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1、裝備公司零星后勤物資采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、制度正文第一章 總則1.0 目的 為指導日常后勤物資采購工作，完善采購流程、規范采購行為，確保后勤物資采購滿足申請需求，特制定本制度。2.0 范圍 適用于集團總部、各省公司、各分撥中心。3.0 定義3.1 采購：指通過市場或其他渠道，以貨幣或其他交易形式購買產品、服務或其他資源，以滿足自身需求的活動。廣義的采購活動包括尋價、比價、訂單確認、供貨、款項支付、安裝、調試以及售后服務等多個環節。3.2 供應商：指直接或間接向購買者提供產品、服務或其他資源2、的供貨方。它可以是企業、 個人或以其他形式存在的機構。3.3 零星后勤物資：在本公司指員工食堂、宿舍、會議、保安、保潔、消防、辦公、福利、行政車輛、文娛活動、電工電料或設施/設備維護等所使用的單個或少量的、價格低、金額小的物資，包括用品、工具、耗材、獎品、禮品、水果、低易品、裝飾品、飲用水、維修件等。4.0 職責：4.1 使用部門：負責填寫后勤物資采購申請單，按規定辦理領用手續。4.2 采購專員：負責供應商甄選、尋價、比價，按采購申請實施采購行為、辦理入庫及財務報銷手續等。第二章 具體內容1.0 采購申請1.1 使用部門有后勤物資需求時，首先在SOA系統中提交“物料領用流程”，經批準后到物料倉3、庫領取。一般情況下，省公司、分撥中心辦公類用品由總部資產管理部門通過系統統一配發。1.2 對于無法通過倉庫直接領用的后勤物資，由使用部門填寫后勤物資采購申請單（須注明用途、數量、要求到貨日期等），經部門領導批準后，遞交給行政部（綜合管理部）申請采購。如使用部門對所申請的物資有特殊要求的，應明確其具體要求或提供樣品給采購人員作為參照。1.3 對于屬于固定資產類、備品備件類的零星物資，應分別通過SOA系統提交“資產申請流程”、“備品備件申購流程”辦理，而不能按后勤物資采購申請流程辦理。1.4 原則上，公司不得未經申請而擅自采購，嚴禁“先斬后奏”的行為。如遇緊急情況可通過電話說明原由提出口頭申請，但4、在事后必須及時補充提交采購申請單。2.0采購審核2.1 總部各部門的“后勤物資采購申請單”由行政部負責人審核；省公司、分撥中心的“后勤物資采購申請單”審核參照授權文件執行（關于人力行政費用申請與報銷對分子公司授權的通知）。2.2 審核關鍵點主要為：正當性、用途、數量、價格和要求到貨日期等，對審核有異議的，應及時與申請人溝通、說明，并達成一致意見。3.0 采購辦理3.1 采購人員應具備良好的職業操守，秉持“節約”和“公司利益第一”思想執行采購。3.2 在實施采購時，應本著5R（適質、適量、適價、適時、適地）的原則，確保采購的物資質量可靠、物美價廉。3.3 對于采購頻率較高、用量較大的后勤物資，應5、采取選擇固定供應商作為合格供應商的方式進行合作。對供應商的選擇應考量其質量、數量、付款方式、稅點、供貨價格、供貨方式、供貨周期、售后服務等多個方面。3.4 合格供應商資格的確定應邀請使用部門、財務部門等共同參照評審結果確定，并定期對其進行再評估。對出現重大質量問題或不符合時，應對其資格重新評審或者取消其合格供應商資格。3.5 對于已確定合格供應商資格的，可以簽訂采購合同。對于供應商的報價，應定期進行再評估。3.6 對單個金額500元、或批量金額3000元的后勤采購事項，應以比價表的形式進行會簽，最終按會簽結果執行（在同等條件下，以最具優勢的價格采購）。4.0 入庫辦理4.1 所有經采購的后勤物6、資，必須由采購人員辦理入庫手續，入庫經手人必須按照采購申請單、發票、實物進行核對、驗收，在確保一致時才能辦理入庫，并如實登記“后勤物資采購入庫/領用臺帳”。4.2 入庫經手人在辦理物品入庫驗收時，如發現所采購的物品與申請不符、或存在其他質量問題時有權拒收，同時及時告知采購人進行調換或退貨。4.3 辦理入庫時，必須確保物品數量準確無誤、包裝物完整以及相關資料齊全。最后由入庫經手人在入庫單上簽字確認后方視為入庫完畢。5.0 物品領用5.1 所有物資必須辦理領用后手續才能使用，嚴禁“未入庫、先領用”的現象。5.2 在辦理領用時，領用人應在現場對申領的物品進行清點、并檢驗外觀、質量、型號等是否符合，確7、認無誤后，領用人在“后勤物資采購入庫/領用臺帳”上簽字確認。5.3 對于“以舊換新”的物品，在領用時必須“交舊領新”，否則相關人員有權拒發。6.0 盤點6.1 所有的物資，應按月進行盤點，具體參照“后勤物資盤點表”。6.2 對于盤點中出現的盤盈、盤虧，應由盤點人進行書面的說明。當盤盈、盤虧金額1000元時，必須上報中心負責人。6.3 對于重大盤虧事件，應對相關責任人進行經濟處罰并追償相關物品。第三章 授權事項1.0 零星后勤物資采購事項授權申請事項采購要求流程審批節點1.伙食類(含食材/調味品/燃氣)1.各省每月10日前提交伙食費計劃總額，按11元/人/天*用餐人數*天數計算，計劃由省總審批，8、報總部備案；2.超標/例外情況提交總部審批；3.采取備用金形式(按11元/人/天*用餐人數*3天) 。分撥/省提報月度計劃到總部分子公司綜合管理部備案省/分撥：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務負責人-省總超標準/例外情況：省總-總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人-副總裁2.福利及員工獎品類(含部門活動經費類物品采購)1.制度標準內由省總批；2.超標準提交總部批準 (最高需副總裁或以上領導批準)。3.員工獎品類別：文娛頒獎、體育競技獎、培訓(評優)達標、其他；4.