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1、銅業(yè)公司機(jī)械動力部備品備件采購管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 備品備件采購管理制度第一章總則 第一條為了規(guī)范公司的設(shè)備、備品備件采購工作,制定詢價、議價、比價流程,降低購置成本,保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需備品備件的正常持續(xù)供應(yīng),加強(qiáng)公司物品采購的監(jiān)督管理,特制定本制度。 第二條本制度是公司設(shè)備、備品備件采購管理行為的基本規(guī)范。 第三條公司的機(jī)械動力部的專業(yè)技術(shù)采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購,貨比三家,同等物品質(zhì)優(yōu)、價廉、服務(wù)好者中標(biāo)。 第二章采購流程 第四條設(shè)備、備件申請的提出 1、機(jī)械動力部門專2、業(yè)技術(shù)人員依據(jù)設(shè)備、備品備件需要狀況、庫存數(shù)量,每月25日前在公司OA系統(tǒng)平臺上申報下月所需設(shè)備、備品備件,包括上年度大修計劃所需要的備品備件、輔材等; 2、申報設(shè)備備件申請表時應(yīng)注明物品用途、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期及注意事項,并經(jīng)分管部門技術(shù)審核、部門經(jīng)理審核、部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理/執(zhí)行懂事審核,流程結(jié)束后由申請人進(jìn)行詢價、議價、比價采購; 3、緊急申報時,申請部門專業(yè)技術(shù)人員填寫設(shè)備備件申請表時選突發(fā)情況一欄。 第五條設(shè)備備件申請表核準(zhǔn)權(quán)限 1、生產(chǎn)所需設(shè)備、備件單筆購置金額預(yù)估在人民幣50萬元以下者,流程結(jié)束后比價、議價、比價購置,超過此數(shù)額的,公開或邀請招標(biāo)購置; 第六條詢3、價、議價 1、申報設(shè)備備件申請表流程結(jié)束后機(jī)械動力部門專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)該選擇至少三家列入公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價對象; 2、確屬有知識產(chǎn)權(quán)、獨(dú)家制造、專賣品等特殊狀況,不受前條所限; 3、如向特約供應(yīng)商采購時,應(yīng)附其報價明細(xì)表,如特約供應(yīng)商有兩家以上,則應(yīng)向其同時索要報價明細(xì)表; 4、選擇詢價或采購的對象,應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇; 5、供應(yīng)商提供報價之物品規(guī)格與申報設(shè)備備件申請表不同或?qū)俅闷窌r,專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)該與使用部門或單位技術(shù)溝通并確認(rèn); 6、設(shè)備、備品備件、專業(yè)備品備件,機(jī)械動力部應(yīng)會同使用部門共同詢價或議價; 7、詢價后,如有必要,機(jī)械動力部應(yīng)至少選擇4、兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價;議價應(yīng)注意品質(zhì)、交貨期、服務(wù)兼顧。 第七條議價原則 遇到以下狀況時,機(jī)械動力部應(yīng)及時與供應(yīng)商議價: 1、市場價格下跌或有下跌趨勢時; 2、采購頻率明顯增加時; 3、本次采購數(shù)量大于前次時; 4、本次報價偏高時; 5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)供應(yīng)商提供更低價格時; 6、在設(shè)備、備品備件系統(tǒng)中,有知識產(chǎn)權(quán)、屬于獨(dú)家專利制造的; 7、其他有利于公司條件時。 第八條定價核準(zhǔn) 1、機(jī)械動力部門專業(yè)采購人員詢價、議價完成后,填寫比價單,議價采購的須附上書面說明,呈機(jī)械動力部經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)審核;部門部經(jīng)理審核時,認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價時,退回采購人員重新議價,或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。 第5、九條采購作業(yè)流程 1、機(jī)械動力部門專業(yè)采購人員購置備品備件通過詢價或議價流程后,起草購銷合同,之后在公司0A系統(tǒng)平臺上填寫合同審批表,經(jīng)主管部門審核、相關(guān)部門審核、質(zhì)量管理部合同管理員審核、質(zhì)量管理部律師審核、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核、主管領(lǐng)導(dǎo)審核、財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、執(zhí)行懂事/總經(jīng)理審批、質(zhì)量管理部辦理,流程簽字確認(rèn)至合同生效。 第十條驗收與付款 1、依據(jù)相關(guān)檢驗與入庫規(guī)定進(jìn)行驗收工作。 2、依據(jù)財務(wù)管理規(guī)定,辦理供應(yīng)商付款工作。 第三章采購備品備件之品質(zhì)管理 第十一條采購品質(zhì)文件資料要求 備品備件訂購前,本公司應(yīng)提供下列文件資料,或在購銷合同合約內(nèi)予以明確規(guī)定,必要時起草技術(shù)協(xié)議: 1、訂購貨物之規(guī)6、格、圖紙、技術(shù)要求等。 2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。 3、各種檢驗規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。 4、所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。 第十二條合格供應(yīng)商之選擇 備品備件采購,除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外,均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件: 1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查,列入合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商。 2、提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。 3、類似備品備件以往采購之良好記錄。 第十三條品質(zhì)保證之協(xié)定 備品備件采購,應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任,并在訂購前明確,本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證: 1、供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng)、如ISO9000、“3C”認(rèn)證等。 2、供7、應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。 3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。 