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1、科技有限公司采購管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 請購單1. 請購應按照存量管制基準、用料預算，并參考庫存情形開立請購單，逐項注明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經本單位主管審核后按規定逐級呈核并編號，最后送采購部門。2. 來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。3. 特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。4. 庶務用品由物管部門按每月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。5. 以下總務性物品可免開清單，而以“總務用品申請單2、”委托總務部門辦理，例如：賀奠用物品、招待用品、書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。第二條 批準權限請購批準權限規定如下。(見附表1)第三條 采購規定1. 內購由采購部門負責辦理，外購由總經理辦公室負責辦理，其進口事務由總經理助理協助辦理。采購重要材料應由總經理或副總經理徑直與供應商或代理商議價。對于專項用料，必要時由總經理指派專人或指定部門協助辦理采購。2. 采購部門應按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。比如：1) 集中計劃采購：對具有共同性的材料，應集中計劃辦理采購。經核定材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。2) 長期報價采購：凡經常使用，且3、使用量較大的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。3. 采購部門應按采購地區、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業期限，并通知各有關部門。第四條 國內采購作業1. 價格1) 采購人員接“請購單（內購）”后應按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應商進行價格對比。2) 如果報價規格與請購單位的要求略有不同或屬代用品，采購人員應檢附有關資料并于“請購單”上予以注明，報經主管核簽，并轉使用部門或請購部門簽注意見。3) 屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請購量），采購人員應在議價后，在請購單“詢價記錄欄”中注明4、，報主管核簽。4) 對于廠商報價資料，經辦人員應深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價。5) 采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后，主管應立即指定經辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。2. 呈批1) 詢價完成后采購經辦人員應在“請購單”詳填詢價或議價結果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經主管核批，并按采購審批權限呈批。2) 采購審批權限：（參閱附表2）3. 訂購1) 采購經辦人員接到已經審批的“請購單”后應向廠方寄發“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。2) 分批交貨時，采購人員應在“請購單”5、上加蓋“分批交貨”章以便識別。3) 采購人員使用暫借款采購時，應在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。4. 進度控制1) 國內采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業進度。2) 采購人員未能按既定進度完成采購時，應填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經主管批示后轉送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。5. 單據整理及付款1) 來貨收到以后，物管部門應將“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發票核對。確認無誤后，送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付6、款手續。