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1、公司采購原則、業務流程及倉庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購流程管理及倉庫管理制度第一部分總則為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質資源的需求，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 第二條本制度適用于公司對外采購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的采購（以下統稱為采購物品）。 第二部分 權限 （一）公司所有對外采購須經總經理簽字或電話請示同意； （二）公司所有采購物品2、驗收后需在倉庫進行入庫登記。 第三部分 采購原則 1、 詢價比價原則 凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購，每次采購金額在10萬元以下的必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外，超過10萬以上的采購須以招標的形式進行。2、 一致性原則采購人員定購的物品必須與采購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足需求部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改或作參考。如確因特定條件數量不能完全與采購單一致需經總經理同意。 3、 低價搜索原則 采購人員3、隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及最低價格，實現最優化采購。4、廉潔原則： （1）自覺維護企業利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。 （2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。 （3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。 （4）加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標采購原則 凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或合同會簽的形式，由綜合辦、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化采購程序，提4、高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整采購價格。 6、 審計監督原則采購人員要自覺接受財務部或公司領導對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程中發生的違犯廉潔制度的行為，公司有權對相關人員依照公司員工獎懲制度等進行處罰直至追究其法律責任。7、 合同會簽制度 固定資產的采購合同，必須經過有關部門綜合辦、財務部、車間、技術研發部等共同參與，調研匯總各方意見，經總經理審核批準簽約。8、 職責分離 采購人員不得參與物資和服務的驗收，采購物資質量、數量、交貨等問題的解決，應由綜合辦根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。第四部分 采購業務流程一、采5、購申請：1、 每月5日前屬于原材料、備件、易耗品等日常物資采購由物品（物資）需求部門根據生產或經營的實際需要填寫部門物資需求計劃單，屬于固定資產采購由物資需求部門填寫資產購置申請單上報綜合辦，采購員匯總形成物品采購單報總經理審批；原則上不執行沒有計劃的采購，除特殊情況急需購買的總經理批準后可不受計劃時間限制；2、 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；公司各部門專用的物資由各部門自行提報二、 詢價比價議價：（1） 每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進行報價。 （2） 采購員接到報價單后，需6、進行比價、議價，并填寫采購詢價記錄表，按低價原則進行采購。 （3） 屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。（4） 詢價時應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，同時對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認，遇到問題應及時的與需求部門溝通。三、供應商選擇 1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，征得需求部門同意，并報有相關部門批準備案。 2、 對于大宗和經常使用的商品或服務，采購時應較全面地了解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質7、量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案表，做好業務記錄，會同生產部、財務部、采購部等相關部門對供應商定期進行評估和審計。 3、 固定資產及零星物資采購在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的因素。 4、 為保證原、輔、包材質量的穩定，供應商也應相對穩定。 5、 為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，對于生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。 6、 對于零星且規8、格繁雜的物資，每年度向三家以上供應商詢價，經有公司綜合評估后，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協議，定期結算。 