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1、公司備品備件采購、進度控制及事務聯系管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 備品備件采購和管理制度1、總則1.1規范采購流程，科學合理地采購備件，優化庫存備件儲存結構，提高備件的有效利用率，保證備品備件供貨及時，不影響設備維護工作。1.2備品、備件庫房由項目部集中管理，以備件的屬性、特點和用途統籌規劃、合理布局。管理的主要任務是做好其接運、檢查和驗收；對庫存進行保管保養；搞好庫區規劃，充分發揮庫房和設備的利用率；實行儲備資金下庫，搞好庫存結構分析；建立與健全倉庫管理基礎工作，達到數據化、檔案化及計算機管理；搞好安全2、衛生工作，確保備品、備件和人身安全。1.3加強備品、備件管理，準確提供庫存物資信息，及時保證運行、維護、檢修所需，加速物資周轉，提高運行維護質量有著重要作用。1.4備品備件的質量和性能要求與原設備一致，一般情況下，必須選擇與原設備同品牌同型號的備品備件，由于設備停產，升級等原因導致無法獲得原型號的備品備件，項目部需及時向業主部門提出代用或升級方案，按業主部門審批后的代用方案實施。1.5接受業主部門對備品備件儲備情況的和倉儲情況進行檢查，并按業主部門的要求改進和完善備品備件的儲備和倉儲管理工作。每月向業主部門報送備品備件庫存明細和備品備件出庫流水單。1.6業主部門有權對項目部庫存的備品備件進行全3、局范圍的統籌調撥。2、目的為加強備品、備件集中統一管理，做好儲備工作，以保證設備的正常維修和檢修計劃順利進行，特制訂本備品、備件管理制度。本制度明確了備品備件從申報、采購、入庫、保管到發放領用的制度及管理職責，對備品備件的申報、采購、收、發、存進行控制。3、適用范圍本規定適用于項目部維護、檢測、試驗設備備品備件及工裝易損件的管理活動。4、術語及定義4.1設備備件：為了設備維護保養工作的順利進行，在設備出現故障時縮短故障的修復時間而備用的配件。4.2待修件：不能正常工作但能通過修復再使用的配件。4.3報廢件：不能工作且無法修復或維修費用接近甚至高于購買該件的成本的配件。4.4工裝易損件：在工裝使4、用周期內，需要多次更換的零件或部件。5、備品備件的采購5.1選擇供應商5.1.1在做采購計劃后，選擇合格的供應商進行詢價，議價，由項目負責人審核；5.1.2凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，項目部應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知采購部門依需要提出請購。5.2價格調查5.2.1已核定之物料，項目部必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據；5.2.2項目部各有關部門，均有義務協助提供價格信息，以利比價參考；5.2.3已核定之物料采購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明；5.2.4采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價；5.2.5項目部應隨時掌握市場價的浮動數據，以5、利于更好的把握市場。5.3詢價、比價和議價5.3.1根據采購物料的品種、規格、標準、數量、和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；5.3.2采購人員根據過去采購的情況，市場變化情況，以及項目成本預算等情況，確定采購目標價格；5.3.3在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對，以保證供應商可以提供的物料符合項目實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優的供應商；5.3.4供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，采購人員應,送申報部門確認；5.3.5專6、用材料或用品，項目部應會同使用部門共同詢價與議價；5.3.6對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。在規定的權限范圍內，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致；5.3.7對重大的物資采購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數不少于兩人。有關價格、選型及其他技術、商務談判，要求有兩人以上參加。5.4簽訂采購單在采購作業所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員需填寫正式的采購單，合同需要列明至少下列條款：供應商資料：包括名稱、地址、聯系人、聯系方式；采購物料的詳細描述，包括品名、型號、規格等，如有超出標的的特殊要求需特別注明；訂單所采購7、的數量/重量；單位包裝數量/重量；包裝件數；價格：單價，合計價、合同總額，定金或預付款；交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量；付款方式；所需的質量證明資料（檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等）；質量保證條款：發生質量問題時進行退換或其他處理方法。