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1、公司工廠采購驗收、合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一節 采購驗收管理制度1目的：規范公司的物資采購流程，明確采購職責及分工，確保各項采購流程符合內部管理制度的要求。2適用范圍：適用于公司所有采購過程的管理。3職責：3.1工廠副經理負責采購計劃的申報工作。3.2工廠經理負責采購計劃的審批工作。3.3總工負責采購的執行工作。4工作流程：4.1辦公用品的采購及驗收：辦公室負責辦公用品的采購工作。辦公用品采用集中式采購，分別于每年4月和7月集中采購。按規定的頻次要求，各部門在辦公室通知時間內，將辦公用品采購申2、請，報送到辦公室進行匯總，提報申請，由工廠經理申報公司領導審批后實施采購。采購物品到貨后，由申請部門驗收合格后，庫管辦理入庫相關手續。4.2化玻、檢驗儀器的采購及驗收：質檢科主任負責化玻、檢驗儀器的采購工作。化玻、檢驗儀器采用集中式采購，于每年6月集中采購一次。每年6月份，由化驗室報批當年的檢驗儀器、化玻采購申請，經工廠經理審核公司領導審批后實施采購，到貨后由使用人進行驗收合格，采購人辦理入庫驗收相關手續。4.3食堂物資的采購及驗收：食堂物資采購按需求進行計劃、采購、驗收。辦公室主任對食堂庫存情況進行驗證后，提報物資采購申請。食堂管理員驗收合格后，辦理入庫驗收手續。每月30日，辦公室統計匯總食3、堂當月物資及費用明細。4.4低值易耗品的采購與驗收：總工負責低值易耗品的采購工作。各部門根據工作需求及費用預算安排，報送低值易耗品的采購需求，由工廠副經理匯總申請后，提報工廠經理審核，公司領導批準后，實施采購。采購的低值易耗品到貨后，由申請采購部門進行驗收，保管根據批復的采購申請，辦理入庫、出庫手續后，由申請部門領用。4.5設備備品備件采購及驗收：總工負責設備備品備件的采購工作。根據公司領導批復的備品備件采購計劃，總工負責采購詢價、比價、合同評審、合同簽訂、資金申請等采購過程。計劃外需臨時采購的備品備件，由使用部門提報采購計劃，經工廠經理審核，公司領導批準后。由總工負責聯系采購事宜。設備備品備4、件到貨后，由總工、保管、使用部門進行到貨驗收，驗收合格后，由保管辦理入庫出庫手續，申請部門或使用部門進行領用。5 相關記錄采購單采購材料比價表采購合同評審單第二節 采購管理辦法1目的加強采購業務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和經濟效益，特制定本辦法。2 適用范圍適用于公司所有物資或勞務的采購。3 職責3.1 工廠副經理負責根據本年度的生產計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的采購、設備檢修以及零星維修所用備品備件采購計劃。3.2 總工負責審核生產車間上報的采購計劃，并與庫存數量進行核查后，報經工廠經理審核公司領導審批后實施采購。3.3 5、辦公室負責編制勞保用品、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。3.4 各物品、勞務需要部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向工廠副經理提交申請，經初審后交工廠領導審核公司領導批準。3.5 財務部負責日常采購的價格審查，工廠經理負責采購的價格抽查。3.6 化驗室負責原材料、輔料的驗收；各使用崗位負責備品備件、設備、監視和測量工具及維修等勞務的驗收。3.7 采購經辦人負責索要發票、辦理結算，并對發票的真實性和合法性負責。4 采購流程4.1 物資采購的計劃、申請與審批。4.1.1 物料需求部門提前編制采購計劃，經工廠副經理核查，工廠經理審核，公司領導批準。4.1.2 編制采購計劃應列明采購物品或勞6、務的名稱、規格型號、數量、質量技術要求、估計價值，交貨日期、用途等。4.2 采購比價4.2.1 采購人員在提交采購計劃或申請的同時，采購人應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯系資料。4.2.2 價值在5千元以上的維修、服務等勞務、1萬元以上的單臺（套）設備的采購需召集三家以上的供應商報價，進行比價；10萬元以上的必須采取招標方式采購。4.2.3 國家明碼標價壟斷經營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業性服務收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。4.3 采購實施及物資驗收4.3.1 工廠的采購業務統一由總工負責辦理，其他部門或7、人員不得自行采購。 使用部門根據工廠下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制采購計劃，報工廠經理審核后，公司領導批準執行。4.3.3 總工根據批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業務必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務部、使用者等相關部門進行會審，采購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有限期內，若因市場行情發生較大變化時，經過公司領導批準可以與供貨商簽訂調價協議，并報財務部備案。4.3.4 采購物質運到工廠時，先由總工對照采購計劃，經確認無誤后開具到貨通知單交檢驗員或使用部門進行質量檢驗，保管點數入庫并辦理入庫手續，8、檢驗不合格的物質不得辦理入庫。4.4 結算4.4.1 單次采購金額在1000元以上集中采購金額在2000元以上的采購項目必須索取增值稅專用發票，不能取得的，必須報公司領導審批后價格按扣除增值稅后執行。