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1、公司物料及耗材品采購合同、付款、報驗制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理流程一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司所有采購的物料及耗材品三、定義3.1物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料3.2采購人員：采購部執(zhí)行采購業(yè)務人員3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員四、采購作業(yè)流程4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)任務需求確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填2、寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交采購部。4.2采購作業(yè)是從接受物料需求到選擇適當?shù)膹S商，并確定物料之名稱、規(guī)格、質(zhì)理、交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認及物料接收并按時請款之過程。4.3應在合格供應商中選擇供應商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達成，就在網(wǎng)上或朋友介紹開發(fā)新的供應商，則由采購部對其供貨商進行選擇及評估流程對供應商進行選擇，考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品中有被客戶批準或指定的供應商，則采購部在采購產(chǎn)品時，必須從客戶批準和指定的供應商名單上采購有關產(chǎn)品，如采購部要從其他供貨商處采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準，并經(jīng)客戶批準被列與客戶指定的供應商后，采購方可從該供應商處采購物料。如客戶有新批3、準的供應商名單或客戶對原批準的供應商名單做修改和更改時，采購人員必須及時對此客戶批準的供應商名單進行更新。4.4對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應商價格，數(shù)量及交期等的確認。如果是重復性的采購，采購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)采購部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應商，如果是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應商。采購須進行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務根據(jù)送貨單，入庫單進行對賬。如供應商無法按交期交貨時，采購應征求相關單位是否調(diào)料，或采取緊急對應措施（自行提貨）如周期較長的物料4、可先行訂貨，但要征求采購部門主管及經(jīng)理的同意.4.5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準并寫申請單號后交采購人員進行采購作業(yè)。采購人員對申請單進行審核以及交期確認。如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。4.6采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應附上相關的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準，要求。且采購須與供應商確認采購物料之版次是否相符。五，供應商選擇及評估流程5.1新供應商的選擇客戶指定之供應商由客戶依據(jù)其本身5、規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應商5.2供應商的評估和考核根據(jù)采購部的預選供應商名單及供應商評估調(diào)查表，采購部負責組織SQA部門和采購人員組成評估小組到預選供應商處進行供應商的評估和考核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供應商提供的相關資料和樣品以及供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估和考核5.3合格供應商核準采購部將供應商評估和考核的結(jié)果及資料進行整理后呈報公司領導核準，經(jīng)公司領導批準后的供應商被列為合格供應商，由采購部將其登記合格供應商清冊，并將其資料整理建檔。如供應商6、符合或具備以下條件，只需對其建立供應商評估調(diào)查表，即可。無須對其進行其他評估和考核，此資料經(jīng)公司領導特準后，可將其列為合格供應商。5.4采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗員應對供應商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應商績效監(jiān)控統(tǒng)計表中，對連續(xù)3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應商，由采購部按糾正和預防措施程序填寫“糾正預防措施表”通知供應商整改，并在供應商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行糾正和預防措施做效果確認5.5供應商定期評估、考核供應商定期評分為季度評估和年度考核，供應商月評估：采購部每月應對供應商的質(zhì)量、交期、配合度或服務進行評估（統(tǒng)計時段為上月結(jié)日7、本月月結(jié)日）于次月10日前實施供應商月評估經(jīng)采購經(jīng)理核準后提交公司。3請購單及其提報規(guī)定（1）請購單應按照要求填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；（2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（4）日常零星采購按照公司印制的按照（物品請購單）的格式填寫提報；（5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（7）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。4公司物8、資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、采購部接收請購單作業(yè)流程1、請購的接收要點（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2、請購單的分9、發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。3、采購周期的規(guī)定（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5天；（2）單次采購金額預算在5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應超過15天；（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天；（4）請購部門應按照以上（1）-（3）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；10、（5）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定1詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的；5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批11、準方可詢價或發(fā)放訂單；7詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在5千元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請三家以上單位參與；單次采購金額預算價格在1萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在5萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10比價采購或招標采購應按照附表（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進12、行詢價；11在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。三、比價、議價1對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5參考目標或理想中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總1比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；2比價、議價結(jié)果匯總應按照附表13、（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3如比價、議價結(jié)果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務關系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同。（1）合同正文應包含的要素1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；3）包裝要求；4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應14、注明；5）付款方式；6）質(zhì)量保證期；7）質(zhì)量要求及規(guī)范；8）違約責任和解決糾紛的辦法；9）雙方的公司信息；10）其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的順序明15、確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；9）違約責任一定要詳細、具體；10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。六、付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的相關規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和16、合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。2合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同17、；七、報驗與入庫1報驗（1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行；（3）達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應負主要責任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；（2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與18、搬運；（3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；（5）外協(xié)加工件應按照原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司財務規(guī)定不入庫。附表一 固定資產(chǎn)購置申請表申請部門申請時間固定資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預計單價預計總價申請人部門經(jīng)理審批意見： 財務經(jīng)理審批意見： 年 月 日 年 月 日 年 月 日總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批意見：附表二 物資采購申請表申請部門負責人填表日期申請購進日期物資用途物資采購詳單序號物資名稱規(guī)格（型號）數(shù)量單價（元）小計（元）12345總計（元）：部門負責人意見部門負責人簽字： 年 月 日 副總意見副總簽字： 年 月 日總經(jīng)理意見總經(jīng)理簽字： 年 月 日注：1，此表要按物資采購管理辦法要求妥善保管。 2，申請采購物資種類多時，可在背面續(xù)填。審核： 3，此表一式二份，表中物資單價、小計、總計價格圖在采購后填寫。