4、接受本公司必要的供應(yīng)商調(diào)查。 5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。 第十四條進(jìn)貨驗收之規(guī)定 供應(yīng)商提供的貨物,必須經(jīng)過本公司倉庫、機(jī)械動力部、使用部門等部門人員的相關(guān)驗收工作,主要包括下列幾項: 1、機(jī)械動力部門專業(yè)技術(shù)人員依據(jù)合同內(nèi)容檢驗規(guī)定進(jìn)行貨物驗收,以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。 2、處理缺損物品根據(jù)驗收、檢驗結(jié)果,對發(fā)生損壞或者缺失的貨物,予以更正數(shù)量,必要時向供應(yīng)商索賠; 3、對檢驗不合格之貨物退還供應(yīng)商進(jìn)行必要處理,由此造成的損失,依據(jù)合同約8、定向供應(yīng)商進(jìn)行索賠; 第十五條品質(zhì)糾紛處理 有關(guān)采購備品備件發(fā)生與規(guī)格型號不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下: 1、依據(jù)雙方事先約定的購銷合同內(nèi)容的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求作為處臵依據(jù),其中涉及交貨時間、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的,原則上以本公司之要求為依據(jù)。 2、采購備品備件退貨與索賠 (1)擬退回的采購貨物應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員清點(diǎn)整理后,通知機(jī)械動力部門。 (2)機(jī)械動力部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。 (3)現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨,要求供應(yīng)商更換合格之貨物。 (4)訂制品之退貨,原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。 (5)確屬無法修復(fù)或供應(yīng)9、商技術(shù)能力不足時,可取消訂單,另覓供應(yīng)商。 (6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。 (7)雙方事前沒有明確訂購合約時,以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。 3、其它索賠規(guī)定 (1)供應(yīng)商原因造成之交貨延遲,以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。 (2)破損短少情形,由供應(yīng)商補(bǔ)足合格貨物,若由此造成本公司之損失,依據(jù)實(shí)際發(fā)生狀況索賠。 (3)因供應(yīng)商原因?qū)е聜淦穫浼谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良,造成本公司之損失,依據(jù)實(shí)際發(fā)生狀況索賠。依據(jù)實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。 第四章采購交貨期管理 第十六條采購交貨期管理是采購的重點(diǎn)之一,確保交貨期的目的,是必要的時間,提供生產(chǎn)所必需的貨物,以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生10、產(chǎn)成本之目標(biāo)。 第十七條依據(jù)供應(yīng)商評鑒辦法進(jìn)行考核,將交期的考核列為重要項目之一,以督促供應(yīng)商提高交期貨達(dá)成率。 第十八條對托收到而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時通知經(jīng)辦人,盡快查實(shí)情況。第五章付款方式 第十九條付款方式 1、由機(jī)械動力部門依據(jù)購銷合同約定,通過OA系統(tǒng)上報用款申請。 2、財務(wù)部門依據(jù)購銷合同規(guī)定之給付方式,與廠商結(jié)款。 第六章采購人員工作職責(zé) 第二十條規(guī)格型號發(fā)生改變的備品備件,機(jī)械動力部門專業(yè)技術(shù)人員要征求使用單位意見,在使用單位同意后,方能采購使用方愿意接受的代用品,否則,出現(xiàn)后果由機(jī)械動力部門專業(yè)技術(shù)人員負(fù)直接責(zé)任。 第二十一條機(jī)械動力部門專業(yè)采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范11、運(yùn)作,對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購,造成的超儲積壓,損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 第二十二條對機(jī)械動力部門專業(yè)采購員未能及時完成采購任務(wù)時,應(yīng)及早報告部門主管領(lǐng)導(dǎo)說明原因,提出相應(yīng)意見方案,機(jī)械動力部門應(yīng)及時與使用單位溝通,擬定補(bǔ)救辦法和處理對策,特別重大事項,應(yīng)匯報主管領(lǐng)導(dǎo)。 第二十三條機(jī)械動力部門專業(yè)采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想,盡職盡責(zé),堅持原則,秉公辦事,切實(shí)維護(hù)公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。 第二十四條機(jī)械動力部門專業(yè)采購人員必須遵守公司規(guī)章制度,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購,任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。 第二十五條機(jī)械動力部門專業(yè)采12、購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在貨物采購過程中私下收受回扣或酬金。對實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。 第二十六條機(jī)械動力部門專業(yè)采購人員必須樹立服務(wù)意識,急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。 第二十七條為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)商品信息,如價格行情、備品備件技術(shù)升級等,機(jī)械動力部門專業(yè)采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)工作的能力,以保證及時、保質(zhì)、保量地做好備品備件供應(yīng)工作。 第二十八條售后服務(wù):對于采購備品備件,機(jī)械動力部門在簽訂購銷合同時,要明確服務(wù)約定。 1、采購備品備件在使用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)安裝、調(diào)試的,由合同簽訂部門負(fù)責(zé)聯(lián)系。 2、對于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題,由合同簽訂部門在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。 第七章附則 第二十九條本制度由公司機(jī)械動力部門負(fù)責(zé)解釋。 第三十條本制度自總經(jīng)理辦公會議通過之日起實(shí)施。 銅業(yè)有限公司機(jī)械動力部