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1、公司采購與付款相關部門職責及經濟責任處罰制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購與付款管理制度為加強對材料采購與付款工作管理，做到有章可循，以保證本公司生產經營的正常運轉，特制定本制度。 一、實行統一采購物資的范圍 本廠所有的外購物品實行統一采購管理，具體范圍包括： 1、生產所用原材料、輔助材料； 2、機器、設備、工具（含零配件、量具、檢驗儀器等）； 3、辦公事務用品及文具用品、表單印制。 二、相關部門的工作職責 1、銷售部的工作職責 （1）根據已經確認的銷售訂單合同編制銷售計劃，經業務員和銷售經理簽字的銷售計劃單2、下發給制造部和財務部。（2）及時向公司提供客戶需求、合同變更等信息。根據銷售計劃跟蹤產品制造進度，保持與制造部的日常工作聯系，溝通、協調、解決產品制造過程中的有關事宜。2、制造部的工作職責（1）根據訂單合同的產品特點，編制產品材料、輔助材料耗用定額，作為原輔材料采購的基礎數據同時編制整體生產計劃單。生產計劃單應在收到銷售計劃單15天內編制完成。（2）根據生產計劃單和供應部門一起編制材料采購計劃單。（根據生產產品步驟可以編制分步的生產計劃、采購計劃單）。材料采購計劃單應在收到生產計劃單10天內編制完成。 （3）編制材料采購計劃單時應充分考慮公司現有材料庫存情況，倉庫、財務部應給予配合，防止重復采3、購。（4）特殊急需生產物資，少量的在整體材料采購計劃單中未填寫及機修等材料由生產部填寫采購計劃單。（5）工具、量具和經常用品由倉庫協同生產部填寫采購計劃單。（6）以上材料采購計劃單都需要由制造部經理簽字。（7）對于部分緊急直接采購的，電話直接聯系的，在采購完畢入庫后應將采購手續補齊。3、供應部的工作職責（1）供應部根據采購計劃單，應取得不少于三家的供應商報價單，供應商報價應在取得材料采購計劃單5天內完成報價程序，并在上網審批。（2）上網審批的供應商報價信息由總經理審定，總經理在5天內作出審定批復。總經理在5天內未作出審定批復的，供應部可自行選定供應商。（3）根據總經理批復要求或供應部自行選定供4、應商過程中，供應部應根據供應商報價進入實質性供貨價格商議（包括提供17%的增值稅專用稅票）。（4）供應部與供應商達成定價協議及有關合同條款后，可正式簽訂供貨合同（除零星采購外），合同文本按本公司規定的格式，供應部應將供貨合同歸檔，同時將合同復印件提供給財務部，將供貨通知書提供給倉庫。（5）對于緊急單次采購總額在5000元以下的;標準件及其他小件單次采購總額在2000元以下的,生產部直接經制造部經理審批采購計劃單后，交給供應部門進行采購，不需進行上網審批。（6）采購材料物資運抵本公司后，根據本公司內部控制的流程規定，交本公司有關部門辦理質檢、驗證數量，由倉庫人員辦理入庫手續、簽發入庫單，并核銷采5、購計劃。（7）對采購的材料物資，應審核供貨廠商的結算憑證、本公司的入庫憑證等應在當月25日前將購入材料核對完畢，同時要求供應商在當月28日前開具發票，經審核無誤后，簽字確認，報送到財務部門入帳，以次作為付款安排的依據。否則將會無法安排資金。（8）無論是現款采購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開采購付款申請單，連同有關憑證報經財務部門審核。4、財務部門的工作職責 （1）財務部對材料物資采購結算時，應當認真審核供貨合同、采購計劃單、采購付款申請單、入庫單、發票或收款收據等有關單證，發現問題及時向上一級主管經理報告。（2）財務部結算支付材料采購款項時，應當嚴格按供貨合同約定的付款日期及采購付款6、申請單按月編制付款計劃單，并將付款計劃單上網審批，上網審批的付款計劃單提請總經理批準，總經理在2-5天內作出批復意見。總經理在5天內未作出批復的，財務部可按付款計劃單實施付款決定。（3）對于緊急單次采購總額在5000元以下的;標準件及其他小件單次采購總額在2000元以下的，不需上網審批。財務部應認真審核采購付款申請單有關經辦人、主管經理審批簽字手續是否齊全，材料發票、入庫單等單據是否齊全合法，是否符合付款條件，經確認無誤才能支付款項。5、質檢部門的工作職責（1）根據供貨廠商的信譽度，分別采取抽檢或全檢的方式，及時檢驗采購入庫的外購物資、委托加工交庫產品的質量，并在質量驗收單上簽證確認。（2）凡7、檢驗不合格的物資、委托加工工件應拒絕辦理簽證確認手續，并及時報告上一級主管經理處理。 （3）對已經簽收，但后來發現問題的要及時填寫報告，并及時報告上一級主管經理處理，同時將報告單交給采購部、倉庫和財務部，以便執行處理結果。（4）質量檢驗按照本公司規定的技術標準、圖樣或封樣件的有關要求執行。三、經濟責任處罰 1、財產、物品使用部門必須依據生產計劃、生產管理實際需要，認真提出材料物資需求情況。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。 2、供應部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定材料采購方案，落實供貨單位。8、并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。 3、財務部門必須認真履行審核監督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相，并造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。4、質檢部門必須對所有運抵本公司的采購材料，依照采購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經理）處理，嚴禁對品質不符的外購物品放行入庫。因質檢人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。 5、倉庫部門對質檢部門驗收合格的外購物品辦理驗數入庫手續，并對入庫采購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按規定操作，造成入庫數量短缺的應負經濟賠償責任。6、以上未規定金額的經濟處罰根據情節輕重處罰暫時規定為5-500元。