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1、公司請購審批及采購驗(yàn)收制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)對公司采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)相關(guān)會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、準(zhǔn)則和制度，并結(jié)合本公司實(shí)際，制定本制度。第二條 公司負(fù)責(zé)人對本公司采購與付款內(nèi)部控制制度的建立健全和有效實(shí)施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第二章 崗位分工第三條 辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德及其相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職稱。第四條 公司專設(shè)采購部負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)，付款業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理。涉及采購與2、付款業(yè)務(wù)的相關(guān)部門應(yīng)制定適合本部門的崗位責(zé)任制。明確崗位設(shè)置、人員配備及其職責(zé)、權(quán)限等。各部門、崗位應(yīng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，減少相互推諉。第五條 辦理采購與付款業(yè)務(wù)的崗位應(yīng)當(dāng)相互分離。為確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括： （一）請購與審批； （二）詢價(jià)與確定供應(yīng)商；（三）采購合同的訂立與審計(jì)；（四）采購與驗(yàn)收；（五）采購、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄； （六）付款審批與付款執(zhí)行。 第六條 公司內(nèi)部不得由同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全部過程。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。公司根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員實(shí)行定期崗位輪換。第三章 請購3、與審批第七條 請購部門的劃分：常備材料: 生產(chǎn)管理部門；預(yù)備材料: 物料管理部門；非常備材料:訂貨生產(chǎn)用料: 生產(chǎn)管理部門；其 他 用 料: 使用部門或物料管理部門；第八條 請購應(yīng)依相應(yīng)的計(jì)劃等依據(jù)進(jìn)行，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度，辦理請購手續(xù)。 第九條 請購單的開據(jù)和傳遞請購經(jīng)辦人員應(yīng)參照用料計(jì)劃、庫存實(shí)有量、最低庫存限額等，開據(jù)“請購單”（或“采購匯總表”，下同）。請購單應(yīng)注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、用料日期及注意事項(xiàng)，日常用品由物料管理部門按月根據(jù)耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。緊急請購時(shí)，請購部門應(yīng)在“請購單”的“備注欄”內(nèi)說明原因，并注明“緊急”字樣,4、 提出請購。“請購單”經(jīng)部門主管審核后依照請購批準(zhǔn)權(quán)限呈報(bào)審批，“請購單”應(yīng)及時(shí)送達(dá)采購部門，非物料管理部門提出請購，“請購單”應(yīng)及時(shí)送達(dá)物料管理部門，由物料管理部門具體經(jīng)辦人核實(shí)簽字后送交采購部門。第十條 免開請購單部分下列總務(wù)性物品免開請購單：招待用品:飲料香煙等。書報(bào)(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、刻印、報(bào)表等。食堂食用物品。車輛零星用油。零星采購及小額零星采購材料項(xiàng)目。第十一條 請購批準(zhǔn)權(quán)限原材料支出請購金額預(yù)估在5 萬元以下者,采購部填制付款申請單，由分管財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。請購金額預(yù)估在5萬元以上者, 采購部填制付款申請單，由分管財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)同公司經(jīng)理批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部每月編制匯總付款計(jì)劃5、，報(bào)董事長審批。固定資產(chǎn)支出 先由使用部門提出申請，說明申請理由。請購金額預(yù)估在1萬元以下者, 公司經(jīng)理批準(zhǔn)。請購金額預(yù)估在1萬元以上者, 報(bào)董事長審批。總務(wù)性用品先由使用部門提出申請，說明申請理由。請購金額預(yù)估在5000元以下者, 由公司經(jīng)理批準(zhǔn)。請購金額預(yù)估在于5000元以上者, 報(bào)董事長審批。超計(jì)劃或計(jì)劃外的采購申請，一律報(bào)公司負(fù)責(zé)人或董事長批準(zhǔn)。審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。 “請購單”未經(jīng)審批或?qū)徟顺绞跈?quán)范圍審批的，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，但應(yīng)及時(shí)向?qū)徟说纳霞増?bào)告。第十二條 請購變更或撤銷請購變更或撤銷應(yīng)以“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”形式進(jìn)行。“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”由初始變更的部門6、填寫變更或撤銷的內(nèi)容和原因以及變更或撤銷的數(shù)量等，由各部門簽字后下發(fā)。請購變更或撤銷時(shí)，采購部門應(yīng)根據(jù)“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”變更或停止采購。請購變更或撤銷時(shí)，物料管理部門應(yīng)依原“請購單”及“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”待辦收料，或?qū)ⅰ罢堎弳巍眴瓮嘶卦堎彶块T。原“請購單”不能撤銷時(shí)，采購部門也應(yīng)告知原請購部門和物料管理部門。第四章 采購與驗(yàn)收第十三條 采購的劃分除總務(wù)性物品外，物資采購由采購部門負(fù)責(zé)辦理，其它部門不得為之。公司負(fù)責(zé)人或分管負(fù)責(zé)人可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。專案用料的采購，必要時(shí)由公司負(fù)責(zé)人或分管負(fù)責(zé)人指派專人或指定部門協(xié)助辦理。重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止7、出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第十四條 采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依據(jù)材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，如果集中辦理采購較為有利，可核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門依計(jì)劃提出請購，以便于采購部門定期集中辦理采購。