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1、公司物資部外部采購機械租賃流程制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資部管理制度第一章 物資部外部采購流程第一節：市政、水利、房建工程項目工程物資采購流程1.1項目部申報流程：根據施工生產計劃對物資使用需求，提前一周以上（5萬元以上為2周10日，20萬元以上為1個月3周），編制書面工程物資采購計劃申請。物資采購計劃申請內容包括：申請原因、品種、規格、數量、進場時間、交接地點等。經項目經理（或由不在場項目經理授權的總工代行該職權）對計劃申請審核無誤，上報公司主管部門。無論是否授權，全部責任均由項目經理承擔。1.1.32、.1工程物資采購計劃申請審批流程：項目部經營（審計）部工程公司分管副總經理工程公司總經理集團執行總經理（或董事長）。有關以上部門核準會簽物資采購計劃申請后，物資部門方可實施采購。1.1.5項目部完成編制書面物資采購計劃申請后，應當先通過電子版或掃描版形式群發：總經理、分管副總、經營（審計）部、物資部、財務部指定郵箱。之后書面上報。以便于公司詢價、審核、審批、備款、督辦等各項準備工作同步開展。1.1.6以上部門必須在1當日（5萬元以上為21天，20萬元以上為32日）內審批結束，并轉到物資部執行采購。1.2物資部采購流程：1.2.1物資部在3日（5萬元以上為75日，20萬元以上為2周10日）內完成3、詢價比價任務，必須綜合考慮：質量及樣品，價格，付款方式，運費以及供貨商信譽記錄等。詢比價對象不得少于三家供貨商。完成向財務部提報物資采購資金計劃表。1.2.2現結價格不得超出掛賬價格的80%，掛賬定義：材料費可掛賬在180日以上（90日以上累計支付不超過50%）。未達到掛賬條件的支付方式均視為現結。1.2.3財務部在1當日（5萬元以上為21天，20萬元以上為32日）內作出明確答復，并做好資金準備。1.2.4物資部在收到財務部資金準備和審計部審核的答復后3日內（5萬元以上為73日，20萬元以上為21周）完成會簽和采購訂單或協議。其中要求經營部對訂單或協議的審核時間為當日（5萬元以上為2天，20萬4、元以上為3日）。訂單及協議完成后，應于實際支付/供貨前復印并分發項目部、財務部等相關部門。采購員前往發貨/提貨/到貨地點全程監督管理材料質量、規格、數量、包裝等各項內容細心裝車安全運輸等各項采購環節。1.3物資部是監督管理供貨商履約的第一責任人；項目部和分管部門是對供貨商到貨時間、到貨數量、到貨質量監督管理的直接責任人。費用報銷單或入賬通知單上，項目部、分管部門副總和物資部責任人的簽字，視為責任部門對供貨商履約情況的認可。供貨商履約情況分為“全部合格、部分扣減、部分收留、整車拒收”等，由項目部第一時間闡明意見同時報分管副總和物資部，重大情況應及時上報至工程公司總經理和集團執行總經理（或董事長）5、。1.4項目部零星物資采購，且一周之內采購同類物資累計在500元以內的采購業務，可以與直接分管部門分管副總、總經理打招呼后自行就近采購。付款/提貨前應短信征求物資部價格意見。1.5特殊緊急情況下，項目經理電話直接請示總經理，集團執行總經理（或董事長），項目部后補審批采購和會簽流程。付款/提貨前1日（5萬元以上為2天，20萬元以上為3日）應短信征求物資部意見。短信內容包括：采購原因、品種、規格、數量、進場時間、交接地點，價格、付款方式、交通運輸及包裝方式，供貨商姓名、電話、裝車地點等信息。