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1、公司采購部工作指導流程內(nèi)部管理制度及崗位職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度一、 總則采購制度是嚴格按照公司的標準要求所制定。使其采購過程簡化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風險、降低成本，便于加強采購工作的管理，提高采購工作的效率。所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。二、 采購部工作內(nèi)容及職責（一）熱愛本職工作，勤于學習新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。（二）廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。（三）負責公司工程所需材料的采購工作。（四）負責供應商的開發(fā)、管理2、及維護工作。（五）堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。（六）大項材料必須做招標采購，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。（七）積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。（八）及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。（九）做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。（十）建立采購檔案：將采購相關(guān)資料進行電子文檔和書面文檔分項管理；每一年的材料供銷合同與相關(guān)文檔統(tǒng)一管理；材料詢價單、材料詢比價表、材料審批表統(tǒng)一管理。（十一）完成領(lǐng)導交辦的其他工作。三、 工作指導流程采購部作為一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任， 采購工作的好壞，直接影響3、了項目的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在項目實施的過程中，采購部需要項目部、行政管理中心、財務管理中心等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。（一）項目過程中指導流程 1、在項目的初始運作階段，采購部根據(jù)項目部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以便更好的達到在以后的施工中控制成本的目的，更要避免發(fā)生投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。 2、項目正式運作后，采購計劃由具體項目經(jīng)理提供項目用料清單（見附表1），經(jīng)總經(jīng)理批準后，統(tǒng)一下達到采4、購部。收到材料請購單后，采購部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。 3、采購部接到項目用料清單后，根據(jù)所需材料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求及項目所在地等實際情況，向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的3 家5家發(fā)出材料詢價單（見附表2）。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的材料詢價單簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的材料詢價單會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購評估委員會根據(jù)幾家供應商的材料詢比價表（見附表3）進行評價、定價后確定其中的一家或者幾家進行供貨。由采購負責人正確填寫材料審批表（見附表4），經(jīng)審批確定后，采購部與供應商簽訂材料供銷合同，同時向項目部通知其準備收貨。 4、供應商根據(jù)材5、料供銷合同安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供銷合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。 5、項目部所需材料到場后，應由采購員負責材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的材料供銷合同相對照，質(zhì)量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨，然后填寫物料驗收記錄表（見附表5）及材料進場驗收單（見附表6），相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。 6、項目完成后，采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統(tǒng)一的材料付款申請表（見附表7），同時向財務管理中心遞交此批次材料的材料付款審批表、材料供銷合同和物料驗收記錄表。由財務管理中心根據(jù)材料供銷合同安排付款額度。 7、付款：供應商應于6、付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務管理中心在收到發(fā)票后即向供應商付款。（二）合同管理指導流程 負責與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項。 1、合同簽訂：統(tǒng)一制定標準合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細及價格、主要技術(shù)參數(shù)、運輸方式、到貨時間、質(zhì)保期等幾個大的方面。如大型設備盡可能的爭取扣留質(zhì)保金。 2、合同管理則按具體項目劃分，直接采購部分按人頭細分，重點跟蹤供貨周期長的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號、數(shù)量、貨期、運輸?shù)龋?3、采購合同管理：采購部、財務管理中心統(tǒng)一管理。（三）供應商管理工作指導流程通過尋找新貨源、拓展供應商范圍，加強老供應商管理。每年對供應商進行一次評定（7、其中以質(zhì)量、售前/后服務、交貨期、付款及價格等方面考核），對不合格供應商及時進行調(diào)整，并進行合格供應商名錄備案（見附表8）。合格、長期供應商要進行年度復核（查看生產(chǎn)能力、供應能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等），并進行供應商評定備案（見附表9）。（四） 采購（比價）工作指導流程 熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時按量按質(zhì)完成采購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計劃不符，則其損失由具體采購負責人承擔。對特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報告。采購活動具體實施分以詢價、比價8、議價三個方面，在比價和議價過程中做好記錄及備案，設備、材料物品比價議價記錄表（見附表10）。 1、詢價 詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡、電話查詢、面對直接供應商、供應商自我推銷、展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進貨的原則不斷改進。 2、比價 對供應商所報的產(chǎn)品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產(chǎn)品進行比價）。