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1、公司物資、廣告與宣傳用品采購制作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXXX有限公司采購管理制度為明確與規范采購程序，節約采購成本，保證各項運營工作的正常進行，結合公司經營管理情況，特制定本制度。一、采購的業務范圍，包括各種辦公用品、水族用品、維修材料、勞保用品、廣告與宣傳用品、食堂硬件設備等公司運營中所需的所有固定資產與低值易耗品的采購，詳見公司財務部費用預算分類明細表中所列的物資種類與名稱。二、采購的方式、原則與要求：1、公司實行物資統一申報、審批、采購的方式，安排1名兼職采購員負責采購工作。原則上，各種2、物資的使用部門必須安排1名人員陪同兼職采購員一同采購，使用部門主要是協助兼職采購員負責把關物資的性能和質量。另外，食堂物資的采購，由食堂廚師負責購買，兼職采購員負責監管工作。2、采購人員必須充分了解和掌握市場信息，收集、跟蹤市場相關物資的供應、價格情況。3、采購人員必須嚴格按照采購計劃與程序執行，嚴把質量關，力求物美價廉，供貨及時，未經批準，其余部門或個人不得自行采購。4、專業設備的采購，使用部門必須參與詢價、考察、采購的整個過程。5、大宗或有些特殊物資的采購必須簽訂購銷合同，并注明供貨品種、規格、質量要求、價格、交貨日期、貨款交付方式、供貨方式、違約責任等條款。6、采購紀律：采購人員應嚴格遵3、守公開、公正、公平的原則，嚴禁與供應商私下交易，不得接受供應商的禮品、宴請、娛樂、回扣等獲取不正當利益，違者視情節嚴重給予相應的處罰，情節嚴重者直接給予開除處理，并依法追究其法律責任。三、物資申報與采購流程：1、各使用部門每月提前申報本部門下月的物資采購計劃和預算費用，報財務預審、常務副總復審、總經理審批（具體操作流程與要求詳見財務預算管理制度）。2、原則上每周集中申報、審批一次，根據每月經審批的資金預算按需填寫計劃內采購申請單，經部門經理（主管）審核后，于每周日下午17：30分前送交綜合管理部，綜合管理部根據實際庫存和預算費用進行復核后統一報送常務副總審批，并最晚于每周一下午17：30分前移4、交采購員進行統一采購。對急用物資及特殊情況經口頭批準可按特例處理，提前采購，后補申報手續。3、使用部門應詳細填寫采購申請單中的各項內容，尤其是規格、單價、用途等，對于特殊的物資如專業配件、維修材料等，需盡可能提供樣品或簡要圖示，如因提供參數條件不當引起的采購損失由申報部門負責，與采購員無關。4、采購員根據審批后的采購申請單立即安排采購計劃，進行詢價與采購，對于單價超過1000元以上或者合同總額超過5000元以上的物資，必須取得三家以上供應商的報價，采購人員匯總并編制采購詢價信息報告表（見附件）報常務副總確定供應商。5、無特殊原因，采購人員必須在接收到采購申請單后的當周內將所要申購的物資根據急需5、程度依次采購到位或完成合同訂立，如逾期未采購到位，須及時向使用部門反饋采購信息并解釋原因。四、廣告與宣傳用品制作申請流程：1、提出申請：由使用部門填寫廣告設計制作（發布）申請單提出設計、制作要求，報總經理審批后，將申請表交至平面設計人員處安排設計。2、設計方案審核：設計完成后，方案報使用部門、總經理審核，如有修改，則進一步完善；如通過，由使用部門、總經理簽字確認。3、詢價與采購：由于廣告與宣傳用品的特殊性，由平面設計人員直接負責詢價與采購，對于單價超過1000元以上或者合同總額超過5000元以上的用品，必須取得三家以上廣告公司的報價，平面設計人員匯總并填寫采購詢價信息報告表（見附件）報總經理確6、定廣告制作公司。4、交付、驗收、入庫：由平面設計人員和使用部門憑確認單共同負責用品的驗收，確認規格、型號、材質等是否符合制作要求。確認無誤后，辦理入庫手續。如不符合制作要求，則要求廣告公司重新制作。五、物資驗收、入庫：1、所有購入物資都必須辦理驗收、入庫手續。未辦理入庫手續的物資，一律不得提前發出使用。2、采購物資經使用部門驗收確認后，由倉管員根據采購申請單及相關購物單據清單中所列的名稱、規格、數量、質量、單價、總額等項目進行檢查，核對無誤后辦理入庫手續。如數量不符或出現質量問題，倉管員須拒絕辦理入庫手續，同時將信息反饋采購人員，采購人員應立即與供應商協商更換或退貨退款事宜。六、報銷及付款：采購人員憑采購申請單、購物發票、入庫單、采購合同等原始單據一并報交財務校對審核，按照公司相關的報銷制度與流程辦理付款、報銷或結算手續（詳見財務管理制度-費用報銷管理制度）。七、監督：1、公司成立由財務人員、各部門經理組成的成本控制管理小組負責定期了解、回訪供應商情況及核實市場相關物資價格情況。2、公開物資采購價格，采購信息上公告欄，接受全員監督（與商業機密相關的信息除外）。本制度于公布之日起起正式實行。XXXXX有限公司年三月