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1、公司采購部崗位職責及流程、進度控制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購部規章管理制度一、總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。采購部應該根據公司的采購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定采購時間、采購批量、采購批次和報價，確保物資材料的及時供應，保證公司經營能夠持續進行及采購的最佳經濟效益。二、目的作用1、作為采購部開展工作的規范依據。2、作為公司領導考核采購部工作業績的衡2、量依據。3、作為采購部人員工作中相互監督與協作配合的依據。三、采購部崗位職責1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。2、建立材料采購供應渠道，進行供應商的擇優選擇。建立牢固、可靠的供應基地，并不斷進行新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作，以保證材料供應的不間斷性。3、采購員在工作中要多跑、多對比、多總結，邊學習邊實踐不斷提高自己的采購業務水平。4、負責物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成采購料件，及時處理各種異常情況，確保采購計劃能如期、如質、如量的完成。5、加強與使用材料部門的聯系，控制好各部門所需的各種材料確保生產及銷售能順利進行。6、在購進材料時發生質量、數3、量異常情況下，應立即采取緊急措施，并與有關部門進行協商處理。7、每年度對原有合格供方進行復審，淘汰不合格的供應商。8、及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以提升產品品質及降低采購成本。9、大宗材料采購必須要求供應商提供合格證明，嚴禁購進質量不合格材料，同時監控材料使用狀況，控制不合理材料的采購與浪費的情況發生。10、負責與供應商以及其他部門的協調工作，協助檢驗部做好進貨以及檢驗事宜。11、定期匯總所進的采購資料，協助財會進行成本核算。12、積極參與緊急的、臨時的采購工作。13、完成領導交辦的其他任務。四、采購原則1、詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、4、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。2、一致性原則采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審核后，差值不得超過請購量的510%。3、低價搜索原則：采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及最低價格，實現最優化采購。4、廉潔原則（1）自覺維護企業利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃5、請，更不能向供應商伸手。（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。（4）加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標采購原則凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整采購價格。6、審計監督原則采購人員要自覺接受財務部或公司領導對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程中發生的違紀違法的行為，6、公司有權對相關人員依照公司員工獎懲制度等進行處罰直至追究其法律責任。五、采購流程（一）采購申請與審核1、請購經辦人員應根據生產或經營的實際需要，依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，請購單要求注明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等；若涉及技術指標的，須注明相關參數、指標要求。采購量以滿足每周使用為標準，個別情況除外，但一次不應超過每月采購量。2、需求日期相同，屬同一供應廠商供應的物資商品，請購部門應以請購單附清單，一單多品方式提出請購。3、請購單由各部門領導審核經總經理簽字批準后遞交采購部門采購。各審核環節對采購申請提出議異者，應及時將意見反饋給采購申請部門。4、緊急7、請購時，由請購部門填寫緊急請購單并在“說明欄”注明原因，以急件遞送；采購部門收到緊急請購單后應優先處理。5、遇公司生產、生活急需的物資，可以電話或其他形式請示公司總經理口頭審批，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續在后期按采購流程補齊。6、無法按請購部門的需求日期到貨的物資，采購經辦須及時反饋給請購部門。（二）請購遞交1、請購經總經理批準后，由請購部門委派一名專業人員陪同采購，以防采購失誤；請購部門的專業人員僅作采購物資檢驗，不得為采購經辦人員指定供應商。2、若請購部門無法委派專業人員陪同采購，則應在遞交請購單時同負責采購人員詳細溝通采購物資的規格、參數及其它技術指標，務必保證采購物資的準確性8、。（三）請購撤銷1、請購的撤銷應立即由請購部門通知采購部門停止采購，同時于請購單（采購）聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。 2、采購部門辦妥撤銷后，將原請購單退回請購部門。3、原請購單未能撤銷時，采購部門應及時通知原請購部門。（四）采購作業處理期限采購部門應依采購地區及市場供需，分類制定商品采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。1、單次采購金額預算在1萬元以下的零散采購項目，如無特殊物資，采購周期不超過5天。2、單次采購金額預算在1萬元以上20萬元以下的項目由采購部進行比價采購，采購周期不應超過15天。3、單次采購金額預算在20萬元以上100萬以下的項目采購部9、自行招標采購，采購周期不應超過40天。4、單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托招標公司代理招標，采購周期不應超過60天。（五） 詢價1、采購經辦人員接獲請購單后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，進行詢價并填寫詢價記錄表，按低價原則進行采購。2、采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。3、詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。4、所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不通過其代理或各種中介機構詢價；10、除經核準得以電話詢價之外，另需精選3家以上的供應商進行比價或經分析后議價。5、若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于請購單上予以注明，需經使用部門或請購部門審批后方可繼續采購流程，并盡可能提供樣品供使用部門確認。6、樣品提供和確認：（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣周期，由采購經辦人員負責追蹤，收到樣品后，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。（2）對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。7、詢價時對于相同規格和技術要求，應對不同品牌進行詢價；至少對5家以上的供應商進行詢價。8、比價采購或招標采購11、應以詳細的詢價表或擬定完整的招標文件格式進行詢價。9、采購經辦人員在詢價時遇到特殊情況應及時報請上級領導批示。（六）比價、議價1、收到供應商第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。3、要弄清供應商報價是否含稅，并確認供應商能否開具增值稅專用發票，對能開具增值稅專用發票的供應商應優先考慮；對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。