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1、公司采購(gòu)組織和管理者職責(zé)、計(jì)劃管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采購(gòu)管理制度（初稿）第一章 總 則第一條 為建立和完善公司采購(gòu)管控體系，規(guī)范采購(gòu)行為，強(qiáng)化執(zhí)行力，切實(shí)推進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理工作，對(duì)公司物資、設(shè)備、苗木等采購(gòu)過(guò)程實(shí)施控制管理，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。根據(jù)國(guó)家、xx集團(tuán)及上市公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司經(jīng)營(yíng)所需的物資、設(shè)備、苗木等所有原燃物料的統(tǒng)一采購(gòu)管理工作。具體業(yè)務(wù)涉及部門包括公司各事業(yè)部和分子公司以及與公司相關(guān)職能部門。第三條 采購(gòu)基本原則（一）根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃,遵循圍繞52、S原則，即“適價(jià)、適質(zhì)、適時(shí)、適量、適地”等基本要素和流程來(lái)開(kāi)展采購(gòu)工作 。1.采購(gòu)前搜集并建立采購(gòu)項(xiàng)目的基本資料搜集、過(guò)濾并建立可能的供應(yīng)資料，檢查及核準(zhǔn)采購(gòu)單內(nèi)容，接洽合格供應(yīng)商，詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，核準(zhǔn)訂購(gòu)單，發(fā)出訂購(gòu)單。 2.訂購(gòu)單執(zhí)行發(fā)出訂購(gòu)單，供應(yīng)商確認(rèn)訂購(gòu)單內(nèi)容及條件，跟催，訂購(gòu)單內(nèi)容變更，供貨商交貨，進(jìn)貨查封發(fā)票、交貨單據(jù)及數(shù)量，進(jìn)貨品質(zhì)檢驗(yàn)，訂購(gòu)單結(jié)案，庫(kù)存記錄更新。3.訂購(gòu)單完成后應(yīng)付賬款作業(yè)，購(gòu)料價(jià)格差異分析報(bào)告，供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估。（二）采購(gòu)必須遵循“三比”、“五不購(gòu)”、“三保”、“四快”原則。1.三比就是比質(zhì)、比價(jià)、比運(yùn)距，按“同質(zhì)比價(jià)、同價(jià)擇優(yōu)”的原則采購(gòu)。 2.五不購(gòu)原3、則：無(wú)計(jì)劃未批準(zhǔn)不購(gòu)；質(zhì)量不合格價(jià)格不適宜者不購(gòu)；有庫(kù)存可代替或加工改制者不購(gòu)；舍近求遠(yuǎn)不購(gòu)；有庫(kù)存積壓不購(gòu)。3.三保原則：保證計(jì)劃時(shí)間要求；保證品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等符合要求；保證采購(gòu)成本低于計(jì)劃。 4.四快：快采購(gòu)、快提運(yùn)、快入庫(kù)、快掛帳。第四條 采購(gòu)方式 （一）公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)1.設(shè)備、物資、材料等貨物的采購(gòu)項(xiàng)目，單項(xiàng)合同估算價(jià)在50萬(wàn)元人民幣以上的。2.單項(xiàng)合同估算價(jià)在50萬(wàn)元人民幣以下，但采購(gòu)項(xiàng)目總投資額在3000萬(wàn)元人民幣以上的。3.國(guó)家法律、法規(guī)及公司董事會(huì)要求招標(biāo)的其他項(xiàng)目。（二）總金額在10萬(wàn)元以上50萬(wàn)元以下的采取邀標(biāo)采購(gòu)。（三）10萬(wàn)元以下的可直接采用合約采購(gòu)。第五條 公司4、采購(gòu)部門的職能和業(yè)務(wù)范圍（一）公司行政人事部負(fù)責(zé)公司辦公用品、員工勞保用品及其他低值易耗品等的統(tǒng)一采購(gòu)與管理。（二）工程事業(yè)部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目所需物資材料、設(shè)備和備品配件、苗木等物料的統(tǒng)一采購(gòu)和管理。（三）苗木事業(yè)部負(fù)責(zé)本部門和其下屬單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需原燃物料的統(tǒng)一采購(gòu)和管理。（四）各分子公司負(fù)責(zé)本單位和其下屬單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需原燃物料的統(tǒng)一采購(gòu)和管理。第二章 組織領(lǐng)導(dǎo)和管理者職責(zé)第六條 公司實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，總經(jīng)理為公司采購(gòu)管理工作的最高領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)責(zé)組對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。