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1、公司采購供應(yīng)工作實(shí)施及特殊情況處理辦法編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采購供應(yīng)工作管理制度總則采購供應(yīng)工作是公司經(jīng)營管理的重要組成部分。采購供應(yīng)工作必須遵守國家頒布的各項(xiàng)政策、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。采購供應(yīng)工作人員要嚴(yán)格自律，遵紀(jì)守法，廉潔奉公。為了加強(qiáng)對(duì)采購供應(yīng)工作的管理，保證工程、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)等方面所需物資的供應(yīng)，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。機(jī)構(gòu)與職責(zé)采購供應(yīng)工作涉及公司以下部門，其職責(zé)分述如下：1、 采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)公司采購供應(yīng)及外協(xié)加工的組織實(shí)施；推薦分承包方，簽訂供需合同；負(fù)責(zé)所有對(duì)外付款和財(cái)務(wù)報(bào)2、銷手續(xù)；解決采購材料和設(shè)備在采購和使用中的有關(guān)糾紛；負(fù)責(zé)建立健全比價(jià)采購臺(tái)帳并及時(shí)更新。2、 管理規(guī)劃部負(fù)責(zé)編制和下達(dá)工程、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)所需設(shè)備、物料采購計(jì)劃和外協(xié)加工計(jì)劃；負(fù)責(zé)采購報(bào)銷的審批并履行對(duì)采購價(jià)格的監(jiān)督；負(fù)責(zé)公司物料的庫存與存量控制；組織對(duì)分承包方的資格審查和評(píng)價(jià)；協(xié)調(diào)采購部與各事業(yè)部之間的工作；協(xié)助采購部建立健全比價(jià)采購臺(tái)帳。3、 公司辦公室負(fù)責(zé)編制和下達(dá)普通辦公用品、勞保用品、辦公家具采購計(jì)劃；負(fù)責(zé)上述采購報(bào)銷的審批并履行對(duì)采購價(jià)格的監(jiān)督。4、質(zhì)量辦公室負(fù)責(zé)組織采購物資及外協(xié)加工件的檢驗(yàn)、驗(yàn)證；參加對(duì)分承包方的資格審查和確認(rèn)工作；負(fù)責(zé)對(duì)廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，并將有關(guān)信息3、及時(shí)反饋給采購供應(yīng)部與管理規(guī)劃部。5、各事業(yè)部負(fù)責(zé)提出采購及外協(xié)申請(qǐng)計(jì)劃并提供準(zhǔn)確的采購要求；將采購產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的問題及有關(guān)信息及時(shí)反饋給管理規(guī)劃部。采購實(shí)施辦法（一） 采購計(jì)劃 采購計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)包含設(shè)備或材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量；特殊情況時(shí)應(yīng)包含技術(shù)要求、安裝尺寸、生產(chǎn)廠家、參考價(jià)格、交貨期等；若需從供應(yīng)商處直接發(fā)運(yùn)到用戶現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)注明收貨單位、聯(lián)系人、到站（地址）、郵編、電話及傳真等。1、 工程、產(chǎn)品項(xiàng)目需要的材料、設(shè)備（包括外協(xié)加工）等，由事業(yè)部根據(jù)合同及設(shè)計(jì)任務(wù)書或生產(chǎn)任務(wù)單編制材料、設(shè)備需求計(jì)劃（又稱“材料表” ），經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計(jì)劃室）根據(jù)合同內(nèi)容并結(jié)合庫存情況編制采購計(jì)劃4、下達(dá)給采購供應(yīng)部。2、 產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目需要的材料、設(shè)備，由研發(fā)部門編制材料、設(shè)備需求計(jì)劃，經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計(jì)劃室）審核后編制采購計(jì)劃下達(dá)給采購供應(yīng)部進(jìn)行采購；少量的規(guī)格、型號(hào)不確定的材料、設(shè)備（限2000元以下）可以由研發(fā)人員自行采購，但事后必須補(bǔ)辦申購計(jì)劃。3、 生產(chǎn)、基建項(xiàng)目（含設(shè)備改造和設(shè)備維修）、設(shè)計(jì)開發(fā)、辦公等需要的設(shè)備和工具，由使用部門按照公司設(shè)備管理制度編制設(shè)備需求計(jì)劃，經(jīng)管理規(guī)劃部（物產(chǎn)資源室）審核并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)（重大項(xiàng)目和設(shè)備報(bào)董事會(huì)）批準(zhǔn)后編制設(shè)備采購計(jì)劃，下達(dá)給采購供應(yīng)部。4、 普通辦公用品、勞保用品、辦公家具由使用部門根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定編制需求計(jì)劃，經(jīng)公司辦公室審批后5、下達(dá)給采購供應(yīng)部。 （二）采購方式采購供應(yīng)部按照采購計(jì)劃組織實(shí)施采購。