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1、公司行政月度例行、臨時(shí)物品采購制度附詢價(jià)表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 行政采購管理制度為合理控制采購價(jià)格，降低采購成本，規(guī)范采購流程，提高工作效率，特制訂本制度。一、 本制度所指行政類采購范圍：1、 單價(jià)2000元以下的所有公司行政類低值資產(chǎn)的采購，主要包括筆、紙、本、橡皮、文件夾、文件袋、曲別針、訂書器/釘、打孔器、文具刀、筆筒、磁釘、等日常月度例行采購的辦公用品；應(yīng)急藥品、飲品等生活用品；衛(wèi)生紙、擦手紙、吸收液、消毒液等保潔用品；辦公家具、照片洗印、噴繪、會議桌花、橫幅、員工活動獎(jiǎng)品、禮品、裝飾性刻字、曬圖2、印刷制品等臨時(shí)物品。2、 公司各類行政服務(wù)的采購，主要包括保安、保潔、團(tuán)膳、物業(yè)、酒店、機(jī)票、維修、宿舍租賃、設(shè)備租賃、花卉租擺等服務(wù)類采購。二、 物品采購原則與價(jià)格依據(jù)：(一) 采購原則：（1） 所有物品采購，本著較高性、價(jià)、的采購原則；（2） 月度例行采購，本著需求合理、適當(dāng)配貨的原則；（3） 臨時(shí)采購的，本著原則與靈活性并存；（4） 批量采購的，須按照招投標(biāo)流程執(zhí)行采購；(二) 價(jià)格依據(jù)：1、 月度例行采購（1） 每年初，由行政部“采購主管”根據(jù)物品常規(guī)使用情況，擬定常用物品清單（見附件一）,并通過3家及以上供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)，確定常用物品價(jià)目表（見附件二），報(bào)行政部財(cái)物組經(jīng)理和行政總監(jiān)3、審批后，作為本年度、月度例行采購依據(jù)。（2） 每季度由“采購主管”根據(jù)市場價(jià)格波動、公司購買需求以及供應(yīng)商更新報(bào)價(jià)，對常用物品清單更新一次,報(bào)行政部財(cái)物組經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施更新。（3） 采購過程中，“采購主管”嚴(yán)格按常用物品價(jià)目表采購，如因市場等客觀原因，采購價(jià)格高于常用物品價(jià)目表時(shí)，須在采購訂單（見附件三）中說明理由。2、 臨時(shí)物品采購，由“采購主管”依據(jù)供應(yīng)商甄選及管理辦法尋找三家以上有資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)。三、 月度例行采購作業(yè)流程（流程圖見附件四）1、 采購申請：每月1日、15日，由各部門助理根據(jù)常用物品價(jià)目表，填寫常用物品采購申請單（附件五），并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，向行政部“采購4、主管”提交采購申請。2、 采購審核：由“采購主管”對其采購申請的合理性等進(jìn)行初審。并依據(jù)行政預(yù)算管理辦法進(jìn)行費(fèi)用審核。如對采購需求有疑問，須要求“申請人”給予說明。初審確認(rèn)后，將常用物品采購申請單和預(yù)算使用報(bào)表（見附件六）一并提交“財(cái)物組經(jīng)理”審批。如預(yù)算使用金額超出（），須經(jīng)行政部總監(jiān)審批。3、 采購實(shí)施：采購申請經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無誤后，由行政部“采購主管”填寫采購訂單一式兩份，一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送貨；另一份存檔備份。4、 入庫、驗(yàn)收及發(fā)放：（流程見庫房管理辦法）“庫管專員”憑備份的采購訂單進(jìn)行入庫驗(yàn)收。庫管專員依據(jù)采購訂單，聯(lián)系各部門助理，按當(dāng)月申請數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，各部門助理需當(dāng)5、場驗(yàn)收、領(lǐng)取并在出庫單上簽字確認(rèn)。5、 采購結(jié)算：每月末，“庫管專員”將本月已簽核常用物品采購申請單、采購訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購主管”初審、“財(cái)物組經(jīng)理”復(fù)審后，提交OA進(jìn)入結(jié)算流程。四、 臨時(shí)物品采購作業(yè)流程（流程圖見附件七）1、 采購需求由“申請人”（各部門助理或員工個(gè)人）以郵件方式提報(bào)“采購需求”。2、 判斷是否為行政部采購物品由“采購主管”根據(jù)物品分類匯總判定擬需采購物品是否為“行政及員工關(guān)系部”采購權(quán)限之內(nèi)，判斷為“行政部”負(fù)責(zé)采購的，走行政采購流程；判斷為其他采購部門負(fù)責(zé)采購的，告知“申請人”走其他部門采購流程（如：資產(chǎn)采購部或信息部）3、 采購審核：由“采購主管”對其采購申6、請的合理性等進(jìn)行初審，如對采購需求有疑問，須要求“申請人”給予說明。4、 詢價(jià)：“采購主管”根據(jù)“采購需求”并依據(jù)供應(yīng)商甄選及管理辦法在3日內(nèi)進(jìn)行詢價(jià)、貨比三家，確定最終采購價(jià)格。5、 通知：“采購主管”通知“申請人”擬采購物品價(jià)格，并由“申請人”填寫臨時(shí)物品采購申請單（附件八），并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，向行政部“采購主管”提交采購申請。6、 “采購主管”將常用物品采購申請單和預(yù)算使用報(bào)表（見附件六）一并提交“財(cái)物組經(jīng)理”審批。如預(yù)算使用金額超出（），須經(jīng)行政部總監(jiān)審批。