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1、公司辦公物資采購及發放管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公物資采購及發放規定 第一條 為使公司辦公物資采購及發放工作規范化，依據公司預算計劃制度和倉儲管理制度特制訂本規定。第二條 辦公物資的采購及發放須遵從“保證供應、方便工作、節省開支”的原則。采購要從實際需要出發，嚴格按預算執行。員工使用辦公用品和設備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。第三條 本規定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家俱器具，電話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設備，電扇、空調等家電設備。第四條 各部門所需的辦公物資2、要統籌計劃，納入年度預算計劃當中，經批準后，按月制訂具體計劃。第五條 辦公物資的采購及發放實行集中管理，由總務部負責，具體細則如下：（一） 辦公物資的月度采購。各部門負責人根據批準的月度費用預算，結合本部門的實際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月30日報至管理會計部，管理會計部審查是否在預算之內。如在預算外，管理會計部要求各部門重新填單，如在預算內，管理會計部簽署意見后轉總務部后勤組，后勤組根據庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度采購計劃”，報總務部經理審核和行政總監審批后，由采購員實施采購，同時“月度采購計劃”報財務會計部一份，由財務會計部負責采購3、資金的準備。（二） 辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預算外需要而申請采購時，應填寫“采購申請單”（本單一式四聯，一聯本部門留存，一聯報財務會計部，一聯交采購員，一聯交物資管理員。），經本部門負責人簽準，然后視采購所需金額報相應批準人批準。財務會計部負責采購資金的準備及對某些物品的比價工作。（三） 申請采購的審批權限。1、 預算內單項資金使用審批權限：1000元（含）以內由部門經理批準；1000元以上2000元（含）以內由系統總監批準；2000元以上由總經理批準。2、 預算外單項資金使用審批權限：2000元（含）以內由總經理批準；2000元以上由董事長批準。3、 動用1000元（含）以下資金由4、財務會計部經理核準；1000元以上由財務總監核準。第六條 采購工作細則。（一） 采購物資單價在100元（含）以下的，由采購員直接采買。采購物資單價超過100元的，采購員須事先進行市場尋價，填寫“尋價單”。單價在200元以下的尋價結果由后勤組組長確認；單價在200元（含）以上尋價結果由總務部經理確認。采購員根據確認的尋價結果，辦理具體的采購業務。（二） 采購員在實施采購業務時，應充分了解所購物資的品名、規格、質量要求及其他特別要求，要做到貨比三家，保證物美價廉。采購后要及時辦理入庫手續并登記采購臺帳。第七條 物資管理員負責辦理采購物資的驗收入庫手續，并搞好庫房管理。（一） 采購員在辦理入庫手續時5、，物資管理員應根據“采購申請單”進行認真核對，仔細檢查品名、規格、數量和質量是否符合要求，如不符合要求，有權拒絕入庫并督辦采購員辦理退貨。如果符合要求，應填寫“入庫單”（本單一式兩聯，一聯物資管理員留存，一聯交采購員辦理請款或報銷手續并留存于會計室。），辦理入庫手續，并登記庫存數量帳。（二） 物資管理員應確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：1、 八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2、 四檢： 上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。l 下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。l 經常檢查庫內溫度、濕度，保持通風。l 檢查易燃、易6、爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（三） 物資管理員應合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（四） 物資管理員應嚴格遵守倉庫保管工作紀律。倉庫保管工作紀律內容如下：1、 嚴禁在倉庫內吸煙、動用明火。2、 嚴禁無關人員進入倉庫。3、 嚴禁在倉庫堆放雜物。4、 嚴禁在倉庫內存放私人物品。5、 嚴禁私領、私分倉庫物品。6、 嚴禁在倉庫內談笑、打罵。7、 嚴禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、 嚴禁在倉庫內私拉亂接電源電線。（五） 物資管理員對庫存物資要經常盤點，做到日清月結。發現盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報總務部經理和財會部門。第八條 辦公物資的發放采用集7、中時間辦理：定于每周二、四下午2時至5時。第九條 各部門要指定專人負責辦公物資的領用、內部發放及統計工作，需要時負責同管理會計部核對。 領用時由指定專人填寫“物品領用單”（本單一式三聯，一聯領用部門存根，一聯物資管理員留存，一聯報會計室。）如系以舊換新或屬預算內或經申購采買的物品，由部門經理簽準。如系預算外則視具體領用物品金額報相應批準人批準，領用批準權限同申請采購時的規定。第十條 物資管理員要認真核對“物品領用單”所列項目和審批手續，準確無誤辦理發放，并登記庫存數量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式三份，一份自存，一份報后勤組組長，一份報總務部經理。），同時按部門別匯總統計各部門8、本月辦公物資的領用情況，編制“月度辦公物資領用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報管理會計部）。管理會計部根據物資管理員上報的“月度辦公物資領用匯總表”審核各部門的辦公物資領用是否超出了預算，視情況采取相應的措施。第十一條 對家俱器具、辦公設備和家電設備的登記與管理，按公司財產管理制度的有關規定執行。第十二條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的70%-100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如責任人不清，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔另50%。對有意破壞者，除全額賠償外，并按員工獎懲制度予以處罰。以上責任認定部門為總務部和審計監察部。第十三條 本規定由總務部制訂、解釋和監督執行，報行政總監批準后自公布之日起施行。凡施行后既有的類似規定自行終止，與本規定不符的以本規定為準。