長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常使用且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，經(jīng)審批后通知各請購部門依需要提出請購。訂單式采購：根據(jù)業(yè)務(wù)訂單及生產(chǎn)計(jì)劃，按產(chǎn)品生產(chǎn)訂單組織采購。第十五條 采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需分類制定材料采購期限，通知各有關(guān)部門，以便參考，發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)修正。8、第十六條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購經(jīng)辦人員接獲“請購單”后應(yīng)依照請購物品的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄、廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)電話詢價(jià)外，需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷返模少徑?jīng)辦人員應(yīng)檢查所附資料并于“請購單”上予以注明，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，先讓使用部門或請購部門簽注意見后呈報(bào)審批。屬于買賣慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購經(jīng)辦人員在議價(jià)后，應(yīng)于“請購單”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈批。經(jīng)過整理的廠商報(bào)價(jià)資料；以及充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力，產(chǎn)品品質(zhì)保證等有關(guān)情況后，再采取由采購、使用、財(cái)務(wù)等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)，并按9、規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。第十七條 采購及審批按規(guī)定程序確定供應(yīng)商后，一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用“采購訂單”（“合同”）（或“請購單”，下同）等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式，并依采購審批權(quán)限審批。審批權(quán)限具體參照第十一條規(guī)定。“采購訂單”（“合同”）應(yīng)分送財(cái)務(wù)部門。需同供應(yīng)廠商簽訂長期合同者，應(yīng)以擬妥的長期合同書，依采購權(quán)限審批后辦理。訂貨合同根據(jù)中華人民共和國合同法，規(guī)范制作。固定供應(yīng)商且分批采購，可先訂正式合同，待分批采購時(shí)以“訂貨單”用傳真、電子郵件等方式確認(rèn)。采購審批后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更時(shí)，請購部門應(yīng)按照更改后的采購金額重新審批，但若更改后的審10、批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原審批人核定。第十八條 采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購，部門主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第十九條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系采購部門應(yīng)分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，以“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂處理對策。第二十條 根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，由物資保管部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。11、 對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告；有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)查明原因，提出處理辦法。第二十一條 訂單、合同等采購文件應(yīng)及時(shí)整理、歸類、裝訂存檔并應(yīng)妥善保管，采購價(jià)格屬公司機(jī)密，不得外泄。第五章 付款控制第二十二條 采購付款按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度貨幣資金等法律、法規(guī)、規(guī)章、制度辦理。第二十三條 支付的貨款金額一律以公司財(cái)務(wù)部已經(jīng)登記入帳的發(fā)票金額為依據(jù)，入帳發(fā)票所附訂單（合同）、請購單、送貨單、入庫單及檢驗(yàn)報(bào)告單等相關(guān)單證必須齊全，相關(guān)審批手續(xù)完備。否則，財(cái)務(wù)部可以拒絕接收。第二十四條 已到期的應(yīng)付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部辦理付款的會(huì)計(jì)，憑財(cái)務(wù)主管審12、核并經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審批和公司負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)的“付款申請單”辦理付款。“付款申請單”應(yīng)注明發(fā)票號碼、金額、預(yù)計(jì)付款期限、及會(huì)計(jì)憑證號碼等相關(guān)信息。第二十五條 嚴(yán)格控制預(yù)付定金，防止上當(dāng)受騙。第二十六條 應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)，財(cái)務(wù)部由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理。第二十七條 已支付款項(xiàng)的退貨，采購部應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部及時(shí)收回退貨款。第二十八條 財(cái)務(wù)部定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。第六章 監(jiān)督檢查第二十九條 采購與付款的監(jiān)督檢查由公司內(nèi)審、質(zhì)檢等相關(guān)部門進(jìn)行。第三 十 條 檢查人員主要對公司采購與付款內(nèi)部控制制度是否健全，各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行進(jìn)行檢查。第三十一條 采購部門應(yīng)定期或不定期調(diào)查主要材料的市場行情，并建立廠商資料，作為采購及價(jià)格審核的參考。并向內(nèi)審部門提供市場采購價(jià)格。第三十二條 質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)定期抽查和反饋質(zhì)量信息。第三十三條 內(nèi)審部門應(yīng)對應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性及有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況進(jìn)行檢查。檢查其憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。第三十四條 監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，檢查部門應(yīng)立即將檢查結(jié)果及處理意見，報(bào)公司負(fù)責(zé)人并通知有關(guān)部門整改。第七章 附 則第三十五條 本制度經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后試行。