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則并選擇最有利的方式進(jìn)行。采購方式一般有如下幾種：定點(diǎn)供應(yīng)商長期報(bào)價(jià)采購、議標(biāo)采購和一般采購。1、 定點(diǎn)供應(yīng)商長期報(bào)價(jià)采購凡經(jīng)常使用且使用量較大的材料，應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，采購供應(yīng)部根據(jù)議定價(jià)格進(jìn)行采購。（常用材料與設(shè)備見附件）確定定點(diǎn)供應(yīng)商的原則：（1）由采購供應(yīng)部提供擬定為定點(diǎn)供貨廠商名單（每類設(shè)備或材料原則上應(yīng)有三家以上供貨商，且必須是本公司的合格分承包方），以及供貨產(chǎn)品樣本和報(bào)價(jià)等資料。管理規(guī)劃部負(fù)責(zé)組織相關(guān)事業(yè)部、市場(chǎng)營銷部、采購供應(yīng)部、質(zhì)量辦公室等部門，共同對(duì)定點(diǎn)供6、貨廠商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，篩選出符合條件的供貨廠商并確定該廠商的供貨資格與供貨范圍。采購供應(yīng)部分別與被確定資格的廠商協(xié)商優(yōu)惠供貨價(jià)格、簽訂供貨協(xié)議。采購供應(yīng)部應(yīng)及時(shí)將協(xié)議價(jià)格提交管理規(guī)劃部備案。（2）采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)編制包含供貨內(nèi)容及價(jià)格的定點(diǎn)供貨廠商名錄，經(jīng)上述部門認(rèn)可后分別存管理規(guī)劃部、采購供應(yīng)部和質(zhì)量辦公室。采購供應(yīng)部與管理規(guī)劃部依據(jù)此名錄進(jìn)行采購和審核。（3）定點(diǎn)供貨廠商名錄每年評(píng)審一次，質(zhì)量辦公室、使用產(chǎn)品的相關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)對(duì)廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，管理規(guī)劃部和采購供應(yīng)部對(duì)廠商的交貨及價(jià)格等情況進(jìn)行評(píng)價(jià)；對(duì)出現(xiàn)兩次以上嚴(yán)重質(zhì)量問題的供貨商要取消其供貨資格。（4）生產(chǎn)外協(xié)加工定點(diǎn)廠的確定參照7、上述辦法進(jìn)行。新增加的外協(xié)廠商必須進(jìn)行實(shí)地考察對(duì)其生產(chǎn)條件、質(zhì)量保證能力等有關(guān)方面綜合評(píng)價(jià)后再行確定。2、 議標(biāo)采購對(duì)于一次采購金額超過界定值的大宗材料與設(shè)備，或重點(diǎn)工程項(xiàng)目中的一些關(guān)鍵材料與設(shè)備，采取議標(biāo)方式進(jìn)行采購。步驟如下：（1）采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織相關(guān)事業(yè)部、市場(chǎng)營銷部、管理規(guī)劃部、質(zhì)量辦公室等部門組成議標(biāo)小組，確定參加投標(biāo)供貨廠商名單（應(yīng)優(yōu)先選擇定點(diǎn)供貨廠商）；（2）由采購供應(yīng)部向供貨廠商發(fā)出詢價(jià)標(biāo)書并回收標(biāo)書；（3）議標(biāo)小組負(fù)責(zé)對(duì)收集到的供貨廠商提供的投標(biāo)資料進(jìn)行綜合評(píng)審，采取投票或其他方式確定供貨廠家。議標(biāo)結(jié)果要形成文件，經(jīng)議標(biāo)小組成員簽字后分別存管理規(guī)劃部和采購供應(yīng)部；（4）采購8、供應(yīng)部據(jù)此與中標(biāo)的供貨廠家簽訂商務(wù)合同。 采取議標(biāo)方式一次性采購金額的界定值： 進(jìn)口材料和設(shè)備 5萬元 國產(chǎn)檢測(cè)儀表 3萬元 計(jì)算機(jī)、工控機(jī)、顯示器以及附件5萬元 二類機(jī)電產(chǎn)品 2萬元 變壓器、電抗器 3萬元 電子類產(chǎn)品 1萬元 生產(chǎn)制造用原材料（包括硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、絕緣材料等）5萬元 外協(xié)加工（包括硬件制造、軟件調(diào)試、噴漆噴塑、電鍍、包裝、運(yùn)輸?shù)龋?2萬元 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 1萬元3、 一般采購不屬于以上兩種情況的采購方式為一般采購。一般采購要參考市場(chǎng)行情、過去的采購記錄或供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)，選擇三家以上進(jìn)行價(jià)格對(duì)比,并以各種方式向供應(yīng)商議價(jià)，在保證質(zhì)9、量和工期的前提下以最低的價(jià)格采購。如果詢到的最低價(jià)格或規(guī)格、型號(hào)、性能參數(shù)與采購計(jì)劃提出的要求不相符時(shí)，采購供應(yīng)部應(yīng)及時(shí)通知管理規(guī)劃部協(xié)調(diào)處理；若仍有爭議，可采取議標(biāo)方法處理。4、 比價(jià)采購臺(tái)帳采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)建立健全比價(jià)采購臺(tái)帳。比價(jià)采購臺(tái)帳要有三家以上供應(yīng)商的價(jià)格對(duì)比，臺(tái)帳內(nèi)容要包括：材料名稱、型號(hào)、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價(jià)格和運(yùn)雜費(fèi)用等。比價(jià)采購臺(tái)帳要抄報(bào)管理規(guī)劃部。