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1、公司采購業務計劃與審批價格控制及貨款支付制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購業務控制制度 第一條 為了加強公司采購業務的內部控制，規范采購業務行為，防范采購業務活動中的差錯和舞弊，根據財政部中華人民共和國會計法和內部會計控制制度采購與付款等法律法規，結合本公司采購業務特點和管理需要，制定本制度。 1、本制度所指采購業務包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發票、登記應付賬款和支付貨款等業務。 2、本制度適用于公司的總部及所屬各子公司的采購業務管理與控制。 第二條 崗位分工與授權批準 1、公司2、建立采購業務崗位責任制，明確規定相關的部門和崗位的職責與權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。 2、公司物資采購業務嚴格規范和執行如下程序： （1）計劃與審批 （2）請購和審批 （3）詢價和核價 （4）確定供應商 （5）訂立合同 （6）采購與驗收 （7）物資入庫 （8）賬簿登記與支付采購款 3、公司采購業務聯系崗位的基本分工如下： （1）采購部負責編制采購計劃、填制請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、采購物資等業務； （2）財務部價格負責人員核定物資采購價格； （3）財務部負責結算采購款項、登記存貨及應付款項； （4）生產部負責根據采購計劃和物資請購單辦理物資入庫，安排登記保管3、賬等； （5）質量部負責物資入庫前的質量驗收等； （6）審計部負責定期審計檢查采購業務的合規性、合理性和會計記錄的正確性與及時性。 4、公司負責計劃、核價、定購、招標、檢驗、收存、付款等采購業務的員工，必須參加人力資源部的崗位培訓，并獲得崗位合格證后方能獨立上崗辦理采購業務。 5、公司辦理物資采購、核價與付款業務員工應當具備良好的業務素質和職業道德，辦理采購、核價與付款業務的人員在同一個工作崗位連續工作時間不得超過三年。 6、物資的采購價格、付款政策要嚴格執行公司授權文件的規定，各級審批人要在授權范圍內行使職權，不得超越審批權限。 7、公司授權負責采購的部門、質量部、生產部、財務部分別辦理物資4、訂購、檢驗、收存和付款業務。其他任何部門均無權經辦采購與付款業務。 8、公司對于重要的、技術性較強的采購業務，應當專家評審、集體決策制度。 9、公司對機器設備的采購，以及一次采購價值超過50萬元的材料采購一律實行公開招標辦法采購。 第三條 計劃與審批控制 1、公司對采購業務實行嚴格的計劃管理和采購目標責任制。每年12月份，公司總經理與采購部經理簽訂下年度的采購目標責任書，明確全年的采購目標、價格目標、費用指標及獎懲兌現政策。 2、采購部要將年度采購目標層層分解落實到各個采購科室和每個采購員，并將目標分解落實情況報公司備案。 3、物資采購計劃的制訂、審批程序和責任分工如下： （1）生部每月根據產5、品生產計劃編制物資耗用計劃； （2）庫管部每月根據物資耗用計劃和庫存儲備情況編制物資補庫計劃； （3）采購部根據物資補庫計劃編制物資采購計劃； （4）預算管理辦公室審核、平衡上述各項計劃與公司的全面預算相吻合； （5）公司總經理審查并批準物資采購計劃； 4、實施物資采購的具體依據是“物資請購單”，“物資請購單”的填制、審批程序如下： （1）采購部根據物資采購計劃填制的“物資請購單”，“物資請購單”中必須列明如下事項：采購物資的依據；采購物資的名稱、規格型號、數量和技術要求；物資用途及最遲入庫時間；供應廠家和詢價結果；采購金額、付款方式與付款時間；采購員及采購部負責人簽字。 （2）財務部價格部門6、對“物資請購單”中的價格進行核定。 （3）公司有關領導按以下審批權限在“物資請購單”審批： 采購總額在5000元以下的，由采購部部長審批；5000元-5萬元的由分管采購的副總經理審批；5-50 萬元的由總經理審批；50-100 萬元的由總經理、財務總監共同審批；100萬元以上的，由總經理辦公會議集體研究審批。 