第二節：綠化工程項目苗木采購工作流程2.1項目部申報流程：根據施工進度計劃對苗木需求，提前一周編制書面苗木采6、購計劃申請。進度節點前總采購量在5萬元以上視為大宗采購，計劃應提前2周，20萬元以上應提前1個月編制。苗木采購計劃申請內容包括：申請原因、新栽或補栽或其它、苗木名稱、苗木規格（高度、胸地徑、冠幅、土球、品級等）、數量、進場時間、交接地點等；以及參考價格、苗商姓名、電話、裝車地點等信息。經項目經理（項目經理不在或經授權總工代行該職權）對擬采購事項審核無誤，上報直接分管部門、總經理、集團執行總經理（或董事長）核準。有關部門核準后，物資部門方可實施采購。2.1.5項目部完成編制書面物資采購計劃后，應當先通過電子掃描版形式群發：總經理、物資管理部、工程部、財務部指定郵箱。便于公司尋價、審核、審批、備款7、督辦等各項準備工作同步開展。2.1.6苗木采購計劃申請的公司審批流程：項目部工程部工程公司總經理集團執行總經理（或董事長）。2.1.7以上部門必須在一個工作日內審批結束，并轉到物資采購部執行采購。2.2物資部采購流程：2.2.1物資部3日（5萬元以上采購為7日）內完成詢價比價任務，必須綜合考慮：質量及樣品/照片，價格（含運費），付款方式，以及供苗商信譽記錄等。詢比價對象不得少于三家供貨商。完成向財務部提報物資采購資金計劃表。2.2.2現結價格不得超出掛賬價格的80%，掛賬定義：苗木費可掛賬在90日以上（其中30日以上累計支付不超過50%）。未達到掛賬條件的支付方式均視為現結。2.2.3財務部8、1日（大宗采購為3日）內作出明確答復，或做好資金準備。2.2.4物資部在收到財務部資金準備和集團執行總經理（或董事長）審核的答復后兩日（大宗采購為兩周）內完成采購訂單或協議。其中要求集團執行總經理（或董事長）對訂單或協議的審核時間為當日（大宗采購為7日）。要求訂單及協議完成后，采購人員應于實際支付/起苗前，以傳真/復印/照片/短信/微信/郵件等形式，分發物資部、項目直接分管部門、財務部等相關部門。采購人員回到公司應及時將原件存檔。2.3物資部是監督管理供貨商履約的第一責任人。2.3.1苗源地現場采購流程：詢價結束確定了供苗商應派遣人員前往苗源地全程監督管理號苗幫扎挖苗土球包裝藥物噴灑放置遮陰細9、心裝車認真清點封車遮蓋安全運輸等各項苗源地現場采購環節。2.4項目部和直接分管部門是對供貨商到貨時間、到貨數量、到貨質量，監督管理的直接責任人。2.4.1費用報銷單或入賬通知單上，項目部、直接分管部門和物資部責任人的簽字，視為責任部門對供苗商履約情況的認可。2.4.2供苗商履約情況分為“全部合格、部分扣減、部分收留、整車拒收或供苗商保活”等，由項目部第一時間闡明意見同時報工程部和物資部，重大情況應及時上報至工程公司總經理和集團執行總經理（或董事長）。2.5物資部采購人員應當嚴格按照確定的時間和質量進行采購，如遇特殊情況應及時與項目部或公司主管領導溝通或請示，確保苗木從起挖到進場的時間最短，盡量10、讓運輸車輛在每一天的早晨到達卸貨地點，便于項目部及時卸貨和栽植。2.6特殊緊急情況下，直接分管部門提前7天（大宗采購除外）電話直接溝通物資部。項目部后補審批采購手續。大宗采購則必須按照程序辦理第三節：工程項目機械租賃、勞務雇傭工作流程3.1項目部審報流程：根據施工生產計劃對機械勞務使用需求，提前一周編制書面機械勞務使用計劃。計劃申請內容包括：申請原因、機械勞務的種類、型號、數量、進場時間、進場地點等。經項目經理（項目經理不在或經授權總工代行該職權）對擬使用設備事項審核無誤，上報直接分管部門核準后，由物資部負責選配。