公司采購倉庫管理制度及費用支付報銷細則.doc
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上傳人:職z****i
編號:1159711
2024-09-08
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1、公司采購、倉庫管理制度及費用支付、報銷細則編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 采購管理制度及報銷細則為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本,滿足公司對優(yōu)質資源的需求,進一步規(guī)范物資采購流程,加強與各部門間的配合,特制訂本制度。 一、采購權限劃分1、請購部門: 工程項目部,辦公室及其他有關部門。2、范圍: (1)與工程施工有關的對外采購的材料、輔料、機械設備及設備配件等。 (2)對外采購使用的辦公用品、工具。3、權責:(1)需求部門:負責材料、設備及配件、工具、辦公用品等申請及驗收。 (2)采購:負責采購作2、業(yè)執(zhí)行及物料采購費用的報銷。 (3)庫房:負責數(shù)量點收及貨品驗收合格后辦理入庫手續(xù)。(4)財務部:負責費用報銷、原始憑證的審核和付款。(5)項目總負責人:負責制定物料采購計劃及大宗物料采購供應商聯(lián)系。 (6)總經理:負責對物料采購計劃、大宗采購供應商及費用報銷批準。二、采購流程:1、辦公用品、工具采購:由需求部門將采購計劃報辦公室主任或總經理知曉后,指定專人采購。2、工程采購計劃:(1)項目總負責人參酌工程進度和庫存情況,提前12周指定采購計劃,并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、工程技術要求、需求日期及注意事項。(2)采購人員根據項目總負責人下達的采購物料計劃,并根據工程進度和需要,與施工單位、工3、程部經理、項目總負責人協(xié)商確定實際采購數(shù)量,并將采購單報總經理知曉。3、詢價比價議價:(1)詢價前必須審閱采購單的品名、規(guī)格、數(shù)量,了解材料及設備的工程技術要求,遇到問題應及時的與項目總負責人溝通; (2)屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中采購;(3)尋找3家以上供應商進行詢價,對廠商的供應能力,交貨時間及產品或服務質量進行確認;(4)在滿足需求、保證質量的前提下,選擇合適的供應商,進行談判議價,最終確定成交價格。4、采購價審批:(1)零星采購:采購員將市場成交價格報項目總負責人或總經理知曉,經批準后執(zhí)行。(2)大宗采購:采購員或項目總負責人將商定合同價報總經理知曉,經批準后執(zhí)行。54、采購執(zhí)行:由采購員制定采購合同,總經理或委托代理人在合同上簽字確認。合同制定完畢后,采購人員應及時追蹤合同執(zhí)行情況,督促供應商及時發(fā)貨,確保貨物能夠按時到達。6、交貨驗收:貨物到達倉庫后,由采購員向檢驗人員請驗。7、使用追蹤:貨物在使用過程中,工程技術人員進一步追蹤,確認使用中的異常現(xiàn)象。三、倉庫管理:1、材料入庫:(1)質量檢驗:公司所有工程材料設備,須查驗質量檢驗報告、合格證、工程技術要求;(2)對單驗收:采購物資抵庫后,庫管員要按照已核準的“采購單”和“送貨單”,仔細核對物資的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量及外包裝是否完好無損;(3)入庫手續(xù):所有材料必須在每次驗收合格后由庫管開具入庫單,入庫5、單由庫管員、采購員、項目總負責人簽字,入庫單一式三聯(lián),存根聯(lián)由庫管留存,記帳聯(lián)由經手人或專人連同發(fā)票送交財務,一聯(lián)由報銷人留存;(4)差異及破損的處理:如發(fā)現(xiàn)單貨不符、外包裝破損或其他質量問題,要及時向上級反映,同時通知采購部門和廠家代表(如有),共同現(xiàn)場鑒定;(5)倉庫保管帳:每日業(yè)務終了,庫管員必須將當日入庫單登記倉庫保管帳,入庫時號碼必須按順序排列,并填寫入庫號碼單備查。2、材料出庫:(1)辦理出庫時要認真審核“出庫單”或“材料進場檢驗單”,核查出庫批準手續(xù)是否齊全;手續(xù)齊全后再辦理出庫;(2)出庫單手續(xù)包括庫管員、工程部經理、項目總負責人或總經理簽字,收料單位(施工方)簽字;(3)材料6、進場檢驗單手續(xù)包括業(yè)主、施工單位、監(jiān)理單位三方簽字蓋章;(4)由項目總負責人或總經理批準的出庫單,可根據工程實際情況補辦出庫手續(xù)。3、倉庫管理:(1)當日發(fā)生的入庫單、出庫單,庫管員需當日登記庫存臺帳。經常進行盤點,做到日清月結;(2)每月須對庫存物資進行實物盤點一次,并填報庫存盤點表。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損或變質,須查明原因,分清責任,寫出書面報告,提出處理建議,呈報上級和有關部門,未經批準不得擅自調賬; (3)積極配合財務部做好全面盤點和抽點工作,定期與財務部門對帳。四、采購費支付及報銷:1、零星采購:(1)以市場確定價,采取現(xiàn)金支付。(2)報銷憑證:報銷單、入庫單轉交財務部辦理報銷。2、大宗采購:(1)根據訂購合同規(guī)定支付相應貨款;(2)報銷憑證:對外付款單、發(fā)票張貼單、入庫單、訂購合同轉交財務部;3、簽字流程:采購員 財務審票 部門經理 項目總負責人 財務經理 總經理。