四、 合同簽訂1、 供應商經送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。2、 交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。3、 合同正文應包含的要素 1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 2） 采購物品/項目的名稱/、規格、數量/清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分； 3） 包裝要求； 4） 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明； 5） 付款方式； 6） 質量保證期； 7） 質量要求及規范； 8） 違約責任和解決糾紛的辦法； 9） 雙方的公司信息； 109、） 其他約定。4、 合同簽訂后，必須分別提供復印件給倉庫和財務部，大批量采購合同還需提供一份給總經理五、 進度跟催 （1） 為確保準時交貨，采購人員應提前采用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應。 （2） 若采購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會需求部門。 六、 驗收入庫： 采購物品（物資）到公司后，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格后，庫管員開具入庫單，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通10、知采購部門，2日內辦理換（退）貨手續。 七、 對帳付款： 采購物品（物資）辦理入庫后，由采購員憑物料入庫單按合同或約定的付款方式辦理付款手續：采購員填制付款申請單，交由財務核實欠款金額、票據是否齊全等情況后，由采購部經理審核，總經理批準，最后交給財務安排付款第五部分 倉庫管理流程一、驗收入庫1.采購物資送到公司后，由倉管員根據物品采購單和發票，在當日便對數量、生產日期、保質期限、標識、外包裝衛生情況及完好性等進行驗收，特殊情況時及時通知到質檢員進行質量檢驗，在確保上述內容符合要求時接受入庫，并填妥物料卡，做好標識。2、對檢驗的合格原輔材料倉管員在物品采購單上簽字，并填寫物料入庫單，驗收不合格的11、原輔料，分開堆放、做好標識，并于2日內通知采購員處理。3、 倉庫原則上當天送來的物料當天處理完畢，登記入倉庫庫存管理系統4、倉庫管理員應對已入庫的原材料進行分區分類擺放，不得隨意堆放，如無特殊情況需在當天內完成。二、 物品領用管理主要負責：倉庫管理員、車間班長職責：倉庫管理員、車間班長須共同對生產領用材料信息的核對和登記，倉庫管理員并對庫存當日領用后進行日盤點1、物品領用須在倉管員指導下，由部門主管或指定的負責人進行領料，領料人填寫領料單，倉管員做好材料領用信息登記 。2、對當日的生產材料領用登記務必當日登記完畢，沒特殊情況不可以拖延記錄。三、現場管理目的：規范倉庫和車間原料、成品緩存區的日常12、整理清掃活動，保證物品整潔有序、區域干凈衛生負責人： 倉管員 帶班長1、 物品的堆放須分類擺放整齊，做好物料卡標識，保持地面、墻面整潔，無蛛網。2、貨物的進出應隨手關門，確保外部與內部的有效隔離。3、原輔料進庫、成品出庫后，倉管員應立即打掃，保持整潔。4、同品種的擺放在同一區域內，出庫時遵循先進先出原則。四、生產原、輔料損耗表1、當日倉管員協助車間班長并核實原輔料領料單、成品入庫單2、倉管員根據原輔料的使用和成品產出量計算原輔料的損耗，填寫生產損耗率核算表五、成品入庫管理目的：規范對倉庫物資的入庫存儲、保護、進行有效的管理控制，保證成品的入庫安全和質量主要負責： 倉管員、車間班長職責： 倉管員13、負責對產品入庫管理進行監督檢查，確保產品數量外觀質量無損；車間班長須管控好成品生產過程的衛生安全管理和成品入庫數量的核實和成品外觀的良好1、質檢部對產品的現場檢驗后，確保產品合格后方才入庫。2、成品入庫后倉管員須對成品數和入庫單進行核對，并做標識，包括規格、品名、品牌、生產日期3、半成品入庫應先通知質檢部對半成品進行檢驗，然后做標識，分開定點堆放，填妥物料卡，注明品名、生產日期及數量。4、成品入庫后，需按不同品名、規格、特點分類分區碼放，做到二齊、三清、四號定位（二齊：物資擺放整齊、庫容干凈整齊；三清：材料清、數量清、規格標識清；四號定位：按區、按排、按架、按位定位。）六、成品出庫管理目的：對14、倉庫成品物資的儲存、保護、進、出庫進行有效的控制。保證產品在出庫過程中不影響產品的質量主要負責：倉管員、物流專員職責：物流采購專員負責產品的搬運與裝車；倉管員負責產品的備貨以及對倉庫的物品的進、出管理和帳、物的盤點與記錄，并按規定對倉庫進行管理。1、倉庫接到銷售部的提貨單后當日即時開具成品出庫單（須每周一將上一周所發生的全部單據交于銷售，銷售核對購銷合同、填寫銷售清單；） 。2、采購員負責聯系車輛、組織人員進行產品的搬運與裝車。3、裝車時，根據裝車規律，輕搬輕放，嚴禁野蠻裝車，將損壞產品及時挑出單獨存放，倉管員隨時補發同品種產品。4、裝車完成倉管員與采購專員、提貨人同時清點品種、規格、數量，及15、駕駛員等會簽提貨單。并記錄發貨車輛車牌號以及衛生情況，并由提貨負責人確認簽字，便于可追溯；5、產品交付后倉管員應妥善保管有關單據、質量記錄，進行帳務處理和單據的整理與存檔。6、如有客戶退貨，與銷售部確認后辦理入庫，填寫退貨單；如有質量問題的通知質檢部，由質檢部檢驗確認后隔離并作標識。7、通知綜合辦辦理出門證，車輛出廠。七、倉庫盤點1、倉管員每月對倉庫進行盤點并于當月月底（月的最后一天）前做好公司庫存報表，清晰每月的庫存，報財務管理中心備案，保證賬物相符。2、倉庫員盤點時保證做到盤點數量的準確性、公正性，嚴禁弄虛作假、虛報數據。盤點過程中嚴禁更換不同的盤點人員，以免少盤、多盤、漏盤等。3、盤點分日盤、周內不定期盤點，月盤但所有的盤點數據都需盤點人員親自確認。第六部分 附 則 第一條 本辦法由綜合管理部負責解釋。 第二條 本辦法自印發之日起執行。附表一 入庫單附表二 成品出庫單附表三 采購詢價記錄表附表四 資產購置申請單附表五 部門物資需求計劃單附表六 物品采購單附表七 供應商檔案表附表八 領料單附表九 出門證