第七條 公司采購(gòu)部門主要職責(zé)（一）負(fù)責(zé)本部門采購(gòu)計(jì)劃并組織采購(gòu)和物資質(zhì)量驗(yàn)收及保管工作；（二）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、參與、審5、核異地項(xiàng)目和下屬單位的采購(gòu)管理工作；負(fù)責(zé)本部門和下屬單位的招投標(biāo)采購(gòu)管理；（三）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理與建檔工作，定期對(duì)采購(gòu)狀況進(jìn)行總結(jié)分析，就采購(gòu)物資質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)商合作等方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司提出優(yōu)化改進(jìn)建議。并建立質(zhì)量管控制體系。第八條 公司主要職能部門職責(zé)（一）審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的合法、合規(guī)、合理性和真實(shí)、完整、有效性進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，提出意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。（二）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)工程造價(jià)、預(yù)算、資金計(jì)劃和財(cái)務(wù)報(bào)表及采購(gòu)價(jià)格等進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)范性審核。對(duì)采購(gòu)成本、潛在問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)建議。（三）運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)組織采購(gòu)合同會(huì)審和法定代表人委托書及合同檔案臺(tái)賬管理；負(fù)責(zé)牽頭提請(qǐng)公司召開(kāi)6、采購(gòu)材料定價(jià)會(huì)。情況特殊或緊急時(shí)可提出相關(guān)意見(jiàn)報(bào)公司分管副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理依次審核批準(zhǔn)后執(zhí)行；負(fù)責(zé)公司采購(gòu)招投標(biāo)管理；負(fù)責(zé)牽頭組織相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行督促、檢查和考核管理。（四）公司各職能部門應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)各司其職，充分發(fā)揮部門職責(zé)，積極開(kāi)展工作，盡量給采購(gòu)部門提供服務(wù)和支持。第三章 采購(gòu)計(jì)劃第九條 儲(chǔ)備計(jì)劃（一）對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的機(jī)、電、儀產(chǎn)品和備品配件，化肥及農(nóng)用物資等，要根據(jù)維修情況和加工條件、歷史消耗、使用和更新及采購(gòu)周期、重要程度、儲(chǔ)備要求及氣候環(huán)境等制定保險(xiǎn)儲(chǔ)備定額，作為采購(gòu)部門編制采購(gòu)需求計(jì)劃的依據(jù)。（二）采購(gòu)部門負(fù)責(zé)儲(chǔ)備計(jì)劃及定額的編制、執(zhí)行和管理，據(jù)生產(chǎn)工藝條件的7、改進(jìn)、新技術(shù)、新材料的采用、設(shè)備更新、管理水平的提高、市場(chǎng)供求關(guān)系的變化及時(shí)提出物資儲(chǔ)備的修訂意見(jiàn)，確保物資得到充分有效利用，防止積壓浪費(fèi)，始終保持儲(chǔ)備的先進(jìn)合理性。 （三）年初采購(gòu)部門要將儲(chǔ)備計(jì)劃及定額的執(zhí)行情況和修訂意見(jiàn)報(bào)公司運(yùn)營(yíng)部備案，運(yùn)營(yíng)部據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和事業(yè)部的修訂意見(jiàn)，牽頭組織公司相關(guān)部門對(duì)儲(chǔ)備計(jì)劃進(jìn)行修訂和完善，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)審，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)執(zhí)行。（四）采購(gòu)部門年中要對(duì)庫(kù)存儲(chǔ)備物資做一次全面的清倉(cāng)盤查，并形成報(bào)告向公司相關(guān)部門通報(bào)；年終進(jìn)行全面檢總結(jié)，并形成清倉(cāng)盤點(diǎn)報(bào)告上報(bào)公司。（五）公司運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)儲(chǔ)備計(jì)劃的監(jiān)督、檢查和考核工作。