5.5訂貨合同長期定貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行。應與承售商定買賣合同書一式四份，第一份正本存采購部門，第二份正本存承售商，第三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書的第二聯送會計部門供整理定金或付款用。5.6緊急訂貨項目部接到運維班組以電話聯絡的緊急采購部件，應立即進行詢價、議價，接到請購單后，按采購程序明確8、專人迅速辦理。5.7進度控制及事務聯系5.7.1項目部將采購過程分為請購、詢價、訂貨、交貨四個階段來控制采購作業進度；5.7.2采購人員為能按照進度完成作業，應填制“進度異常反應單”，并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核示后轉送項目部，依請項目部意見擬定對策處理。5.8采購作業方式5.8.1除一般采購作業方式外，項目部可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各申報部門依計劃提出申報，采購部門定期集中辦理采購；長期報價采購:凡經常使用且使用較大宗的材料，項目部應事先選定廠商，議定長9、期供應價格，呈準后通知各申報部門依需要提出申報。6、驗收入庫6.1入庫前應依據設備采購計劃審批表和發貨單認真清點所要入庫的備品備件的數量，并檢查好備品備件的規格、型號、質量（合格證），做到數量、規格、品種準確無誤，質量完好，配套齊全，并在送貨單上簽字，如發現不符時，應做好紀錄，等待相關技術人員驗收相符后再入庫。6.2保管員在備品備件進庫時，根據采購計劃審批表的審核憑證，現場交接接收，必須按所購物品條款內容、物品質量標準，對備品備件庫的備件進行檢查驗收，并做好入庫登記，即備品備件入庫單。6.3保管員要嚴格檢查備品備件的合格證，質量的定性，是否符合運維所需的備品備件的技術要求。6.4物品驗收合格后10、，應及時入庫擺放于指定位置。6.5做到帳、卡、物xx。6.6易燃、易爆，易生銹、易腐蝕的備品備件要單獨存放，并定期檢查。6.7精密、易碎及貴重物資要輕拿輕放嚴禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存。6.8做好防火、防盜、防銹、防凍、防塵工作。6.9倉庫經常開窗通風，保持庫房內整潔。7、出庫程序7.1備件出庫應填寫出庫審批單，并由項目負責人簽字審批。保管人員要做好記錄，領用人簽字。7.2物件出庫實行“先進先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，易變質的先出。7.3本著“厲行節約，杜絕浪費”的原則發放物品，做到專物專用。7.4對于相關部位專用備品備件的領用必須要有項目負責人、技術11、負責人簽字后方可領取。7.5領用人不得進入庫房，防止出現差錯，根據領料單，由庫管員進入庫房查詢領用的相關備品備件。7.6庫管員要做好出庫登記，并定期向部門主管做出入庫報告。8、退庫8.1領出備品備件后出現用料變更或剩余時，允許退庫。8.2退庫時要辦理退庫手續，退庫需說明原因，并注明規格型號、數量和工號。退料需經領用部門領導簽字。8.3退庫物料須進行必要的質檢或經測試合格后，性能、外觀均不影響使用、表面不得有油污、所有資料齊全方可退庫。8.4庫管員憑退庫單及質檢合格證將退庫物料重新登記上帳9、存放9.1備品備件儲存要統一規劃、合理布局、分類保管、編號定位，備品備件儲存要做到“四號定位”（庫號、架12、號、層或排號、位號四者統一編號）、“五五擺放”（各種備品備件按品種、規格、形狀和貯存要求，一五一十地擺放）、“三清”（數量清、材質清、規格清）、“二齊”（庫容整齊，物資擺放整齊），按備品備件保管技術要求進行通風、清洗、干燥、定期涂油或重新包裝。9.2備品備件要考慮先進先出，收發貨快速及時方便，并留有最低庫存，達到最低庫存時，應及時采購。9.3對于庫房內的備品備件，未經上級主管領導審核批準，一律不準擅自借出。9.4實行庫存備品備件臺帳制度，庫管員每日憑出入庫打印單編報房庫日報表，并將所有庫存物資信息錄入電腦系統，形成電子倉庫庫存備品備件臺帳。庫存備品備件臺帳必須在備品備件出入庫后24小時內按規定13、項目填寫，做到日清月結，憑單入帳不跨日，不準無據調帳。9.5庫存備品備件應于每半年和每年年終時盤點，發現損壞、貶值、報廢、盤多、盤少應分析原因，明確責任，并形成報表遞交主管領導，經主管領導審批后進行帳面調整。9.6庫房要嚴格執行保衛制度，禁止非本庫人員擅自出入庫，建立和健全出入庫登記制度。9.7庫房嚴禁煙火和攜入易燃易爆物品，明火作業須經主管領導審核批準，需開具動火證方可進行明火作業。9.8經常檢查電燈、電線、電閘、消防等設施器具，發現故障及時維修排除，不得擅自挪動或挪用消防器具。做好各種防患工作，確保備品備件的安全保管。預防內容包括：防火、防盜、防銹、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。