如為分批收料，“請購單（內購）”中的會計聯須于第一批收料后送會計部門。2) 內購材料須待試用檢驗者，其訂有合約部分，按合約規定辦理付款，未訂合約部分，按采購部門報批的付款條件辦理付款。3) 短交，待補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。4) 超交，應經主管批示方可按照實收數量付款，否則仍按原訂貨數付款。第五條 價格品質復核1. 價格復核1) 采購部門應經常調查主要材料市場行情，建立供應商資料，作為采購及價格審核的參考。2) 采購部門應對企業內各公司事業部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。2. 品質復核采購單位應對企業內所使用的材料品質予以復核，并形7、成完整資料備查。3. 異常處理審查作業中若發現異常情形，采購單位審查部門應即填寫“采購事務意見反應處理表”（或附書面報告），通知有關部門處理。第六條 本辦法呈總經理核批后實施，修訂亦同。附表1請購批準權限一覽表(單位：人民幣)金 額/項目內 購外 購批準人原材料總務用品辦公設備其他財務支出行政助理200元以下400元以下副總經理10000元以下1500元以下2500元以下3000元以下總經理10000元以上1500元以上2500元以上3000元以上0元以上附表2采購審批權限一覽表（單位：人民幣）采 購 內 容限 制 金 額批 準 人屬統購項目的原料、物料總 經 理非屬統購項目的原料、物料總 經8、 理生產性器材300元以下采購主管300元至3000元副總經理3000元以上總 經 理非生產性器材200元以下采購主管200元至1500元副總經理1500元以上總 經 理庶 務 用 品300元以下采購主管300元至2000元副總經理2000元以上總 經 理附件 供應商選擇管理辦法第一條 目的為保證公司能采購到符合設計要求的物資，必須對供應商的資質和能力進行評價，特制定本辦法。第二條 適用范圍本辦法適用于公司生產設備、物資材料涉及供應商和潛在供應商的管理。第三條 職責(一) 采購部負責本程序的編制、修訂和解釋。(二) 采購部負責組織相關部門及各專業技術人員對供應商進行評價并選擇合格供應商。(三)9、 采購部負責組織相關部門及各專業技術人員參與對物資的使用情況回訪調查，記錄設備、物資材料的使用狀況，評價供應商的信用。第四條 管理內容及要求(一) 采購部根據物資使用部門提出的物資采購計劃，經過收資后確定潛在供應商名單。收資方式可采取以下形式：1) 供應商曾經提供的物資情況。2) 供應商在相同供應業績的使用情況。3) 供應商資質證明、質量、安全、環保業績以及遵循法律法規要求的符合情況。4) 專業技術人員的推薦。(二) 評價必須遵循公平、公正、科學、嚴謹的原則。(三) 評價的內容包括生產或經營許可證、資質證書、生產經營規模、質量保證體系、環境管理體系、技術裝備及檢測手段、信譽程度等。(四) 首次10、參加評價的供應商，采購部應填寫“供應商評價表”，經評價后報公司領導，批準后成為合格供應商。(五) 采購部應建立合格供應商名錄，物資采購應從合格供應商名錄中選擇。(六) 合格供應商在一年的供貨時間內，如發現質量、服務、信譽程度、二次退貨等情況，即視為不合格供應商，采購部應及時修改合格供應商名錄。(七) 合格供應商每年重新評價一次，評價結果分合格和不合格，并將評價結果列出清單，合格的供應商報公司領導批準后作為下一年度的合格供應商。(八) 供應商評價的資料，采購部應做好保管、歸檔工作。第五條 相關記錄(一) 潛在供應商調查表(二) 供應商資格評審表(三) 合格供應商名錄(四) 年度供應商評價表第六條11、 附錄附錄A 潛在供應商調查表附錄B 供應商資格評審表附錄C 合格供應商名錄附錄D 年度供應商評價表 控制狀態：供應商管理程序 文件編號： 文件版本： 生效日期： 發文編號： 編制審核批準供應商管理流程圖責任單位流程描述備注技術部采購部技術部質量部采購部采購部、技術部質量部財務部采購部、技術部、質量部財務部采購部采購委員會采購部技術部、質量部、財務部技術部質量部供方PPAP技術部、采購部質量部采購部質量部技術部、供應商采購部總經理采購部質量部生產部初始材料清單 顧客指定供方 是否競爭對手采購資源Y 1NN 篩選N Y 2 N 推薦供方供方考察43樣件確認確定潛在供方審批 Y商務洽談 質保能力、12、過程能力評審 N試裝 5 Y 確定合格供方 6對供方監控評價 1 供應商基本情況調查表2供應商評定表3技術協議質量保證協議4樣件批準資料5投產通知單樣品使用檢驗單可接受供應商名單生產件批準資料6供應商定期評價表1. 目的對提供生產物料、設備、工裝及其配件和服務的供應商進行選擇和確定，實現對供應商的控制，確保供應商滿足規定的質量要求。 2. 適用范圍適用于采購產品供應商的開發、選擇，能力的評價，產品和過程的批準，供應商的綜合績效評價。