第十條 采購(gòu)計(jì)劃（一）采購(gòu)部門8、負(fù)責(zé)根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和庫(kù)存儲(chǔ)備情況及采購(gòu)環(huán)境，預(yù)估物料或商品需用時(shí)間和數(shù)量，負(fù)責(zé)制定物資需求計(jì)劃按公司既定程序報(bào)批。計(jì)劃應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)定表格填寫，必須數(shù)量名稱清楚，規(guī)格型號(hào)準(zhǔn)確，材質(zhì)明確，必要時(shí)附質(zhì)量、性能、技術(shù)參數(shù)（若有專門技術(shù)要求應(yīng)附圖紙資料或技術(shù)附件），使用時(shí)間等要求，如專業(yè)廠家應(yīng)注明專業(yè)廠商的單位全稱、通迅地址、聯(lián)系方式和指定專業(yè)廠商采購(gòu)理由等相關(guān)資料供采購(gòu)部參考。（二）需求計(jì)劃經(jīng)公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、運(yùn)營(yíng)等相關(guān)職能部門審核通過(guò)后，報(bào)請(qǐng)公司分管副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理依次審查批準(zhǔn)后，作為各事業(yè)部及分公司的正式采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)執(zhí)行。（三）計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中如有變動(dòng)，應(yīng)上報(bào)公司審批通過(guò)方可執(zhí)行。（四）9、采購(gòu)部門應(yīng)每月向運(yùn)營(yíng)部報(bào)送市場(chǎng)信息及采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，匯總制表上報(bào)公司，便于公司考核部門檢查和監(jiān)督。（五）將計(jì)劃執(zhí)行偏差和存在問(wèn)題及時(shí)反饋到公司相關(guān)部門，以便調(diào)整計(jì)劃。 （六）公司運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)牽頭組織相關(guān)職能部門對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查與評(píng)價(jià)考核。第五章 工作程序第十一條 采購(gòu)任務(wù)分配和采購(gòu)前準(zhǔn)備（一）采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu)，按采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)采購(gòu)單任務(wù)：采購(gòu)單各欄填寫要清楚；按分配原則分派采購(gòu)任務(wù)；急件優(yōu)先分派辦理；撤銷采購(gòu)單應(yīng)先送辦理。（二）詢價(jià)：向廠商詳細(xì)說(shuō)明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點(diǎn)、付款辦法；有無(wú)其它較有利的代用品或?qū)蛊罚粦?yīng)提供同規(guī)格不同廠牌10、做比較；有無(wú)必要辦理售后服務(wù)及保固年限；新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗(yàn)試用。（三）比價(jià)、議價(jià)：廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)；是否殷實(shí)可靠的生產(chǎn)廠或直接進(jìn)口商；其它經(jīng)銷商價(jià)格是否較低；是否有必要向廠家索取型錄比較；價(jià)格上漲下跌有何因素；是否必要開(kāi)發(fā)其它廠商或外購(gòu)；第十二條 采購(gòu)渠道及方式管理（一）固定供應(yīng)商采購(gòu)：公司與固定供應(yīng)商簽訂了長(zhǎng)期供應(yīng)合同，則在同等質(zhì)量、價(jià)格情況下，優(yōu)先由固定供應(yīng)商供應(yīng)。（二）未指定固定供應(yīng)商采購(gòu)的，則由采購(gòu)部門依據(jù)質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉原則確定采購(gòu)對(duì)象。（三）采購(gòu)部門進(jìn)行詢、比、議價(jià)時(shí)，應(yīng)請(qǐng)供應(yīng)廠商確認(rèn)報(bào)價(jià)、付款方式及報(bào)價(jià)有效期間等相關(guān)交易條件；必要時(shí)，采購(gòu)部門得會(huì)同公司相關(guān)部11、門共同進(jìn)行。議價(jià)結(jié)果形成書面文件，并隨采購(gòu)單，呈總經(jīng)理（或授權(quán)人）核準(zhǔn)，以決定是否采購(gòu)。（四）如供貨商的交期無(wú)法滿足需求部門要求的日期時(shí)，采購(gòu)部門須告使用部門，并同有關(guān)部門采取必要補(bǔ)救措施。第十三條 采購(gòu)合同或協(xié)議的簽訂（一）除部分零星采購(gòu)?fù)猓坎少?gòu)必須先與供貨方簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項(xiàng)條款。