914、.9庫管員應對庫存備品備件進行定期（每月）檢查，并作好檢查記錄。對變質、霉爛、損壞的物資，應及時隔離等待處理。9.10在庫房倒運備品備件時，要根據備品備件特性及大小、輕重不同使用搬運工具，以避免碰撞損壞。10、庫區的安全及紀律10.1庫房工作人員要加強安全意識，增強工作責任感，庫房要有必要的安全設施、滅火設備，安全通道必須保持暢通，水電線路必須無漏電漏水或裸露，以利防火、防盜等。10.2每天一次檢查庫房內外的防火設施，發現問題立即整改并向主管報告。合理安排庫內堆位，預留足夠的出入通道及安全距離，安全高度。督促裝卸工按指定堆位整齊疊位。發現傾斜要立即糾正。嚴禁在貨堆上行走、坐臥，嚴禁在貨堆旁的通15、道坐、臥。10.3庫房工作人員不得擅自離崗。庫房無人時必須上鎖，無關人員不得進入庫區。10.4任何人不得私自挪用、試用、調換和外借庫存物料。11、庫管員職責與權限11.1庫房主管人員要熟悉、掌握物料管理的有關政策及規定。11.2組織制定庫房物料收、發、保管等方面的規章制度和工作細則，并認真檢查落實。11.3掌握庫存物料情況，組織倉庫人員做好物料的收、發、保管工作。11.4負責庫房的規劃，提高庫房利用率。11.5負責抓好庫房的安全及管理工作，落實防潮、防火、防盜等措施。發現問題及時匯報，并積極采取有效措施。11.6組織庫房的庫存盤點、帳物核對。11.7上崗后第一時間應對倉庫的門，窗及各庫區存放的16、物資進行巡查，發現異常立即報告。11.8每天下班前對各庫區的門，窗等進行檢查，確認防火、防盜等方面確無隱患后才可離崗下班。11.9每天打開一次各庫區的門，窗一小時，讓空氣對流，更換庫內空氣。11.10每天打掃庫內地面衛生。地臺板要擺放整齊。周末應打掃庫內全面衛生工作。11.11每天一次檢查倉庫區內、外的防火設施，發現問題要立即整改并向主管報。11.12熟悉所管物料的名稱、規格、型號、數量、保管要求和特殊或高精密備件的保管方法。11.13負責入庫備件的驗收，對驗收合格的簽收發貨單并開具入庫單，對入庫備件建立明細帳卡。入庫備件以入庫憑證為依據，做到數量準確、入庫及時、帳物相符。11.14備品備件出17、入庫時，庫管員應依據，進庫單、出庫單核準出入物品的名稱、批號、數量，準確地收發貨，收發完畢后，應立即填寫掛在貨架上的貨卡并立即入帳。11.15對入庫備件分類堆放，做到分類清楚、堆放整齊。11.16負責按領料單發放備件，并作好出庫物料的帳卡登記。出庫備件帳卡要清楚、無差錯。11.17負責庫內備件的保管，不得出現丟失、損壞現象。11.18負責庫房的安全，堅持檢查制度，發現問題及時報告，并積極采取有效措施。掌握滅火器材的正確使用方法。11.19堅決拒絕手續不齊的物品進出。對于貨物的正常出入，庫管員要按要求填寫各類單據，特別是出庫單，無出庫單的堅決不準帶備品備件出倉庫。11.20按要求做好庫存盤點、帳18、物核對及庫存量的統計。11.21極提出有利于庫房管理的建議及改進意見。11.22運行維護班組是備品備件的歸口管理部門，負責備品備件清單的制作及優化更新。11.23運行維護班組負責對申報備件及報廢件的確認；負責優化備件品牌及替代件；對庫房的備件使用情況監督檢查；負責到庫房現場查詢設備備件儲備情況。11.24庫房管理員負責組織保全員修復待修件。11.25項目部根據庫房、現場的半月備品備件請購項目清單采購備件。12、工作程序12.1制定備品備件安全庫存關鍵設備備件清單12.1.1項目部根據設備說明書設備檢修保養指導書、設備臺帳制定備品備件清單，發放給庫房備品備件保管員。12.1.2備品備件清單應包括19、類別、名稱、規格型號、更換周期、最大和最小庫存、適用設備、獲得途經、代用件、采購周期等內容，備品備件清單應根據實際使用情況進行優化補充，不斷持續改進。12.1.3新增設備的設備維修班更新備品備件清單12.1.4新設備隨機附帶備件入庫，記手工帳。12.1.5在保修期內的設備原則上也應建立備品備件，以保證設備可動率，設備廠家賠付的備件可用于補足庫存。12.2設備備件的采購申報12.2.1在備品備件庫建有庫存的，每月末庫房根據期末庫存設備備品備件清單，執行零采程序；未到期末即達到最小庫存的填寫急件請購單迅速補足。12.2.2更換周期較長不留備件的，保管員負責在充分考慮提前期的情況下按月填報采購。1220、.2.3突發故障損壞的備件由保管員填急件請購單交項目部快速采購。12.3待修件、報廢件管理12.3.1替換下來的零部件，由保管員及項目負責人在一周內作出處置意見。12.3.2對于待修件，保管員負責進行修復，維修后的零件經技術負責人檢驗合格后記入手工帳，庫房應以修復件優先出庫為原則。12.3.3凡符合下列條件之一者做報廢處理：（1）備件嚴重損毀無法修復的；（2）使用時間較長，外形嚴重損壞，修理后達不到技術指標的；（3）更新換代，技術落后，效率低，經濟效益差的；12.3.4由于設備改造、清理、報廢等原因造成不再使用的備件，每月25號前項目部填寫廢棄物處置單，報項目部負責人審核處理。12.3.5庫房對待修件、報廢件必須定置管理，做好標識，建立清單。12.4統計分析與持續改進12.4.1每月末運行維護班組對備件存貯更換情況進行統計，尋求改進機會。改進機會包括庫存減少增加，備件質量，采購成本，采購周期等。12.4.2運行維護班組將改進措施更新到備品備件清單。12.4.3運行維護班組將備件管理情況納入設備月報。