3.術語和定義無4. 職責4.1 總經理職責確定物資采購原則；審核批準合格供應商；審批采購價格和供應商供貨的比例；對采購過程中重大問題進行決策。4.2采購部職責組織13、質量部、技術部等相關部門推薦潛在供應商，選擇合格供應商；同潛在供應商洽談協作意向和價格意向。會同有關部門處理采購物資在使用過程中出現的各種問題。負責供應商的業績表現綜合評價。與歸口管理部門共同確保供應商有完整有效的技術規范。4.3 質量部職責：參與潛在供應商的推薦與合格供應商選擇，負責對潛在供應商提供的樣件進行檢驗。負責對潛在供應商的質量能力及實物質量評審。 負責向供應商提出質量要求，并在質量保證協議中向供應商明示。負責對供應商的供貨質量能力進行綜合評價。4.4技術部職責：負責采購項目資料的編制及相關技術文件的發放、回收、更改，對供應商配套產品與圖紙符合性進行確認。負責同潛在供應商進行技術交流14、，提出技術規范，并在技術協議中向供應商明示。負責潛在供應商首批工裝樣件確認，提供相關的報告。對潛在供應商的工藝水平和過程能力進行評審。負責組織對潛在供應商提供樣件的試裝工作。負責對潛在供應商的生產件批準。按照對產品質量的影響程度對采購產品進行分級。4.6 財務部參與對供應商的選擇，負責測算和確定采購產品的目標成本、意向價格。4.7相關管理部門和使用單位參與推薦輔助材料供應商及供應商的考察和考核。5. 工作程序 5.1 供應商選擇通過電話本、上網查詢、展銷會、各行業協會、雜志報紙、競爭對手供應商、向專業技術人員和同事朋友征詢等各類可能的信息渠道，廣泛收集產品和供應商信息，堅持平等競爭、擇優錄取的15、選擇原則，既要考慮采購的產品能滿足本公司當前的生產和業務需要，又要考慮為本公司將來產品開發提供技術和加工儲備，同時還要關注供應商潛能和商業信譽。5.2 供應商評定 供應商評定的內容a） 質量保證體系b） 供應商對相應產品的生產經驗c） 技術水平d） 生產及供貨能力e） 產品價格f） 服務質量g） 其它(資金滾動能力)h） 供應商其他顧客對其產品和服務的滿意度情況以上內容對部分供應商可能部分條款是不適用的，對不適用條款在評定時可加以刪除。 供應商評定方式5.2.2.1 A、B類產品供應商的評定由采購主管組織技術、質管等部門人員到供應商處進行評審，填寫質量體系審核表；5.2.2.2 C類產品的供應16、商評定由采購員根據采購資料及樣品進行評定，填寫供應商評定表報采購主管審批。5.2.2.3 已獲QS-9000或ISO/TS16949:2002時，可以免除質量體系審核或抽查部分要素。5.2.3 評定過程.1 各類供應商評定流程 新供應商評定：送樣檢測或使用樣品或小批試用整理供應商業績資料現場審核綜合評定評定報告審批納入供應商名錄（或潛在供應商名錄）簽訂采購協議通知相關部門建立供應商檔案 老供應商增加品種范圍評定：樣品或小批試用分析確定評定方式綜合評定評定報告審批調整供應商名錄修訂采購協議通知相關部門完善供應商檔案 供應商年度復評：整理供應商業績資料了解供應商變化情況分析確定評定方式綜合評定評定17、報告審批簽訂采購協議調整供應商名錄通知相關部門調整供應商檔案5.2.3.2 采購部經理負責填寫供應商評定表經管理代表審核后，送交總經理批準，經審查合格的潛在供應商將被列入可接受供應商名單內。5.2.3.3 如果供應商移地生產、反復出現質量缺陷或提供新產品時，應重新進行評定。序號流程名稱適用類別職責資料表單名稱1送樣檢測或試用采購主管相關檢測或試用報告2樣品或小批試用技術部樣品試用檢驗單3整理供應商業績資料采購部供應商基本情況調查表及相應附件資料供應商定期評價表4了解供應商變化采購主管供應商基本情況調查表5分析確定評定方式采購主管6現場或書面審核采購主管牽頭質量體系審核表供應商評定表7綜合評定采18、購主管牽頭供應商評定表8評定報告采購主管供應商評定表9審批總經理供應商評定表10簽訂采購協議采購主管采購協議11修訂采購協議采購主管采購協議12納入供應商名錄采購主管可接受供應商名單13調整供應商名錄采購主管可接受供應商名單14通知相關部門采購主管可接受供應商名單15變更供應商檔案采購主管供應商檔案5.2.3.4 供應商的分類：a. 綜合評定合格；b. 不合格但可接受（受供應商資源和工業配套體系限制，不合格供應商短期內可能是可接受的）。c. 不合格且不可接受。5.3 供應商QMS開發5.3.1 采購部、質管部按照ISO/TS 16949:2002 / ISO 9001:2000標準要求對供應商19、QMS進行開發，供應商至少應具有ISO 9001:2000體系證書。5.3.2 質管部向供應商提出本公司有關ISO/TS 16949:2002 / ISO 9001:2000標準的要求，通報本公司按標準要求建立的對供應商的評估方法，并對供應商提出持續改進的要求。5.3.3 對已正常供貨且提供產品已被客戶認可或客戶指定的供應商，視為當然合格的供應商，可僅作書面審查，填寫供應商基本情況調查表和供應商評定表。