在采購(gòu)合同有效期內(nèi)，若因市場(chǎng)行情發(fā)生較大變化時(shí)，按公司規(guī)定程序報(bào)批，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂調(diào)價(jià)協(xié)議，并報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部、運(yùn)營(yíng)部備案。（二）長(zhǎng)期固定的供應(yīng)商均應(yīng)和公司簽訂長(zhǎng)期供貨合同。經(jīng)過(guò)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)的供應(yīng)商，應(yīng)和公12、司簽訂訂購(gòu)單和采購(gòu)協(xié)議。（三）所有采購(gòu)合同或協(xié)議均需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人或其職務(wù)代理審批后，按公司合同審批程序辦理呈批手續(xù)，經(jīng)報(bào)公司總經(jīng)理（或授權(quán)人）核準(zhǔn)后執(zhí)行，合同或協(xié)議須加蓋公司公章或合同章。（四）采購(gòu)合同或協(xié)議的其他管理按公司合同管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十四條 驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和領(lǐng)用（一）采購(gòu)物資到貨時(shí)，先由使用部門、倉(cāng)庫(kù)保管部門對(duì)照核對(duì)采購(gòu)計(jì)劃，必要時(shí)請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的物資交倉(cāng)庫(kù)清點(diǎn)入庫(kù)。（二）入庫(kù)物資檢驗(yàn)過(guò)程中，對(duì)采購(gòu)的物資實(shí)行全檢的方式進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，質(zhì)量檢驗(yàn)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣或封樣件的有關(guān)要求執(zhí)行。（三）領(lǐng)用：所有采購(gòu)的物資物料、工具13、等必須先經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收后由領(lǐng)用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。 第十五條 結(jié)算付款（一）賒銷結(jié)算1.對(duì)以賒銷方式購(gòu)入的物資，采用“平時(shí)送貨、月末掛帳結(jié)算”的方式，在公司規(guī)定的掛賬日，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管部門簽字確認(rèn)后，由采購(gòu)部門核對(duì)，報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部門審核。2.賒銷方式購(gòu)入物資的合同約定付款日，采購(gòu)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)部門規(guī)定的結(jié)算要求，通知供貨方開(kāi)具發(fā)票，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核后報(bào)批付款。（二）無(wú)論是現(xiàn)款采購(gòu)還是賒購(gòu)，在結(jié)算付款時(shí)均需由采購(gòu)部門填開(kāi)資金呈批件，連同有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，并按程序報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。（三）公司財(cái)務(wù)管理部門結(jié)算付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購(gòu)單、采購(gòu)合同、采購(gòu)計(jì)劃單、入庫(kù)單、發(fā)票等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證，財(cái)務(wù)部門不得辦理審核手續(xù)。 （四）公司出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時(shí)必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對(duì)簽章不齊的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時(shí)間較急，出納員可以先以電話請(qǐng)示的方式報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后辦理付款手續(xù)，但必須在總經(jīng)理回到公司后補(bǔ)辦審批手續(xù)。第六章 附 則第十六條 本辦法由公司運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)解釋。 第十七條 本辦法自頒布之日起實(shí)施。