之前）流程1,供應商調查2,商務評審3,實地考察4,提出品質改善計劃第二步認證（可以開始大量生產）第三步認證（全面認證） 5,首批樣品評審6,批量評審7,建立供應商考核指標816、,首三月評估9,定期的供應商表現評審 2、認證方法 認證方法是選擇供應商時所采用的具體方法，以下三種方法是經過xx公司批準的合法的認證方法，專家團、采購組以及被授權認證供應商的部門、個人必須采用其中一種或多種方法，未經采購總部另行的、事先的書面批準而采用這三種方法以外的手段，則視為違軌行為，根據規定進行處罰。 認證中心/專家團的職責是根據采購總部授權，監控和評審公司對供應商認證時采用的方法的合理性與合法性。 煟 競爭性評估：對供應商競爭實力的整體評估，是基于一些非價格因素：如品質、成本趨勢、貨期、彈性（柔性）、技術能力等。煟 分析方法：對供應商競爭實力的整體評估，是基于一些可達的數據：如價格的17、比較，以選擇供應商；或根據良好的支持性的情報資料來決定公平的價格。這一方法應該由一個團隊而不是一個人來完成。煟 競爭性投標：對供應商競爭實力的整體評價，是基于來源于潛在供應商正式的報價方案。一個正式的競爭性投標，最少需要三個可接受的響應者來構成。一般地，專家團、采購組運用上述經公司批準的的方法應選擇多家供應商（對應某一ITEM），只有在以下情況下才可能認證單一供應商，專家團有責任對單一供應商進行評審與管理：只有一位已知的供應商時間限制由申購人選擇的供應商如果只能找到一家供應商，能夠提供特定的產品和服務，這時，應該采用價格比較分析和成本構成分析法。在有時間限制時，采購訂單或合同可根據預計的承諾數量下單，但采購人員必須在下單以后的60天內對物料的真實價值進行評估。如果供應商的選擇已經在申購人的需求說明中有效地確定，而采購部門并不認同這個唯一由申購人員指定的供應商的合法性時，可以不下單，直至雙方達成共識。3、供應商選擇流程 供應商選擇流程，是專家團工作的主要流程，應依據公司的質量體系文件執行。在向新模式過渡時期，供應商選擇應按照過渡時期有效的流程運作。 八、專家團制度執行的監督 由采購總部授權認證中心負責會同運作支持部全面監督專家團運作的秩序。 第三章附則制度自批準之日起實施。本制度的制定、解釋和修改權屬公司采購總部。年四月十二日