第四條 經過公司有關領導審批的“物資請購單”，是采購物資及辦理驗收、入庫及付款的依據。 第五條 采購價格控制 1、物資采購過程中的價格決策要做到科學有效、公開公正、比質比價、監督制約，杜絕采購過程中的不正當行為發生。 2、采購部和價格管理部門要廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，掌握7、主要采購物資的信息變化。 3、物資采購價格的確定要履行詢價、核價、審批、談判和備案五項程序。 第六條 采購與驗收控制 1、根據采購物資的性質不同，公司分別采取如下采購方式： （1）單項采購價值在3萬元以上的大宗物資，從生產廠家直接采購； （2）一般采購物資在貨比三家的基礎上，采用訂單或合同訂購方式采購； （3）小額零星物品采用擇優采購方式； （4）重大采購業務及設備購置實行招標采購。 2、除僅有唯一供貨單位或公司、生產經營特殊要求外，公司主要物資的采購應當選擇兩個以上供貨商，要從質量、價格、供貨能信譽等方面擇優定點采購。 3、公司主要物資采購及有特殊要求的物資采購，應當審查供貨單位資格，對已確8、定的供貨單位，應當及時掌握其質量、價格、信譽等的變化情況。 4、物資采購到廠，需辦理如下驗收入庫手續： （1）庫管驗收員核實到庫物資是否與“物資請購單”規定的品名、數量、供貨廠家相符，凡核實無誤的驗收員開具“采購物資待檢單”； （2）質檢部根據“采購物資待檢單”對待檢物資進行質量檢驗，并將檢驗結果填寫“質量檢驗報告單”； （3）生產部保管員將檢驗合格的物資驗收無誤后，收存物資并開具“物資收存單” （4）供應商開具增值稅發票后，經財務部材料核算會計對價格、數量等項 目審核無誤后，開具正式“物資入庫單”； （5）“物資入庫單”經保管員簽字后生效，財務部據此登記賬簿和輸有關結算事宜。 5、到庫物資與9、“物資請購單”不符或未經質量檢驗的，一律不予辦理入庫和結算手續。 6、質量檢驗人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗，并對檢驗結果承擔責任。 第七條 貨款支付與賬目核對 7、采購物資付款時，必須符合以下三個條件“ （1）已經列入當期貨幣資金支出預算； （2）雙方往來賬核對無誤； （3）“付款申請單”已經財務總監簽字批準。 1、采購物資的付款由財務部負責，付款的依據要同時滿足如下條件： （1）訂有采購合同的，要參照合同規定的時間、方式、金額付款； （2）要在公司預算范圍內付款； （3）要在對采購發票、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性有合規性進行嚴格審核、確認無誤的前提下，辦理付款。 2、采購10、付款，由采購員部填寫“采購物資付款單”，財務總監按預算審批；超出預算的付款，必須由采購部申明理由，經總經理批準后，從預算外資金列支。 3、財務部要加強應付賬款和應付票據的管理，已到期的應付款項必須安排到貨幣資金支出預算中，并經財務總監的審批后，方可辦理結算與付款事宜。 4、財務部往來核算會計負責應付賬款的核對與清理，要每個季度至少與供應商核算一次賬目核對結果要填制應付賬款核對表備案；核對出的未達賬項，要逐頂逐筆查明原因，杜絕串戶等錯誤現象的發生。 5、采購部要按供應商設置物資采購臺賬，及時登記每一供應商的供貨、開票、采購部要及時與供應商聯系，并分別情況按以下程序進行處理： （1）數量不足的，要11、求供應商予以補足，存在質量問題，尚能使用的，要求供應商給予價格折讓，不能使用的要求供應商退貨或換貨； （2）需要退貨或折讓的物資，均需供應商開出紅字發票； （3）退貨通知單、紅字發票均應及時報送財務部入賬。 第八條 采購業務的監督控制 1、審計部負責對公司的采購業務進行監督檢查。 2、采購業務監督檢查的內容主要包括： （1）采購業務相關崗位及人員的設置情況； （2）采購業務授權批準制度的執行情況； （3）采購計劃與合同情況； （4）采購價格及采購渠道情況； （5）貨款結算情況； （6）應付賬款和預付款的管理情況； （7）有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。 3、審計部對監督檢查的結果要出具內部審計報告，發現的薄弱環節和問題，有關部門要采取措施，及時加以糾正和完善。