管理規(guī)劃部要協(xié)助并督促采購供應(yīng)部及時(shí)修改、更新比價(jià)采購臺(tái)帳。（三）采購作業(yè)實(shí)施1、采購供應(yīng)部接到采購計(jì)劃以后，要根據(jù)采購事項(xiàng)的輕重緩急確定采購的先后順 序；符合招標(biāo)、議標(biāo)條件的要及時(shí)組織10、議標(biāo)小組進(jìn)行招標(biāo)工作；屬于定點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍的及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系；屬于一般情況的，按一般采購方式進(jìn)行。 2、詢價(jià)完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)詳細(xì)記錄詢價(jià)和議價(jià)結(jié)果，擬定訂購供應(yīng)商，與供應(yīng)商確定交貨日期并簽訂采購合同，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核（特殊情況需事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字）并報(bào)管理規(guī)劃部核準(zhǔn)后，方可蓋章生效。經(jīng)招標(biāo)、議標(biāo)確定的采購合同可直接蓋章生效。采購合同應(yīng)交給管理規(guī)劃部和財(cái)務(wù)金融部各一份備案。3、采購員要按計(jì)劃規(guī)定時(shí)間完成采購任務(wù)。當(dāng)采購員、外協(xié)員認(rèn)為不能按時(shí)按計(jì)劃完成某項(xiàng)采購任務(wù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向管理規(guī)劃部通報(bào)并以文字說明原因。4、采購員、外協(xié)員采購的材料、設(shè)備按質(zhì)量辦公室有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證后辦理入庫。11、在執(zhí)行有直發(fā)現(xiàn)場(chǎng)的采購計(jì)劃單時(shí)，應(yīng)及時(shí)將供貨商發(fā)往現(xiàn)場(chǎng)的發(fā)貨證明返回到管理規(guī)劃部備案，并及時(shí)辦理入庫手續(xù)。5、采購員、外協(xié)員采購的材料在使用中出現(xiàn)問題，采購員要負(fù)責(zé)與供貨商聯(lián)系，處理有關(guān)事宜。如（質(zhì)量和規(guī)格、型號(hào)或技術(shù)性能）不合格，要負(fù)責(zé)退換、退貨以至索賠。6、按計(jì)劃采購及外協(xié)加工的付款，由管理規(guī)劃部計(jì)劃員審核后，再經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字，方可辦理付款手續(xù)。(10萬元以下由采購部門負(fù)責(zé)人審批；10萬元以上由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。)7、采購經(jīng)辦人員取得購貨發(fā)票后應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷單據(jù)由采購部門負(fù)責(zé)人簽字（計(jì)入事業(yè)部采購附加費(fèi)用的，由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批），經(jīng)管理規(guī)劃部審核后，方可辦理報(bào)銷手續(xù)。管理規(guī)劃12、部計(jì)劃員在審核時(shí)應(yīng)對(duì)所購材料的型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行核對(duì)，并逐項(xiàng)記錄備案。特殊情況處理辦法1、 特殊情況下，采購供應(yīng)部可委托事業(yè)部進(jìn)行采購及外協(xié)加工，但必須嚴(yán)格按本制度有關(guān)原則執(zhí)行。2、 事業(yè)部調(diào)試人員在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試期間急需材料(價(jià)格低于500元)可自行采購，回單位后由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審核簽字并向管理規(guī)劃部補(bǔ)交采購計(jì)劃單及填寫領(lǐng)料單。（在現(xiàn)場(chǎng)自行采購的材料累計(jì)金額高于500元，低于5000元，經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；累計(jì)金額高于5000元，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。）3、 特殊情況下，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可依據(jù)市場(chǎng)營銷部的合同供貨清單先行采購，事后由事業(yè)部補(bǔ)辦采購計(jì)劃申請(qǐng)單。附件：常用材料與設(shè)備 進(jìn)口控制裝置與檢測(cè)儀表 國產(chǎn)普通與特殊檢測(cè)儀表 計(jì)算機(jī)、工控機(jī)、顯示器以及附件 二類機(jī)電產(chǎn)品 變壓器、電抗器 電子類產(chǎn)品 生產(chǎn)制造用原材料（包括硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、絕緣 材料等） 外協(xié)加工（包括硬件制造、軟件調(diào)試、噴塑、電鍍、包裝、運(yùn)輸?shù)龋?常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。本制度發(fā)布之前的有關(guān)文件條款如與本制度有異義的，以本制度為準(zhǔn)。本制度由采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)解釋。