7、 采購實(shí)施：采購申請經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無誤后，由行政部采購主管填寫采購訂單一式兩份，一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送7、貨；另一份存檔備份。8、 入庫、驗(yàn)收及發(fā)放：（流程見庫房管理辦法）“庫管專員”憑備份的采購訂單進(jìn)行入庫驗(yàn)收。庫管專員依據(jù)采購訂單，聯(lián)系申請人，按當(dāng)月申請數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，申請人需當(dāng)場驗(yàn)收、領(lǐng)取并在出庫單上簽字確認(rèn)。9、 采購結(jié)算：每月末，“庫管專員”將本月已簽核常用物品采購申請單、采購訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購主管”初審、“財(cái)物組經(jīng)理”復(fù)審后，提交OA進(jìn)入結(jié)算流程。五、 保潔用品、飲品等常規(guī)庫存物品采購的特別規(guī)定：（具體管理辦法見“庫房管理辦法”） 采購流程如下：1 提出采購需求：“庫管專員”根據(jù)庫存情況，提報(bào)庫房管理登記表、常用物品采購申請單至“采購主管”。2 采購審核：由“采購主管”對“采購8、申請”的合理性等進(jìn)行初審。并依據(jù)行政預(yù)算管理辦法進(jìn)行費(fèi)用審核。如對采購需求有疑問，須要求“庫管專員”給予說明。初審確認(rèn)后，將常用物品采購申請單和預(yù)算使用報(bào)表（見附件六）一并提交“財(cái)物組經(jīng)理”審批。如預(yù)算使用金額超出（），須經(jīng)行政部總監(jiān)審批。3 采購實(shí)施：采購申請經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無誤后，由“庫管專員”填寫采購訂單一式兩份，一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送貨；另一份存檔備份。4 入庫、驗(yàn)收及發(fā)放：（流程見庫房管理辦法）“庫管專員”憑備份的采購訂單進(jìn)行入庫驗(yàn)收。庫管專員依據(jù)采購訂單，按當(dāng)月申請數(shù)量當(dāng)場驗(yàn)收、領(lǐng)取并在出庫單上簽字確認(rèn)。由物業(yè)公司相關(guān)人員（如：保潔主管、飲料添加員等服務(wù)人員）會同“庫管專9、員”前往庫房，雙方登記物品領(lǐng)用簽單后從庫房領(lǐng)取。5 采購結(jié)算：每月末，“庫管專員”將本月已簽核常用物品采購申請單、采購訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購主管”初審、“財(cái)物組經(jīng)理”復(fù)審后，提交OA進(jìn)入結(jié)算流程。六、 其它1 供應(yīng)商選取綱要（1） 采購主管負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)主導(dǎo)工作；（2） 使用部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商樣品、品質(zhì)的確認(rèn)；（3） 使用部門、行政及員工關(guān)系部財(cái)務(wù)組經(jīng)理及采購主管等相關(guān)部門人員組成廠商調(diào)查小組，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的調(diào)查評核（4） 供應(yīng)商評核主要考慮以下方面：a) 公司概況：如資本額、成立日期、占地面積、營業(yè)額、銀行訊息；b) 資質(zhì)證明；c) 主要客戶；d) 公司所在地距離公司路程（5） 有關(guān)食品及健10、康安全的物品采購以品質(zhì)為主價(jià)格為輔，優(yōu)先選取資質(zhì)好的知名度度高的品牌廠商。2 本類采購將在另行制定并發(fā)布的行政及員工關(guān)系部供應(yīng)商甄選及管理辦法中詳細(xì)屆定。2、 附件（樣表）1 常用物品清單2 物品分類匯總表3 常用物品價(jià)目表4 詢價(jià)表5 采購申請單（常用物品采購申請單、臨時(shí)物品采購申請單）6 采購訂單7 庫房管理登記表8 物品領(lǐng)用簽單9 月統(tǒng)物品采購流程圖10 臨時(shí)物品采購流程圖采購詢價(jià)表年-月-日金額單位：元項(xiàng)目名稱規(guī)格、參數(shù)數(shù)量報(bào)價(jià)金額備注單價(jià)小計(jì)總報(bào)價(jià)金額（大寫）：萬仟佰拾元角分整（小寫）￥：元 采購要求1、供應(yīng)商應(yīng)具有經(jīng)年檢合格的中華人民共和國營業(yè)執(zhí)照，所投貨物包含在其經(jīng)營范圍內(nèi)（詢價(jià)11、時(shí)提供副本復(fù)印件）。2、質(zhì)量要求：提供上述貨物為廠家原裝全新合格產(chǎn)品（需提供產(chǎn)品的合格證、說明書等），并按國家規(guī)定、廠家服務(wù)承諾做好售后服務(wù)。3、本表須加蓋企業(yè)公章及法定代表人或委托代理人簽字或蓋章，否則報(bào)價(jià)無效。4、供應(yīng)商報(bào)價(jià)須包含為實(shí)施和完成采購項(xiàng)目所需的勞務(wù)、材料、運(yùn)輸、安裝、調(diào)試、檢修、售后服務(wù)等方面的一切費(fèi)用。5、成交原則：在實(shí)質(zhì)性響應(yīng)詢價(jià)文件的前提下，采用最低價(jià)成交的原則確定成交候選人。6、成交供應(yīng)商不得拒絕簽訂合同7、交貨時(shí)間：合同約定，交貨地點(diǎn)：合同約定。8、付款方式：驗(yàn)收合格后一次性付清。9、詢價(jià)表遞交截止時(shí)間：年月日上午/下午時(shí)，逾期收到或不符合規(guī)定的詢價(jià)表恕不接受。10、詢價(jià)表遞交方式：傳真/郵件供應(yīng)商名稱（蓋章）：法定代表人或委托代理人（簽字或蓋章）：聯(lián)系人：聯(lián)系電話：日期：年 月 日公司地址： 郵編：聯(lián)系電話：傳真：