5.4 供應商的年度復評5.4.1 為確保供應商能夠長期、穩定提供所需物料，必要時，采購部經理每年應組織相關部門對供應商進行復評。5.4.2 復評項目包括：a. 產品質量改善狀況（不合格整改報告20、/糾正措施驗證/持續改進記錄）。b. 質量體系改善狀況（不符合項糾正措施驗證）。c. 產品質量（質管部IQC負責每月對供應商的產品質量匯總交采購部）。d. 交期狀況。e. 服務態度。5.4.3 評分標準：a. 產品質量改善狀況b. 質量體系改善狀況c. 質量評分（總分50分）：c.1批交付質量：當月發現一批不合格扣10分；發現二批不合格扣25分；c.2當月使用中每發現一件不合格扣0.5分，直至扣完25分；d. 交期評分（總分30分）：交期評分（總分30分）：交貨準時：不扣分；延遲二天之內扣10分；延遲三至四天扣15分；交貨延遲五至六天扣25分；延遲七天以上扣30分；e. 服務（總分20分，服務21、態度10分，服務效果10分）：e.1 服務態度：反應和處理時間均滿足本公司要求不扣分；勉強滿足扣5分；不滿足扣10分；e.2服務效果：完全滿足本公司要求不扣分；一半以上符合扣5分；一半以下符合扣10分。5.4.4 評定等級a 優良：ce綜合得分90分；b 合格：ce綜合得分7589分；c 不合格可用：ce綜合得分6074分；d 不合格且不可用：ce綜合得分60分。5.4.5 若顧客對供應商評定有特別要求，采購部應及時將顧客要求通報供應商。并按顧客要求對供應商進行重新評定。5.4.6 對連續兩次供貨出現同類質量問題的供應商，采購部對其提出書面警告并要求其立即采取整改措施。經整改后再次出現類似不合22、格，可取消其合格供應商資格。5.4.7 供應商在整改時或整改后未重新評定，公司不得批量采購其產品。5.5 設備工裝及其配件（如：模具、工裝夾具等）的供應商評定5.5.1 設備、工裝及其配件的供應商由采購部要求潛在供應商或其代理提供營業執照、稅務登記證、公司及產品簡介，針對其供貨價格及售后服務的能力進行評定，由采購部填寫供應商評定表交管理者代表審核，由總經理批準后列入合格供應商名單。5.6 服務供應商評定運輸供應商由銷售部、采購部根據運輸單位的能力和資格等進行評定，計量檢定供應商由質管部選擇國家認可的檢驗機構，以上部門填寫供應商評定表交采購部，采購部經理將評定合格的服務供應商納入可接受供應商名單23、內。6 相關文件6.1 產品監視和測量控制程序6.2 采購管理程序7 質量記錄7.1可接受供應商名單 長期保存72潛在供應商名單 長期保存7.3供應商基本情況調查表 長期保存7.4樣品使用檢驗單 長期保存7.5供應商評定表 長期保存7.6供應商質量體系審核 長期保存7.7潛在供應商評估表 保存期三年7.8供應商定期評價表 保附件 供應商管理流程1. 目的通過對供應商的控制，使供應商提供符合質量要求、價格適宜的物料，保證生產的正常進行。對供應商進行評價管理，淘汰不合格的供應商。2. 適用范圍向我公司提供生產用物料、輔料的供應商及代理商（客戶指定的供應商除外）。3. 管理評審的流程/職責和工作要求24、流 程職 責工作要求相關文件/記錄開 始尋找供應商供應商送樣樣品確認申請部門填寫新供應商申請表是否驗廠驗 廠 不合格 合格不驗 驗廠廠 不合格 合格采購員?采購員?工程部品管部?開發中心品管QE?采購員?品管QE工程PIE開發工程師?采購部負責尋找新供應商，其他部門也可推薦供應商。原則上同規格物料允許有三家合格供應商。?采購部通知供應商送樣確認。?樣品確認按文件物料樣品的確認流程執行。?采購部填制供應商申請表并附樣品確認表及申請表所要求的相關資料經品管審核確認。?品管判定是否驗廠?關鍵元器件、零部件除文件審核外，需驗廠審核的。由采購部組織品管、工程、開發人員對供應商現場審核。物料樣品的確認流程25、新供應商申請表樣品確認表供應商考察報告流 程職 責工作要求相關文件/記錄簽訂質量協議簽訂供貨合同試 產建供應商檔案品質追蹤定期考核結 束采購主管品管經理? 工程部品管部?生產部品管部?品管部?品管QE?采購主管工程主管?驗廠合格，采購部通知供應商簽訂質量協議書和供貨合同。?物料樣品確認后，需要試產的物料，由采購部通知計劃部小批量訂購試產，試產按文件試產物料的跟蹤流程。?品管部建立供應商檔案，編制供應商名單。-評審不合格的供應商，原則上半年內不得再申請。合格供應商，若要增加供料類別，需重新送樣確認。?供應商來料不良，IQC以“不良來料反饋單”形式通知供應商。必要時，以會議檢討，或外派工程師到供應商處現場指導協助供應商改善，IQC跟蹤改善效果。? 品管部IQC每季對供應商來料質量情況統計匯總，品管（或召集采購部、品管部、工程等相關部門）對供應商評估，對來料質量問題多而無明顯改善的供應商,取消其供貨資格。供應商質量保證協議書供貨合同試產物料的跟蹤表供應商名單不良來料反饋單編制：審核：批準：