4、比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；重要項目應通過一定的方法對目標單位12、的實力、資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。5、參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。6、除固定資產外，單次采購金額在1萬元以下項目可自行采購；單次采購金額預算在1萬元以上的所有項目都應邀請至少5家上的供應商參與比價或招標采購；單次采購金額預算在20萬元以上100萬元以下的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標。（七）比價、議價結果匯總1、比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總。2、比價、議價結果匯總應按照招標匯總表的格式完13、整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。3、如比價、議價結果未通過公司領導審核，應進行修改或重新處理。（八）、選擇供應商采購人員須建立供應商信息臺帳并及時完善更新，供應商應從以下幾點出發擇優選擇：（1）具有合法經營主體；（2）具有相應資質的供應商；（3）具有良好的信譽；（4）具有良好的品質、交貨期、價格、服務等條件。（九）簽定合同采購買賣條件一經協議后，即可由雙方將協議細節、權利與義務在書面協議書上詳細記載簽訂合同，以取得法律的保障。采購合同通常由主要條款、基本條款、附件三部分組成。1、主要條款包含合同雙方名稱、地址，合同編號，法定代表人或代理14、人姓名，合同文本份數，有效期限，簽訂時間、簽訂地點及合同雙方當事人的簽名蓋章。2、基本條款注意事項（1）采購物品、項目的名稱、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；（2）質量條款中應注意產品的技術標準，明確規定供方對產品質量的條件、期限及檢驗的期限，成套產品還要規定對附件的質量要求；（3）缺陷責任條款中采購方應就采購物資的合格保證期進行談判，應考慮由誰來支付與處理缺陷物品、包裝和將物品運回供應商處等有關的費用和附帶成本；（4）價格條款中應注意貨幣單位，如涉及國際采購的還應注意匯率變化，考慮匯率變化對合同的影響；（5）應注意采購物資的包裝標準。產15、品包裝要按國家標準或專業標準規定執行，沒用國家或專業標準的可按雙方商定的包裝標準在合同中寫明；（6）采購物資的驗收標準按國家規定的計量方法執行，特殊情況可按合同規定計量方法執行。質量驗收所采用的質量標準和檢驗方法，都必須在合同中明確規定，并寫明檢驗的地點及提出異議的期限。3、采購方在簽訂合同時的注意事項及規定（1）如涉及到技術問題及公司機密的，買賣雙方都應注意保密責任；（2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；（3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單（4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；（5）質保期一定要明確從16、什么時候開始，并應盡量要求廠商延長產品質保期；（6）詳細約定發票的類型及提供時間和要求；（7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；（8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；（9）供應商經送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。（10）比價、招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；（11）合同簽定時應按照合同審查批準單的格式對合同初稿進行巡簽審查；（12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；（13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。（14）交易17、發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。（15）合同應明確規定交貨期限、交貨地點和交貨方式，須寫明交貨具體日期，是一次性交貨還是分批交貨及每次交貨的數量；（16）合同須明確規定支付方式和結算的時間及條件，對于高價值合同和長期合同，應謹慎對待，盡量使用階段性付款、分期付款；（17）合同應禁止供應商將訂單分包給其它單位，如確有必要分包的，應在合同中明確規定；（18）一般采購合同簽訂后以不再變更為原則，但若因作業錯誤經調查原始技術資料可予證實的，或因制造條件改變導致賣方不能履約，或以成本計價簽約而價格有修訂必要，解除合同對買賣雙方都不利時可協議修改合同；（19）在履約期間若因天災人禍或其他不可抗力因18、素使得一方喪失履約能力時，買賣雙方均可要求終止合同；若因發現供應商報價不實有圖謀暴利，或嚴重損害國家利益，或履約督導時發現嚴重缺點經要求改善而無法改進以致不能履行合同，或發現有違法行為經查證屬實時，采購方可要求終止合同；（20）合同應明確規定違約條款和違約金，違約責任一定要詳細、具體；（21）合同須明確規定合同終止的賠償責任。（十）下訂購單1、采購經辦人員在接到審核確認的請購單后，在采購下訂單前應確認采購需求，熟悉物料項目、確認價格、質量標準及物料需求量，制定訂單說明書。2、訂單說明書應附有必要的圖紙、技術規范、檢驗標準等。3、完成訂單的準備后方可按標準訂單格式制作材料訂購單，采購訂單相關參數19、（物料名稱代碼、單位、數量、單價、總價等）及交易條件、交貨期、運輸方式、付款方式須明確。若屬分批交貨者，采購經辦人員應在材料訂購單上署名“分批交貨”以供識別。4、采購訂單審批須注意合同與采購環境的物料描述是否相符，所選供應商是否為合格供應商，價格是否在允許價格之內，到貨期是否符合訂單計劃要求。5、采購訂單簽訂后采購經辦人員應及時跟進訂單進度，必要時聯合其它部門進行催單。6、如因生產計劃改變，對采購物料的需求量有更改的，應及時向供應商發出訂購更改通知單，以使供應商及時更改生產計劃。7、緊急訂單易造成品質降低、價格偏高等損失，平時采購部門應協同其它部門做好存貨管理、生產計劃，避免緊急訂單的情況發生20、。（十一）采購進度控制1、為確保準時交貨，采購人員應提前采用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應，以采購進度控制表控制采購作業進度。2、采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制進度異常反應單并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。3、若采購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，應主動與供應廠商聯系催交，確定新的交貨期，并開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。（十二）報驗入庫1、達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；驗收標準參照公司質檢部門的21、相關規定執行。2、供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；3、質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；4、合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；5、質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；6、質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；7、外協加工件應按照原材料入庫；8、質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定決定入庫與否。（十三）對帳付款采購物品（物資）辦理入庫后，由采購經辦人員憑入庫單經采購主管、財務及總經理審批后，按合同或約定的付款方式辦理付款手續。