獎品單筆2000元由省總批準，全年不超出四次，超額或超次數向總部申請。福9、利及活動經費類：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務負責人-省總-（超標準）總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人-副總裁-總裁（省總權限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備案）員工獎品類：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務負責人-省總-（超標準）總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人-副總裁-總裁3.后勤基建維修類(含工具、配件)1.單筆1500元由省總批準；2.1500單筆5000元由人力行政中心負責人批準；3.總價超出5000元的按流程提交至“工程項目部”或管理工程中心“辦理10、；4.總部巡查核實同類維修多次發生的真實性。分撥/省：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務負責人-省總(1500) -總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人(15005000）（省總權限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備案）4.消防類配置標準（器材、面積、數量）報總部分子公司綜合管理部批準備案。（消防配備標準：25平米1組滅火器2個，4KG干粉）分撥/省：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務負責人-省總-（備案）總部分子公司綜合管理部5.后勤物資(含外協維修配件/操作/辦公/物業/文體/宿舍11、配置等）1.單筆1000元由省總批準；2.1000單筆5000元由人力行政中心負責人批準；3.總價超出5000元的按采購資產中心管控模式辦理；4.總部巡查核實分子公司后勤物資“收發存“真實性及大數據管控。分撥/省：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務負責人-省總(1000) -總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人(10005000）（省總權限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備案）2.0采購費用報銷授權員工食堂菜金1、費用報銷單；2、伙食費采購明細單； 3、涉及油、米等大金額需要開具發票說明：（1）報銷需在申請的月度總額內。（2）超出12、總額，由經辦部門補申請，總部簽批后做附件。分撥/省：綜合管理員-綜合負責人-財務負責人-(分撥中心負責人)-省總總部：人力行政中心經辦人-提交部門（三級）負責人-提交部門（二級）負責人-人力行政中心負責人節假日福利1、費用報銷單；2、標準文件；3、合同/協議；5、普通發票；6、如涉及福利采購，還需提供相關清單明細；7.員工福利品領用簽收單說明：（1）事項申請需有申請額度,報銷額度需在申請范圍內。（2）超標準，由經辦部門補申請，總部簽批后做附件。分撥/省：申請部門經辦人-提交部門負責人-財務負責人-（分撥中心負責人）-（單次50000）省總-（單次50000）總部對應職能部門負責人（一級部門）-13、高級副總裁總部：申請部門經辦人-提交部門負責人（三級部門）-提交部門負責人（二級部門）-（單次20000）提交部門負責人（一級部門）-（單次2000）人力行政中心負責人-（20000單次50000）財務副總裁-（單次50000）高級副總裁獎勵員工的獎品1、費用報銷單；2、需求部門申請單；3、增值稅專用發票（此處應按照實際業務性質，區分發票性質）；4、采購清單；5、需求部門簽收單。說明：（1）報銷需在申請范圍內,超出申請范圍,需補申請（2）超標準，由經辦部門補申請，總部簽批后做附件。分撥/省：申請部門經辦人-提交部門負責人-財務負責人-(分撥中心負責人)-（單次2000）省總-（2000單次5014、00）總部對應職能部門負責人（一級部門）-財務副總裁-（單次5000）高級副總裁總部：申請部門經辦人-提交部門負責人（三級部門）-提交部門負責人（二級部門）-（單次2000）提交部門負責人（一級部門）-（2000單次5000）財務副總裁-（單次5000）高級副總裁后勤負責辦理的維修（5000元）1、費用報銷單；2、需求部門申請單；3、增值稅專用發票；4、維修清單；5、需求部門驗收單說明：（1）報銷需在申請范圍內。（2）申請范圍外，由經辦部門補申請。（3）超5000元，按“工程”模式管理分撥/省：綜合管理員-綜合負責人-財務負責人-(分撥中心負責人)-省總總部：人力行政中心經辦人-提交部門（三級15、）負責人-提交部門（二級）負責人-人力行政中心負責人后勤物資采購（5000元）1.除伙食費小額的廚房用品2.零散勞保用品3.純凈水4.鮮花、水果1、費用報銷單；2、需求部門申請單；3、增值稅專用發票；4、采購清單；5、需求部門簽收單；6、合同(租賃費支付需附)說明：（1）報銷需在申請范圍內。（2）超標準，由經辦部門補申請，總部簽批后做附件。（3）超出5000元，按采購中心管控辦理。分撥/省：綜合管理員-綜合負責人-財務負責人-(分撥中心負責人)-省總總部：人力行政中心經辦人-提交部門（三級）負責人-提交部門（二級）負責人-人力行政中心負責人第四章 附則二、例外 此項無內容三、解釋 本制度由人力行政中心-行政部負責解釋并修訂，自發布之日起生效。四、引用 此項無內容