3.2項目部完成編制書面物資/勞務計劃申請后，應當先通過電子掃描版形式群發：總經11、理、分管副總、成本審計部、物資管理部、財務部指定郵箱。后書面上報，便于公司詢價、組織、審核審批、備款、督辦等各項準備工作同步開展。3.3公司審批流程3.3.1綠化工程審批流程：項目部工程部工程公司總經理集團執行總經理（或董事長）。3.3.2市政、水利和房建工程審批流程：項目部經營（審計）部工程公司分管副總經理工程公司總經理集團執行總經理（或董事長）3.4高出可比價格機械、勞務，由分管物資部副總呈總經理和報董事長核準后，方可簽訂合同（會簽）安排進場。3.5現結價格不得超出掛賬價格的80%，掛賬定義：人工費可掛賬在60日以上（30日以上累計支付不超過50%），機械費可掛賬在180日以上（90日以上12、累計支付不超過50%）。未達到掛賬條件的支付方式均視為現結。3.6對低于公司價格或同等價格、支付方式、同樣型號、同等效率勞務或機械，項目部有權就地優先自定隊伍。項目部經與總經理打招呼后，簽訂合同安排進場。相關合同在簽訂前應提報物資部，按會簽程序簽訂合同。3.7特殊緊急情況下，項目經理電話直接請示總經理或董事長，項目部后補機械設備、勞務審批手續。進場前1日（1萬元以上為2天，2萬元以上為3日）應短信征求物資部意見。短信內容包括：使用原因、品種/工種、規格/技能、數量、進場時間和方式，價格、付款方式、交通運輸及包裝方式，以及乙方姓名、電話、地址等信息。3.8需由物資部雇傭、租賃的機械勞務隊伍：3.13、8.1物資部三日內完成詢價比價任務，綜合考慮：機械型號及狀況，價格，付款方式，進場時間和方式，以及以往信用記錄等。詢比價對象不得少于三家隊伍。完成后向財務部提報物資部資金計劃表。物資部在收到財務部資金準備和審計部審核的答復后兩日內完成協議。其中要求經營（審計）部對協議的審核時間為當日。協議完成后，負責復印并分發項目直接分管部門、財務部等相關部門。3.8.3項目部和直接分管部門是監督管理機械、勞務隊伍履約的第一責任人和直接責任人。費用報銷單或入賬通知單上，項目部和直接分管部門責任人的簽字，視為項目部和直接分管部門對機械、勞務隊伍履約情況的認可。3.8.4機械和勞務分包隊伍的履約情況應分為：“全部14、合格、部分工程量扣減、全部不予計量或整改后方可計量”以及相應“原因”。第四節；工程轉包或機械租賃、勞務分包合同管理流程4.1公司工程轉包或勞務分包管理流程：公司審核議定轉包或分包模式物資部牽頭詢價比價匯總各家信息及報價經營（審計）部測算成本利潤提出工程轉包或勞務分包方案確定轉包或分包單位會簽后簽訂工程轉包或勞務分包合同項目部監督并管理分包隊伍履約經營（審計部）監控工程款結算。4.2工程轉包或勞務分包合同管理流程：物資部負責落實隊伍洽談擬訂合同牽頭組織公司相關部門對合同條款會審簽訂合同合同轉發項目直接分管部門。4.3項目直接分管部門負責工程轉包或勞務分包合同歸檔交接。4.4項目直接分管部門負責確15、定合同抄送部門和相關交底工作。4.5轉包或分包合同必須由乙方先行簽字蓋章。4.6物資部建立轉包或機械租賃、勞務分包檔案（含乙方以往每筆入賬單或報銷單對應的履約情況記錄即信用記錄），逐步形成分轉包客戶資源信息。第五節：物資采購管理與供貨合同管理流程：5.1物資管理部作為物資采購管理的主管部門負責供應商的選定供貨合同洽談組織合同會審簽訂供貨合同建立物資供應商資源檔案（含供應商以往每筆供貨記錄即信用記錄）項目部和直接分管部門監督并管理分包隊伍履約經營（審計部）監控工程款結算。5.2物資管理部負責確定合同抄送部門和采購物資的相關交接交底工作。5.3物資管理部負責處理因采購環節造成退貨和索賠貨款等問題。