4.4.2 無論是現款采購還是賒購，在結算付款時均需由采購人填寫付款申請單，連同有關憑證報財務部會審，并經公司領導批準后，出納人員方可付款。4.4.3 財務部在對采購物資結算付款時，應認真審核采購單采購合同采購計劃付款申請單入庫單發票到貨驗收單等有關單據，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部不得辦理相關手續。4.4.4 財務部必須在接到經公司領導批準簽字的付款申9、請手續才能辦理付款，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。5采購物資分類5.1新改擴建項目采購分類類別說明 管理方式進口設備 公司成立項目招標小組，由項目招標小組制定招標實施方案，統一招標確定供應商；簽訂合同，按清單進行驗收、安裝、調試、與供應商共同驗收合格后投入使用、付款。國內設備 公司成立項目招標小組，由項目招標小組制定國內配套設備招標實施方案，組織相關技術人員成立招標小組（標準設備組、非標設備組、電氣組、鍋爐組、綜合組等），統一招標確定入圍供應商名單并對入圍供應商再次比價后簽定合同、驗收、安裝、調試、付款。 基建工程公司成立項目招標小組，由項目招10、標小組統一招標確定招標代理單位和設計單位，設計單位提供圖紙后，招標代理單位進行招標確定施工單位，項目小組洽談確定價格后簽訂合同、監督施工、驗收、付款。 安裝工程核定需要外部安裝的工程量，組織招標，確定安裝單位，簽定合同、監督施工、驗收、付款。環保項目公司成立項目招標小組，由項目招標小組統一招標確定施工單位，簽訂合同、監督施工、驗收、付款。 5.2 生產過程中日常采購分類類別說明 物資內容 管理方式 原料 番茄原料番茄原料由原料科形成統一合同文本，與供應商簽訂合同。 包裝物料 無菌袋、冷軋卷板、鋼桶、托盤、襯袋、噸箱、打包帶、紙墊、套袋、標簽、蓬布 由質檢科負責組織與供應商洽談、招標，形成統一合11、同文本；與供應商簽訂合同、驗收、保管、使用、付款，并組織合格供應商評價。 生產設備及物資 設備、備品、備件、通用標準件、外協加工件、化工類、煤等2萬元以下臨時/緊急采購的國內設備、備品、備件、外協加工件由總工確定供應商，與供應商洽談，簽定合同、驗收、保管、使用、付款。其他由公司領導負責組織與供應商洽談、招標，確定入圍供應商名單，總工形成統一合同文本，與供應商再次定價簽訂合同并負責驗收、保管、使用、付款。并組織合格供應商評價。 產品倉儲運輸公路、鐵路、海洋運輸及站臺/港口倉儲由公司領導與供應商洽談、招標、統一合同文本，并負責供貨過程中的協調，簽訂合同，付款。 其他除上述之外的物資及服務項目由實施12、單位自行組織采購、確定供應商，與供應商簽訂合同、驗貨、保管、使用、付款。 5.3 辦公物資采購分類類別說明 物資內容 管理方式 辦公用品 膠水、膠帶、大頭針、曲別針、橡皮、筆記本、復寫紙、園珠筆、訂書釘、簽字筆、白板筆、電池、打印紙、計算器、U盤等 辦公室統一議標確定合格供應商，各部門上報購買需求，辦公室統一采購。 辦公家具 桌椅、書柜、書架、沙發、保險柜、床等 辦公室議標確定合格供應商，各部門上報購買需求，經公司領導批準后由辦公室統一采購。 辦公設備 筆記本電腦、電腦、打印機、復印機、掃描儀、投影儀、電話、電視、空調等 辦公印刷品信封、信紙、紙袋、紙杯、記錄、文件等辦公室統一議標確定合格供應13、商，各部門上報購買需求，辦公室統一采購。勞保用品工作服、工作鞋、毛巾、手套、洗衣粉等計算機耗材 硒鼓、色帶、墨粉等宣傳類 宣傳欄、標語牌、旗桿、旗幟等 辦公室確定供應商，并實施采購 第三節 合同管理辦法1 目的為規范公司經濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，制定本制度。2 適用范圍本制度適用于公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。3 職責3.1公司領導負責公司銷售、采購合同及其他合同的審批；3.2工廠經理負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：314、.2.1 負責制定銷售、采購合同統一文本；負責對合同專用章、合同統一文本和管理；3.2.3 負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查；3.2.4 負責經濟合同糾紛的處理；3.2.5 負責合同的檔案管理；3.2.6 負責本制度的監督執行。4 編號規則4.1采購合同編號由 4 組字符串組成縮寫 - - - 。4.2 第 1 組 縮寫。4.3 第 2 組字符表示采購物資類別，具體按物資分類標準分為七大類的類別說明的拼音第一個字母縮小。新改擴建項目及辦公物資使用類別前兩個字拼音的第一個字母大寫，如：安裝工程-AZ4.4 第 3 組字符表示簽訂合同的年份如：20xx4.5 第 4 組數字為合15、同序號，以三位數表示，按合同簽定順序排列，如 001，002。4.6 合同編號應寫在合同文本的右上角，第二行為合同簽訂時間，第三行為合同簽定地點，方式如下：采購合同（字體為三號、黑體）。合同編號： 簽定日期：*年*月*日。簽定地點：（字體為宋體、五號、加粗）合同內容：（字體為宋體、四號）5 合同的具體內容51當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。52合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容；服務合同應約定詳細的服務內容及要求；對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。516、3數量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發票等）。54質量：有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號；化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。