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1、公司采購合同編寫、簽訂修改與終止管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購合同管理制度總則1.為規范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。2.本制度適用于對采購合同管理的相關事宜。采購合同的編寫1.公司采購部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執行、控制等管理事項。2.公司一次性采購物品金額高于元，必須簽訂采購合同；外地采購（成都市外）必須簽訂合同。3.采購合同的編寫程序。1)選擇供應商。必須是公司認可合格供應商2、。2)進行談判。采購部應與合適的供應商展開談判，談判內容包括采購物料的價格、數量、質量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。3)擬定草案并評審。采購部應根據談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送法律顧問審核及總經理分管副總進行審批。4)擬寫正式的采購合同。采購部應根據各相關部門、法律顧問及總經理分管副總的意見對采購合同草案進行修訂，并據此形成正式的采購合同。4.正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內容。1)合同簽訂雙方的姓名、地址和聯系方式。2)采購物品的單價、總價。3)采購物品的數量與規格型號。4)采購物品的品質和技術要求。5)采購物品的履約方3、式、期限、到貨地點。6)采購物品的驗收標準和方式。7)付款方式和期限。8)售后服務和其他優惠條件。9)違約責任和解決爭議的方法。5.采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。采購合同的簽訂1.與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應審驗其委托證明。2.公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。3.對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發給供應商回執，視為合同成立。4.簽訂后的合同由財務部保管。采購4、合同的執行與控制1.合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發送訂貨單，使供應商及時準備公司所需的物品。2.采購部應配合質量管理部做好采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質量要求時，采購部應積極聯系供應商進行處理。3.采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。4.對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數多、監控過程比較復雜的現象，要求供應商提供進度安排，采購部根據進度安排與供應商進行聯絡，進行積極的協商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應商提供的物料將延緩公司的生產，5、采購部應減少在供應商處的采購數量并與其他供應商聯系，增加采購數量。5.在合同的執行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為公司的戰略發展伙伴，便于在生產旺季加大物料采購時能夠及時供應，在生產淡季時能夠縮減或取消物料采購的數量。6.采購部應本著經濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產的需求。采購合同的修改與終止1.在合同執行過程中，因供應商的原因造成無法按量供應的采購物料，采購部經調查核實，可與供應商簽訂新的采購物料的數量規定，作為采購合同的附件進行執行。2.在合同執行過程中，若外部市場環境發生變化（例如原材料價格或工資出現上漲6、，供應商無法按合同規定的價格交貨）采購部可與供應商進行協商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執行。3.在合同執行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經過核實后，可與供應商進行協商簽訂雙方的延期交貨規定，作為采購合同的附件執行。4.有下列情形之一者，視為合同終止。1)因不可抗力導致合同無法繼續執行，雙方同意取消合同。2)因市場環境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協商解決賠償事宜。3)出現違背合同條款的狀況。4)逾期沒有履行合同約定的。5)發生符合合同條款中合約解除的事項。合同糾紛的處理與合同管理1.當公司與供應商所簽訂的合同出現糾紛時，其一般采取如下處理方法。1)與供應商協商解決2)請第三方協調解決。3)由仲裁機構進行仲裁。4)通過法律途徑解決。2.采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據情節的輕重進行相應的處理。1)泄露合同內容。2)私自更改合同內容。3)丟失合同。4)在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。3.參與采購合同履行與監督的人員違反公司的相關規定，給公司造成經濟損失和其他損失的，公司將根據性質與情節輕重對責任人進行行政和經濟處罰，情節嚴重者將依法追究其法律責任。附則1.本制度未盡事宜，依照國家相關的法律、法規和政策執行。2.本制度自總經理分管副總辦公會議審議后執行。