對單項產(chǎn)品做到至少比價三家，以正規(guī)比價格式存于計算機或手工紀錄文字資料。在比價同時做出價格分析。 3、議價 在確定廠家后、進行產(chǎn)品價格商務談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進行壓價（通常可以以公司中標價格低，要求降9、低采購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時間，給供應商產(chǎn)生我們要更改采購意向為由;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。四、 崗位職責(一) 采購部經(jīng)理 1、擬定采購部門工作方針與目標。 2、負責主要材料的采購。 3、編制公司年度采購計劃。 4、簽核材料供銷合同。 5、建立與改善采購制度。 6、撰寫部門周報、周議題、月報及年目標計劃。 7、主持采購人員的教育培訓。 8、建立與供應商的良好關(guān)系。 9、主持或參與采購相關(guān)業(yè)務的會議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。(二) 采購員 1、負責次要材料的采購。 2、協(xié)助采購部經(jīng)理與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等10、。 3、采購進度的追蹤。 4、市場調(diào)查、定期開展供應商考核。 5、協(xié)助采購部經(jīng)理查訪廠商。 6、協(xié)助內(nèi)業(yè)人員建立供應商采購庫。(三) 采購內(nèi)業(yè)人員 1、項目用料清單、材料詢價單、材料詢比價表、材料供銷合同、物料驗收記錄表的登記和保管。 2、公司內(nèi)部采購手續(xù)的申辦。 3、電腦作業(yè)與檔案管理。 4、建立供應商采購庫并及時更新。五、 內(nèi)部管理制度（一）采購時效管理制度 所有的采購計劃根據(jù)具體項目情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤項目實施的前提下，材料及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃、在供應商供貨期沒有變更的情況下、按采購計劃規(guī)定時間完成任務，做到及11、時采購、及時跟蹤、及時發(fā)貨、及時反饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。（二）采購崗位責任制 1、在部門經(jīng)理領(lǐng)導下，采購負責公司所有采購范圍內(nèi)的工作，其中包括設備、設備備件、各種材料等。 2、采購應嚴格遵守采購程序，有效地進行采購，包括：采購申請單的審查、詢價、比價、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等。 3、不斷開辟建立新的物資供應渠道，尋找物美價廉的物資，提高供應商的服務質(zhì)量，減少采購費用，節(jié)省開支，降低成本，獲得充分的物資供應。 4、采購合同的起草及審核，其中包括物資、設備、材料、材料加工、維修服務以及其它相關(guān)合同的談判、起草和審定。 5、提高工作效率、縮短采購周期、提高經(jīng)濟效益。 612、對物資采購工作要及時提出對企業(yè)經(jīng)營管理意見，以及相關(guān)采購的戰(zhàn)略措施，按實際需要與供應廠商進行商務談判，遵照技術(shù)先進可靠、質(zhì)量好、價格低，服務優(yōu)良、交貨期有利的原則，對大型設備的采購提出建設性意見。 7、在任職期間，嚴格履行本崗位的職責，廉潔自律。 8、定期向總經(jīng)理匯報本部門的周、月、年的工作匯報及計劃，并提出好的意見和建議。（三）聯(lián)動責任 1、負責與財務協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫、發(fā)票清理和結(jié)款等工作。 2、及時與項目部，了解項目進行情況和緊急情況變動。 3、售后服務，由專人負責返修產(chǎn)品明細，其中包括產(chǎn)品、廠家、返修時間及聯(lián)系方式等。由具體采購負責人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)返還13、到工程現(xiàn)場。 4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除1-3個月工資。 5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。 6、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多效益。 表1 項目用料清單編號：項目名稱訂購日期預定交貨日交貨方法交貨地點保管部門序號物品名稱品牌規(guī)格單位數(shù)量備注合 計注：項目部依據(jù)圖紙要求做好數(shù)量統(tǒng)計。 申請人： 部門負責人簽字： 日期： 注：此表由項目部填寫，相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。非該項目經(jīng)理下達的采購計劃概不采購。項目用料清單中應標明：工程名稱、物品名稱、數(shù)量、規(guī)格（型號）、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)等。采購部接到采購計14、劃后，將采購計劃與項目合同進行核對，如有更改之處，需經(jīng)項目經(jīng)理簽字才予采購（其中包括數(shù)量增減、型號更改、增減項目等）。如項目經(jīng)理出差，可請示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。表2材料詢價序號材料名稱規(guī)格數(shù)量質(zhì)量要求專票普票是否送貨及安裝保修年限備注報價單位名稱（蓋章）表3 材料詢比價表序號材料名稱規(guī)格單位數(shù)量公司名稱聯(lián)系人電話1價 格 信 息 比 較2345678910111213141516表4材料審批表 項目名稱： 供貨商名稱：序號名稱規(guī)格要求單位數(shù)量中標單價（元）采購單價（元）采購合計（元）備 注123456合計經(jīng)辦人審核人采購部：項目經(jīng)理：總經(jīng)理：財務中心：總辦：審批人董事長：說明：此表15、各部門留存。 日期： 年 月 日表5物料驗收記錄表項目名稱： 供應商名稱： 編號：材料名稱品牌日期年 月 日數(shù)量抽樣數(shù)量驗收項目驗收標準與規(guī)格檢驗結(jié)果12345評定備注驗收人： 項目經(jīng)理：注：此表由項目部填寫，相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。表6材料進場驗收單編號： 年 月 日 供應商名稱采購單號材料名稱規(guī)格采購數(shù)量交貨數(shù)量短缺退回數(shù)量實收數(shù)量備注 收貨人： 項目經(jīng)理：注：此表由項目部填寫，相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。表7材料付款申請表供應商名稱：采購經(jīng)辦人：申請日期：年 月 日序號品種規(guī)格單位數(shù)量單價(元)應付金額(元)已付金額(元)本次實付金額(元)驗收單號123456合計付款方式 1.現(xiàn)金 2.電匯 3.支票 4.網(wǎng)銀 收款人信息須附單據(jù)：材料進場計劃表采購審批表 驗收單采購部核簽項目經(jīng)理采購經(jīng)理總辦審計財務中心：總經(jīng)理出納實際付款日期表8 合格供應商名錄序號物料名稱供應商名稱地址聯(lián)系人電話/傳真質(zhì)保試訂購結(jié)果等級備注 制表人：表9 供應商評定記錄表供應商名稱評定項目配分認證小組分數(shù)項目部財務部采購部1一般經(jīng)營狀況150.20.20.62生產(chǎn)能力200.40.40.23技術(shù)能力200.50.30.24管理制度績效150.30.30.45品管能力（成品）200.30.40.36品管能力（原料）100.30.40.3總 分100