55價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。56履行期限、地點和方式履行期限17、應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級；買賣合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標志，如托運單、倉庫保管員簽單等。57合同的擔保合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應結合具體情況根據擔保法的要求辦理相關手續。58合同的解釋合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。59保密條款對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違18、約責任。510合同聯系制度履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。511違約責任根據合同法作適當約定，注意合同的公平性。512解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。6 簽訂合同的工作程序61簽訂合同前，總工或公司指定的其他談判人員應按照本制度對對方當事人的有關情況進行審查，并復印或拍照對方當事人的法人營業執照及專業資格證書留存。62采購合同，由主辦采購人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報公司領導審批，由公司領導編寫合同編號并加蓋合同專用章。63法律、行政法規規定應當辦理批19、準登記手續的合同，合同成立后由工廠經理依法及時辦理。7 合同的變更、解除7.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規定的期限內作出書面答復。7.2存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同7.2.1因不可抗力致使不能實現合同目的；7.2.2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；7.2.3對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行；7.2.4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的；7.2.5法律規定的其他情形。7.2.6變20、更或解除經濟的，應當采用書面形式（包括書信、電報）；7. 4變更或解除經濟合同的協議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準登記等手續的，應依法及時辦理；8 合同的履行81公司及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。82在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票，不允許以現金形式支付。83在履行合同過程中，經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司綜合部處理，并21、報總經理。8.3.1經營狀況嚴重惡化；8.3.2轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；8.3.3喪失商業信譽；8.3.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形；84債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認；841 在常年合同特別是常年采購合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務；842 在對方當事人發生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。9 經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟91合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決；92 合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的22、處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告工廠經理和公司領導，并擬定處理意見，報公司領導決定。93公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報公司領導。10 合同的日常管理101工廠經理全面負責公司的合同管理。102公司領導負責合同專用章的管理。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差，特殊情況，由公司領導批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應及時向當地公安機關報案，并登報聲明。103已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發票收據以及業務往來傳真、信函、對帳單等資料，采購部門的業務人員應自行保管好；重要資料應將原件交公司財務部隨合同保管。104合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經工廠經理和公司領導確認后方可辦理有關手續。